HOSPITAL LA MISERICORDIA E.S.E. FORMATO OFICIOS INFORME PORMENORIZADO DEL PERIODO DE SEPTIMBRE A DICIEMBRE DE 2016 DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 VERSION:2 CODIGO: ID FO - 01 FECHA ELABORACION: 12/01/2017 PÁGINA 1 de 1 INFORME PORMENORIZADO DEL PERIODO DE SEPTIMBRE A DICIEMBRE DE 2016 DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Dando cumplimiento a lo estipulado en el Art. 9 Reportes del Responsable de Control Interno de la Ley 1474 de 2011, como asesor de Control Interno del HOSPITAL LA MISERICORDIA DE SAN ANTONIO TOLIMA, me permito presentar el siguiente informe pormenorizado sobre el Estado actual de Control Interno de la Entidad y el que se publicara en nuestra página web. 1. Módulo de Control de Planeación y Gestión. 1.1 Componente Talento Humano Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos La Entidad en la administración actual cuenta con la plataforma estratégica, la cual fue aprobada por la Junta Directiva que define la Misión, Visión, Principios, Valores y los objetivos estratégicos institucionales; esta fue elaborada con la participación de todos los empleados de la entidad y se mantiene publicada en la Página Web del Hospital, se socializa a los funcionarios y servidores públicos a través de la ejecución del plan de inducción. La Entidad el comité de Ética del Hospital con Resolución No. 825 de agostos 13 de 2015, el cual está vigente, para fortalecer la cultura Ética Institucional, pero que en la actualidad se encuentra en proceso de actualización. Así mismo está en proceso de construcción el manual de buen gobierno. El Hospital ajustó el Mapa de procesos para el periodo 2016 al 2020, se encuentra publicado en la página web de la Entidad. El manual de funciones, la estructura orgánica funcional con los niveles de autoridad y responsabilidad, se encuentran publicados en la página web de la Entidad. Se conformaron los grupos funcionales, quienes son los responsables de coordinar la ejecución de actividades necesarias para el desarrollo y alcance de los objetivos y metas planteadas de la Institución; dichos responsables son los Gerentes El Hospital ha organizado el equipo MECI Según Resolución No. 825 de septiembre de 2014 por el cual se actualiza el comité de coordinación del sistema de control interno.

2 VERSION:2 CODIGO: ID FO - 01 FECHA ELABORACION: 12/01/2017 PÁGINA 2 de Desarrollo del Talento Humano. La Entidad cuenta con un Plan Operativo Anual del proceso de talento humano, que incluye actividades que involucran al personal en el Plan Institucional de Formación y Capacitación e Inducción para los nuevos funcionarios y servidores públicos. La Entidad adoptó el Plan Institucional de Formación y Capacitación, por el término del 2016, dirigido a funcionarios de carrera administrativa, libre nombramiento y remoción y trabajadores oficiales y contratistas. La Entidad mediante Resolución No. 040 de febrero 01 de 2011, adoptó el Plan Institucional de Bienestar e Incentivos dirigido a los Funcionarios de carrera administrativa, libre nombramiento y remoción y trabajadores oficiales. La Entidad cuenta con un manual de funciones. La Entidad cuenta con un plan de incentivos para los funcionarios de carrera administrativa, por evaluación del desempeño. La Entidad no está aplicando la evaluación del desempeño laboral a todo el personal de carrera administrativa, en cumplimiento de la Ley 909/2004; para lo cual aplica el modelo tipo establecido por la CNSC. 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico Planes, Programas y Proyectos. A partir de los objetivos estratégicos de primera generación de la Entidad y contenidos en la Plataforma estratégica, se planean y ejecutan los Proyectos y los Planes operativos de las dependencias de la Institución; los Macro procesos contemplan el cumplimiento de acciones encaminadas al logro de dichos objetivos, que están siendo monitoreados por parte de los funcionarios responsables de los procesos, quienes a su vez evalúan el cumplimiento de las actividades y acciones suscritas en los Planes operativos, Planes de mejoramiento, Auditorías internas y externas; que son socializados en los Comités y Junta Directiva. La ejecución de recursos según el presupuesto de la Institución, es monitoreada de forma mensual con la ejecución activa y pasiva del presupuesto; con el fin de aplicar los ajustes o modificaciones necesarias de forma oportuna, para garantizar la continuidad de los servicios y el desarrollo de las actividades del hospital acatando las normas y directrices de los entes rectores.

3 VERSION:2 CODIGO: ID FO - 01 FECHA ELABORACION: 12/01/2017 PÁGINA 3 de 1 La Entidad revisa, da respuesta a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias aplicando los correctivos necesarios para satisfacer las necesidades de los usuarios y reporta la información a dentro de los términos establecidos por la Ley Modelo de Operación Por Procesos. El mapa de procesos de la Entidad está articulados, de tal manera que la información circula a través de todas las dependencias y los procedimientos se encuentran debidamente documentados. El Hospital cuenta con Manual de Funciones para el personal de planta, el cual fue adoptado mediante acuerdo de la Junta Directiva La Entidad actualizó y dispuso en su página web, los elementos de los procesos con el fin de facilitar la consulta por sus usuarios. La Entidad no cuenta con Manual de procesos y procedimientos adoptado mediante acto administrativo. El mapa de procesos se encuentra alineado con la operación de la Entidad (prestación de servicios de salud), están orientados a los programas y es conocido por los servidores a través de la página web y en la inducción y re inducción Estructura Organizacional. La Entidad cuenta con una estructura organizacional que identifica los niveles de autoridad y el organigrama que los interrelaciona. En la estructura orgánica de la ESE., existe línea de comunicación directa, se cuenta con documento formalizado para expedir comunicaciones entre los procesos. La estructura organizacional y los procesos son relacionados a través del mapa de procesos de la Entidad Indicadores de Gestión. La Entidad hace análisis de los resultados de los indicadores que tiene establecidos en el Plan Operativo Anual Institucional a través de la agenda estratégica. La Entidad con el análisis que hace sobre el Plan Operativo Anual Institucional producto de los resultados de los indicadores, implementa acciones decisorias de gestión.

4 VERSION:2 CODIGO: ID FO - 01 FECHA ELABORACION: 12/01/2017 PÁGINA 4 de Políticas de Operación. La Institución cuenta con el reglamento interno de trabajo. Existe un plan de gestión de la gerencia adoptado por el Acuerdo de Junta Directiva, el cual contiene los compromisos de gestión para el periodo 2016 a La administración para el desarrollo de la operación institucional se acoge a las normas de derecho privado para las contrataciones de bienes y servicios incluidas las órdenes de prestación de servicios. La Entidad cuenta con manual de contratación. La Entidad se ajusta a la normatividad presupuestal establecida y a las directrices presupuestales y administrativas impartidas por la Contaduría General de la Nación. La Entidad cuenta con el Manual de buen gobierno y Código de ética, política de seguridad del paciente, de infecciones, referencia y contra referencia; están publicados en su página web. 1.3 Componente Administración del Riesgo Políticas de Administración del Riesgo. La Entidad no ha establecido la política de riesgos como lo establece el Departamento Administrativo de la Función Pública Identificación del Riesgo. No se ha establecido y se han identificado los riesgos Institucionales. 2. Módulo de Evaluación y Seguimiento. 2.1 Componente Autoevaluación Institucional Autoevaluación del Control y Gestión. Existen puntos de verificación establecidos en el desarrollo de las actividades de los procesos, que al interior de la Institución son evaluados periódicamente mediante indicadores incluidos que son presentados en los diferentes espacios para la socialización de la información.

5 VERSION:2 CODIGO: ID FO - 01 FECHA ELABORACION: 12/01/2017 PÁGINA 5 de 1 En los Comités, se presenta de forma periódica el resultado del avance de la gestión y se toman las medidas cuando los resultados no son los esperados. La Institución adopto el plan operativo anual por cada uno de los procesos, que integran los objetivos y las metas institucionales de la plataforma estratégica, en donde se plantean las actividades a desarrollar en cada uno de ellos. 2.2 Componente Auditoría Interna Auditoría Interna. Las auditorías internas realizadas, generan recomendaciones que son direccionadas a la administración de la Institución para ser tenidas en cuenta en la elaboración de los planes de mejoramiento suscritos con los líderes de los procesos. La Entidad No cuenta con formato establecido y normalizado para los planes de Mejoramiento, Actualmente solo se tienen planes de mejoramiento resultado de las auditorías realizadas por los entes de control externo y por autoevaluaciones de Acreditación. 3. Eje Transversal: Información y Comunicación. Información Primaria En los comités realizados con las formas de participación ciudadana y las respuestas dadas a las quejas y reclamos, se presentan informes de cumplimiento de este componente, espacio en el cual se proyectan acciones para el mejoramiento en la prestación de los servicios de salud de la Institución. El proceso de quejas y reclamos implementado, capta la voz del cliente externo y retroalimenta las operaciones, mediante acciones de mejora. El Hospital cuenta con mecanismos de captación de la percepción de los servicios del cliente interno y externo como son: Buzón de sugerencias, quejas y reclamos, comunicación directa y link de peticiones, quejas y reclamos en su página web. Información Secundaria La Institución tiene plenamente identificadas las fuentes internas de la información. La Entidad cuenta con proceso de flujo de documentos a través de los diferentes Procesos de la Institución y hacia fuera de ella. La Entidad conoce a sus usuarios y sus principales requerimientos. La información

6 VERSION:2 CODIGO: ID FO - 01 FECHA ELABORACION: 12/01/2017 PÁGINA 6 de 1 aportada por los responsables de la ejecución de los procesos financieros, es el elemento base para la toma de decisiones por parte de la administración. La Entidad cuenta con portafolio de servicios publicado en página web y que contiene la guía para la realización de trámites de los usuarios de los servicios de salud al interior de la Institución. La Entidad cuenta con puntos de atención al usuario en las unidades funcionales, destinadas a resolver inquietudes y dar información que se requiera. Sistemas de Información La Entidad cuenta con un manual de Gestión documental y correspondencia que identifican claramente los documentos. MIGUEL ANGEL MONCALEANO SANCHEZ ASESOR DE CONTROL INTERNO E.S.E LA MISERICORDIA SAN ANTONIO TOLIMA