CONSEJO NACIONAL DE RECTORES. Informe de Auditoría Interna. Estado de la Nación INF-018 ( )

Transcripción

1 CONSEJO NACIONAL DE RECTORES Informe de Auditoría Interna Estado de la Nación Valoración del Ambiente de Control del Programa Estado de la Nación. INF-018 ( ) Noviembre 2008

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCION ORIGEN DEL ESTUDIO OBJETIVO GENERAL ALCANCE DEL ESTUDIO CONSIDERACIONES GENERALES RESUMEN DE HALLAZGOS DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS CONCLUSIONES ANEOS SEGUIMIENTO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN... 16

3 Descripción del estudio realizado - Metodología 1. INTRODUCCION 1.1 Origen del estudio El presente estudio se desarrolló de conformidad con lo planteado en el Plan Anual Operativo de la Auditoría de CONARE, para el presente período y de acuerdo al Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público la podemos calificar como una auditoría de tipo operativa; programada y desarrollada con total independencia y objetividad. 1.2 Objetivo General Evaluar el ambiente de control del Programa Estado de la Nación de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno Alcance del Estudio. El estudio comprendió el análisis de las actividades y acciones del jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios del programa Estado de la Nación para mejorar los controles y la gestión en torno al ambiente de control. Analizamos sus valores éticos y el ambiente en el que desarrollan sus actividades dentro del CONARE y evaluamos que dichas acciones sirvan de complemento para la exitosa gestión de los demás componentes y en si del sistema como un todo. En detalle evaluamos la existencia de los siguientes elementos del ambiente de control: La existencia de un ambiente propicio para el control Adecuada actitud de apoyo al superior Valores de integridad y ética La estructura organizativa La delegación de autoridad La coordinación de acciones organizacionales La adhesión a las políticas institucionales La atmósfera de confianza. El estudio comprendió el período entre el 01 de Enero del 2008 y el l 31 de octubre de INF-018 ( ) 1

4 Descripción del estudio realizado - Metodología 1.4 Consideraciones generales. De conformidad con la creación del Convenio Marco de Cooperación para el Funcionamiento del Programa Estado de la Nación (COS/94/003), y bajo las disposiciones constitucionales, leyes, decretos y convenios referentes a la Educación Superior Pública Estatal, es como se crea un programa dentro de la estructura organizacional del CONARE llamado Programa Estado de la Nación El Estado de la Nación es un programa de investigación y formación sobre desarrollo humano sostenible creado, en 1994, con el propósito de dotar a la sociedad de instrumentos de fácil acceso para conocer su evolución, desarrollar instancias de rendición de cuentas, fortalecer mecanismos de participación y negociación y contribuir a la formación de consensos nacionales, tan necesarios en épocas de profundas reformas A partir del año 2003, el Informe se presenta bajo un marco institucional estrictamente nacional: el Consejo Nacional de Rectores, CONARE, creó el Programa Estado de la Nación, propiciando así el marco adecuado para el apoyo sostenido a esta relevante iniciativa por parte de las cuatro instituciones de educación superior universitaria estatal (Universidad de Costa Rica, Instituto Tecnológico de Costa Rica, Universidad Nacional y Universidad Estatal a Distancia) y la Defensoría de los Habitantes de la República. Al concretarse un convenio para su operación, se garantiza la continuidad de este esfuerzo y se define una base permanente para resguardar la independencia del enfoque del Informe sobre los mejores principios de funcionamiento que lo han hecho posible en el pasado.. Asimismo, el enunciado VI. De los procedimientos de Fiscalización, de dicho convenio le asigna la fiscalización del uso de los recursos a la Auditoría Interna del CONARE. INF-018 ( ) 2

5 2. Resumen de hallazgos 2. RESUMEN DE HALLAZGOS Núm Hallazgo 1. Carencia de un código de ética 2. Ausencia de un programa de capacitación continúa. 3. Inobservancia de la política de rendición de cuentas para el pago de incentivos salariales por gestión y ejecución de proyectos de vinculación universitarios. 4. Ausencia de procedimientos formales para la evaluación del desempeño. 5. Resultados de la verificación de las guías de Autoevaluación de Control Interno Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo INF-018 ( ) 3

6 3. Descripción de los hallazgos 3. DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS Dependencia Proceso Hallazgo Nº 1 Objetivo de control Programa Estado de la Nación (PEN) Valoración del Ambiente de Control Carencia de un código de ética Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo Descripción del Hallazgo No se obtuvo evidencia de la existencia de un código de ética, que fomente los valores éticos y de integridad, aplicables en el desarrollo de las labores cotidianas del personal del PEN. Es importante mencionar que el Manual de normas generales de control interno (M CO- DDI), señala en la norma 2.3 que: 2.3. Valores de integridad y ética Los responsables del control interno deberán determinar y fomentar los valores de integridad y ética de aplicación deseable para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales, así como establecer mecanismos que promuevan la adhesión del personal a esos valores. En vista de lo anterior podemos decir que es responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados identificar cuáles son las cualidades éticas y morales necesarias en el personal del Programa Estado de la Nación para impulsar y promocionar un adecuado ambiente organizacional; de tal manera que los funcionarios no se vean influenciados por factores negativos tanto internos como externos. Causa Falta de un código de ética y de políticas de valores de integridad. Efecto La ausencia de un código de ética y de políticas de valores de integridad podría hacer obviar en algunos casos las implicaciones y alcances de estos valores en el desarrollo de los procesos y actividades; lo que puede inducir al funcionario a cometer faltas sancionables y contrarias a los objetivos del programa. Recomendación o Actividad de Control por Implementar Se recomienda a la administración del PEN establecer un código de ética disponible en el Programa para divulgar y fomentar la adhesión permanente del personal a estas escalas de valores éticos. Además se recomienda documentar las dinámicas que se establezcan para fomentar los valores éticos para el desarrollo del trabajo en grupo. Comentarios del Auditado: Ver anexo 3 INF-018 ( ) 4

7 3. Descripción de los hallazgos Dependencia Proceso Hallazgo Nº 2 Objetivo de control Programa Estado de la Nación (PEN) Valoración del Ambiente de Control. Ausencia de un programa de capacitación continúa. Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo Descripción del Hallazgo De acuerdo al resultado de las encuestas efectuadas al personal del Programa Estado de la Nación se pudo observar que el programa no cuenta con un cronograma de capacitación continua para los funcionarios; lo que podría limitar al personal para la obtención y perfeccionamiento sus destrezas y conocimientos. Tal como lo indica la normativa: 2.4. Administración eficaz del potencial humano El control interno debe incluir las políticas y los procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y administración del potencial humano de la institución, de manera que se asegure desde el reclutamiento y hasta el mantenimiento al servicio de la institución, de funcionarios que reúnan competencias (habilidades, actitudes y conocimientos) idóneas para el desempeño de cada puesto Causa Ausencia de criterios y políticas en materia de capacitación de personal. Efecto Limita al personal para la obtención de nuevas destrezas y habilidades. Personal no capacitado oportunamente para realizar las funciones encomendadas. Recomendación o Actividad de Control por Implementar Se recomienda implementar un cronograma de capacitación interna o externa para el personal en general, aunado a la necesidad de establecer nuevos criterios y políticas en materia de capacitación, con el fin de que el personal pueda tener un perfil adecuado para el desarrollo de las actividades. Comentarios del auditado: Ver anexo 3 INF-018 ( ) 5

8 3. Descripción de los hallazgos Dependencia Proceso Hallazgo Nº 3 Objetivo de control Programa Estado de la Nación (PEN) Valoración del ambiente de control interno Carencia de actividades de control que aseguren el cumplimiento de lo indicado en la política de incentivos salariales. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo Descripción del Hallazgo De conformidad con las competencias otorgadas a la unidad de auditoría del CONARE mediante el artículo número 8 de la Política de incentivos salariales por gestión y ejecución de proyectos de vinculación universitarios, aprobado en la sesión del CONARE del 16 de noviembre del 2004, se transcribe de seguido que: Artículo 8- Supervisión del beneficio de incentivos por vinculación: Los fondos que la Institución reciba para el pago de este reconocimiento se manejarán en una cuenta separada cuya administración podrá ser revisada por la unidad de Auditoría Interna en cualquier tiempo. A esta unidad se remitirán también copia de todas las liquidaciones del presupuesto de cada proyecto de vinculación ya ejecutado. La unidad de auditoría Interna dictará además las medidas necesarias para que la ejecución de los fondos aplicados a cada proyecto sean consistentes con los sistemas financieros contables vigentes de la institución. Al 31 de octubre del 2008, el Programa del Estado de la Nación no le remitió a la unidad de auditoría interna la información de las liquidaciones del presupuesto de cada proyecto, con relación al pago de incentivos, como lo indica el artículo no. 8. Además no se obtuvo evidencia de que los funcionarios sujetos al pago del incentivo, cumplieran a cabalidad con lo indicado en el artículo número 6, en cuanto a la presentación de declaraciones juradas y a la existencia de un contrato que estipule las obligaciones del funcionario. Causa Falta de una adecuada divulgación de la política de incentivos salariales. Efecto La transparencia en el pago de los incentivos puede ser objetada por el ente regulador. INF-018 ( ) 6

9 3. Descripción de los hallazgos Recomendación o Actividad de Control por Implementar Tomar las medidas necesarias para divulgar el reglamento de incentivos a los funcionarios del Programa Estado de la Nación. Establecer las medidas necesarias a fin de que se cumpla con lo indicado en la política de incentivos salariales, aprobado en la sesión del CONARE del 16 de noviembre del 2004, velando por el principio de transparencia y rendición de cuentas, en apego de lo indicado por la Contraloría General de la República. Comentarios del auditado: Ver anexo 3 INF-018 ( ) 7

10 3. Descripción de los hallazgos Dependencia Proceso Hallazgo Nº 4 Objetivo de control Programa Estado de la Nación (PEN) Valoración del ambiente de control. Ausencia de Procedimientos formales para la evaluación del desempeño. Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo Descripción del Hallazgo Se observó que el Programa Estado de la Nación (PEN) no cuenta con procedimientos formales o metodologías para la evaluación del desempeño laboral de su personal; aunque los funcionarios en algunas ocasiones presentan reportes de las actividades realizadas dentro de su gestión laboral, estos no cuentan con las características necesarias para considerarse como un control interno formal. Causa No se ha establecido un modelo de evaluación formal del desempeño de los funcionarios del PEN. Efecto Desconocimiento de las necesidades de capacitación de los funcionarios. Incapacidad de la administración para identificar los puntos fuertes y débiles de la unidad. Ausencia de criterio para la distribución equitativa de incentivos. No contar con información oportuna para efectuar comparaciones sistemáticas y periódicas del desempeño de los funcionarios. Recomendación o Actividad de Control por Implementar Se recomienda elaborar un procedimiento para la evaluación sistemática y periódica del desempeño del personal, que permita vincular y analizar las actitudes y conductas ejecutadas por el personal en cumplimiento de los objetivos del Estado de la Nación. Comentarios del auditado: Ver anexo 3 INF-018 ( ) 8

11 3. Descripción de los hallazgos Dependencia Proceso Hallazgo Nº 5 Objetivo de control Programa Estado de la Nación (PEN) Valoración del ambiente de control. Resultados de la verificación de las guías de Autoevaluación de Control Interno Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo Descripción del Hallazgo De la verificación realizada sobre el cumplimiento de las guías de autoevaluación de control interno del Estado de la Nación, se pudo obtener las siguientes condiciones: Ausencia de una metodología de identificación y valoración de riesgos. Ausencia de manuales de procedimientos formales. Para un mejor entendimiento del hallazgo (ver Cuadro 1.) Causa Ausencia de mecanismos que aseguren el control interno. Efecto Omisión de actividades críticas a falta de procedimientos formales. Incurrir en riesgos no identificados oportunamente. Riesgo de imagen. Recomendación o Actividad de Control por Implementar Se recomienda tomar las medidas necesarias para mejorar el nivel de cumplimiento del Manual de normas generales de Control Interno como lo sugiere la CGR (M CO-DDI ) Comentarios del auditado: Ver anexo 3 INF-018 ( ) 9

12 4 Conclusiones 4. CONCLUSIONES Siendo que nuestro objetivo principal en este estudio fue el de evaluar el ambiente de control que impera en el Programa el Estado de la Nación, nos basamos en lo que se indica en la Ley General de control interno 8292 en el artículo número trece: En cuanto al ambiente de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, así como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el resto de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los demás funcionarios. b) Desarrollar y mantener una filosofía y un estilo de gestión que permitan administrar un nivel de riesgo determinado, orientados al logro de resultados y a la medición del desempeño, y que promuevan una actitud abierta hacia mecanismos y procesos que mejoren el sistema de control interno. c) Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. d) Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. e) Establecer políticas y prácticas de gestión de recursos humanos apropiadas, principalmente en cuanto a contratación, vinculación, entrenamiento, evaluación, promoción y acciones disciplinarias; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable Como resultado de la evaluación del Ambiente de Control, se determinó que un 43% se cumple, lo que consideramos un nivel de aplicación muy bajo y que debe fortalecerse. Es importante resaltar que a pesar de que la administración del Estado de la Nación no cuenta con herramientas y procedimientos formales, ha podido llevar el control interno en forma implícita en sus actividades. Por lo anterior, creemos necesario que se documente formalmente lo relacionado a la integridad y valores éticos en la conducción y operación de sus actividades, así como las funciones que se realizan dentro del Programa. Es necesario mencionar la importancia de una adecuada autoevaluación que asegure la calificación y competencia de todos los funcionarios, aportando un ambiente de control adecuado y de absoluta confianza, para consolidar el flujo de información entre los funcionarios y su desempeño eficaz hacia el logro de los objetivos de la entidad. INF-018 ( ) 10

13 4 Conclusiones La asignación de autoridad y responsabilidad del Estado de la Nación debe complementarse con un manual de organización y funciones, en el cual debe asignarse la responsabilidad, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de estos. Hacemos hincapié en que el personal es el activo más valioso que posee cualquier entidad y se debe tratar y conducir de forma tal que se obtenga su más elevado rendimiento, para ello la creación de condiciones laborales idóneas y una capacitación adecuada son hechos que lo fortalecen. INF-018 ( ) 11

14 5. Anexos 5. ANEOS. Anexo 1. El total de los activos de las instituciones se la puede comparar con un iceberg. Del 100% existente, sólo se puede visualizar un 10%, que comprende al Capital Financiero, el 90% restante que se encuentra oculto, es el Capital Intelectual de la Institución puede visualizar un 10%, que comprende al Capital Financiero, el 90% restante que se encuentra oculto, es el Capital Intelectual de la Institución. Figura No. 1: Capital Total de la Institución INF-018 ( ) 12

15 5. Anexos Anexo 2 Matriz Resumen de Cumplimiento de La Normativa de CI CONARE Auditoria Interna AUDITORIA DE AMBIENTE DE CONTROL Período 2008 Cumplimiento Normativa Capítulo No Cumple Medio Cumple N/A Normas Generales Relativas al Ambiente de Control II 13% 41% 43% 3% Normas Generales Relativas a la Valoración del Riesgo III 25% 16% 59% Normas Generales Relativas a las Actividades de Control IV 24% 21% 46% 9% Normas Generales Relativas a Sistemas de Información V 100% Normas Generales Relativas al Seguimiento VI 41% 59% Normativa General de Control Interno Total 13% 24% 61% 2% Fuente: Estado de la Nación INF-018 ( ) 13

16 5. Anexos Anexo 3 INF-018 ( ) 14

17 5. Anexos INF-018 ( ) 15

18 6. Seguimiento y plan de implementación 6. SEGUIMIENTO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Nº Hallazgo Riesgo 1. Carencia de un código de ética Medio 2. Ausencia de un programa de Bajo capacitación continúa. 3. Carencia de actividades de control que aseguren el cumplimiento de lo indicado Medio en la política de incentivos salariales. 4. Ausencia de Procedimientos formales Bajo para la evaluación del desempeño. 5. Resultados de la verificación de las guías de Autoevaluación de Control Interno Medio Comentarios de la Administración Plan de Implementación Responsable Fecha Estimada de Implementación INF-018 ( ) 16