PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO PNUD- CHILE TÉRMINOS DE REFERENCIA

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1 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO PNUD- CHILE TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORIA: PROGRAMA DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Y TEAM BUILDING PARA LA OFICINA DEL PNUD CHILE RECURSOS HUMANOS 1

2 CONSULTORIA: PROGRAMA DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Y TEAM BUILDING PARA LA OFICINA DEL PNUD CHILE 1. Antecedentes.- El PNUD Chile en los últimos meses ha pasado por un proceso de cambio del modelo de negocios y en consecuencia un rediseño organizacional, ambos necesarios para adaptarse al nuevo rol que Chile demanda de la Organización. Estos cambios, tiene como base los siguientes instrumentos: 1. El Programa de País acordado entre el Gobierno de Chile y el PNUD. 2. El Plan de Acción del Programa de País , firmado por el Gobierno de Chile el 2 de febrero del Informe de Misión del Equipo de Manejo de Cambio del PNUD. 4. Informe de auditoría de la oficina de marzo del El rediseño organizacional partió por reformulación de la descripción de las funciones de todos los puestos de la oficina; redimensionamiento de la estructura y número de puestos; y la apertura de un proceso de postulación en el que participaron tanto internos como externos a la Organización. Entre los efectos del rediseño de la oficina se encuentra la confluencia de la incorporación de profesionales nuevos con profesionales de larga experiencia en la Organización; cambios en la percepción del personal sobre el compromiso y sentido de pertenencia hacia el PNUD, así como la motivación y la cohesión de equipo. Sobre la base de lo anterior, la gerencia del PNUD Chile considera como un aspecto central para consolidar el proceso de cambio, implementar un programa de planificación y de cohesión de equipo a la brevedad, que se concentre en la definición de objetivos comunes y la generación de un sentido uniforme de pertenencia al PNUD y que permita definir las líneas generales de acción de la oficina a partir de las cuales se desprendan los planes de trabajo de área e individuales. La gerencia, tomando en cuenta las recomendaciones de la misión MCT considera que la forma más efectiva para lograr los resultados antes mencionados es encomendar el trabajo de planificación y cohesión de equipo a una consultora externa que trabaje de manera cercana y activa con la gerencia y recursos humanos en la implementación de un plan sostenido de mejora organizacional. Sobre la base de lo anterior, la empresa consultora deberá proveer apoyo profesional al PNUD en el logro de los objetivos planteados a continuación. 2. Objetivo general RECURSOS HUMANOS 2

3 Implementar un proceso de planificación y construcción de equipo de trabajo realista y mesurable a mediano plazo (6 meses) en el PNUD Chile, orientado a cumplir con los objetivos estratégicos de la oficina planteados en el programa de país y basado principalmente en resultados concretos para el periodo en las áreas temáticas y de gestión de la oficina. 3. Objetivos específicos Trabajar las percepciones y expectativas del personal en relación al proceso de cambio Desarrollar de manera participativa, de las líneas estratégicas generales para el PNUD Chile, los planes de trabajo por área de trabajo y el plan estratégico de aprendizaje. Elaborar los planes de trabajo individuales incluyendo resultados de gestión y prioridades de aprendizaje. Apoyar a la Gerencia en la clarificación y definición participativa de los componentes de la nueva estructura de la oficina, así como de las funciones por cargo. Consolidar y cohesionar el equipo de trabajo del PNUD Chile en torno a los objetivos comunes de la oficina. Compartir herramientas prácticas para el manejo de estrés laboral. Identificar áreas de fortalecimiento por unidad e individuales. Desarrollar un plan de mejora continua de las habilidades de comunicación y retroalimentación efectiva orientada al equipo gerencial e implementar un plan de coaching individual posterior. 4. Actividades El programa de planificación y cohesión de equipo a ser presentado deberá incluir dentro de las actividades a realizar, al menos los siguientes puntos: 4.1. Diagnóstico Organizacional Relevar percepciones y expectativas del personal en relación al cambio Analizar la estructura organizacional actual y las funciones Analizar documentación de base (Informe MCT, Programa de País, Informe de Auditoria, TDRs, Encuesta de Personal 2006, entre otros) 4.2. Taller de Planificación estratégica y Team Building: La organización del taller deberá incluir las siguientes áreas de acción: Gestión del cambio: Como primera actividad del taller, trabajar las percepciones y emociones del personal relevadas en la fase de diagnóstico en relación al proceso de rediseño encarado en la oficina. Se deberá realizar una actividad participativa que permita procesar las percepciones y expectativas del personal y cerrar en grupo aspectos emocionales ligados al proceso de cambio. RECURSOS HUMANOS 3

4 Planificación estratégica: Sobre la base de actividades de planificación participativa consensuar la visión del PNUD en el país y el modelo de negocio y definir las líneas estratégicas maestras tanto temáticas como operativas para el periodo Planificación de gestión: Sobre la base del plan estratégico definido y las recomendaciones de la misión MCT y la encuesta de personal 2006, definir el plan de gestión para el periodo Julio 2007-Diciembre 2008 que incluya resultados por área de trabajo y plan de aprendizaje y planes individuales. Construcción de equipo: Desarrollar actividades que permitan la construcción de confianza y cohesión de equipo en torno a los objetivos comunes definidos en la planificación estratégica. Trabajar a su vez en el desarrollo de competencias personales para el trabajo en equipo (planificación, comunicación efectiva y otras) Liderazgo: Trabajar en el desarrollo de actividades específica orientadas al equipo gerencial orientadas al procesamiento de emociones, expectativas y construcción de una visión común de la gerencia. La duración estimada del taller será de 18 horas en tres sesiones (Una sesión de 4 horas y dos de 7 horas). La distribución de la carga horaria sugerida es la siguiente: 4.3. Plan de mejora y seguimiento Gestión del cambio 20% Planificación estratégica 30% Planificación de gestión 20% Construcción de 30% equipo/liderazgo Una vez concluido el taller, la empresa contratada deberá trabajar en coordinación directa con el equipo gerencial y la sección de recursos humanos en la implementación de un plan de seguimiento a los compromisos asumidos en el taller y de consolidación de las habilidades de equipo y liderazgo. El plan de seguimiento deberá ser presentado para un periodo de implementación de 6 meses, luego del taller y deberá incluir: Actividades de seguimiento que permitan consolidar el trabajo en equipo Actividades orientadas al seguimiento de la planificación de oficina (resultados y aprendizaje) Plan de coaching individual orientado al equipo gerencial 5. Metodología. La propuesta deberá asegurar el uso de metodologías participativas y de análisis de contenido de información. Incluyendo al menos: Entrevistas con la gerencia (líneas estratégicas) Entrevistas con el personal Actividades participativas para el desarrollo del plan de trabajo Actividades participativas y vivenciales para la reflexión sobre el trabajo en equipo RECURSOS HUMANOS 4

5 Revisión de documentación (Programa de país, Encuestra de Personal 2006, Informe de misión del MCT, Informe de Auditoria, Descripción de puestos de la oficina, entre otros) 6. Resultados Esperados Informe diagnóstico de situación incluyendo: resultados de análisis de percepciones y expectativas. Resumen de áreas críticas detectadas por sector de la oficina con recomendaciones de acción. Presentación del plan de acción incluyendo (contenidos del taller, actividades de mantenimiento y seguimiento. Cronograma detallado de trabajo. Medición pre y post de la situación de la oficina antes del taller, impacto del taller y luego del proceso en general, durante los siguientes 6 meses. 6. Calendario de pagos El PNUD realizará el pago por los servicios en base a productos entregados a satisfacción y conforme al siguiente cronograma: Entrega de informe de diagnóstico organización: 40% Entrega de memoria de conclusiones del taller, plan de trabajo (prioridades corporativas, planes individuales) y líneas generales para los planes individuales: 40% Entrega de resultados del plan de seguimiento 20% RECURSOS HUMANOS 5