CUADRO DE MANDO INTEGRAL (Balanced ScoreCard)

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1 PÁGINA: 1 DE 15 CUADRO DE MANDO INTEGRAL (Balanced ScoreCard)

2 PÁGINA: 2 DE 15 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVOS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS PERSPECTIVAS O ENFOQUES PERSPECTIVA FINANCIERA PERSPECTIVA DEL CLIENTE PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE - CRECIMIENTO FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO MAPA ESTRATÉGICO CUADRO DE MANDO INTEGRAL... 11

3 PÁGINA: 3 DE INTRODUCCIÓN El presente documento muestra el Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral adoptado en la Corporación Concejo Municipal de Armenia, como instrumento para establecer y enlazar el conjunto de objetivos e indicadores derivados de su visión y estrategia definidos en la Plataforma Estratégica, en su compromiso por la de Calidad. El Cuadro de Mando Integral es una forma integrada, balanceada y estratégica de medir el progreso actual y suministrar la dirección futura de la compañía, que le permitirá convertir la visión en acción, por medio de un conjunto coherente de objetivos, indicadores e iniciativas agrupados en perspectivas. Esta herramienta de gestión ayuda a la toma de decisiones directivas al proporcionar información periódica sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos previamente establecidos mediante indicadores. De esta manera el BSC permite convertir la estrategia de la organización en objetivos concretos y evaluarlos por medio de la interrelación entre los diferentes indicadores. Además, es una manera de realizar una planificación estratégica que contempla cuatro perspectivas: la financiera, la del cliente, la del proceso interno y la de aprendizaje y crecimiento. Su aplicación permite comprobar que los objetivos e indicadores de la organización están alineados con la visión y la estrategia.

4 Cuadro de Mando Integral Plan Estratégico CORPORACIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA PÁGINA: 4 DE 15 Análisis Interno Análisis Externo Declaración Misión, Visión y Valores Definición de la Estrategia y Objetivos estratégicos Creación del Mapa Estratégico Definición de los Indicadores Creación del CMI

5 PÁGINA: 5 DE OBJETIVOS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL 2.1 OBJETIVO GENERAL Implementar una herramienta que permita realizar un seguimiento continuo del alcance de los objetivos y resultados definidos en el plan estratégico de la corporación, a través de la medición de las actividades en términos de la visión y estrategia. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir la visión y la estrategia de la Corporación en acciones concretas medibles. Comunicar y vincular los objetivos e indicadores estratégicos. Establecer objetivos y alinear las iniciativas estratégicas. Medir de un modo sistemático la realización, proponiendo acciones correctivas oportunas.

6 PÁGINA: 6 DE PERSPECTIVAS O ENFOQUES 3.1 PERSPECTIVA FINANCIERA Hace referencia a la evaluación y monitoreo de la Dirección respecto al cumplimiento de los objetivos económicos de la entidad, teniendo en cuenta que en el caso de una entidad pública estos objetivos están orientados a obtener rendimientos económicos de orden social a partir de un uso adecuado de los recursos que le son entregados a la corporación mediante transferencias que le hace el Municipio de Armenia para su administración, los cuales se concretan en servicios que la ciudadanía espera le sean prestados por parte de quien los administra. La perspectiva financiera mostrada permite definir, analizar y profundizar en los objetivos financieros planteados por la dirección, así como desglosar las posibles estrategias y planes de acción necesarios para conseguir nuestra visión. 3.2 PERSPECTIVA DEL CLIENTE Desde la perspectiva del cliente el equipo directivo puede monitorear el cumplimiento de los objetivos y las metas relacionados con la calidad de los servicios que produce o genera la entidad, así como el nivel de satisfacción que tienen los clientes o beneficiarios de dichos servicios, factor fundamental para conocer la tendencia de aceptación o rechazo que tiene la empresa o entidad en la comunidad. 3.3 PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS Permite monitorear el cumplimiento de los objetivos relacionados con el mejoramiento continuo de los procesos al interior de la entidad; en especial, medir permanentemente si los mismos se están ejecutando bajo los principios de efectividad, eficacia y eficiencia, es decir, si los procesos están desarrollándose de una forma orientada a la satisfacción real de las necesidades de los clientes o usuarios de los servicios, y si éstos están, así mismo, orientados a lograr una mayor economía y a incrementar la rentabilidad económica o social de la entidad.

7 PÁGINA: 7 DE PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE - CRECIMIENTO Desde esta perspectiva se monitorea y mide que los objetivos relacionados con la formación, la capacitación, el entrenamiento y el desarrollo del talento humano de la entidad o empresa, estén orientados a que las personas que ejecutan los procesos internos de la entidad desarrollen sus actividades dentro de los parámetros de la calidad y la eficiencia, con ambientes laborales y condiciones físicas sanas, y que la cultura organizacional esté, a su vez, orientada a alcanzar un mayor y mejor nivel de calidad de vida de los para que esto se refleje en mayores índices de eficiencia del personal.

8 PÁGINA: 8 DE FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Los Factores Críticos de éxito de la Corporación Concejo Municipal de Armenia, hacen referencia a todos aquellos aspectos que necesariamente se tienen que mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión. Son el conjunto mínimo de áreas determinantes en las cuales, si se obtienen resultados satisfactorios, se asegura un desempeño exitoso para la organización. Para identificar los Factores Críticos de Éxito de la entidad, se evalúan los objetivos y estrategias de la corporación para determinar las variables que inciden directamente en el logro de los planes trazados y permiten dar cumplimiento a la misión y visión institucional. OBJETIVO Mejorar la imagen institucional del concejo a través del cumplimiento y satisfacción de los requerimientos y expectativas de los usuarios. Alcanzar la misión institucional cumpliendo con sus funciones constitucionales y legales. Promover el desarrollo económico y social de la comunidad mediante el cumplimiento de sus funciones misionales. Minimizar el impacto ambiental derivado de las funciones realizadas en la corporación mediante la realización de campañas de mejoramiento ambiental. Fortalecer las competencias de los para mejorar la prestación de los servicios Incrementar el índice de satisfacción de los usuarios de la corporación a través del Mejoramiento de los servicios, promoviendo la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa de FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO Mejoramiento Imagen Corporativa Satisfacción de clientes o usuarios Transparente y Control Político Desarrollo económico y social Medio ambiental Fortalecimiento Talento Humano Mejoramiento Continuo de Salud Ocupacional

9 PÁGINA: 9 DE 15 la corporación con criterios de calidad, velando por el bienestar de sus y el desarrollo sostenible. Una vez identificados los Factores Críticos de éxito de la Corporación, se procede a diseñar el Mapa Estratégico de la entidad, en el cual se clasifican cada uno de estos factores en las 4 Perspectivas evaluadas por el Cuadro de Mando Integral y así mismo, se muestra la interrelación existente entre cada uno de los factores críticos de éxito hasta dar cumplimiento a la misión y visión institucional.

10 PÁGINA: 10 DE MAPA ESTRATÉGICO MISIÓN VISIÓN Representación y liderazgo íntegro de la Comunidad Desarrollo equitativo y sostenible de la ciudad de Armenia PERSPECTIVA Mejoramiento de la Imagen Corporativa CLIENTES Satisfacción de clientes o usuarios Transparente Impactos en la Sociedad PERSPECTIVA FINANCIERA Administración de los recursos públicos Financiera de la Calidad PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS Administrativa y control Político Documental Mejoramiento Continuo PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO Fortalecimiento Talento Humano Medio ambiental de Salud Ocupacional

11 PÁGINA: 11 DE CUADRO DE MANDO INTEGRAL PERSPECTIVA APRENDIZAJE - CRECIMIENTO OBJETIVO Mejorar los servicios de manera que promuevan la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa de la corporación con criterios de calidad, velando por el bienestar de sus y el desarrollo sostenible. FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO Medio ambiental de Salud Ocupacional ACCIONES INDICADOR FÓRMULA Elaborar el Plan de Ambiental de la Corporación. Desarrollar el Plan de Salud Ocupacional con indicadores definidos e implementarlos Plan de Ambiental elaborado accidentalidad en toda la planta administrativa # de Planes de Ambiental elaborados # De accidentes reportados a la A.R.P / # Total de de la corporación x RANGO DE EVALUACIÓN 0 1 > 6% 4% - 6% < 0% PERIODICI DAD MEDIDOR Requisitos plan de Ambiental Reportes de accidentalidad en A.R.P Fortalecer el desempeño del Talento Humano a través de capacitaciones que permita el mejoramiento continuo de la corporación. Fortalecimien to Talento Humano Certificar en competencias laborales generales a los de la corporación. Realizar seguimiento periódico a la contratación necesaria de apoyo a la gestión. Implementar un programa de inducción para trabajadores nuevos y un programa de reinducción para y/o contratistas antiguos. Regular los días compensatorios y el Mejoramiento de las competencias capacitados Nivel de mejoramiento de las competencias del personal adscrito a la corporación # de capacitados / < 50% 50% 70% > 70% < 66% 66% - 90% Evaluaciones de Desempeño Listas de asistencia a las

12 PÁGINA: 12 DE 15 tiempo de vacaciones de los de la corporación. Diseñar e implementar un programa de capacitación para la Plenaria y de la corporación. Evaluación de competencias de los certificados en competencias laborales contratos revisados y aprobados reconocimiento de vacaciones y días compensatorios por parte de la Corporación # Total de de la corporación x # de con evaluaciones aprobadas / # total de evaluados x # de certificados / # de de la corporación x # de contratos revisados, aprobados y en COVI / # de contratos realizados x # de con días compensatorios y vacaciones al día / # de de la corporación x > 90% < 80% 80% - 90% > 90% < 65% 65% - 75% > 75% < 90% 90% 99% < 90% 90% - 99% Permanent e capacitaciones realizadas Informes de Evaluación de desempeño Certificados entregados a los por parte de entidades respectivas. Contratos Registrados plataforma COVI Oficios de solicitud y aceptación de peticiones de los

13 PÁGINA: 13 DE 15 Mejoramiento Continuo Elaborar plan de mejoramiento institucional y de mejoramiento por procesos. Nivel de mejoramiento de los procesos planes de mejoramiento realizados e implementados # de procesos que demuestran mejoramiento / # Total de procesos * # de planes de mejoramiento publicados e implementados / # de informes de auditoría que lo exijan x < 50% 50% 70% > 70% < 80% 80% - 99% Plan de mejoramiento institucional y por procesos Informes de auditoría. Planes de mejoramiento PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS OBJETIVO Asegurar el cumplimiento misional institucional en el marco de las obligaciones constitucionale s y de ley orientadas hacia el logro de la visión FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO y Control Político ACCIONES INDICADOR FÓRMULA Generar en tiempo real los formatos diseñados por el COVI para la publicación de contratos, proyectos y metas de la corporación. Realizar seguimiento a los proyectos de acuerdo radicados durante la respectiva vigencia. Realizar seguimiento a la ejecución de los acuerdos aprobados durante la vigencia. Invitar o citar a públicos de la administración municipal, a los entes de control y a otras entidades para que rindan cuentas, presenten informes de gestión o para que dicten capacitaciones al que hacer público. Realizar los debates de control político para Porcentaje cumplimiento de control político a proyectos de acuerdo contratos revisados y aprobados proyectos # de proyectos debatidos / # de proyectos presentados x # de contratos publicados en COVI / # de contratos firmados x # de proyectos tramitados / # de RANGO DE EVALUACIÓN < 90% < 90% 90% 99% PERIODI CIDAD Mensual Permane nte < 85% Permane 85% - 99% nte MEDIDOR Cronograma de sesiones y plenarias Contratos Registrados plataforma COVI Proyectos radicados

14 PÁGINA: 14 DE 15 institucional. situaciones específicas identificadas. Grabar la información de los debates de las sesiones en medio electrónico y aplicativo tecnológico. Revisar y asegurar la información dirigida en actas. Aprobar y publicar las actas por parte de los concejales de la comisión en la sesión inmediatamente siguiente. Archivar las actas de cada sesión en medio físico y electrónico. Efectuar el debate frente a los proyectos de acuerdo presentados, cumpliendo con la constitución nacional, las disposiciones legales y aprobarlos o negarlos según la normativa. Tramitar las proposiciones y proyectos de acuerdo conforme al reglamento interno. tramitados Porcentaje jornadas de rendición de cuentas realizadas actas de sesiones satisfactorias proyectos radicados x # de jornadas de rendición de cuentas y capacitaciones realizadas / # de jornadas programadas x # de actas aprobadas y publicadas en sesión siguiente / # de actas generadas x < 70% 70% - 85% > 85% < 95% 95% - 99% Permane nte Actas e Informes Rendición de cuentas Actas generadas en las sesiones de Control Político PERSPECTIVA CLIENTES OBJETIVO Fortalecer el posicionamiento y el reconocimiento del Concejo, cumpliendo y satisfaciendo los requerimientos y expectativas de los FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO Mejoramiento Imagen Corporativa ACCIONES INDICADOR FÓRMULA Divulgar la gestión de actividades, eventos y proyectos propios de la corporación mediante boletines de prensa e informativos en los diferentes medios masivos de comunicación. Aumento en el nivel de Reputación de la Corporación eventos divulgados % de Incremento en el nivel de satisfacción de los usuarios # de eventos divulgados / # de eventos proyectados x RANGO DE EVALUACIÓN < 5% 5% - 9% > 9% < 70% 70% - 85% > 85% PERIODICI DAD MEDIDOR Encuestas de percepción del usuario Informes sobre eventos realizados, página web.

15 PÁGINA: 15 DE 15 entes públicos, privados y de la sociedad civil. Aumento en el nivel de satisfacción de los usuarios % de Incremento en el nivel de satisfacción de los usuarios < 5% 5% - 9% > 9% Encuestas de satisfacción Satisfacción de clientes o usuarios Transparente Realizar encuestas sobre satisfacción de la comunidad frente a la gestión del Concejo, tabulación de las mismas, socialización de resultados y toma de decisiones. Fomentar acciones que mejoren la relación y participación ciudadana: cabildos abiertos y jornadas de rendición pública de cuentas del Concejo. Identificar el nivel de participación de la comunidad en las sesiones plenarias y demás eventos del Concejo. Realizar un programa de Comunicaciones Corporativas para el desarrollo organizacional, destinando a cada concejal una semana para que presente su gestión en la corporación. Programación institucional abierta dirigida a: asociaciones cívicas, profesionales, sindicales y comunitarias. encuestas de satisfacción de clientes aplicadas foros proyectados cumplidos clientes o usuarios satisfechos Aumento en el nivel de Reputación de la Corporación Promedio de asistencia de la comunidad a plenarias y demás eventos del Concejo Concejales que rindieron informe sobre su gestión # de encuestas aplicadas / # de encuestas proyectadas x # de foros realizados / # de foros proyectados x # de clientes o usuarios satisfechos / # de clientes encuestados x % de Incremento en el nivel de satisfacción de los usuarios # de personas asistentes a plenarias y demás eventos del conejo / # de plenarias y/o eventos realizados # de presentaciones realizadas / # de concejales x < 80% 80% - 99% < 80% 80% - 99% < 70% 70% - 90% > 90% < 5% 5% - 9% > 9% < > 20 < 85% 85% - 99% Trimestral Tabulación encuestas Actas producidas en el foro, listas de asistencia. Tabulación de encuestas realizadas Encuestas de percepción del usuario Listas de asistencia a plenarias y demás eventos Informe de gestión