CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA

Transcripción

1 CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA 1

2 Código de Ética y Conducta Contenido 1. Fundamentos. 2. De las responsabilidades sobre el código. 3. Conocimiento y cumplimiento de las normas políticas y procedimientos. 4. Sobre los lineamientos generales de comportamiento y actuaciones. 5. Conflicto de intereses. 6. De la información. 7. Prevención de Lavado de Dinero. 8. Del funcionamiento y cumplimiento del código. 9. Investigaciones y Sanciones. 2

3 1. FUNDAMENTOS Visión Ser la firma de servicios profesionales más destacada en el centro del país y un modelo de excelencia por su calidad humana. Misión Transformar el conocimiento de los procesos de negocios en soluciones integrales e innovadoras, que le permita a nuestros clientes tener certeza y tranquilidad en el desarrollo de sus actividades. Valores Valores Individuales: Calidad Humana Excelencia Integridad Colaboración Valores del Corporativo o Grupo Alta calidad en la administración de los recursos Innovación en general en cada unidad de negocio Imagen del grupo solido Enfoque en la expansión y crecimiento tanto nacional como internacional, constancia en la integración del grupo y cumplimiento de metas Liderazgo en la integración de las empresas filiales paralelas en México. Enfoque estratégico. 3

4 2. DE LAS RESPONSABILIDADES SOBRE EL CÓDIGO Las responsabilidades de los Órganos de Gobierno son: Responsable: Responsabilidad: Del consejo de administración Aprobar el Código. Revisar el Código y aprobar actualizaciones. Divulgar el Código y cambios en medios. De los Miembros del Consejo de Administración Conocer el Código y fomentarlo. Firmar anualmente la carta de compromiso de cumplimiento de Código Del Comité de Prácticas Societarias Revisar continuamente el código y actualizarlo. Firmar anualmente la carta de compromiso del Código. Del Comité de Auditoría Procesar Sugerencias, Quejas y Denuncias (SSQD). Determinar investigaciones de las SQD. Resolver casos de violación y recomendar Sanciones. Supervisar el cumplimiento del Código. Recabar y custodiar cartas de compromiso del Consejo y Comités. Firmar anualmente la carta de compromiso del Código. 4

5 Del Secretario del Consejo de Administración y Comités Asegurar que miembros del Consejo y Comités firmen con la carta de compromiso. Envío anual de cartas de compromiso al Consejo, Comités y Dirección General. Difundir consideraciones de información confidencial entre Consejo, Comités y Dirección General. Difundir adecuaciones al Código entre Consejo y Comités. Del Grupo De la Dirección General Tener conocimiento del Código y aplicarlo Firmar carta aceptación y compromiso Refrendar anualmente su compromiso ante la Dirección General Envío de sugerencias, quejas y denuncias a la Dirección General Asegurar el conocimiento y cumplimiento del Código a sus subordinados. Reportar violaciones o infracciones al Código. Fomentar un ambiente laboral de confianza. Firmar anualmente la carta de compromiso del Código. Difundir el Código entre las empresas filiales. Incluir programas de inducción referente al Código. Difundir adecuaciones y aclarar dudas del Código. Recabar y Custodiar cartas de compromiso de Directivos. Informar al Comité de Auditoría sobre desviaciones al Código o denuncias. 5

6 3. CONOCIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS, POLÍTICAS, MANUALES Y PROCEDIMIENTOS. Este Código reúne los principios y normas de actuación que deberán cumplir los consejeros para el mejor desarrollo del grupo y son de observancia obligatoria. Con él se busca tener una expectativa clara de bases de actuación y un marco de referencia estratégico en la institucionalización y las buenas prácticas de gobierno corporativo. El personal de las empresas filiales deberá de actuar siempre con la verdad y en concordancia con las actividades o funciones que se desempeñan, teniendo especial cuidado en anteponer los intereses del grupo antes que los personales, tratando siempre con equidad a toda persona del grupo con la que se tenga contacto. 4. SOBRE LOS LINEAMIENTOS GENERALES DE COMPORTAMIENTO Y ACTUACIÓN Las empresas filiales deben cumplir con estos lineamientos, así como todos los miembros del Consejo de administración, miembros de Comités, Directivos y personal del grupo, los cuales son: Lineamientos Asumir que el cumplimiento de este Código tiene consecuencia para las empresas del grupo. Conocer y cumplir con el presente Código. Reconocer la dignidad de las personas. Respetar la libertad y el derecho a la privacidad Respetar y valorar la identidad y diferencias. Brindar igualdad de oportunidades a todos. Respetar raza, religión, nacionalidad, sexo, orientación sexual, edad, capacidades diferentes o cualquier otra razón inherente a la naturaleza de las personas. Asegurar trato justo y de equidad. Mantener seguro y saludable el lugar de trabajo. Prohibir la violencia física o verbal, incluyendo amenazas y peleas. Evitar comportamientos agresivos o abusivos, que atenten contra la integridad de las personas. Honradez y responsabilidad. 6

7 Trato justo igualdad de oportunidades y discriminación. Lineamientos. Responsabilidad. Protección de Bienes, Información y registros. Recursos humanos y sistemas. Salud seguridad y clima laboral. Política y religión. Relación con otras empresas, autoridades y proveedores. Trato con funcionarios públicos. Prohibición de uso, consumo, posesión, venta o distribución de alcohol y drogas. Prohibición de cualquier tipo de acoso. Pagos improcedentes. Comportamiento con las empresas del grupo. Las empresas del grupo deberán conducirse adecuadamente en el: Uso y conservación de los activos propiedad del grupo. Uso de instalaciones, recursos, información, estructura tecnológica, propiedad intelectual, software, equipo y maquinaria. Los Sistemas de informática y telecomunicaciones que proporcione las empresas del grupo, deben ser utilizados únicamente para los fines de la misma. Las contraseñas de acceso a sistemas y equipos que proporcione las empresas filiales a su personal son confidenciales, personales e intransferibles. El personal del grupo respeta el libre ejercicio de la política y religión de consejeros, directivos y personal mientras no interfiera con sus responsabilidades. El personal del grupo deben brindar a los proveedores un trato amable, equitativo, honesto y de calidad, apegándose a la normatividad aplicable. El personal del grupo no deben proporcionar información confidencial de sus empresas filiales a ningún directivo. El personal del grupo deberá atender requerimientos de autoridades competentes de conformidad con los procedimientos aplicables, informando en todo momento a sus superiores. El personal del grupo podrá establecer relaciones con funcionarios públicos sin comprometer la integridad, ni vulnerar la reputación del grupo. 7

8 Prohibición de uso, consumo, posesión, venta o distribución de alcohol y drogas. El personal del grupo deberá prohibir el uso, consumo, posesión, venta o distribución de substancias tóxicas y bebidas alcohólicas en sus instalaciones. En caso de eventos sociales institucionales se recomienda el consumo moderado de bebidas alcohólicas. Prohibición de cualquier tipo de acoso, tales como: Acoso Verbal. Acoso Físico. Acoso Visual. Acoso Sexual. Acoso Psicológico. Prohibido usar recursos de las empresas del grupo para pagar sobornos o pagos improcedentes a personas u organizaciones para influir en sus decisiones. El personal del grupo deberá tratar con dignidad y respeto a las personas del grupo que interactúan con ellos. El personal del grupo deberá dar una atención oportuna a las comunicaciones y solicitudes de información. Comportamiento fuera de las instalaciones de las empresas del grupo y compromisos externos El personal del grupo debe promover los valores éticos y un comportamiento digno que represente los principios del grupo. El personal del grupo tiene prohibido dar a conocer por cualquier medio toda aquella información del grupo que no sea pública. 8

9 5. CONFLICTOS DE INTERES Conflicto de Interés. Las empresas filiales deberán conducirse con independencia y honestidad a fin de que sus relaciones con el grupo permitan a ésta no interferir en el cumplimiento de sus funciones, teniendo presente los siguientes aspectos: Se prohíbe hacer uso del cargo de la empresa filial para propiciar un beneficio personal o para algún tercero con base en la información confidencial obtenida del grupo. Se prohíben los sobornos y / o extorsiones de cualquier tipo. El personal del grupo deberá abstenerse de recibir presentes directamente o tener trato alguno de soborno de cualquier empresa, que tenga interés en el grupo. Los Directivos que tengan trato con otras empresas, deberán ejecutar sus funciones conduciéndose con verdad, en un ambiente respetuoso y cordial, siempre buscando proteger los intereses del grupo. Las situaciones de conflicto de interés deben de reportarse al Comité de Auditoría en el momento en que se detecten o previamente a cuando se realicen. Resolución de Conflictos de Interés. El Comité de Auditoría será el órgano facultado para resolver los conflictos de interés que le sean sometidos a su consideración. 6. DE LA INFORMACION Información de carácter reservada y confidencial La información que el personal directivo entregue a sus empleados con carácter de confidencial, deberá ser tratada como tal, donde además se contemplen los siguientes aspectos: 9

10 Queda prohibido revelar información confidencial, excepto con la previa autorización correspondiente de la Dirección General. Es responsabilidad de todo el personal directivo el proteger la información confidencial de ésta, de los clientes, proveedores o entidades. El personal del grupo deberá de abstenerse de realizar acciones para influir, manipular o engañar a cualquier auditor interno, externo o funcionario. Se deberán establecer convenios de confidencialidad con los ejecutivos de las filiales que por sus características manejen información de ésta índole. El personal del grupo deberá proteger documentos, archivos y comunicaciones relacionados con las operaciones que realicen con la empresa. Información sobre Miembros del Consejo Directivo, Comités, Directivos y Empleados. El personal del grupo reconoce y protegerá siempre la confidencialidad de los expedientes de las empresas filiales, consejeros, miembros de sus comités, directivos y empleados. 7. PREVENCION DE LAVADO DE DINERO El lavado de dinero es un proceso mediante el cual la identidad del dinero obtenido ilegalmente se disfraza para que parezca que se originó en una fuente legítima. Las empresas, instituciones y personas no están exentas de ser utilizadas por intermediarios que buscan utilizar sus recursos ilícitos para introducirlos en la economía formal. Las empresas del grupo junto con sus filiales deberán establecer políticas y procedimientos tendientes a prevenir el Lavado de Dinero, estableciendo procedimientos específicos para la prevención y detección, los que obligatoriamente deberán aplicarse previamente a la aceptación de los posibles socios, o préstamos de personas físicas o personas morales. 10

11 8. DEL FUNCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO Este Código describe algunas situaciones relativas a la conducta esperada de cada uno de los integrantes del grupo, tanto en el desarrollo y desempeño de sus actividades diarias como en el trato con clientes, proveedores, autoridades y con la sociedad. El presente Código de Ética y Conducta está dirigido para la observancia por parte de los miembros de los consejeros, directivos, personal, clientes y proveedores del Grupo De Arondo Sáenz. En caso de tener conocimiento de una posible situación ilegal o cuestionable, el personal tendrá la obligación de reportarla a la brevedad al Presidente del Comité de Auditoría; ya que ocultarlo se considerará una violación a las políticas y normas del grupo. El Comité de Auditoría del grupo atenderá todas las consultas que permitan la aclaración del Código dando soporte y apoyo para su adecuada difusión, entendimiento y aplicación. En caso necesario, se elevara la consulta con un abogado experto en el tema consultado. 9. INVESTIGACIONES Y SANCIONES Antes de aplicar una sanción se deben realizar las investigaciones pertinentes, así mismo todos los miembros del Consejo de administración, Comités, Directivos y personal del grupo deben cooperar, las posibles violaciones de Ética o conflicto de intereses debe ser puesta en consideración del Comité de Auditoría del grupo por lo tanto se consideran violaciones sujetas de sanción las siguientes: Incurrir en situaciones de conflicto de interés. Incumplir disposiciones legales, entrega de información y pago de cuotas. Falsear declaraciones o información a auditores internos o externos, autoridades o encargados. No acatar las políticas y normas del grupo. Cometer cualquier tipo de acoso dentro o fuera de las instalaciones del grupo. Presentarse en los centros de trabajo y/o reuniones bajo intoxicación de cualquier sustancia. Consumir, distribuir o vender bebidas alcohólicas o substancias prohibidas. Discriminar, intimidar u hostigar a cualquier persona por su raza, sexo, edad, origen, creencias, preferencia sexual o capacidad diferente. Hacer uso indebido de los recursos, información o bienes del grupo. Incumplir normas de seguridad en el manejo de la información de operaciones con la empresa. Comprometer legalmente al grupo sin tener la autorización para hacerlo. 11

12 Todos los miembros del Consejo Directivo, Comités, Directivos, y personal en general, cuentan con la posibilidad de informar de los incumplimientos al Código, a través del sistema de quejas, sugerencias y denuncias, de aquellas situaciones que consideren cuestionables y que no cumplan con los principios, valores y conductas establecidas en el presente Código de Ética y Conducta. El distorsionar, manipular o falsear la información, registros u operaciones, con cualquiera que sea la intención para hacerlo, constituye una violación grave al Código de Ética y Conducta. Finalmente es importante observar los siguientes aspectos: Cuando exista duda sobre la existencia de una violación al presente Código, las áreas de Recursos Humanos de cada empresa del grupo y el Comité de Auditoría del grupo, procederán a validar y evaluar la evidencia disponible antes de que se imponga la sanción correspondiente al posible infractor. Con el apoyo organizacional que se considere necesario, las sanciones deberán ser impuestas conjuntamente por el nivel superior de quien haya cometido la falta y las áreas de Legal y Recursos Humanos de cada una de las empresas del grupo. En caso de que se presente o se presuma un incumplimiento, éste se debe notificar inmediatamente a través del Sistema de Sugerencias, Quejas y Denuncias establecido: buzonsugerencias@dearondo.com 12