MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS COMUNIDADES

Transcripción

1 Ministerio de Interior 2014 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS COMUNIDADES

2 ÍNDICE 1. Introdución Objetivos Alcance Consejo Gestor Comité Comunitario Consejo de Desarrollo Comunitario Integración Consejo de Desarrollo Comunitario Directiva Consejo de Desarrollo Comunitario Comisión Electoral I

3 INTRODUCCIÓN La importancia de tener establecido las responsabilidades y jerarquía de las estructuras de una organización es vital para delimitar las áreas en las cuales cada persona intervendrá en el desarrollo de sus funciones. El presente manual de funciones tiene como finalidad regular y organizar la estructura que regirá las comunidades, así como las funciones generales y especificas asignadas a cada una de sus unidades como la necesaria interrelación entre ellas. El mismo pretende servir de orientación y guía a quienes tienen bajo su responsabilidad llevar a cabo los programas comunitarios. El manual de organización busca integrar en un solo documento, la información básica, naturaleza, dependencia jerárquica y las relaciones de coordinación relativa a los funciones de cada Comité que va a desempañar dentro de las comunidades. 1

4 Objetivo General OBJETIVO El Manual de Organización y Funciones ha sido elaborado para proporcionar roles internos debidamente sincronizados con el fin de contribuir con el desarollo de la Misión y Visión del Plan Estratégico Comunitario y la fluidez en sus ejecuciones especificándoles a los involucrados sus debidas funciones para así lograr la eficiencia en la Gestión Social. ALCANCE Este Documento aplica a todo el personal vinculado con la Gestión Social del Ministerio de Interior y las Comunidades. Objetivo general COMITÉ GESTOR Es un grupo de personas, cuyo objetivo consiste en gestionar, dar apoyo y soporte a las actividades y reuniones realizadas en los Centros Comunitarios. Este comité será el enlace entre el Ministerio de Interior y la Comunidad. Funciones principales 1. Velar por el cumplimiento y funcionamiento de los Centros Comunitarios. 2. Aplicar las políticas trazadas. 3. Garantizar la ejecución de las diferentes actividades que se realizaran en los Centros Comunitarios. 4. Supervisar todo lo referido a la organización, funcionamiento e implementación de los planes de trabajo de los Centros Comunitarios. 5. Fungir como enlace entre el Ministerio de Interior y la comunidad. 6. Coordinar las actividades y reuniones en conjunto con el Comité Comunitario. 7. Mantener el orden en los Centros Comunitarios para de esta manera contribuir con la seguridad de todos los involucrados. 8. Promover la participación ciudadana en las distintas actividades y talleres de los Centros Comunitarios. 2

5 Integración El Comité Gestor estará compuesto por tres (3) personas designadas por el Ministerio de Interior, entre los cuales están: (2) Representante del Ministerio de Interior (1) 1er. Vocero Funciones de los Miembros del Comité Gestor Representante del Ministerio de Interior 1. Velar por el funcionamiento de los Centros Comunitarios. 2. Convocar reuniones periódicas del Comité Gestor y reuniones conjuntas con el comité comunitario. 3. Servir de enlace entre el Ministerio de Interior y las Comunidades 4. Promover la participación Ciudadana de las distintas Comunidades. 5. Organizar y Dirigir las actividades del Centro comunitario. 6. Dar seguimiento a las necesidades presentadas en los Centros Comunitarios. 7. Cerrar y mantener el orden de los Centros Comunitarios. Vocero General 1. Ser el enlace entre el Ministerio de Interior y las comunidades. 2. Recolectar los diagnósticos detectados por los voceros de cada uno de los sectores que estén bajo su coordinación de zona. 3. Recibir las propuestas de soluciones de la problemáticas de parte de los voceros y de los miembros de la comunidad. 4. Entregar al representante de todas la informaciones que este logre recopilar para que este a su vez la haga llegar al Ministerio de Interior. 5. Realizar actividades de integración entre todos los sectores bajo su responsabilidad. 6. Establecer canales de comunicación óptimos inter barriales. 3

6 Objetivo General COMITÉ COMUNITARIO Es un grupo de personas, el cual propondrá y ejecutara las acciones y proyectos que se llevaran a cabo en los Centros Comunitarios del Programa Vivir Tranquilo. Funciones Principales El Comité Comunitario tendrá las siguientes funciones: 1. Coordinara y promoverá las acciones y proyectos que se llevaran a cabo en los Centros Comunitarios. 2. Difundir entre los comunitarios conjuntamente con el Comité Gestor el alcance, objetivo y fines de los Centros Comunitarios. 3. Organizar y coordinar la realización del Censo demográfico y socioeconómico comunitario. 4. Asegurar la participación colectiva de los comunitarios en las actividades de los centros. 5. Elaboración del diagnóstico participativo comunitario. 6. Elaboración de un mapa situacional con base el diagnóstico previo para ser presentado ante el Consejo de Desarrollo Comunitario. Integración Cada Comité Comunitario estará formado por cinco líderes de la comunidad: 1er Vocero 2do Vocero 3er Vocero 1er Vocal 2do Vocal Funciones De Los Miembros Del Comité Comunitario Voceros 1. Asistir a las asambleas y reuniones ordinarias y extraordinarias convocadas por los miembros del consejo y los demás comités. 2. Prestar su cooperación en toda acción colectiva encaminada a la búsqueda de la solución de los problemas que afectan su comunidad. 3. Cumplir con las disposiciones que les compete. 4. Respetar el derecho a la palabra de los demás voceros. 4

7 5. Mantener las comunidades y a los comités informados sobre todas las actividades de la comunidad. 6. Realizar Diagnósticos situacional de su comunidad. 7. Mantener informada a las autoridades y los comités sobre la situación de la comunidad. 8. Hacer convocatorias periódicas de detección de problemáticas en la comunidad. 9. Cumplir con los reglamentos y estatutos del Comité Comunitario Vocales 1. Asistir a los voceros en sus distintas funciones 2. Representar a los voceros en caso de ausencia. 3. Llevar ayuda memoria de las reuniones realizadas. 4. Integrarse con los miembros de la comunidad para detección de problemáticas. 5. Cumplir con los estatus y el reglamento del Comité Comunitario. Objetivo general CONSEJO DE DESARROLLO COMUNITARIO Ser un órgano de participación, articulación e integración entre las diversas organizaciones comunitarias, grupos sociales, ciudadanos y ciudadanas que permiten a los sectores vulnerables aplicar directamente la Gestión de políticas públicas y proyectos orientados a responder a las necesidades de las comunidades en la construcción de una mejor sociedad. Funciones principales 1. Integrar a la comunidad garantizando su participación en la formulación de propuestas y/o proyectos. 2. Organizar y coordinar la realización del censo demográfico de la comunidad y mantenerlo actualizado. 3. Contribuir a la formación ciudadana y al desarrollo integral de los vecinos en lo político, social y comunitario. 4. Informar permanentemente a la comunidad sobre el control, seguimiento y evaluación de los proyectos comunitarios. 5. Convocar las Asambleas de los Comunitarios en la Comunidad para discutir sobre la situación política, social, económica, cultural, entre otras, en el ámbito comunal. 6. Suscribir convenios de asociación con otros Consejos de Desarrollo Comunitarios vecinos para la creación de Núcleos de Desarrollos integrales. 7. Detectar las necesidades de la comunidad, para diagnosticar los problemas comunes a solucionar. 5

8 8. Impulsar y asesorar a los ciudadanos en la elaboración, presentación y búsqueda de recursos para proyectos que beneficien a la comunidad. 9. Suscribir convenios nacionales e internacionales con las organizaciones sin fines de lucros para adquirir capacitación, adiestramiento y transferencia de tecnología. 10. Promover el desarrollo cultural en el ámbito de su jurisdicción. 11. Cooperar con las autoridades locales, en la realización de operativos colectivos en beneficio de la comunidad. 12. Proteger y conservar el medio ambiente y del patrimonio histórico, así como la defensa del paisaje, la salubridad pública y la defensa civil. 13. Organizar las comisiones de trabajo apoyados en las organizaciones comunitarias existentes y el voluntariado. 14. Analizar los recursos materiales y humanos con que cuenta la propia comunidad; 15. Participar en la elaboración del presupuesto participativo. 16. Recopilar, procesar y dar prioridad a las propuestas de las organizaciones comunitarias. 17. Promover la movilización de la comunidad en defensa de sus proyectos. 18. Organizar el voluntariado social en cada una de las comisiones de trabajo. 19. Establecer el orden y la paz. 20. Impulsar la participación organizada de las comunidades en el diseño, ejecución y control de las políticas sociales destinadas a elevar la calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas. Integración Consejo de Desarrollo Comunitario Los órganos responsables del funcionamiento del Consejo de Desarrollo Comunitario previsto por este reglamento son los siguientes: a) Asamblea de los Comunitarios. b) Unidad de Coordinación, integrada por los comités de los/las voceros y voceras. c) Unidad de Gestión Financiera y Contable, como órgano económico-financiero. d) Unidad de Auditoría, como órgano de control. 6

9 Asamblea De Los Comunitarios Objetivo general Es la máxima instancia de deliberación y toma de decisiones, las cuales son de carácter vinculante para los Consejos de Desarrollo Comunitarios. Funciones principales 1. Aprobar las normas de convivencia de la comunidad. 2. Aprobar los estatutos y el acta constitutiva del Consejo Desarrollo Comunitario, la cual contendrá: Nombre del Consejo; Área geográfica que ocupa; Número de familias que lo integran; Listado de asistentes a la Asamblea (Nombre y Apellido, cédula de identidad); lugar, fecha y hora de la Asamblea, acuerdos de la Asamblea; resultados de la elección de las y los voceros, y demás integrantes de los órganos del Consejo de Desarrollo Comunitario. 3. Aprobar el Plan de Desarrollo de la Comunidad. 4. Aprobar los proyectos presentados al Consejo de Desarrollo Comunitario en beneficio de la comunidad, así como la integración de los proyectos para resolver las necesidades afines con otras comunidades e instancias de gobierno, bajo la orientación sostenible y sustentable del desarrollo integral. 5. Adoptar las decisiones esenciales de la vida comunitaria. 6. Elegir las y los voceros que integraran los Comités Comunitarios. 7. Elegir las y los integrantes de la Comisión Electoral. 8. Elegir a las y los voceros de la Unidad de Coordinación. 9. Elegir las y los integrantes de la Unidad de Gestión Financiera y Contable. 10. Elegir las y los integrantes de la Unidad de Auditoria. 11. Revocar el mandato de los voceros o voceras y demás integrantes de los órganos del Consejo, conforme con lo que establezca este reglamento. 12. Evaluar y Aprobar la gestión Financiera. 13. Definir y Aprobar los mecanismos necesarios para el funcionamiento del Consejo. 7

10 Unidad de Coordinación, integrada por los comités de los/las voceros y voceras. Objetivo general Es la instancia del Consejo de Desarrollo Comunitario encargada de promover y articular la participación organizada de los habitantes de la comunidad, organizaciones comunitarias, los movimientos sociales y populares en los diferentes comités de trabajo; se reunirá a fin de planificar la ejecución de las decisiones de la Asamblea de los Comunitarios, así como conocer las actividades de cada uno de los comités y de las áreas de trabajo. Funciones principales 1. Ejecutar las decisiones de la Asamblea de los Comunitarios en el área de su competencia. 2. Crear y organizar el sistema de información comunitario interno. 3. Coordinar y articular todo lo referido a la organización, funcionamiento y ejecución de los planes de trabajo de los comités y su relación con la Unidad de Auditoria, la Unidad de Gestión Financiera y Contable y las demás organizaciones sociales de la comunidad. 4. Promover la participación de los Comités Comunitarios u otras formas de organización comunitaria en la elaboración y ejecución de políticas públicas, mediante la presentación de propuestas a los órganos y entes del Poder Público. 5. Impulsar y promover la formulación de proyectos comunitarios que busquen satisfacer las necesidades, aspiraciones y potencialidades de la comunidad. 6. Elaborar planes de trabajo, tomando en cuenta todas las proposiciones y sugerencias de la Asamblea de los Comunitarios. 7. Organizar y reactivar la plataforma social de la comunidad, para integrarla y animarla a una participación activa y positiva. 8. Mantener actualizado el censo poblacional del Consejo. 9. Elaborar el Plan de Desarrollo de la Comunidad, a través del diagnóstico participativo, en el marco de la estrategia del desarrollo sostenible. Unidad de Gestión Financiera y Contable, como órgano económico-financiero. Objetivo general Es una instancia del Consejo que funciona como un ente de administración, ejecución, inversión, crédito, ahorro e intermediación financiera de los recursos y fondos de los Consejos de Desarrollo Comunitarios, de acuerdo a las decisiones y aprobaciones de la Asamblea de los Comunitarios, privilegiando el interés social sobre la acumulación de capital. Estará integrada por cinco habitantes de la comunidad, electos o electas a través de un proceso de elección popular. 8

11 Funciones principales 1. Ejecutar las decisiones de la Asamblea de los Comunitarios en el área de su competencia. 2. Elaborar los registros contables con los soportes que demuestren los ingresos y egresos efectuados 3. Presentar trimestralmente el informe de gestión y la rendición de cuenta pública cuando le sea requerido por la Asamblea de los Comunitarios o por cualquier otro órgano o ente del Poder Público que le haya otorgado recursos. 4. Prestar servicios financieros y no financieros en el área de su competencia. 5. Realizar la intermediación financiera comunitaria, privilegiando el interés social popular y alternativa. 6. Proponer formas alternativas de intercambio de bienes y servicios para lograr la satisfacción de las necesidades y fortalecimiento de la economía local. 7. Promover el ahorro familiar. 8. Administrar los fondos del Consejo de Desarrollo Comunitario con la consideración del colectivo de coordinación comunitaria y la aprobación de la Asamblea de los Comunitarios. 9. Elaborar y presentar el proyecto anual de gastos de los fondos del Consejo. 10. Presentar y gestionar ante el colectivo de coordinación comunitaria el financiamiento de los proyectos aprobados por la Asamblea de los Comunitarios. Unidad de Auditoría, como órgano de control. Objetivo General Es una unidad independiente y objetiva, de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones del Consejo. Su ámbito de acción comprende las evaluaciones de los aspectos presupuestarias, económicas, financieras, patrimoniales, de legalidad, de gestión, así como de sistemas, procedimientos y métodos de trabajo implementado. Estará integrada por cinco habitantes de la comunidad electos o electas, a través de un proceso de elección popular. Funciones principales 1. Ejecutar las decisiones de la Asamblea de los Comunitarios que corresponde a sus funciones. 2. Ejercer seguimiento, vigilancia, supervisión y control de la ejecución de los planes, proyectos comunitarios y organizaciones comunitarias, fases del ciclo comunal y gasto anual generado con los fondos y los recursos financieros y no financieros asignados por órganos y entes del Poder Público o instituciones privadas al Consejo. 9

12 3. Asesorar a las autoridades del Consejo sobre la correcta utilización de recursos financieros asignados. 4. Rendir anualmente cuenta pública de sus actuaciones. 5. Comprobar que los ingresos percibidos corresponden a los niveles proyectados y si están registrados adecuadamente. 6. Verificar si el Consejo, en sus operaciones administrativas y financieras ha cumplido con los procedimientos legales para la contratación y adquisición de bienes y servicios. 7. Comprobar que el proceso presupuestario cumpla con todas sus fases, observando las políticas, objetivos, planes y programas. 8. Asegurar que las responsabilidades ejecutivas y operativas se han desarrollado en el marco de un proceso ágil y transparente para apoyar la rendición de cuentas en todos los niveles. 9. Contribuir al mejoramiento continuo de la administración del Consejo, a través de recomendaciones como resultado de las auditorías realizadas que constituyan opciones para elevar el grado de eficiencia y eficacia de la gestión. 10. Presentar informes de sus actuaciones cuando les sean solicitados por la Asamblea de los Comunitarios, por el colectivo de coordinación comunitaria o cuando lo considere pertinente. 11. Cooperar con los órganos y entes del Poder Público en la función de control, conforme lo establece este reglamento 12. Conocer y procesar los planteamientos presentados por los comunitarios con la relación a la gestión de las unidades del Consejo e informar de manera oportuna a la Asamblea de los Comunitarios. Directiva del Consejo de Desarrollo Comunitario El Consejo de Desarrollo Comunitario está integrado de la forma siguiente: Un(a) Presidente(a). Un(a) Secretario(a). Un(a) Tesorero(a). Un(a) Secretario(a) de Unidad de Gestión Financiera y Contable. Un(a) Secretario(a) de Unidad de Auditoria. 10

13 Funciones De Los Miembros Del Consejo De Desarrollo Comunitario Presidente(a) El/La Presidente(a) del Consejo tendrá las siguientes funciones: a) Representar legalmente al Consejo ante terceros. b) Presidir todas las reuniones convocadas por el Consejo. c) Autorizar las distribuciones económicas que sean dispuestas por el Consejo. d) Abrir y manejar, conjuntamente con el tesorero y el secretario, toda cuenta bancaria que deba ser abierta a nombre de la institución por decisión del Consejo. e) Supervisar todas las actividades que se realicen a nombre de la institución, tratando de que a cada comisión o miembro que se le asigne una tarea la cumpla cabalmente. f) Presentar las memorias anuales de las actividades que se realicen a nombre de la institución, remitiendo copias a todos los miembros y organizaciones que conformen el Consejo. g) Coordinar y ejecutar todos los trabajos y obligaciones decididos por el Consejo. Secretario(a) El/La Secretario(a) del Consejo tendrá las siguientes funciones: a) Mantener un registro con los datos personales de todos y cada uno de los miembros activos del Consejo, debiendo hacer todo lo posible, a fin de lograr que todos los habitantes adultos del perímetro sean debidamente registrados como miembros de la misma. b) Dar lectura en cada reunión del Consejo al acta anterior, sometiendo la misma a la consideración del organismo para su aprobación. c) Levantar y llevar actas en cada una de las reuniones y/o asambleas celebradas por el Consejo, para lo cual puede nombrar un secretario auxiliar con las funciones exclusivas de escribiente. d) Mantener bajo su cuidado y responsabilidad todos los documentos oficiales del Consejo, con excepción de los relacionados con la Tesorería de la Junta. e) Suministrar a la Comisión Electoral cuando éste lo requiera una lista con todos los datos personales de los miembros activos y debidamente registrados en el Consejo. f) Llevar y mantener un libro de inventario donde se anoten todos los bienes muebles e inmuebles que sean propiedad de la institución. g) Firmar conjuntamente con el Presidente toda convocatoria hecha por el Consejo, y cualquier otra correspondencia o documento que el caso amerite. h) Cumplir con todas las demás funciones inherentes a su cargo y las que les sean asignadas por el Consejo. 11

14 Tesorero(a) El/La Tesorero(a) del Consejo tendrá las siguientes funciones: a) Recibir y custodiar todos los valores que ingresen por concepto de donación o recaudación que sean hechas al Consejo, debiendo en cada caso expedir el recibo de lugar con sus respectivas copias con los cuales sea posible llevar el debido control del efectivo. b) Firmar conjuntamente con el Presidente las órdenes de egresos o salidas, así como toda documentación relacionada con finanzas, sin cuyas firmas ningún documento será válido. c) Llevar la contabilidad general, usando para ello cuántos libros sean necesarios, con indicación exacta y clara de los conceptos de todas las entradas y salidas económicas hechas por el Consejo. d) Informar sobre el estado financiero del Consejo en cada reunión ordinaria celebrada por el Consejo y cuando sea solicitada por el Presidente. e) Abrir cuenta y/o depositar conjuntamente con el Presidente, en la entidad bancaria que disponga el Consejo, todos los recursos económicos que sean propiedad de la institución. f) Manejar conjuntamente con el Presidente la Caja Chica, debiendo cuando se agote el fondo, preparar el informe correspondiente y enviarlo al Consejo o en caso de emergencia, al Presidente, para fines de reposición. g) Presidir toda comisión de finanzas y de recaudación de fondos que sean dispuestas por el Consejo, con poderes para designar tantos auxiliares como sea necesario, a fin de cumplir a cabalidad las funciones de su cargo. h) Preparar periódicamente estados económicos y financieros para conocimiento del Consejo y, en especial, los que deben acompañar las memorias e informes del Presidente ante las reuniones. Secretario(a) de la unidad de gestión financiera y contable. El/La Secretario(a) de la Unidad de Gestión Financiera y Contable del Consejo tendrá las siguientes funciones: a) Elaborar los libros contables de los distintos Comités Comunitarios. b) Llevar al Tesorero los registros financieros terminado. c) Organizar y conservar el archivo que comprende entre otros documentos, los siguientes: recibos, talonarios, ordenes de pagos, chequeras y libros de Inventarios. d) Estimular la participación de los comunitarios en las políticas de fomento, desarrollo y fortalecimiento de la económica social, popular y alternativa. 12

15 e) Preparar programas que instruya a los demás Comités Comunitarios para la elaboración de los registros contables con los soportes que demuestren los ingresos y egresos efectuados. Secretario(a) De La Unidad De Auditoria El/La Secretario (a) de la Unidad de Auditoria del Consejo tendrá las siguientes funciones: a) Dar seguimiento a las actividades administrativas y de funcionamiento ordinario del Consejo Comunitario en su conjunto. b) Ejercer la coordinación en materia de auditoría comunitaria. c) Ejercer el control, fiscalización y vigilancia de la ejecución del plan de desarrollo comunitario. d) Rendir cuenta pública de manera periódica, según lo disponga el reglamento, los estatutos del Consejo o por disposición de la Asamblea de los Comunitarios. Objetivo General COMISION ELECTORAL La Comisión Electoral tendrá la función de coordinar, organizar, convocar y supervisar los procesos eleccionarios del Consejo, y cualquier otra responsabilidad concerniente a los asuntos electorales de la misma. Actuará bajo la supervisión del Departamento de Gestión Social del Ministerio de Interior. Funciones Principales El Comité Electoral tendrá las siguientes funciones: 1. Elaborar y mantener actualizado el registro electoral de la comunidad, conformado por todos los comunitarios, mayores de dieciocho (18), de acuerdo a lo establecido en la presente ley. 2. Informar a la comunidad todo lo relativo a la elección o revocatoria de los voceros o voceras del Consejo, así como los temas objeto de consulta. 3. Elaborar y custodiar el material electoral. 4. Convocar a los comunitarios para que se postulen como aspirantes a voceros o voceras a las unidades del Consejo. 5. Coordinar el proceso de votación. 6. Verificar los requisitos exigidos a los postulados o postuladas en las instancias del Consejo. 13

16 7. Escrutar y totalizar los votos, firmando los resultados con los representantes del Ministerio de Interior. 8. Conocer y decidir sobre las impugnaciones presentadas sobre los procesos electorales o las consultas formuladas. 9. Levantar el acta del proceso de elección y sus resultados, conjuntamente con los representantes del Ministerio de Interior. 10. Proclamar y juramentar a los que resulten electos o electas como voceros o voceras de las unidades del Consejo. 11. Organizar y coordinar los procesos electorales en los lapsos establecidos en el presente reglamento y en los estatutos del Consejo. 12. Informar los resultados de las consultas realizadas en la comunidad. 13. Velar por la seguridad y transparencia de los procesos electorales. 14. Cuidar y velar por la preservación de los bienes y archivos electorales de la comunidad. 15. Elaborar y presentar ante el colectivo un estimado de los recursos, a los fines de llevar los procesos electorales, de revocatoria y las consultas sobre los aspectos relevantes de la comunidad. 16. Notificar a la Asamblea de los Comunitarios con dos meses de anticipación el cese de las funciones de la Comisión Electoral, a los fines de la preparación del proceso de elección de sus nuevos integrantes. Integración La Comisión Electoral estará integrada por cinco (5) miembros: Un (a) Presidente(a). Un (a) Vicepresidente(a). Un (a) Secretario(a). Tres Suplentes. Dos representantes de la Dirección de Gestión Social del MIP. 14