Lección 1: Control Presupuestario

Transcripción

1 Curso: Control de Gestión e Indicadores. Módulo 4: Control Presupuestario. Objetivo: Utilizar como instrumento de ahorro la gestión presupuestaria y la reducción de costos. Lección 1: Control Presupuestario. Lección 1: Control Presupuestario Formulación de presupuestos El proceso presupuestario, en la técnica que colabora en la gestión analítica de una determinada organización y puede llegar a constituir una nueva filosofía de administración gerencial.

2 El proceso presupuestario se apoya sobre las previsiones elaboradas en función de las condiciones que configuran el entorno de la organización, en base a las cuales los directivos de la entidad realizan periódicamente una comparación entre los datos presupuestados y los reales con el fin de poder detectar y analizar las desviaciones producidas. Concepto de presupuesto Es un plan integrado y coordinado que se expresa en términos financieros, respecto de las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la dirección. El presupuesto como instrumento de gestión anticipa el conocimiento de los posibles problemas, facilitando el estudio de las distintas alternativas de acción, cuando aquellos tengan lugar. La elaboración del presupuesto es un proceso complejo en cuanto implica la participación e integración de las diferentes áreas de la organización. A partir de esto y de forma periódica - generalmente cada mes - la evaluación de la gestión de las distintas áreas nos entregará datos de las desviaciones entre el presupuesto y los resultados conseguidos.

3 Del mismo modo, la confección de los presupuestos anuales se enmarca dentro del proceso de planificación global y a largo plazo de la organización; por ello los presupuestos deben estar vinculados con la estrategia y la estructura organizacional. Será preciso definir para cada uno de las áreas su responsabilidad, sus objetivos y recursos específicos de forma que sean coherentes: A B C Con los objetivos globales de la empresa definidos en la estrategia. Con los objetivos de las demás áreas de organización. Con las responsabilidades de cada centro definidas en la estructura de la propia institución. Los beneficios atribuidos con mayor frecuencia a los presupuestos los conoceremos en la siguiente animación. En tu plataforma de estudio encontrarás material interactivo para reforzar tu aprendizaje

4 Los objetivos de la elaboración presupuestaria por cada área pueden ser los siguientes: Obtener información que facilite la toma de decisiones Planificar las actividades a llevar a cabo por cada área Facilitar la posterior evaluación del resultado y de la actuación de los responsables Coordinar las actividades de las diferentes áreas y, en consecuencia, estimular el trabajo en equipo. Motivar en orden a la consecución de los objetivos Comunicar los objetivos a los diferentes responsables Es conveniente establecer objetivos alcanzables que supongan un cierto grado de desafío ya que pueden ser un importante estimulo de la motivación de los responsables de cada área.

5 Tipos de presupuestos Una sola organización puede tener varios tipos de presupuestos, ya sea una pequeña empresa con un par de empleados o una organización internacional a gran escala. Cada tipo de presupuesto tiene un propósito específico, incluido el control del gasto, o los costos de producir los productos o servicios que son ofrecidos o vendidos. Revisemos os presupuestos más conocidos y usados por las organizaciones. Presupuesto del flujo de caja Un tipo común de presupuesto de negocios es el presupuesto de flujo de caja. Este rastrea todo el dinero destinado a la organización. Esto es tanto en términos de ingresos por inversiones, y gastos en términos de compras y gastos varios. Su propósito es identificar cómo la organización gestiona su dinero y revelar si ésta gasta más de sus ingresos mensuales. Los ejecutivos utilizan el presupuesto de flujo de caja para planificar el futuro para hacer compras, pagar préstamos, etc.

6 Presupuesto de ingresos El presupuesto de ventas o ingresos es un presupuesto que registra la cantidad de fondos que entran a la organización. En otras palabras, tiene aproximadamente la mitad de la información del presupuesto de flujo de caja. Se trata de un presupuesto específico y detallado que explica de dónde provienen los fondos, mediante la definición de cada fuente de ingresos. Presupuesto de producción Un presupuesto de producción explica la cantidad de dinero que cuesta producir el servicio que la organización entrega. El presupuesto pone de relieve los costes de las materias primas, insumos, herramientas, maquinaria, costos de mano de obra y el trabajo subcontratado ocasional. El presupuesto de producción también puede incluir una estimación del valor total de las existencias o inventarios, ya que sirve como un activo para la organización. Presupuesto de compras y gastos El presupuesto de compras/ventas rastrea el dinero que sale de la organización, ya sea en los gastos fijos o flexibles. Realiza un seguimiento del dinero gastado en sus actividades, incluyendo arriendo, pago de servicios y suministros de oficina. El presupuesto de compra también hace un seguimiento de las compras realizadas para mantener a la organización en funcionamiento, incluyendo las nuevas máquinas para el equipo de producción. Este tipo de presupuesto se utiliza para controlar el gasto para satisfacer los objetivos financieros de la organización.

7 Presupuesto maestro Un presupuesto maestro es un gran presupuesto, colectivo que aborda todos los otros presupuestos. Se ofrece una amplia visión de la organización como un todo. También proporciona un equilibrio entre los presupuestos, sobre todo si se presenta un presupuesto de cifras positivas, mientras que otro tiene sobre todos los números negativos. El presupuesto maestro proporcionará a los ejecutivos el valor neto total de la organización, ya que también se ocupa de los activos y pasivos.

8 Métodos para elaborar un presupuesto. Para elaborar presupuestos se deben considerar diferentes etapas para su preparación. Pre iniciación Elaboración del presupuesto Ejecución Control Evaluación Veamos a continuación, cómo ayudan estas etapas en la elaboración de un presupuesto. Pre iniciación En la etapa de pre iniciación se evalúan los resultados obtenidos en años anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial, se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la organización. Este diagnóstico contribuye a establecer los fundamentos de la planeación, las estrategias y lo operacional.

9 Elaboración del presupuesto Esta es la etapa durante la cual los planes adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales. Para tal fin se establecen las siguientes pautas: A En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles, se tomaran decisiones inherentes a los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia. B En el área de producción, se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas de los inventarios de productos terminados. C Las compras se calculan en términos cuantitativos y monetarios, con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes. D La jefatura de relaciones industriales o de talento humano, debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos. Esto lo lleva a cabo con base en los requerimientos de personal planteados por cada jefe de área y de acuerdo con los criterios de remuneración y las disposiciones del gobierno, frente a los cambios salariales o reajustes anuales y la garantía que se establece de reajuste salarial en convenciones o pactos colectivos con los trabajadores.

10 E De igual forma se tiene en cuenta, la elaboración de otro tipo de presupuestos como el de Costos indirectos de fabricación, los presupuestos de gastos de administración y de ventas. Es competencia de los encargados de la función presupuestal reunir la información de la operación normal y de los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto ya integrado y coordinado se entrega a la gerencia con los respectivos comentarios y recomendaciones respectivas, se discute su conveniencia financiera, se procede a realizar los respectivos ajustes, aprobarlo, publicarlo y difundirlo. Ejecución La ejecución es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados. El Comité de presupuestos se debe constituir como el principal impulsor, buscando el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos, con la finalidad de alcanzar las metas preestablecidas. Control El presupuesto es una especie de medidor en la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales. El control consiste en realizar un monitoreo, un seguimiento y acompañamiento en tiempo real. Se comparan los pronósticos con la realidad.

11 Evaluación Al finalizar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones de la organización. Es necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los logros. Esta retroalimentación es muy importante para las áreas, así se logrará mayor conciencia de su desempeño y permitirá tomar las medidas correctivas necesarias.