Unidad Formativa UF0320: Aplicaciones informáticas de tratamiento de textos

Transcripción

1 Unidad Formativa UF0320: Aplicaciones informáticas de tratamiento de textos TEMA 1 Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos TEMA 2 Introducción, desplazamiento del cursor, selección y operaciones con el texto del documento TEMA 3 Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, tipo y operaciones con ellos TEMA 4 Utilización de las diferentes posibilidades que ofrece el procesador de textos para mejorar el aspecto el texto TEMA 5 Configuración de página en función del tipo de documento a desarrollar utilizando las opciones de la aplicación. Visualización del resultado antes de la impresión TEMA 6 Creación de tablas como medio para mostrar el contenido de la información, en todo el documento o en parte de él TEMA 7 Corrección de textos con las herramientas de ortografía y gramática, utilizando las diferentes posibilidades que ofrece la aplicación TEMA 8 Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel, y soportes como sobres y etiquetas TEMA 9 Creación de sobres y etiquetas individuales y sobres, etiquetas y documentos modelo para creación y envío masivo 8

2 8 TEMA 10 Inserción de imágenes y autoformas en el texto para mejorar el aspecto del mismo TEMA 11 Creación de estilos que automatizan tareas de formato en párrafos con estilo repetitivo y para la creación de índices y plantillas TEMA 12 Utilización de plantillas y asistentes que incorpora la aplicación y creación de plantillas propias basándose en estas o de nueva creación TEMA 13 Trabajo con documentos largos TEMA 14 Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático utilizando la inserción de objetos del menú Insertar TEMA 15 Utilización de las herramientas de revisión de documentos y trabajo con documentos compartidos TEMA 16 Automatización de tareas repetitivas mediante grabación de macros OBJETIVOS: Utilizar las funciones del procesador de textos, con exactitud y destreza, en la elaboración de documentos, insertando texto con diferentes formatos, imágenes, u otros objetos, de la misma u otras aplicaciones.

3 tema 1 Entrada y salida del programa Descripción de la pantalla del tratamiento de textos (Interface) Ventana de documento Barra de estado Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos Barra de herramientas Estándar OBJETIVOS: Conocer las características fundamentales de un programa de tratamiento de textos Un programa de tratamiento de textos, o procesador de textos (también en singular, procesador de texto) es una aplicación informática cuyo objetivo es la creación y edición de textos por medio de un ordenador. Los textos editados pueden ser almacenados en forma de documentos (archivos), para su recuperación posterior, y por supuesto para obtener copias impresas. Normalmente la edición del texto incluye añadir formatos de texto (negritas, cursivas, colores ) y párrafo (sangrías, espaciados), así como gráficos, imágenes, etc. También suelen incluir herramientas de corrección ortográfica, búsqueda y reemplazo de texto, y otras para facilitar la labor de edición. Es una de las herramientas ofimáticas más usadas, ya que la edición de documentos (cartas, informes, etc.) es una de las tareas más habituales en las oficinas; podría considerarse una alternativa mucho más potente a la máquina de escribir.

4 Acceso directo en escritorio Acceso directo en menú Inicio Acceso directo en la barra de Inicio rápido Entre los procesadores de texto más populares en el mercado tenemos Abi- Word, Apple iwork, Adobe InCopy, Corel WordPerfect, Google Docs, KWord, Microsoft Word, OpenOffice.org Writer, Ted, y muchos otros, de todos los cuales existen diversas versiones. En el presente manual trataremos el más popular de todos ellos en entornos de oficina: MICROSOFT WORD 2003, integrado en el paquete ofimático Microsoft Office 2003, sobre Microsoft Windows XP. Otras versiones y programas tienen un manejo análogo. 1. ENTRADA Y SALIDA DEL PROGRAMA Para poder usar Microsoft Word 2003 (en adelante nos referiremos a este programa simplemente como Word ) es necesario instalar previamente el programa. Normalmente ya tendremos Word instalado, sea porque venía instalado con el equipo, sea porque ha sido instalado por el servicio técnico de la empresa o entidad en la que estemos; en caso contrario debemos utilizar los discos de instalación y seguir las instrucciones que se nos indiquen. Una vez arrancado el ordenador, la forma de entrar en Word depende de cómo lo tengamos instalado en el ordenador. Es habitual que exista un icono de acceso directo en el Escritorio o bien en la Barra de inicio rápido. En caso contrario, desplegamos el menú Inicio de la barra de tareas de Windows, y pinchamos en Todos los programas. Una vez ahí, o bien aparece directamente el acceso directo a Word, o accedemos al mismo a través del menú Microsoft Office. Sea como fuere, para entrar en Word basta hacer doble clic sobre su acceso directo. Una vez terminemos de trabajar con Word, para salir del programa podremos: - Seleccionar el menú Archivo / Salir. - Hacer clic en el botón cerrar (la "X" roja) de la Barra de título de Word. - Pulsar la combinación de teclas Alt+F4 (como con cualquier otra ventana de Windows). - En la Barra de tareas de Windows (la barra inferior de color azul), botón derecho sobre Word, y seleccionar Cerrar. 2. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DEL TRATAMIENTO DE TEXTOS (INTERFACE) El aspecto que ofrece la pantalla inicial de Word puede variar dependiendo de la configuración del programa, ya que Word permite personalizar diversos aspectos. En general tendrá un aspecto similar a éste: Tema 1 / pg. 16 Conceptos generales y características fundamentales...

5 editorialcep } Word tiene un aspecto similar al de otros programas de Windows. Tenemos, en primer lugar, la Barra de título (de color azul) que indica el nombre del documento con el que estamos trabajando, así como los botones para minimizar, maximizar y cerrar la ventana. En la Barra de menú tenemos las opciones generales de Word, tanto las de gestión de archivos como las herramientas de edición y formato del documento. En la misma barra a la derecha tenemos la ayuda de Word. En estos menús: - Basta hacer clic para activar la opción correspondiente (no es necesario un doble clic). - Una opción en gris (color más claro) indica que no está disponible. - Muchos comandos llevan al lado unas teclas o combinación de teclas que indican un acceso rápido a esa opción. - Un triángulo negro a la derecha indica que existe un submenú, al que se puede acceder pasando el ratón por encima de esa línea. - Unos puntos suspensivos indican que se abrirá una ventana de diálogo. Debajo de la Barra de menú tenemos las distintas Barras de herramientas de Word. Éstas contienen una serie de iconos, también llamados botones (accesos directos a diversas herramientas y funciones), agrupados de forma que cada barra de herramientas contiene iconos similares; por ejemplo, tenemos las barras de herramientas de dibujo, imagen, tablas y bordes, funciones de base de datos, etc. Los iconos se activan haciendo clic (no es necesario doble clic). En ocasiones esos iconos aparecen con un recuadro azul sobre ellos, simulando un botón pulsado, indicando que la opción que representan esta activa. Para activar y desactivar las barras de herramientas, hay que ir al menú Ver / Barras de herramientas, y activar o desactivar las distintas barras. Otra forma es hacer clic derecho sobre las propias barras de herramientas o incluso sobre el menú (en la zona gris de la parte superior de la ventana de Word), y en el desplegable que aparece activar y desactivar las distintas barras. UF0320 / Aplicaciones informáticas de tratamiento de textos pg. 17

6 Las barras de herramientas pueden moverse para acomodarlas en la parte superior, e incluso hacerlas flotantes (que aparezcan encima del documento): basta pinchar y arrastrar sobre la pequeña línea vertical discontinua a la izquierda de la barra de herramientas correspondiente (el cursor se transformará en una cruz con cuatro flechas). En la parte inferior de la ventana de Word tenemos la Barra de estado, con información acerca del documento actual y el modo de edición seleccionado. En la parte central de la ventana, tenemos la Ventana de documento propiamente dicha, que pasamos a describir en el apartado siguiente. En Word 2003 y posteriores tenemos otro elemento importante: el Panel de Tareas. Se trata de una ventana lateral donde tenemos disponibles diversas opciones adicionales de tareas específicas, facilitando las mismas. Por ejemplo, en la imagen vemos el Panel de Tareas para la búsqueda de texto en el documento actual o en todo el equipo. Barras de herramientas de Word Barras de herramientas de Word 3. VENTANA DE DOCUMENTO En la ventana de documento podemos ver el documento propiamente dicho, con el fondo en color blanco ( el papel ), sobre el que podemos editar directamente. El lugar concreto del documento donde estamos editando se denomina punto de inserción y se caracteriza con una pequeña barra vertical intermitente. Esta ventana de documento simula el papel donde elaboramos los documentos. A la derecha y abajo de esta ventana de documento tenemos unas Barras de desplazamiento vertical y horizontal, con las que podremos movernos por el documento si éste no cabe por completo en la pantalla actual. Arriba y a la izquierda tenemos la Regla de Word, una guía que nos indica las distancias reales del documento una vez imprimido en centímetros (se puede configurar a otras unidades). En la regla podemos ver también los márgenes en color gris, así como información acerca de las sangrías y las tabulaciones, que veremos en su apartado correspondiente. En la parte inferior izquierda tenemos una pequeña barra de herramientas para cambiar el modo de visualización del documento (normal, diseño de impresión, etc.). En la inferior derecha otros iconos para buscar determinados objetos en el documento. Estas opciones se verán en sus apartados correspondientes. 4. BARRA DE ESTADO La Barra de estado de Word nos da información acerca del documento, refiriéndose al punto de inserción actual, así como del modo de edición. Veamos dos ejemplos: El punto de inserción se encuentra en la página 1 de la sección 1; en total del documento estamos en la página 1 de 1 páginas en total. El punto de inserción está a 2,4 cm del borde superior de la página, en la línea 1 de la columna 1 (contando únicamente caracteres, no medidas en centímetros). No Tema 1 / pg. 18 Conceptos generales y características fundamentales...