MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN FINANCIERA MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES INDICE. Ítem Referencia No. De Página

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1 PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CAJA CHICA Procedimiento MARN-DF-001 Versión 1 del No. INDICE Ítem Referencia No. De Página I II.1.. III Presentación: Objetivo Alcance Responsabilidad Fundamento Legal Formularios Relacionados Definiciones Procedimientos: Descripción de Procedimiento Diagrama de Flujo de Procedimiento Formulario MARN-DF-UT-001 Solicitud y Liquidación de Caja Chica Forma MARN-DF-UT-00 Forma MARN-DF-UT-00 Arqueo de Valores Anexos: -Listado de chequeo de documentación a presentar en liquidaciones de caja chica Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma: Lic. José Adolfo Ramás Asistente Administrativo DGAF Revisado Por: Cargo: Fecha: Firma: Eber Mejía Linares Coordinador de Tesorería Blanca de Guay Coordinadora de Contabilidad Lic. Milvia Castro Coordinadora de Presupuesto Licda. Norma Pelaez Asesora Administrativa Financiera DGAF Lic. Mario Bran Mainieri Director Financiero Vo.Bo. por: Cargo: Fecha: Firma: Msc. Lic. Edgar Contreras Director General de Administración y Finanzas

2 PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CAJA CHICA Procedimiento MARN-DF-001 Versión 1 del No. 1.1 OBJETIVO: Normar, integrar y sistematizar el procedimiento para el manejo y administración de cajas chicas autorizadas anualmente dentro del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales, contribuyendo a que las diferentes unidades cuenten con recursos financieros oportunos para su gestión. 1. ALCANCE: Este procedimiento aplica a las cajas chicas de las veintidós () Departamentales del MARN, seis (6) Regionales, la Autoridad para el Manejo y Desarrollo Sostenible de la Cuenca del Lago Petén Itzá AMPI-; Autoridad para el Manejo Sustentable de la Cuenca del Lago de Izabal y del Río Dulce AMASURLI-; Despacho Superior; Dirección Administrativa y Servicios Generales, Programa de Desarrollo del Petén Conservación de la Reserva de la Biosfera Maya y la Dirección Financiera. 1. RESPONSABILIDAD: 1..1 Es responsabilidad del Director Financiero gestionar anualmente ante el Ministerio de Finanzas Públicas la autorización de constitución del Fondo Rotativo Institucional del MARN, efectuar los avisos correspondientes en caso de variación del monto autorizado del Fondo. 1.. La Dirección General de Administración y Finanzas emitirá la normativa para el manejo, liquidación y reposición de cajas chicas autorizadas dentro del MARN, la que será aprobada mediante Acuerdo Ministerial. 1.. Es responsabilidad de los (as) empleados (as) nombrados como Responsables de las Cajas Chicas, manejarlas de acuerdo a la normativa y a los procedimientos establecidos Es responsabilidad de la Unidad de Presupuesto verificar la disponibilidad y asignar la partida presupuestaria a los gastos realizados con fondos de caja chica Es responsabilidad de la Unidad de Tesorería llevar el control de las cajas chicas autorizadas, el registro de los responsables de las mismas; coordinar la recepción, revisión y verificación de los comprobantes de las liquidaciones de caja chica y gestionar en forma oportuna, las reposiciones solicitadas Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad coordinar y verificar el ingreso al Módulo de Fondos Rotativos del SICOIN WEB, velando porque toda la documentación cumpla con las normas aplicables Es responsabilidad de la Unidad de Auditoría Interna auditar la correcta administración de las cajas chicas constituidas anualmente; asimismo, velar por el cumplimiento de los procesos y procedimientos. 1.4 FUNDAMENTO LEGAL: Acuerdo Gubernativo No , Reglamento Orgánico Interno del MARN Resolución No emitida por la Dirección Superior, Despacho Ministerial del MARN, aprobando la constitución del Fondo Rotativo Interno Acuerdo Ministerial No de fecha 18 de enero de,010, emitido por la Dirección Superior, Despacho Ministerial del MARN, Normas de Observancia General para el Manejo, Reposición y Liquidación de Cajas Chicas autorizadas para el Ejercicio Fiscal, Normas de Control Interno Gubernamentales aprobadas por la Contraloría General de Cuentas mediante Acuerdo No emitido en julio 00.

3 1.5 NORMA: El monto máximo a pagar con Caja Chica es de Q, para Departamentales, AMPI, AMASURLI y del Despacho Superior; de Q10, en las caja chica de la Dirección Administrativa y Servicios Generales y de Q0, Dirección Financiera; en casos especiales la Dirección General de Administración y Finanzas con la justificación expresa del gasto podrá autorizar montos superiores. Los vales de caja chica, Forma MARN-DF-UT-001, deberán ser liquidados en un plazo no mayor de cinco (5) días después de su emisión. 1.6 FORMULARIOS RELACIONADOS: Código Formulario FR-01 Forma-MARN-DF-UT-001 Forma-MARN-DF-UT-00 Forma-MARN-DF-UT-00 Nombre de la forma, formulario, formato Aplicación Constitución de Fondo Rotativo Institucional Forma Forma Solicitud y Liquidación de Caja Chica Forma Arqueo de Valores 1.7 DEFINICIONES: Constitución de fondo rotativo institucional: Es la aplicación por medio de la cual se gestiona la autorización ante el Ministerio de Finanzas para constituir un fondo rotativo institucional Forma : Es el formato que se utiliza para dejar constancia de la entrega de efectivo de caja chica a personal del Ministerio, para que efectúe un gasto debidamente autorizado y posteriormente efectúe su liquidación Forma Solicitud y Liquidación de Caja Chica: Forma que utilizan los responsables de las cajas chicas aprobadas dentro del MARN para presentar la liquidación de gastos y solicitar el reembolso o reposición del fondo asignado ante la Dirección Financiera del MARN Forma para Arqueo de Valores: Es el formato oficial que debe ser utilizado por los responsables de las cajas chicas para revisar periódicamente el estado de valores en las cajas chicas a su cargo, con el objeto de mantener el nivel adecuado de liquidez y atender cualquier proceso de revisión por parte de Auditoría Interna o de fiscalización por parte de la Contraloría General de Cuentas.

4 PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CAJAS CHICAS Procedimiento No. MARN-DF-001 Versión 1 del Hoja 1 de PROCESO RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1. Acreditación en cuentas CAJA CHICA MARN. Notificación de situación de fondos en cuentas CAJA CHICA MARN. Retiro de cuenta de depósitos monetarios para caja chica 1.1 Unidad de Tesorería.1 Unidad de Tesorería.1 Unidades Administrativas y El Coordinador (a) de Tesorería al verificar que fueron situados los fondos en la Cuenta Fondo Rotativo Institucional MARN del Banrural, gestiona Notas de débito y de crédito en Cajas Chicas MARN por el monto autorizado 1 y remite copia de la misma, firmada y sellada por Banrural al Asistente de Tesorería. El Asistente de Tesorería recibe copia de Solicitud sellada por Banrural y procede a notificar vía electrónica, a los responsables de las cajas chicas que ya han sido situados los fondos en las cuentas respectivas. El Responsable de la caja chica retira efectivo de la cuenta de depósitos monetarios respectiva, para tener disponibilidad en caja chica. 4. Solicitud de efectivo de caja chica para realizar gastos autorizados 5. Autorización de 4.1 Unidad Administrativa y 5.1 Unidad Administrativa y El Responsable de la caja chica entrega Form-MARN-DF- UT-001 a empleado del MARN que solicita efectivo para la compra de bienes o servicios y solicita su firma y que gestione la autorización de Director General, Director, Coordinador o Delegado. El Director General, Director, Coordinador o Delegado firma y sella de autorizado en el. 6. Entrega de efectivo de caja chica para realizar gastos autorizados 7. Liquidación de Vale de Caja Chica 6.1 Unidades administrativas y El Responsable de la caja chica recibe el Form-MARN-DF- UT-001, verifica que cuente con las firmas y sellos respectivos y entrega el efectivo al empleado solicitante. Observación: El tiempo máximo para liquidar un es de tres (5) días después de su emisión. 7.1 Unidad Solicitante El empleado (a) solicitante, luego de efectuar el gasto, entrega la (s) factura(s) y documentación de soporte al Responsable de Caja Chica. El Responsable de Caja Chica verifica que la documentación recibida cumpla con los requisitos correspondientes; si está completa y correcta la recibe y anula el. 8. Arqueo de Caja Chica 8.1 Unidades Administrativas y El Responsable de Caja Chica realiza arqueo periódico para determinar su nivel de efectivo, registrándolo en forma electrónica. El arqueo realizado al final de cada mes lo registra en la forma Form-MARN-DF-UT-00 Arqueo de Valores. Al tener un 0% de efectivo del monto autorizado en caja chica, o por lo menos, una vez al mes debe realizar la liquidación correspondiente. 1 Según Acuerdo Ministerial No , de fecha 18 de enero de,010, Normas de Observancia General para el Manejo, Reposición y Liquidación de Cajas Chicas autorizadas para el Ejercicio Fiscal,010. 4

5 PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CAJAS CHICAS Procedimiento No. MARN-DF-001 Versión 1 del PROCESO RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 9. Liquidación de Caja Chica Fin del procedimiento 9.1 Unidades Administrativas 9. Departamentales y Regionales, Autoridades de Cuenca Hoja de El responsable de Caja Chica ordena, pone sello de liquidación y clasifica las facturas contables con la documentación de soporte, verifica que todas las facturas estén debidamente razonadas y lleven la firma del funcionario que autorizó el gasto; elabora la forma Form- MARN-DF-UT-00 Solicitud y Liquidación de Caja Chica, lo firma y sella, gestiona firma y sello de la persona que revisa la liquidación y lo remite con oficio dirigido a la Unidad de Tesorería de la Dirección Financiera, solicitando su reposición. La persona que elabora la liquidación de caja chica ordena, pone sello de liquidación y clasifica las facturas contables con la documentación de soporte, verifica que se encuentren debidamente razonadas y firmadas por el Delegado (a); elabora la forma Form-MARN-DF-UT-00 Solicitud y Liquidación de Caja Chica, la firma y sella y la entrega al Delegado (a), quien verifica dicha forma con su documentación de soporte y la firma y sella de revisado. La traslada a la Unidad de Tesorería de la Dirección Financiera, para el trámite de reposición correspondiente. 5

6 -MARN- Procedimiento Manejo de Cajas Chicas versión DE TESORERÍA DELEGACIONES SOLICITANTE Inicio 1 Coordinador al verificar que fueron situados fondos en la Cuenta Fondo Rotativo Institucional MARN de Banrural, gestiona Notas de Débito y de Crédito en Cajas Chicas MARN por el monto autorizado y remite copia de la misma (firmada y sellada por Banrural) al Asistente de Tesorería Asistente de Tesorería recibe copia de Solicitud sellada por Banrural y procede a notificar vía electrónica, a los responsables de las cajas chicas que ya han sido situados los fondos en las cuentas respectivas Responsable de caja chica retira efectivo de la cuenta de depósitos monetarios respectiva, para tener disponibilidad en caja chica 4 Responsable de caja chica entrega Form- MARN-DF-UT-001 a empleado del MARN que solicita efectivo para la compra de bienes o servicios y que gestione la autorización del Director General, Director o Coordinador o Delegado 7 Responsable de Caja Chica recibe vale, verifica que cuente con firmas y sellos respectivos y entrega efectivo solicitado 6 Delegado Firma y sella Vale de Caja Chica A A 5 Director General, Director, Coordinador Firma y sella Vale de Caja Chica 8 Empleado (a) solicitante efectúa el gasto y entrega factura (s) con documentación de soporte 6

7 -MARN- Procedimiento Manejo de Cajas Chicas versión DE TESORERÍA DELEGACIONES 1 9 Responsable de Caja chica verifica que la documentación recibida cumpla con los requisitos correspondientes y anula el Vale 10 Responsable de Caja chica realiza arqueo periódico y lo registra en forma electrónica. Realiza arqueo de caja al final de cada mes y lo registra en la Forma Arqueo de Valores Form-MARN-DF-UT Responsable de Caja Chica al tener un 0% de efectivo, del monto autorizado, en la caja chica; o por lo menos una vez al mes, realiza la liquidación de caja chica. 1 Responsable de la Caja Chica ordena, pone sello de liquidación y clasifica las facturas contables y la documentación de soporte; verifica que lleven la firma del Director General ó Director de la Unidad que autorizó el gasto y elabora la forma Solicitud y Liquidación de Caja Chica, la firma y sella y la remite con un oficio a la Unidad de Tesorería de la Dirección Financiera solicitando su reposición 1 Persona que elabora la liquidación de Chica ordena, pone sello de liquidación y clasifica las facturas contables y la documentación de soporte, verifica que se encuentren razonadas y firmadas por el Delegado (a); elabora la forma Solicitud y Liquidación de Caja Chica, la firma y sella y la entrega al Delegado (a), quien verifica dicha forma con su documentación de soporte y la firma y sella de revisado. La traslada a la Unidad de Tesorería de la Dirección Financiera para el trámite de reposición correspondiente. Form-MARN-DF-UT- 00 B Form-MARN-DF-UT- 00 B Fin 7