AI 10 PROCEDIMIENTO ASESORÍAS Y/O ADVERTENCIAS PROCESO SERVICIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA 02 SUBPROCESO SERVICIOS PREVENTIVOS Versión Vigencia

Transcripción

1 PR de 5 1. OBJETIVO Establecer como parte de la planificación del trabajo el procedimiento general relativo a la planificación y ejecución de un servicio preventivo (de asesoría y/o advertencia), según los términos del Plan Anual de Labores y de acuerdo con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico vigente. 2. ALCANCE Este documento comprende las actividades para desarrollar la planificación y ejecución de un servicio preventivo (de asesoría y/o advertencia). La planificación del trabajo consiste en planear lo que se va a hacer y cómo se va a desarrollar la ejecución de los servicios de asesoría y/o advertencia. 3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES SFE: Servicio Fitosanitario del Estado AI: Auditoría Plan Anual: Plan Anual de Labores de la Auditoría comunicado al Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) con copia al Ministro(a) de Agricultura y Ganadería, y a la Contraloría General de la República. PR: Procedimiento : Proceso Servicios de la Auditoría -02: Subproceso Servicios Preventivos : 4. RESPONSABILIDAD: 4.1 El Auditor Interno es responsable de controlar la planificación y ejecución de los servicios de asesoría y advertencia. 4.2 El Auditor Encargado es responsable de ejecutar los procedimientos previamente definidos, relativos a los servicios de asesoría y advertencia.

2 PR de Es responsabilidad del Auditor Interno, la revisión y actualización periódica de este procedimiento, con los aportes para su mejoramiento que suministren los funcionarios de la AI. 5. POLÍTICAS 5.1 La planificación se orientará hacia la determinación de las herramientas, metodologías y procedimientos de auditoría que constituyan la forma más eficiente para lograr el objetivo y el alcance del servicio de asesoría y/o advertencia. 5.2 La planificación y ejecución de un servicio de asesoría y/o advertencia debe formularse en términos comprensibles para todos los niveles de la AI. 5.3 El procedimiento relativo a la planificación y ejecución de un servicio de asesoría y/o advertencia se hará del conocimiento del personal de la AI, mediante comunicación escrita del Auditor Interno. 5.4 Este procedimiento será revisado y actualizado una vez al año o cuando las circunstancias internas o externas hayan cambiado y así se requiera. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Planificación y ejecución de servicios de asesoría y/o advertencia Responsable Descripción de es Referencia/ Auditor Interno Asignar la realización del servicio de Formato F-18 asesoría y/o advertencia al auditor (es) encargado (s). Auditor Encargado Elaborar el plan relativo al servicio de Formato F-19 asesoría y/o advertencia delimitando objetivos y alcance. Auditor Interno Revisar y aprobar el plan del servicio Formato F-19 de asesoría y/o advertencia. Auditor Encargado Elaborar el programa específico de trabajo que contenga los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y registrar información durante la realización del servicio de asesoría y/o advertencia; así como las pruebas respectivas para la comprobación de los asuntos a analizar, que permitan cumplir con los objetivos y alcance definidos en el plan debidamente aprobado.

3 PR de 5 Responsable Descripción de es Referencia/ Auditor Encargado (continúa) El programa específico deberá considerar entre otros aspectos lo siguiente: Auditor Encargado Obtener información del archivo de la Auditoría, con el fin de determinar si existen resultados debidamente documentados producto de la realización en períodos anteriores, de servicios de auditoría o servicios preventivos que tengan relación con el objeto a analizar. Obtener información actualizada sobre el objeto a analizar; así como respecto al accionar de las dependencias orgánicas y funcionales que intervienen en las actividades vinculadas con el objeto sujeto a análisis. Obtener información en instancias externas al SFE, que tengan relación con el objeto a analizar. Identificar la normativa jurídica y técnica relacionada con el asunto a desarrollar. Definir el tiempo estimado para la ejecución de cada uno de los procedimientos que conformarán el citado programa. Definir contenido y disposición del legajo Remitir al Auditor Interno (previo a su ejecución), el programa específico de trabajo para su revisión y aprobación. Auditor Interno Revisar y aprobar el programa específico de trabajo. Auditor Encargado Analizar y documentar la evidencia obtenida como resultado de la implementación del programa específico de trabajo. Formato F-5 Formato F-19 Formato F-5

4 PR de 5 Responsable Descripción de es Referencia/ Auditor Encargado Emitir borrador del informe de Formato F-5 asesoría y/o advertencia, con soporte en los papeles de trabajo. Formato F-21 Auditor Interno Revisar y aprobar el informe de Formato F-21 Auditor Encargado asesoría y/o advertencia Remitir a la Administración Activa el informe relativo a la asesoría y/o advertencia. Auditor Encargado Actualizar legajo. Auditor Encargado Actualizar control de asesorías y advertencias. Fin del Procedimiento 7. NORMATIVA Y DOCUMENTOS RELACIONADOS: Oficio de salida Formato F-21 La normativa y documentos relacionados con la planificación del trabajo de auditoría son los siguientes: Ley General de Control Interno, Nº 8292 sus modificaciones y reformas. Reglamento de Organización y Funcionamiento de la A.I del SFE, según Decreto Ejecutivo Nº MAG, sus modificaciones y reformas. Normas para el Ejercicio de la Auditoría en el Sector Público emitido por la Contraloría General de la República (R-DC ), sus modificaciones y reformas. Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización (N CO-DFOE), sus modificaciones y reformas. Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE), sus modificaciones y reformas. Plan Anual de Labores de la Auditoría actualizado. 8. COMUNICACIÓN Este procedimiento será comunicado al personal de la Auditoría del SFE mediante comunicación escrita emitida por el Auditor Interno.

5 PR de 5 9. VIGENCIA A partir del 01 de julio del CONTROL DE EMISIÓN Elaborado Revisado y Aprobado Nombre Ronald Canales Jiménez Roberto Aguilar Vargas Henry Valerín Sandino Firma Cargo Auditor Asistente Auditor Asistente Auditor Interno Fecha 31/05/ /05/ /06/2011