Manual Para la Captura de Anteproyecto de Departamento

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3 Introducción La DIPRENA en su compromiso de modernizar el proceso presupuestario y apoyar el desarrollo de las capacidades tecnológicas y los recursos humanos en las entidades del Sector Público, se ha propuesto liderizar el diseño y desarrollo de una herramienta informática de apoyo, simplificación y automatización para la elaboración y formulación del presupuesto a nivel institucional. Esta herramienta permitirá capturar la información pertinente desde cada unidad ejecutora (departamentos o secciones) partiendo del diseño del plan estratégico institucional y la programación operativa que sustente la base del proyecto de presupuesto anual en un marco plurianual de mediano plazo, tanto para los gastos de operaciones como para el programa de inversiones. Esta herramienta permitirá adicionalmente, incorporar el diseño e inclusión de indicadores de gestión que permitan la adopción del enfoque de presupuesto por gestión de resultados. Cabe observar que esta propuesta surge de un requerimiento demandado por los responsables de la administración presupuestaria en las entidades ejecutoras, aduciendo que no cuentan con herramientas adecuadas para asumir en forma efectiva estos nuevos paradigmas. El resultado de este esfuerzo permitirá estandarizar el proceso de formulación presupuestaria, reducir el tiempo de procesamiento y el mejoramiento en la calidad del análisis y evaluación de las propuestas presupuestarias. Para facilitar la introducción de los datos, presentamos a ustedes una pequeña macro, herramienta importante para poder alimentar o subir los datos en el nuevo programa de presupuesto en la Sede. A su vez ayudará al planificador o encargado del proceso de formulación de cada unidad ejecutora, el seguimiento y levantamiento de datos o montos a solicitar para el año en curso.

4 Manual Para la Captura de Anteproyecto de Departamento Requerimientos del Sistema: Para trabajar en este sistema necesitamos contar con el Programa de Microsoft Excel. Estructura Funcional Establecer Los Lideres de Área Garantizar Internet Office 2003 Adobe Reader o acrobat Instalado Capacitación Paso 1: Instalación del Programa en la computadora. Copiar la carpeta ENTIDAD-2009 en el escritorio de su PC, en donde ENTIDAD son las siglas de la entidad donde usted labora. Pasó 2: Ejecutar Programa 1. Abrir la carpeta Entidad-2009 haciendo doble clic sobre ella y se abrirá una ventana. 2. Seleccionar el archivo Formulación Entidad, haciendo doble clic sobre el.

5 3. Y aparecerá esta ventana de advertencia, que tiene la función de actualizar los vínculos de esta herramienta de Excel. Haga clic en actualizar. Observación: Existen dos formas para que esta Macro no pueda funcionar: a- No se este trabajando con el Office 2003 b- La seguridad de las Macros no se encuentren en su nivel mas bajo. Como liberar la seguridad de las Macros: Pasó 1: Dar clic a Herramienta Pasó 2: Dar clic a Macro y después a Seguridad

6 Pasó 3: Se nos despliega un menú y escogemos el Nivel más bajo y le damos clic Aceptar Pasó 3: Seleccionar Unidad Ejecutora 1. En la parte superior del encabezado de la hoja, en el campo con el nombre de Departamento. 2. Dar clic al recuadro del mismo y aparecerá seguidamente un listado de todas las Unidades Ejecutoras de la Entidad. 3. Usted, seleccionará la Unidad Ejecutora correspondiente a su área de trabajo. Escogemos la Unidad Ejecutora Menú Principal

7 Pasó 4: Captura del Solicitado: Le damos clic en el menú principal a la opción del Solicitado para empezar a trabajar. Los Gastos Cero le competen al Depto. RH Los Gastos del Uno en adelante se pueden utilizar En los espacios en grises para plasmar las cifras tenemos que utilizar el menú principal y escoger el rango de gastos que necesitamos. En los espacios en blancos automáticamente colocamos los montos. Observación: Para retornar a la pantalla Inicial: hacer clic en el icono de RETORNO. Para imprimir la hoja de Solicitado: hacer clic en el icono IMPRIMIR. Para borrar la hoja del Solicitado (solo los campos de color blanco): hacer clic en el icono BORRAR.

8 Paso 5: Captura de Detalle de Gastos 1. En la parte izquierda del cuadro de la hoja, haga clic en el nombre Det. Gasto esto lo llevara a la hoja para la captura del Detalle de Gastos. Los datos que se registran en las hojas señaladas, se aplicaran las cifras en el botón SOLICITADO. 2. La pantalla de Detalle de Gastos esta creada para la generación de los montos de los gastos de artículos que están detallados en esta hoja, los cuales se representan por los nombres de gasto, descripción, unidades de medida cantidad, precio unitario y Precio Total. En la hoja solo se tiene que colocar la cantidad de artículos que se desean y el sistema automáticamente genera el total. Estos montos serán consolidados en la hoja de Recomendado. Cantidad de Artículos

9 Observación: Para retornar a la pantalla Inicial: hacer clic en el icono de RETORNO. Para imprimir la hoja de Detalle de Gastos: hacer clic en el icono IMPRIMIR. Para borrar la hoja de Detalle de Gastos: hacer clic en el icono BORRAR. Paso 6: Captura de Otros Gastos 1. En caso de que no encuentre en el listado lo que desee solicitar, entonces pasar a la hoja con el nombre de Otros Gastos en la página Principal. 2. Aquí podrán incluir todos los artículos que no se encuentren en la hoja anterior. Se debe colocar el objeto de gasto en la celda de Gasto Descripción podrá seleccionar de una lista de gastos cual es el que desea afectar. Luego en la celda de Descripción coloque la descripción del artículo, la cantidad y el precio unitario, el precio total se calcula automáticamente. Estos montos serán consolidados en la hoja de Recomendado. Observación: Para retornar a la pantalla Inicial: hacer clic en el icono de RETORNO. Para imprimir la hoja de Otros Gastos: hacer clic en el icono IMPRIMIR. Para borrar la hoja de Otros Gastos: hacer clic en el icono BORRAR. Para limpiar los errores de la hoja de Otros Gastos: hacer clic en el icono LIMPIAR.

10 Para ordenar los gastos en orden ascendente: hacer clic en el icono ORDENAR. Paso 7: Captura de detalle de cuentas (ALQUILER 100, MANTENIMIENTO 180, entre otras) 1. La pantalla de captura por gasto especifico esta creada para la generación de los montos de los gastos de artículos que están detallados en esta hoja, los cuales se representan por los nombres de gasto, descripción, el monto de los artículos que se desean y el sistema automáticamente genera el total. Estos montos serán consolidados en la hoja de Recomendado. Observación: Para retornar a la pantalla Inicial: hacer clic en el icono de RETORNO. Para imprimir la hoja de Alquileres: hacer clic en el icono IMPRIMIR. Para borrar la hoja de Alquileres: hacer clic en el icono BORRAR. Para limpiar los errores de la hoja de Alquileres: hacer clic en el icono LIMPIAR. Para ordenar los gastos en orden ascendente: hacer clic en el icono ORDENAR. Paso 8: Captura de Justificación 1. Pase a la hoja de Justificación haciendo clic en el icono del mismo nombre en la hoja principal.

11 2. En esta hoja sólo se debe llenar la columna de Justificación Unidad Ejecutora, en la cual debe incluir las respectivas justificaciones de los montos solicitados en la hoja de Recomendado. 3. En la columna de Justificación General tiene como referencia una descripción general de la justificación del gasto. Observación: Para retornar a la pantalla Inicial: hacer clic en el icono de RETORNO. Para imprimir la hoja de Justificación: hacer clic en el icono IMPRIMIR. Para borrar la hoja del Justificación: hacer clic en el icono BORRAR. Paso 8: Grabar Información a Archivo Texto 1. Luego de capturar toda la información del departamento, debe proceder a grabar todos los cambios actualizados del archivo de Formulación Entidad en su Computador.

12 2. Ya grabadas las actualizaciones, procederemos a EXPORTAR los archivo de EXPORTAR RECOMENDADO y EXPORTAR ANEXOS en archivos de formato de Texto. Observación: Exportar Recomendado: Genera un archivo con formato de texto con el consolidado de todos los objetos de gasto solicitados y le damos clic en Aceptar. Exportar Anexos: Genera un archivo con formato de texto con el consolidado de todos los objetos de gasto que requieren detalle (campos grises). Observación: Para que el documento se guarde exitosamente darle clic al botón ACEPTAR.

13 Borrar Macro: Borra todo los montos de la macro. Nos solicita una clave: escribimos la palabra borrar en minúscula y le damos aceptar automáticamente todo lo que solicitamos en la macro se borran por completo. Observación: Para que el documento se guarde exitosamente darle clic al botón ACEPTAR.

14 Paso para subir la información a la Web: Este paso solo le compete al Departamento de Prepuesto. a- Entramos a la página del mef y le damos clic a Diprena b- Colocamos usuario, clave y le damos conectar: c- Escogemos la institución y le damos clic: d- El siguiente paso es escoger en Fase Presupuestaria la opción Formulación-Unidad Ejecutora:

15 e- Escogemos la opción Importar Datos- Anteproyectos y le damos clic: Se nos despliega un portal donde vamos a examinar y transferir los archivos o solicitado de nuestra carpeta con el nombre de Macro-2009 uno por uno hasta haber importado todo nuestro anteproyecto. 1 2 En el punto tres no es más que el consolidado de lo que se esta importando. 3 f- En el último paso para terminar de verificar nuestra macro en la web son los reportes nuevamente Opciones y le damos clic a Reportes Institucionales

16 Escogemos el reporte que necesitamos en su momento le damos clic: Detallamos lo solicitado en la página y le damos buscar: Imprimir. Guarda Este reporte se puede imprimir y guardar.

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