PREPARADO POR: FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE VALIDACIÓN:

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1 3. MONITORÍA Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN SS-UPEG-3 PREPARADO POR: EQUIPO CONSULTOR FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE VALIDACIÓN: VERSIÓN Nº: 1 Secretaría de Salud de Honduras

2 PÁGINA 2 DE 7 1. Introducción Para garantizar la efectividad de las acciones ejecutadas por la Secretaría de Salud, se requiere la constante monitoría y evaluación de las mismas y de los resultados que estas generan. Al comparar los resultados obtenidos contra los objetivos y metas previstos en sus planes y programas, podrá determinar brechas estratégicas y acciones correctivas que le permitan, de manera oportuna, mejorar el impacto de su gestión sobre las condiciones de salud y la calidad de vida de la población. La Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión debe ejecutar las funciones de monitoría y evaluación integral de la gestión estratégica y operativa de la Secretaría de Salud. 2. Objetivo Monitorear constantemente el comportamiento de los indicadores de gestión e impacto de la Secretaría de la Salud y evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas planteados. 3. Responsables La Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión, específicamente el Área de Planificación, Monitoría y Evaluación, con el apoyo y la participación de las diferentes áreas de unidad y entidades organizacionales de la Secretaría de Salud. 4. Alcance La Secretaría de Salud de Honduras, directamente en el nivel central y como apoyo indirecto en las Regiones Sanitarias Departamentales. 5. Definiciones 1 Planeamiento: Es la acción de hacer planes o proyectos. Determinación concreta de los objetivos, estrategias y acciones; de la metas medibles en el tiempo; de los cursos de acción; y de la distribución de los recursos disponibles; para lograr los propósitos de la organización. Ejecución: Acción o efecto de ejecutar o realizar algo. Llevar a la práctica. Evaluación: Se refiere a la acción de evaluar, tasar, valorar o atribuir cierto valor a una cosa. En materia de desarrollo organizacional se puede definir como el análisis periódico de los efectos, resultados y comportamiento de una variable o indicador durante un lapso de tiempo predeterminado, de manera que se pueda determinar el logro de las metas y objetivos y se establezcan acciones correctivas de mediano y largo plazo. Monitoría: palabra comúnmente asociada a la acción medir el comportamiento o los resultados de algo mediante el uso de instrumentos o herramientas monitoras. Se utiliza como sinónimo de seguimiento a la ejecución de acciones y al comportamiento de las variables o indicadores para determinar si se comportan dentro de los estándares esperados y eventualmente tomar medidas correctivas de corto plazo. 1 Véase teoría y documentación referente en la Memoria Tecnológica

3 PÁGINA 3 DE 7 Cuadro de Mando Integral: Modelo de gestión estratégica que establece el seguimiento riguroso de la estrategia empresarial mediante el uso de mapas estratégicos, mapas de relaciones de indicadores y tableros de control que asocian los objetivos e indicadores institucionales con la generación de valor público, privado y político. Este modelo garantiza el balance entre objetivos e indicadores de enfoque interno y externo, de actuación pasada y futura, de corto y largo plazo, de inducción y resultado y de gestión y impacto. Indicador: medición del resultado (efecto), para dar seguimiento al logro del objetivo y determinar si se cumplió o no. Indicador de gestión: calificativo basado en la correlación de factores, que determina el nivel de eficiencia en la toma de decisiones, ejecución de acciones o administración de un evento o sujeto. Los indicadores de gestión miden la eficiencia en el uso de los recursos para lograr la meta. Indicador de impacto: calificativo basado en la correlación de factores que determina el nivel en qué la toma de decisiones, ejecución de acciones o administración de un evento o sujeto, ha logrado los efectos deseados sobre el mismo. Los indicadores de impacto miden la eficacia de las actividades para conducir al logro de la meta. Mapa estratégico: gráfico que muestra las relaciones de causa y efecto entre los objetivos estratégicos mostrando cuales son los principales inductores de la actuación y la vinculación que existe con la generación de valor por parte de la Secretaría de Salud. Mapa de relaciones: gráfico que representa las relaciones de causa y efecto entre los indicadores mostrando el impacto que tienen los comportamientos y resultados de una variable sobre el resto, explicando el efecto multiplicador de algunas de ellas sobre el desempeño y la gestión institucional en el largo plazo. Tablero de control: reporte gráfico y escrito de una o dos páginas que muestra de manera resumida los resultados y comportamientos de los indicadores estratégicos de la institución, simulando un panel de control, que sirve de instrumento visual para el análisis rápido de situación y la toma de decisiones oportuna. 6. Referencias Ley General de la Administración Pública y su Reglamento. Reglamento de Organización, Funcionamiento y Competencias del Poder Ejecutivo. Articulo 38. Memoria Tecnológica (Documento Adjunto) 7. Procedimiento 7.1 Definición y revisión de indicadores y cuadros de mando Con base en las prioridades establecidas por la Secretaría de Salud, se deben determinar las acciones, eventos y resultados que deben ser sujeto de monitoreo y evaluación por parte de la UPEG. Para cada una de ellas, el Área de Planificación, Monitoría y Evaluación debe revisar los indicadores de gestión e impacto definidos en los planes, programas y presupuestos institucionales, de manera que se asegure que cumplen al menos con las siguientes características: Validez: debe medir lo que se supone que debe medir. Objetividad: la medida debe ser la misma, aún si es hecha por diferentes personas, en circunstancias similares.

4 PÁGINA 4 DE 7 Sensibilidad: capaz de identificar los cambios de la situación observada. Especificidad: sólo debe reflejar los cambios en la situación seleccionada. Simplicidad: fácil de elaborar e interpretar Es importante garantizar que se tiene claridad sobre la definición y la gestión de los indicadores propuestos. El Área de Planificación, Monitoría y Evaluación debe garantizar que se hayan definido los siguientes aspectos: Nombre del indicador: título o denominación con que se va a identificar de manera resumida el indicador Objetivo del indicador: Breve descripción de lo que se pretende lograr con el monitoreo y evaluación de este indicador y define las decisiones que se espera tomar como resultado de su comportamiento. Clasificación del indicador: G: Gestión o I: Impacto Naturaleza del indicador: Cl: Cualitativo o Cn: Cuantitativo Definición del indicador: Breve descripción que explica lo que mide específicamente el indicador Fórmula: ecuación matemática que servirá de método de calculo del indicador Estándar: Valor que se considera normal. Puede ser un rango o un valor discreto. Meta: Valor que se espera que alcance el indicador en un plazo determinado Fuente de los datos: Identificación de los documentos, lugares, personas o eventos en que se deben capturar los datos necesarios para el cálculo del indicador Categorías: listado de las diferentes clases o clasificaciones que puede tener el indicador. Ej. Grupos de edad (10 a 15, 16 a 25, etc.), Unidades geográficas (País, Departamento, Municipio), etc. Método y sistema de captura: Instrumentos, herramientas y sistemas que se utilizan para la captura de los datos. Ej. Encuestas, mediciones con instrumentos, reportes, etc. Método y sistema de procesamiento: Instrumentos, herramientas, aplicaciones y sistemas que se utilizan para la integración, cálculo y análisis de los indicadores Medio de verificación: Describe los mecanismos mediante los cuales los resultados obtenidos serán comparados con las metas y estándares para determinar qué se debe entender como óptimo, y qué como deficiente Frecuencia: Establece en unidades de tiempo, la frecuencia en que se debe monitorear, evaluar y analizar el indicador. Responsable: Define las personas responsables y co-responsables de capturar, procesar, evaluar, analizar y divulgar la información Usuarios: Lista de beneficiarios y usuarios de la información generada Medios de Despliegue: Métodos, mecanismos, instrumentos y herramientas de comunicación y divulgación de la información. Esta información se integrará en un Manual de Gestión de Indicadores. Es probable que el Área de Planificación, Monitoría y Evaluación deba ajustar o definir algunos de estos aspectos con el apoyo de las demás entidades organizacionales de la institución.

5 PÁGINA 5 DE Definición y ajuste de cuadros de mando El Área de Planificación, Monitoría y Evaluación utilizando como referencia el modelo de Cuadro de Mando Integral, debe construir o revisar los Mapas Estratégicos, los Mapas de Relaciones y los diseños de los Tableros de Control de la Secretaría de Salud y de la UPEG. Es indispensable que las autoridades superiores de la Secretaría de Salud participen activamente en la construcción de estos instrumentos de evaluación y análisis, ya que es indispensable que estén familiarizados con su contenido y que se garantice que el mismo responda a sus necesidades de información para la toma de decisiones. 7.3 Programación de acciones de monitoría y evaluación El Área de Planificación, Monitoría y Evaluación, con el apoyo del resto de entidades organizacionales de la Secretaría de Salud, debe determinar o revisar los puntos de monitoreo y evaluación de la gestión de la Secretaría de Salud y de la UPEG. Con base en el diseño y lineamientos de gestión de los indicadores definidos en la actividad 7.1. se definen los momentos en que se debe intervenir cada proceso para monitorear o evaluar el avance, el comportamiento o los resultados del mismo. En cada punto de monitoreo o evaluación se determinan los responsable de ejecutar estas acciones de captura, procesamiento, análisis, comunicación y toma de decisiones de inmediato, corto, mediano y largo plazo. Con base la frecuencia y en los puntos de monitoreo y evaluación establecidos, el Área de Planificación, Monitoría y Evaluación debe elaborar un Plan Anual de Monitoreo y Evaluación. En el plan se detallan las actividades a ejecutar por los diferentes actores clave, los tiempos en que se implementarán las mismas y los requerimientos de recursos y servicios de apoyo. 7.4 Gestión de recursos y servicios de apoyo Con base en el Plan Anual de Monitoreo y Evaluación el Área de Planificación, Monitoría y Evaluación debe gestionar, con la colaboración del Asistente Administrativo de la Dirección, ante las entidades organizacionales competentes de la UPEG y de la Secretaría de Salud, los recursos humanos, financieros, logísticos y de infraestructura, así como los servicios de apoyo para; el procesamiento y análisis de la información institucional; el desarrollo de nuevos sistemas, herramientas, instrumentos y aplicaciones; la divulgación del Manual de Gestión de Indicadores, de los Cuadros de Mando y del Plan Anual de Monitoreo y Evaluación; y cualquier otro servicio clave para la implementación del Plan. 7.5 Ejecución de actividades de monitoreo y evaluación El Área de Planificación, Monitoría y Evaluación debe garantizar que se ejecuten las actividades previstas en el Plan Anual de Monitoreo y Evaluación. Cada una de las entidades organizacionales de la Secretaría de Salud debe ejecutar las acciones de captura, procesamiento y análisis de los datos que le corresponde para tomar decisiones y emprender acciones correctivas de corto y largo plazo. Se deben aplicar los mecanismos, instrumentos y herramientas establecidos por el Área de Planificación, Monitoría y Evaluación.

6 PÁGINA 6 DE Elaboración y despliegue de informes de gestión Periódicamente, cada uno de los responsables, reportará el avance en el cumplimiento del plan, los datos obtenidos, las decisiones tomadas y las recomendaciones para mejorar el sistema de monitoreo y evaluación de la gestión institucional. El Área de Planificación, Monitoría y Evaluación debe integrar esta información, construir y analizar los tableros de control y emitir informes de gestión institucional que resuman las actividades ejecutadas, la situación actual, los principales hallazgos y conclusiones, el logro de metas y objetivos, y las recomendaciones de corto y largo plazo. Estos informes se deberán remitir a los usuarios o beneficiarios establecidos, utilizando los mecanismos y herramientas predeterminadas. 7.7 Mejoramiento continuo Semestralmente el equipo de la UPEG, coordinado por el(la) director(a), realizará sesiones de análisis de este proceso para determinar las oportunidades de mejora, desde la perspectiva de acciones preventivas y correctivas. Las sesiones serán documentadas y de ellas se desprenderá un plan de acción para la mejora continua que debe implementarse según lo determine el equipo. 8. Indicadores de Desempeño % de cumplimiento del plan anual de monitoreo y evaluación Proporción de indicadores no calculados por falta de información Proporción de informes de gestión elaborados oportunamente

7 PÁGINA 7 DE 7 9. Diagrama de Flujo Definición y ajuste de indicadores Definición y ajuste de cuadro de mando Programación de acciones de monitoría y evaluación Gestión de recursos y servicios de apoyo Ejecución de actividades de monitoreo y evaluación Elaboración y despliegue de informes de gestión Mejora continua