PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

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1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Nacional de Documental Diciembre 2015

2 1. INTRODUCCIÓN El Plan Institucional de Archivos PINAR de la Fiscalía General de la Nación, es un instrumento para la alta dirección concebido para garantizar la adecuada planeación de la función archivística y del proceso de gestión documental, para lo cual debe encontrarse articulado con los planes y proyectos estratégicos y de modernización de la entidad, como son el Plan Anual de Acción y el Direccionamiento Estratégico. Teniendo en cuenta lo anterior y para dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública y el Decreto No de 2015 Reglamentario del Sector Cultura, expedido por el Ministerio de Cultura, este último donde se establecen los instrumentos archivísticos, entre los cuales se encuentra el PINAR, definido como un instrumento para planear, hacer seguimiento y articular la función archivística y el proceso de gestión documental a corto, mediano y largo plazo con planes y proyectos estratégicos y de modernización de acuerdo a las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades, para su elaboración se tuvieron en cuenta los lineamientos que sobre el particular ha definido el Archivo General de la Nación en el Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos PINAR. 2. OBJETIVOS Cumplir con los propósitos de la función archivística y la gestión documental de la Fiscalía General de la Nación, mediante la orientación de procesos desarrollados con metas y objetivos cuantificables. Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos y de infraestructura como soporte a los planes y proyectos formulados y el mapa de ruta a corto, mediano y largo plazo. Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a los archivos de la Fiscalía General de la Nación. Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la Fiscalía General de la Nación en el marco del Archivo Total 1 1 Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Concepto tomado de:

3 3. CONTEXTO ESTRATÉGICO El Plan Institucional de Archivos PINAR de la Fiscalía General de la Nación está alineado en el siguiente contexto estratégico 3.1. Quiénes somos? Entidad de la Rama Judicial del poder público con autonomía administrativa y presupuestal con presencia en todo el país, cuya función está orientada a brindar a los ciudadanos una cumplida y eficaz administración de la justicia, la entidad fue creada con la Constitución Política de 1991 y empezó a operar el 1 de julio de Misión La Fiscalía General de la Nación ejerce la acción penal y participa en el diseño de la política criminal del Estado; garantiza la tutela judicial efectiva de los derechos de los intervinientes en el proceso penal; genera confianza y seguridad jurídica en la sociedad mediante la búsqueda de la verdad, la justicia y la reparación Visión En el 2016, la Fiscalía General de la Nación contará con un sistema de investigación integral y será reconocida por el diseño y ejecución de políticas públicas vanguardistas que le permitirán enfrentar con éxito las diversas formas de criminalidad. Su tarea se verá apoyada en la profesionalización del talento humano y el desarrollo y aplicación de herramientas innovadoras de tecnología y comunicación, que garanticen la independencia, la autonomía, el acceso a la justicia y la efectividad de la acción penal Principios éticos Buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad, y transparencia Valores institucionales Calidad, efectividad, sentido de pertenencia, responsabilidad, respeto, trabajo en equipo, honestidad, lealtad y equidad.

4 3.6. Política de calidad La Fiscalía General de la Nación en ejercicio de la acción penal, para la búsqueda de la verdad, la justicia y la reparación, ejecutará las acciones tendientes a satisfacer los requerimientos de las víctimas y los usuarios por medio de una gestión eficiente y eficaz de los procesos conforme a la ley, soportados en un talento humano idóneo que contribuya al mejoramiento continuo del Sistema de Integral de la Entidad. 4. DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Para el desarrollo y elaboración del Plan Institucional de Archivos PINAR de la Fiscalía General de la Nación se tomó como referencia la metodología socializada por parte del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado : 4.1. Identificación de aspectos críticos de la función archivística Durante esta fase se analizaron aspectos tales como: el direccionamiento del Plan Estratégico, procesos de auditorías internas y externas, planes de mejoramiento al SGI con el propósito de definir los siguientes aspectos críticos inherentes a la función archivística: ASPECTOS CRÍTICOS Falta de profesionalización de las secciones de gestión documental a nivel nacional. Falta de implementación de totalidad Ventanillas únicas de correspondencia a nivel nacional a la luz del Acuerdo 060 de Falta de implementación del SGD Orfeo en la totalidad de áreas de la Entidad. RIESGO No avances en términos de gestión documental a nivel nacional, posibilitando la pérdida de la memoria institucional contenida en los fondos seccionales debido a la falta de seguimiento y lineamientos archivísticos. Incumplimiento de la normatividad archivística, para el correcto desarrollo de la Documental en la Entidad. Falta de control, registro, seguimiento y trazabilidad de la documentación a nivel nacional.

5 Inadecuada aplicación de la Tabla de Retención Documental desde los Archivos de. Evidencia de hallazgos en auditorías internas y externas e incumplimiento de los procedimientos aplicables a la gestión documental en términos de duplicidad y/o pérdida de información. Así como conformación de expedientes no asociados a las funciones de las áreas Priorización de los aspectos críticos En la siguiente tabla se priorizan los aspectos críticos, que fueron evaluados de acuerdo con cada eje articulador precisado en el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos PINAR: ASPECTO CRÍTICO Administración de archivos Acceso a la información Preservación de la información Aspectos tecnológicos y de seguridad Fortalecimiento y articulación Falta de profesionalización de las secciones de gestión documental a nivel nacional. Falta de implementación de totalidad Ventanillas únicas de correspondencia a nivel nacional a la luz del Acuerdo 060 de Falta de implementación del SGD Orfeo en la totalidad de áreas de la Entidad. Inadecuada aplicación de la Tabla de Retención Documental desde los Archivos de. TOTAL TOTAL

6 Una vez priorizados se ordenaron de mayor a menor según el impacto para establecer la visión estratégica de la Documental, así: ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR Falta de profesionalización de las secciones de gestión documental a nivel nacional. 13 Acceso a la información (transparencia, participación y servicio al ciudadano) / y organización documental 13 Inadecuada aplicación de la Tabla de Retención Documental desde los Archivos de. 13 Aspectos tecnológicos y de seguridad 9 Falta de implementación de totalidad Ventanillas únicas de correspondencia a nivel nacional a la luz del Acuerdo 060 de Preservación de la información (conservación, almacenamiento) 10 Falta de implementación del SGD Orfeo en la totalidad de áreas de la Entidad. 11 Administración de archivos (infraestructura, presupuesto, normatividad y política, procesos y procedimientos, personal) 9 5. VISIÓN ESTRATÉGICA 5.1. Política de Documental La Fiscalía General de la Nación a través de la Nacional de Documental busca el cumplimiento de los lineamientos y directrices conducentes a la aplicación de la normatividad archivística para el correcto desarrollo de la Documental al interior de la Entidad, apoyando y asesorando de manera transversal los demás procesos en cuanto a producción documental, gestión, trámite, organización, transferencia y disposición final, garantizando así la conservación del acervo y la memoria histórica de la entidad Formulación de objetivos estratégicos Con base en el análisis realizado por el equipo de la Nacional de Documental, se establecieron los siguientes objetivos y planes a ejecutarse de acuerdo con cada vigencia. A continuación se detalla cada uno:

7 ASPECTOS CRÍTICOS/ EJES ARTICULADORES OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS Falta de profesionalización de las seccionales de gestión documental a nivel nacional. Propender por la profesionalización de las seccionales de gestión documental con funcionarios con formación en archivística. Proceso de Modernización Institucional - Decreto 016 de Inadecuada aplicación de la Tabla de Retención Documental desde los Archivos de. Formular un plan de seguimiento a la aplicación de las TRD en las dependencias del nivel central y las seccionales. Plan de seguimiento a la aplicación de las TRD. Falta de implementación de totalidad Ventanillas únicas de correspondencia a nivel nacional a la luz del Acuerdo 060 de Implementar la totalidad de ventanillas de correspondencia a nivel nacional. Plan de Acción de la Entidad. Falta de implementación del SGD Orfeo en la totalidad de áreas de la Entidad. Implementación del SGD ORFEO en todas las dependencias del nivel central y las seccionales Plan de Acción de la Entidad Planes, programas y proyectos de la gestión documental De acuerdo con la definición de los planes, programas y proyectos definidos previamente, la Nacional de Documental articuló estos aspectos con los lineamientos definidos en el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos PINAR. A continuación se presenta cada uno para efectuar el respectivo control y seguimiento.

8 Nombre: Plan de seguimiento a la aplicación de las TRD. Objetivo: Diseñar un plan de seguimiento a la aplicación de las TRD en el nivel central y seccional. Alcance: Inicia con la formulación del plan y finaliza con la verificación del seguimiento al mismo. Responsable del Plan: Nacional de Documental - Direcciones Seccionales ACTIVIDAD Formular el plan Diseñar cronograma de seguimiento Socializar plan Visitar las áreas Realizar observaciones, recomendaciones y compromisos al seguimiento Responsable Nacional de Documental Nacional de Documental - Direcciones Seccionales (Coordinadores de Documental) Nacional de Documental Responsables de Documental en el nivel central y seccional Responsables de Documental en el nivel central y seccional Fecha de Inicio Fecha Final 2/01/ /01/2016 Entregable Documento (plan) 2/01/ /02/2016 Cronograma 1/03/ /03/2016 Circular 1/03/ /12/2016 Acta de visita 1/03/ /12/2016 Informe Observaciones El cronograma del nivel central estará a cargo de la SGD, para el caso de las seccionales cada Dirección, de acuerdo con la facilidad de desplazamiento elaborará el cronograma, toda vez que se deben incluir los municipios.

9 INDICADORES INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META Seguimiento plan # dependencias programadas/ # dependencias visitadas Creciente 100% Humano RECURSOS TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES Funcionario designado por competencia o función Responsable de gestión documental y Responsable de archivos de gestión

10 Nombre: Plan Implementación de ventanillas únicas de correspondencia a nivel nacional. Objetivo: Sensibilizar, capacitar e implementar en 5 Seccionales la ventanilla única de correspondencia Alcance: Inicia con la formulación del plan y finaliza con la puesta en marcha de las Ventanillas Únicas de Correspondencia. Responsable del Plan: Nacional de Documental - Direcciones Seccionales ACTIVIDAD Capacitar a los servidores responsables del manejo de Ventanillas Únicas de Correspondencia Adecuación de la infraestructura necesaria para el funcionamiento de las Ventanillas Únicas de Correspondencia Iniciar la operación de las ventanillas Únicas de Correspondencia Generar informe consolidado a la DNAG sobre los resultados obtenidos en la implementación Responsable Nacional de Documental Dirección Nacional de Apoyo a la - Direcciones Seccionales (Subdirectores de Apoyo a la ) Nacional de Documental - Coordinadores de Documental Nacional de Documental - Direcciones Seccionales (Coordinadores de Documental) Fecha de Inicio Fecha Final 2/01/ /12/2018 2/01/ /12/2018 1/03/ /12/2018 Entregable Cronograma Formato de inventario Ventanilla Única de Correspond encia 1/03/ /12/2018 Informe Observaciones

11 INDICADORES INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META Implementación Ventanillas Únicas de Correspondencia # de Seccionales con implementación de Orfeo/ 5 seccionales con Ventanilla Única programadas Creciente 100% RECURSOS TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES Funcionario Humano designado por competencia o función Responsable de gestión documental

12 Nombre: Plan Implementación del SGD ORFEO en todas las dependencias del nivel central y las seccionales Objetivo: Sensibilizar, capacitar e implementar la segunda fase del Sistema ORFEO en Direcciones Nacionales con representación en seccionales Alcance: Inicia con la formulación del plan y finaliza con la verificación del seguimiento al mismo. Responsable del Plan: Nacional de Documental - Direcciones Seccionales ACTIVIDAD Capacitar en el manejo de la herramienta ORFEO a los servidores de cada punto articulado a Nivel Nacional Instalar los equipos periféricos requeridos para el funcionamiento del SGD ORFEO Iniciar la operación de los puntos articulados con el nodo central de la Dirección Generar informe consolidado a la DNAG sobre los resultados obtenidos en la implementación Responsable Nacional de Documental Nacional de Documental - Direcciones Seccionales (Coordinadores de Documental) Nacional de Documental Responsables de Documental en el nivel central y seccional Fecha de Inicio Fecha Final 2/01/ /01/2025 2/01/ /01/2025 1/03/ /01/2025 Entregable Formato de inventario Acta de inicio 1/03/ /01/2025 Informe Observaciones

13 INDICADORES INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META Implementación del SGD ORFEO en todas las dependencias del nivel central y las seccionales # de Grupos de Trabajo Seccionales con implementación de Orfeo/ # Direcciones Nacionales con ORFEO implementado en sus Grupos de Trabajo Nacionales Creciente 100% Humano RECURSOS TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES Funcionario designado por competencia o función Responsable de gestión documental

14 6. MAPA DE RUTA La Nacional de Documental propone el siguiente mapa de ruta para la ejecución de los planes, programas y proyectos asociados al cumplimiento del Plan Institucional de Archivos PINAR en aras de efectuar el seguimiento y control a la ejecución del mismo: Plan o Proyecto Tiempo Corto plazo (1 año) Mediano plazo (2 a 4 años) Largo plazo (4 años en adelante) Proceso de Modernización Institucional - Decreto 016 de Plan de seguimiento a la aplicación de las TRD. Plan de Acción de la Entidad - Implementación Ventanillas únicas de correspondencia Plan de Acción de la Entidad - SGD ORFEO Segunda fase