HOSPITAL SANTA ROSA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

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1 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA HOSPITAL SANTA ROSA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA 2011 APROBADO ULTIMA MODIFICACIÓN VIGENCIA: Fecha Fecha : 04 / 03 / 2010 Fecha: 01 año

2 MINISTERIO DE SALUD Pág. 2 de 16 INDICE PAG. CARATULA INDICE CAPITULO I CAPITULO II OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES BASE LEGAL CAPITULO III CRITERIOS DE DISEÑO CAPITULO IV ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL Estructura Orgánica 4.2 Organigrama Estructural 4.3 Organigrama Funcional CAPITULO V CUADRO ORGANICO DE LOS CARGOS CAPITULO VI DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS CARGOS Funciones de los cargos o puestos de trabajo de la Oficina de Asesoría Jurídica. CAPITULO VII COMITES Y/O COMISIONES DE TRABAJO CAPITULO VIII ANEXO Y GLOSARIO DE TERMINOS 15 16

3 MINISTERIO DE SALUD Pág. 3 de 16 CAPITULO I: OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 1. OBJETIVO DEL MANUAL El manual de Organización y Funciones de la Oficina de Asesoría Jurídica es un documento técnico normativo de gestión, que tiene los siguientes objetivos. 1.1 Definir y establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones, relaciones internas y externas y los requisitos de los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal y contribuir al cumplimiento de los objetivos funcionales establecidos en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Santa Rosa. 1.2 Facilitar el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la coordinación y la comunicación de todos sus integrantes, eliminando la duplicidad de esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a los cargos o puestos de trabajo. 1.3 Servir como instrumento de comunicación y medio de capacitación e información para entrenar capacitar y orientación permanente al personal. 1.4 Establecer las bases para mantener un efectivo sistema de control interno y facilitar el control de las tareas delegadas 2. ALCANCE El presente Manual de Organización y Funciones, es de aplicación obligatoria en las unidades orgánicas que conforman la Oficina de Asesoría Jurídica del Hospital Santa Rosa.

4 MINISTERIO DE SALUD Pág. 4 de 16 CAPITULO II: BASE LEGAL - Ley Nº Ley del Ministerio de Salud. - Ley Nº Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. - Ley N Ley General del Procedimiento Administrativo. - Decreto Legislativo N Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. - Decreto Supremo Nº SA. Aprueba el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud. - Decreto Supremo N SA Aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud. - Decreto Supremo Nº PCM Aprueban lineamientos para la elaboración y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal CAP de las Entidades de la Administración Pública. - Decreto Supremo Nº PCM Aprueban lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones ROF por parte de las Entidades de la Administración Pública. - Resolución Ministerial N SA/DM Aprueba el Modelo de Reglamento de Organización y Funciones de los Hospitales - Resolución Ministerial N /MINSA - Aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Santa Rosa. - Resolución Ministerial Nº /MINSA Aprueba la modificación del Cuadro para Asignación (CAP) del Hospital Santa Rosa. - Resolución Ministerial N /MINSA Se aprueba la Directiva N 007-MINSA/OGPP-V.02: Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional.

5 MINISTERIO DE SALUD Pág. 5 de 16 CAPITULO III: CRITERIOS DE DISEÑO Para el desarrollo del presente manual se han aplicado los criterios que a continuación se mencionan: 3.1 Eficacia y Eficiencia La eficacia expresada como la capacidad de los directivos y servidores para alcanzar las metas y resultados planificados, por lo cual las funciones se deben distribuir adecuadamente, asegurando el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando al máximo los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluación de los resultados. La eficiencia para producir el máximo resultado con el mínimo de recursos, energía y tiempo. Se busca la mayor eficiencia en la utilización de los recursos, por lo tanto se debe eliminar la duplicidad o superposición de funciones y atribuciones entre funcionarios y servidores. 3.2 Racionalidad Las funciones deben diseñarse o rediseñarse con el fin de obtener el máximo de efectividad con el menor costo posible. 3.3 Unidad de Mando Todo cargo dependerá jerárquicamente de un solo superior. 3.4 Autoridad y responsabilidad Definición clara de las líneas de autoridad, así como los niveles de mando y responsabilidad funcional, para que los cargos de nivel superior puedan delegar autoridad necesaria en los niveles inferiores y se puedan adoptar decisiones según las responsabilidades asignadas. Las responsabilidades deben ser claramente definidas, para que no exista el riesgo que pueda ser evadida o excedida por algún funcionario o servidor. La delegación de la autoridad debe tener un medio efectivo de control, para establecer el cumplimiento de las funciones y tareas asignadas. Por su parte, todo empleado debe estar obligado a informar a su superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en función a lo que espera lograr. 3.5 Segregación de Funciones Las funciones y tareas de los servidores deben ser definidas y limitadas de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles que, entre otras, son: autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y control de las operaciones, debiendo distribuirse a varios cargos evitando que todos los aspectos fundamentales de una transacción u operación se concentren en manos de una sola persona o unidad operativa, dado que por tratarse de funciones incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse en errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos.

6 MINISTERIO DE SALUD Pág. 6 de Sistematización Las funciones y tareas forman parte de sistemas, procesos, sub proceso ó actividades. Las funciones deben tener un fin, es decir definirse en base a cumplimiento de los objetivos funcionales centrados en el usuario y estar interrelacionadas, 3.7 Trabajo en Equipo La conformación de equipos de trabajo, para simplificar y flexibilizar la organización, acortando y agilizando la cadena de mando y facilitando preferentemente la ubicación en esos niveles a personal profesional, para disminuir costos al requerirse menos cargos jefaturales, así como facilitar la coordinación horizontal y las comunicaciones directas, reduciendo el papeleo y la formalidad burocrática. 3.8 Mejoramiento Continuo Actividad recurrente que permite el cambio e innovación en la organización para lograr mejoras significativas en la atención de las necesidades de los usuarios externos e internos. 3.9 Planeamiento y actualización del Manual de Organización y Funciones El diseño específico de las funciones de los cargos se articula a los objetivos definidos en el proceso de planeamiento estratégico y los objetivos funcionales del Reglamento de Organización y Funciones, para el uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros. La organización es dinámica y el Manual de Organización y Funciones debe actualizarse permanentemente cuidando de mantener el equilibrio, flexibilidad y ser acorde al perfil del cargo o puesto de trabajo.

7 MINISTERIO DE SALUD Pág. 7 de 16 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL 4.1. Estructura Orgánica: La Oficina de Asesoría Jurídica es la unidad orgánica encargada del asesoramiento legal y jurídico.

8 MINISTERIO DE SALUD Pág. 8 de 16 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL 4.2 Organigrama Estructural : DIRECCIÓN GENERAL OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

9 MINISTERIO DE SALUD Pág. 9 de 16 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL 4.3 Organigrama Funcional de la Oficina de Asesoría Jurídica. DIRECTOR GENERAL Director/a de Hospital III OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA Jefe/a de Oficina ASISTENCIA ADMINISTRATIVA Asistente Ejecutivo II

10 MINISTERIO DE SALUD Pág. 10 de 16 CAPITULO V: CUADRO ORGANICO DE CARGOS OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA Nº CAP CARGO CLASIFICADO CODIGO CARGO ESTRUCTURAL OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA Nº OBSERVACIONES 0033 Jefe/a de Oficina JEFE/A DE OFICINA 01 Previsto 0034 Asistente Ejecutivo II TOTAL 02

11 MINISTERIO DE SALUD Pág. 11 de 16 CAPITULO VI: DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES 6.1 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LA Oficina de Asesoría Jurídica

12 MINISTERIO DE SALUD Pág. 12 de 16 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Pág. 12 de 16 Versión: 1.0 ORGANO/UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CARGO CLASIFICADO: JEFE/A DE OFICINA N DE CARGOS N CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: Previsto FUNCION BASICA: Asesoramiento legal y jurídico. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones Internas: Depende directamente del Director de Hospital III del Hospital. Coordina sus actividades con las diversas unidades orgánicas del Hospital. Relaciones Externas: Mantiene relación con el MINSA y la DISA V Lima Ciudad y otras entidades públicas. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO: De supervisión y representación legal. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS: 4.1. Organizar, dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar las actividades de la Oficina de Asesoría Jurídica Emitir informes y/u opinión legal sobre los aspectos que le sean solicitados Opinar, informar y absolver consultas que formulen la Dirección General y las unidades orgánicas, y asuntos jurídico y/o administrativos Asesorar, estudiar e informar en la formulación de proyectos de convenios o contratos, en los que intervenga el Hospital Coordinar con la Procuraduría Pública del Ministerio de Salud respecto de las acciones judiciales relacionadas con el Hospital Sistematizar, interpretar y difundir las normas legales de carácter general Las demás funciones que le asigne el Director de Hospital III del Hospital. 5. REQUISITOS MINIMOS: EDUCACION: - Titulo profesional de Abogado. EXPERIENCIA: - Experiencia en actividades técnico - legales. - Alguna experiencia en conducción de personal. CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES: - Capacitación especializada en el área. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION VIGENCIA Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Oficina de Asesoría Jurídica R.D. Nº SA-DS- HSR-OEPE/DG

13 MINISTERIO DE SALUD Pág. 13 de 16 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Pág. 13 de 16 Versión: 1.0 ORGANO/UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ASESORIA JURIDICA CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE EJECUTIVO II N DE CARGOS N CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: FUNCION BASICA Ejecución de actividades de apoyo administrativo secretariales, de la Oficina de Asesoría Jurídica, para cumplir con fluidez con la administración documentaria y demás actividades de apoyo administrativo. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones Internas - Depende directamente del Jefe/a de la Oficina de Asesoría Jurídica, de quien depende directamente y reporta el cumplimiento de su función. Relaciones Externas - Coordina sus actividades con el personal de las diversas unidades orgánicas. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 4.1. Recepcionar, clasificar, registrar, tramitar y archivar los documentos oficiales que ingresan o egresan de la Oficina de Asesoría Jurídica, con criterio de absoluta confidencialidad y reserva bajo responsabilidad sobre los documentos Llevar el control del registro, de elaboración, archivo y/o distribución de la documentación técnica y administrativa alusiva a la Oficina Tomar dictado y/o redactar documentos variados y necesarios en las actividades de secretaría, como apoyo al trabajo técnico y administrativo que desarrolla la Oficina Concertar citas, preparar agenda y/o coordinar reuniones internas y externas, predefinidas Velar por la conservación y seguridad de la documentación oficial emitida y/o recibida Coordinar y mantener la existencia de los útiles de Oficina Atender al público en general y canalizar llamadas telefónicas respectivas Realizar el seguimiento e informe sobre los expedientes y documentos respectivos, al interno y externo del ámbito de la Oficina Apoyar a los profesionales de la Oficina, en acciones inherentes a los procesos técnicos o administrativos necesarios Ejercer y/o demostrar eficiencia y calidad en las intervenciones y desarrollo de los procesos técnicos alusivos a su competencia Las demás funciones que le asigne el Jefe/a de la Oficina de Asesoría Jurídica. 5. REQUISITOS MINIMOS: EDUCACIÓN: - Se requiere titulo de secretaria. - Capacitación en trato al usuario.

14 MINISTERIO DE SALUD Pág. 14 de 16 CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES Capacidades Mínimas - Capacidad de expresión, comunicación y coordinación. - Capacidad de trabajo en Equipo. Habilidades - Capacidad analítica y organizativa. - Dominio de computación. Actitudes Mínimas - De vocación y entrega al servicio y bienestar de los demás EXPERIENCIA - Experiencia en un puesto igual o similar ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Oficina de Gestión de la Calidad ULTIMA MODIFICACION R.D SA-DS- HSR-OEPE/DG VIGENCIA

15 MINISTERIO DE SALUD Pág. 15 de 16 CAPITULO VII: COMITES Y O COMISIONES DE TRABAJO

16 MINISTERIO DE SALUD Pág. 16 de 16 CAPITULO VIII ANEXOS Y GLOSARIO DE TERMINOS Actividad Funcional.- Es el conjunto de tareas que se ejecutan para cumplir un objetivo específico. Bajo el enfoque funcional dos o más actividades conforman una función. Cargo.- Es el elemento básico de una organización, se deriva de la clasificación prevista en el CAP de acuerdo con la naturaleza de las funciones y nivel de responsabilidad que ameritan el cumplimiento de requisitos. Cuadro para Asignación de Personal CAP.- Documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la Entidad, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF. (D.S. N SA). Estructura orgánica.- Es un conjunto de órganos interrelacionados racionalmente entre si para cumplir funciones preestablecidas que se orientan en relación a objetivos de la finalidad asignada a la Entidad. ( D.S.N SA). Función.- Conjunto de actividades o de operaciones centradas en el ejercicio de una o varias técnicas, con el fin de realizar una parte de los objetivos de la empresa. Órganos.- Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la Entidad. (D:S: N SA). Nivel Organizacional.- Es la categoría dentro de la estructura orgánica de la Entidad que refleja la dependencia entro los órganos o unidades orgánicas acorde con sus funciones y atribuciones. Nivel Jerárquico.- Refleja la dependencia jerárquica de los cargos dentro de la estructura orgánica de la Entidad. Unidad Orgánica.- Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la Entidad. (D,S, N SA). Área Funcional.- Entiéndase como las denominaciones de Unidad funcional, Equipo u otro que se opte para distribuir el trabajo en una unidad orgánica. Se establece en el Manual de Organización y Funciones. Actividad Funcional.- Es el conjunto de tareas que se ejecutan para cumplir un objetivo específico. Bajo el enfoque funcional dos o mas actividades conforman una función.