Auditorias Internas de Calidad FDG

Transcripción

1 1/13 1. Objetivo Establecer las directrices generales, que permitan preparar, ejecutar, dar seguimiento y cierre a las auditorias internas de calidad de la Universidad Politécnica Hispano Mexicana para evaluar el grado de implantación y cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. 2. Alcance Los lineamientos indicados en este procedimiento son aplicables a todos los procesos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad Politécnica Hispano Mexicana. 3. Definiciones 3.1 Auditoria de Calidad.- Análisis sistemático e independiente para determinar si las actividades de calidad y sus resultados cumplen las disposiciones preestablecidas y si éstas son implantadas eficazmente y son apropiadas para alcanzar los objetivos. 3.2 Auditor de Calidad.- Persona calificada para realizar Auditorias de Calidad. 3.3 Auditor Líder de Calidad.- Persona designada para dirigir y coordinar una Auditoria de Calidad (Auditor Calificado y Certificado). 3. Auditor en entrenamiento.- Persona con conocimiento de la norma Internacional ISO 9001:2008 y de las etapas del proceso de auditoría interna, que funge como observador acompañante de un Auditor Interno de Calidad. 3.5 Auditado.- Centro de trabajo ó área a ser auditada. 3.6 Lista de Verificación.- Documento guía utilizado por los auditores, (elaborado en la etapa de preparación), que identifica las áreas involucradas, así como el alcance de la investigación en la auditoria. 3.7 Evidencia Objetiva.- Información que puede ser probada como verdadera, basada en hechos obtenidos por medio de observación, medición, prueba u otros medios.

2 2/ No Conformidad.- Incumplimiento de un requisito especificado. 3.9 Acción Correctiva.- Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad existente, defectos u otra situación indeseable, a fin de evitar su recurrencia Acción Preventiva.- Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad Potencial, defectos u otra situación indeseable, a fin de prevenir su ocurrencia Registro de Calidad.- Documento que provee evidencia objetiva de las actividades ejecutadas o resultados obtenidos.. Actividades.1 Programa Anual de Auditorias El Auditor Líder de Calidad deberá elaborar el programa anual de auditorias buscando que ésta se realicé bajo un enfoque de procesos, basándose en los resultados obtenidos en auditorias anteriores, la importancia del área a auditar. El programa de auditorias es autorizado por el Rector de la Universidad en el Formato A..2 Selección y calificación de Auditores El Auditor Líder de Calidad selecciona a los candidatos a auditores, para ser capacitados y calificados como auditores internos. Esta actividad se desarrolla de acuerdo al Formato P8.2.2,2 Procedimiento para Calificación de los Auditores Internos de Calidad..3 Elaboración del Plan de Auditoria El Auditor Líder conjuntamente con su grupo de auditores elaborarán el Plan de Auditoria en el Formato B, el cual debe considerar lo siguiente:.3.1. Objetivo y alcance de la auditoria Considerar para las revisiones el Manual del Sistema de Gestión de Calidad Procedimientos del Sistema.

3 3/ Plan de Calidad Planes de Trabajo Instructivos de Trabajo y Registros de Calidad contra los que el auditor verificará su cumplimiento Definir las áreas que cada integrante del grupo de auditores, auditará..3.. Estimar los tiempos de realización de la auditoria. NOTA: El Auditor Líder se asegura de la independencia del auditor, es decir el no poder auditar procesos de su responsabilidad... Lista de Verificación El Auditor Líder junto con su equipo auditor elabora la lista de verificación y tiene la responsabilidad de asegurar que los auditores internos apliquen este Registro de Calidad en el Formato C; el cual se fundamenta en:..1. Plan de Calidad...2. Manual de Calidad, Procedimientos, Instructivos y Planes de Trabajo...3. Norma ISO 9001: Notificación El Auditor Líder debe notificar mediante memorando interno o por correo electrónico al responsable del proceso a auditar, como mínimo 8 días previos al inicio de la auditoria, anexando el plan correspondiente..6. Actividades de Ejecución de la Auditoria.6.1. Reunión Inicial. Efectuar la reunión inicial conducida por el Auditor Líder, quien dará a conocer en todos sus puntos el plan de auditoria, levantando la minuta correspondiente en el Formato D. En dicha reunión en caso de ser necesario, se podrán hacer ajustes al plan de auditoria que se de a conocer.

4 /13.7. Ejecución de Auditoria El Auditor Líder asigna a cada uno de los integrantes del grupo auditor las actividades o áreas o procesos correspondientes, de acuerdo al Plan de Auditoria. Los Auditores Internos tendrán que verificar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo con la lista de verificación, registrando los hallazgos del cumplimiento o no cumplimiento de los requisitos previamente especificados en procedimientos, códigos, normas, especificaciones o cualquier documento fuente, relativo al proceso o al Sistema de Gestión de Calidad. El Auditor debe tener los suficientes elementos para identificar si la posible no conformidad es de carácter aleatorio o sistemático. Efectuar el registro de los hallazgos, identificando las no conformidades detectadas en el área y plasmándolos en el Formato P8.5.2,1A Acciones Correctivas y Preventivas. Conjuntamente con el Auditor Líder se realiza la reunión del grupo auditor, para analizar y dictaminar la pertinencia de las no conformidades detectadas. La descripción de las no conformidades debe ser de manera clara, concisa, con evidencias objetivas e indicando a qué punto de la norma o documento del Sistema de Gestión de Calidad corresponde..8. Reunión Final Al término de la auditoria se efectúa la reunión final entre las áreas auditadas y el grupo auditor, la cual es conducida por el Auditor Líder, y en la que se tratarán los siguientes puntos dejando evidencia en el Formato E lo siguiente:.8.1. Número y Fecha de auditoria Punto de la Norma ISO a la que se refiere la no conformidad encontrada Descripción de la no conformidad..8.. Área auditada Auditado, persona auditada.

5 5/ Auditor interno El estatus de la auditoria abierta o cerrada..9. Informe de Auditoria El Auditor Líder elabora y envía el informe de auditoria al Rector de la Universidad y al responsable del área auditada en el Formato F en un periodo no mayor a 8 días posteriores a la misma. El informe de auditoria debe contener como mínimo lo siguiente:.9.1. Fecha y Número de auditoria.9.2. Objetivo y Alcance de la auditoria Nombre del Auditor Líder..9.. Nombre de los Auditores Internos de Calidad Áreas auditadas Los criterios, hallazgos y conclusiones de la auditoria Resumen del proceso de auditoria Las recomendaciones de mejora, los planes de acción de seguimiento acordados y comentarios sobre obstáculos encontrados Firma del Auditor Líder..10. Acciones Correctivas La atención de las no conformidades detectadas en la auditoria se sujetará a lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas. El auditado investigará la causa-raíz de las no conformidades detectadas y presentará su propuesta de acciones correctivas y preventivas en caso de aplicar, en un plazo no mayor a 8 días hábiles posteriores a la recepción del informe de la auditoria, las cuales serán enviadas al auditor interno para su revisión y seguimiento..11. Seguimiento El responsable de área dará seguimiento al cumplimiento y efectividad de las acciones correctivas detectadas en las auditorias realizadas.

6 6/13 El auditor interno dará seguimiento a las acciones correctivas producto de la auditoria, informando al auditor líder del grado de cumplimiento de éstas. El auditor líder concentra esta información para presentarla a través del representante de la dirección en la revisión por la Dirección. Todos los reportes, registros e informes de la auditoria interna deben ser archivados y resguardados por el Auditor Líder. 5. Responsabilidades 5.1. Es responsabilidad del Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad el mantenimiento y actualización del presente procedimiento Es responsabilidad del Auditor Líder y su grupo de auditores la ejecución del presente procedimiento Es responsabilidad del Rector de la Universidad vigilar y apoyar en el cumplimiento de este procedimiento. 6. Referencias 6.1. En el punto de la Norma ISO 9001: En la Norma NMX-CC-SAA IMNC-2002.

7 7/13 7. Anexos 7.1. Programa Anual de Auditorias A Programa Anual de Auditorias A Fecha DD/MM/AA: Auditoria Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Observaciones: Firma de autorización Nombre y Firma del Rector de la Universidad

8 8/ Programa Específico de Auditoria B Auditoría: Objetivo: Alcance: Documentación de Referencia Procesos Puntos Responsable Horario Auditor Tiempo de elaboración:

9 9/ Lista de Verificación C

10 10/ Reunión Inicial y de Cierre de Auditoria Interna de Calidad D Reunión Inicial y de Cierre de Auditoria Interna de Calidad D Auditoria No.: Reunión de Apertura: Fecha DD/MM/AA: Hora de inicio: Reunión de Cierre: Hora de cierre: Nombre Puesto Firma Nombre del auditor Designación de Auditores Áreas auditada Nombre del auditor en entrenamiento Auditores en entrenamiento Áreas auditada

11 11/ Reporte de Hallazgos y Conclusiones E Reporte de Hallazgos y Conclusiones E Auditoria No.: Fecha DD/MM/AA: No Punto de la Norma Descripción de la No Conformidad Menor Área Auditado Auditor Estatus Abierta Cerrada

12 12/ Informe de Auditoria Interna de Calidad F Informe de Auditoria Interna de Calidad F Auditoria No.: Fecha DD/MM/AA: Alcance Objetivo Auditor Líder Auditores Internos de Calidad Auditores Internos en entrenamiento Áreas Auditadas Criterios de Auditoria Hallazgos de Auditoria Conclusiones de Auditoria Resumen del Proceso de Auditoria Recomendaciones de Mejora Planes de Acción de Seguimiento Acordados Comentarios sobre Obstáculos Encontrados Firma del Auditor Líder

13 13/13 8. Lista de distribución 8.1. Rector de la Universidad 8.2. Secretario Académico 8.3. Coordinador de la Licenciatura en Mercadotecnia y Publicidad 8.. Coordinador de la Licenciatura en Derecho 8.5. Coordinador de la Licenciatura en Ingeniería Industrial 8.6. Coordinador de la Licenciatura en Gastronomía (Gastronomía y artes culinarias) 8.7. Coordinador de la Licenciatura en Comercio Internacional 8.8. Coordinador de la Licenciatura en Turismo (Turismo y hotelería) 8.9. Coordinador de la Licenciatura en Contaduría Pública y Finanzas Coordinación de la Licenciatura en Administración de Empresas Coordinación de la Licenciatura en Psicología Coordinación de la Licenciatura en Diseño Gráfico Coordinación de la Licenciatura en Arquitectura 8.1. Coordinación de la Licenciatura en Informática Administrativa Coordinación de la Licenciatura en Comunicación Coordinador de Idiomas Jefe del Departamento de Control Escolar y Titulación Jefe del Departamento Administrativo y de Economía Coordinador de Promoción y Difusión