5. MODELO DE AUDITORIA. Se presenta ahora un modelo básico para la realización de una auditoría integral eficiente;

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1 5. MODELO DE AUDITORIA Se presenta ahora un modelo básico para la realización de una auditoría integral eficiente; dicho modelo fue realizado con base en la información presentada en el capitulo anterior; los pasos fundamentales que deben seguirse para esta son la planeación, la ejecución y la elaboración de informes cada uno de estos será descrito a continuación; 5.1 PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA Definición del Grupo de Auditoría: Uno de los aspectos más importantes para el desarrollo de la auditoría es la adecuada definición del grupo de auditoría; este debe estar compuesto por personal de la entidad auditada y de la entidad auditora, aunque coordinado por un auditor. En el desarrollo de una auditoría integral es recomendable que el grupo de auditoría sea de carácter multidisciplinario, ya que esta condición enriquece el análisis de la entidad y permite realizar un estudio más profundo de todos los aspectos. Deben mantenerse adecuadas relaciones con el personal directivo de la entidad, para generar mayor aceptación, respuesta y compromiso al trabajo de auditoría efectuado. 122

2 5.1.1 Análisis General: El objetivo de esta etapa es lograr un conocimiento general de la entidad a auditar y del medio en el cual opera. Este análisis se logra a través de: A. Recolección de Información: Es importante obtener los informes de la administración y la organización sobre la misión, visión, objetivos, desempeño, etc., y establecer un diálogo con los diferentes niveles directivos, además de recopilar la información que el auditor considere importante con base en su experiencia o en las condiciones específicas de la entidad. B. Observación física de la organización y sus operaciones C. Análisis del sector en el que la entidad labora Con esta información se busca obtener conocimiento de: Las relaciones de responsabilidad relevantes al interior de la organización Las actividades claves de la administración Los sistemas que operan al interior de la organización Los controles El tipo de ente del que se trata La identidad de la organización Las relaciones entre los funcionarios Los productos o servicios prestados Los clientes Los proveedores 123

3 Los agentes externos que pueden afectar el desarrollo de sus operaciones Las relaciones de la entidad con el entorno Las relaciones de la entidad con los entes de control Uno de los elementos que puede ser utilizado para la obtención de la información básica de la entidad es la definición de la raíz (TASCOI), que consiste en responder a algunas preguntas básicas como sigue: Transformación: Cuáles son las conversiones que sufren las entradas para producir las salidas? 2. Actores: Quienes son los que toman parte en el día a día de la organización? 3. Proveedores: Cuales empresas o personas proveen a una organización de los insumos que ella requiere para operar? 4. Clientes: A qué tipo de comunidad están dirigidos los productos/servicios, estos si satisfacen sus necesidades? 5. Propietarios: Quiénes son aquellas personas que tienen la visión global de la organización? 6. Interventores: Qué personas tienen la posibilidad de afectar la transformación? Con estas respuestas puede encontrarse entonces la definición de la raíz de la organización o sección que esta siendo analizada. 162 El Proceso de Auditoría Integral. Documento de Trabajo. 124

4 5.1.2 Análisis Preliminar: El objetivo de este análisis es encontrar las actividades claves de la organización para a partir de estas diseñar los programas de auditoría que se van a desarrollar. Los pasos a seguir entonces son: A. Determinar las líneas generales de investigación, es decir las áreas que van a ser examinadas. B. Analizar los programas existentes al interior de la organización; las actividades que los componen, los productos o servicios que se obtienen; los objetivos y efectos del programa y las relaciones entre las actividades que permiten el desarrollo de dicho programa. C. Realizar un informe preliminar con el fin de comunicar el grado de conocimiento que se tiene de la organización. D. Realizar un Plan de Investigación Preliminar, a partir de las líneas generales de investigación que contenga los objetivos, programas, procedimientos, alcance, personal y demás recursos requeridos para el desarrollo de la auditoria de segundo orden. 5.2 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA La etapa de ejecución comprende dos fases la auditoría de segundo orden y la auditoría de primer orden. 125

5 5.2.1 Auditoria de Segundo Orden: El objetivo de esta etapa es evaluar la organización analizando especialmente los controles y determinar si estos son efectivos y adecuados; ya que a partir de este análisis se identifican las áreas críticas al interior de las cuales se desarrolla la auditoría de primer orden. La auditoría de segundo orden permite realizar un análisis general de la complejidad y desempeño de la organización. Para el desarrollo de la auditoría de segundo orden se requiere seguir los siguientes pasos: A. Determinar los criterios de auditoria, es decir las normas para la evaluación del diseño y el rendimiento de los sistemas y controles de administración. B. Identificar los procesos C. Recopilar evidencias para la evaluación preliminar de las actividades claves. D. Definir los aspectos de vital importancia o factores críticos dentro de la organización. Estos serán finalmente los que se estudien exhaustivamente. E. Elaborar un bosquejo del plan de auditoría, determinando su alcance, objetivos y proyectos, recursos necesarios, las capacidades que se necesitan, etc. Herramientas para la ejecución de la auditoría de segundo orden. Para el desarrollo de esta metodología pueden utilizarse las siguientes herramientas de acuerdo con el criterio del auditor y las características de la entidad. 126

6 a. Conocimiento Sistémico: Su objetivo es determinar la identidad de la organización. Se hace a través de: Realizar entrevistas individuales y sesiones de trabajo en grupo Construir una hipótesis sobre la identidad de la organización Confrontar y discutir dicha hipótesis Realizar un informe que contenga la declaración del grupo de auditoría acerca de la identidad de la organización. b. Desdoblamiento de Complejidad: Busca identificar las áreas críticas de la organización. Esto se realiza a través de: Identificar la complejidad de la organización, a través de criterios como tamaño, diversidad, estructura, geografía, finanzas, tiempo, etc. Analizar la estructura para definir niveles de responsabilidad, asignación de recursos y toma de decisiones. Identificar los procesos que se realizan al interior de la organización Determinar las actividades primarias y de apoyo que se realizan en cada una de las unidades organizacionales y sus relaciones con otras áreas, analizando el nivel de autonomía de cada actividad. Esto se realiza con el siguiente formato de tabla: DIVISION SECCION No NOMBRE DEL PROCESO ACTIVIDADES PRIMARIAS SECCION QUE LA REALIZA ACTIVIDADES DE APOYO 127

7 Identificar y definir los arquetipos que se presentan en la organización. c. Análisis de Discrecionalidad: Estudia las relaciones existentes entre las actividades primarias y las actividades de apoyo. Busca identificar los puntos críticos, es decir, aquellas actividades primarias en las que los sistemas de monitoreo presentan algún tipo de falla. Esto se realiza a través de: Identificación de funciones básicas dentro de la organización. Identificación de las unidades o secciones en que se divide la organización. Realizar la tabla de Recursión - Función: Esta relaciona las funciones con las secciones o unidades de la organización con el fin de mostrar el papel que juega y la responsabilidad que tiene cada una de las unidades en el desarrollo de estas funciones. El formato de tabla utilizado es el siguiente: NIVELES FUNCIONES Con base en esta tabla pueden analizarse fallas en la asignación de responsabilidades y en la comunicación entre las unidades organizacionales. 128

8 d. Modelo del Sistema Viable: Busca identificar los sistemas que operan al interior de la organización y el estado de las relaciones entre estos. A partir de este se pueden identificar fallas en los sistemas de monitoreo y comunicación. Para tal efecto, se realizan los siguientes pasos: Identificar los cinco subsistemas dentro de la organización En los subsistemas uno (producción) analizar las actividades que conforman este proceso e identificar las fallas que se presentan. En el subsistema dos (coordinación), identificar los canales de comunicación y las fallas existentes. En el subsistema tres (control), identificar los mecanismos de monitoreo, los canales de comunicación y las fallas que se presentan. En el subsistema cuatro (inteligencia), identificar las fuentes de información y las fallas que se presenten al interpretarla. En el subsistema cinco (políticas); analizar los canales y fuentes de información que le permiten captar la información e identificar el proceso para la toma de decisiones y las fallas que se presenten en dicho proceso. Puede emplearse el modelo del sistema viable como herramienta para desagregar la organización en sistemas e identificar sus actividades primarias y al interior de estas sus actividades críticas. Identificación de procesos: Para el desarrollo de este paso se parte de la información consignada en las tablas que se realizaron durante el desdoblamiento de complejidad, 129

9 donde fueron identificadas las actividades primarias y de apoyo de la organización auditada, se toman las actividades identificadas como primarias y se realizan tablas para observar los procesos internos en cada una de estas. El formato de estas tablas es el siguiente: DIVISION: SECCION: Proceso No. Nombre del Proceso Nombre de la actividad Funcionarios o dependencias responsables Pasos Identificación de áreas críticas: Como primer punto a partir de la tabla de procesos se realiza un análisis de los controles que se efectúan en cada uno de ellos; dicho análisis puede realizarse utilizando la siguiente tabla: DIVISION: SECCION: No. PROCESOS CONTROLES B R M 130

10 Luego partiendo del análisis de cada una de las tablas realizadas, el auditor puede identificar las áreas críticas, es decir, aquellas actividades primarias en las que los controles no son eficientes o en las que existan problemas de comunicación o de asignación de labores. Puede además en conjunto con la administración, identificar los aspectos claves internos o factores claves de éxito (FCE) que pueden ser: Actividades claves. Dependencias claves. Programas claves. Plan de Auditoría: Con base en las áreas críticas ya identificadas, se realiza un bosquejo del plan de auditoría, en el que se definen los objetivos, alcance, procedimientos, recursos, etc. Que se lleva a cabo en el desarrollo de la auditoría de primer orden Auditoria de Primer Orden: busca identificar las posibles causas de los problemas existentes y plantear alternativas de solución. La auditoría de primer orden comprende: A. Selección de un Subconjunto de Areas Críticas B. Elección del tipo de auditoría específica, de acuerdo a las áreas seleccionadas. C. Planeación de la auditoría específica a realizar en cada área; donde se identifiquen objetivos, alcance, recursos, análisis de riesgos, procedimientos, etc. 131

11 D. Realización del tipo de auditoria respectiva: realización de pruebas, evaluación de controles, recolección de evidencias. E. Presentación de informe preliminar a las directivas de la entidad F. Generación de Compromisos G. Verificación de compromisos (posterior a la auditoría) H. Generación de acuerdos. (con base al paso anterior) 5.3 FASE DE ELABORACIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA A. Identificar las áreas más críticas y resaltarlas en el informe B. Indicar las posibles acciones correctivas frente a los problemas detectados. C. Realizar un resumen ejecutivo que contenga los hallazgos generales, o los puntos de diagnóstico que surjan de la auditoría. D. Posteriormente, realizar un resumen estructurado del estudio de organización realizado por el equipo, indicando el proceso mediante el cual surgieron los puntos de diagnóstico tan claro como sea posible. Debe tenerse en cuenta: / Seleccionar, entre los hallazgos realizados, aquellos de carácter estructural. / Utilizar un lenguaje claro. / Proponer acciones ejecutables, acordadas mediante negociación con el nivel superior pertinente dentro de la organización 132

12 / Mencionar las relaciones entre las diferentes actividades primarias; la discreción que exista o que necesite cada una, y los problemas de desempeño en relación con el entorno pertinente para cada actividad / Debe sustentarse cada afirmación con la respectiva evidencia. / Debe discutirse el informe con la administración de la organización auditada. 133