Descubre Drive. Encuentra tus archivos fácilmente con Drive y mantén todos los documentos seguros y protegidos.

Transcripción

1 Descubre Drive Con Google Drive, puedes almacenar tus archivos en la nube, compartirlos con miembros de tu equipo o partners externos y acceder a ellos desde cualquier lugar. Encuentra tus archivos fácilmente con Drive y mantén todos los documentos seguros y protegidos. Solo necesitas un navegador web o cualquier dispositivo donde esté instalado Drive.

2 Configuración de Drive para administradores En esta guía de Drive en el ordenador 3. Almacenar los archivos Qué necesitas Una cuenta de administrador de G Suite 30 minutos

3 Cómo funciona Drive Antes de Google Drive, realizar una copia de seguridad de los archivos implicaba tener que reemplazarlos manualmente por versiones actualizadas cada vez que se hacía un cambio. Google Drive simplifica el trabajo porque sincroniza automáticamente los cambios en los archivos online, lo que permite acceder a la versión más actualizada desde cualquier ordenador, tablet o smartphone. Cuando se hace algún cambio en un archivo desde cualquier dispositivo, Drive se encarga de realizar la misma modificación en todas las demás ubicaciones. Además, también se puede trabajar fácilmente con documentos con otros miembros del equipo y compartir con ellos fotos o archivos de gran tamaño mediante Drive. Más información sobre cómo sincronizar archivos

4 Localizar la configuración de Drive Para empezar, vamos a activar algunas funciones clave de Drive para el equipo. 1. Inicia sesión en la Consola de Administración con tu dirección de correo electrónico y contraseña de G Suite. 2. En el panel de control, haz clic en Aplicaciones. 3. Haz clic en G Suite. 4. Haz clic en Drive en la lista de servicios. Haz clic en un paso para consultarlo.

5 Seleccionar la configuración de acceso y uso sin conexión En primer lugar, vamos a elegir la configuración que permite acceder a Drive desde cualquier lugar, incluso sin acceso a Internet. En la página de Drive: 1. Desplázate hacia abajo y haz clic en Acceso a los datos. 2. En la sección Sin conexión, marca la casilla Permitir a los usuarios habilitar documentos sin conexión. 3. Selecciona la opción Permitir a los usuarios descargar, instalar y utilizar Google Drive para Mac/PC. 4. Haz clic en GUARDAR en la parte inferior de la pantalla.

6 Seleccionar la configuración para compartir predeterminada A continuación, vamos a asegurarnos de que cuando los usuarios crean documentos, el acceso a estos queda restringido a esas personas. Luego, los usuarios podrán decidir si quieren permitir que otros accedan al elemento guardado en Drive. En la página de Drive: 1. Haz clic en Configuración de uso compartido. 2. En la sección Compartir mediante enlace, selecciona la opción DESACTIVADO para que solo tenga acceso el propietario hasta que decida compartirlo. 3. Haz clic en GUARDAR. Más información sobre los permisos de uso compartido en Drive

7 Compartir fuera de tu organización Puedes personalizar la configuración de uso compartido para permitir que el equipo comparta documentos con personas ajenas a la organización (por ejemplo, clientes). En la página de Drive: 1. Haz clic en Configuración de uso compartido. 2. En la sección Opciones para compartir, selecciona la opción ACTIVADO para compartir documentos fuera. 3. También puedes seleccionar: Advertir a los usuarios cuando compartan fuera de la organización Permitir que los usuarios compartan con personas que no usen una cuenta de Google 4. No te olvides de hacer clic en GUARDAR. Más información sobre los permisos de uso compartido en Drive

8 Empezar a utilizar Drive Existen tres formas rápidas y sencillas de acceder a Drive: 1. A través de drive.google.com desde el navegador web de un ordenador o cualquier dispositivo. 2. Desde una carpeta normal del ordenador de escritorio. Al instalar Drive en el ordenador, se crea una carpeta de escritorio denominada Google Drive. 3. Desde la Consola de Administración, haciendo clic en el menú de aplicaciones, en la parte superior. El modo de acceso a Drive es indiferente, de hecho puedes elegir el que te resulte más sencillo según las circunstancias. Cualquier modificación que hagas en Drive, desde el navegador o el ordenador de escritorio, se sincroniza en todos los dispositivos.

9 Abrir Drive en el navegador web 1. Para abrir Drive, ve a drive.google.com en el navegador e inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña de G Suite. 2. Si quieres crear una carpeta, haz clic en Carpeta, asígnale un nombre y haz clic en Crear.

10 Abrir Drive en el ordenador Al instalar Drive en el ordenador, se crea una carpeta de escritorio denominada Google Drive. Cualquier archivo que pongas en esta carpeta se sincroniza automáticamente en la Web en drive.google.com. Si también instalas Drive en un teléfono o tablet, los cambios que hagas en los archivos guardados en Drive desde cualquiera de los dispositivos se sincronizarán en todos ellos. 1. Para descargar Drive para el ordenador de escritorio, ve a la página de descarga de Drive. 2. Coloca el cursor sobre Descargar Drive y selecciona el dispositivo. 3. Haz clic en Aceptar e instalar. 4. Sigue las instrucciones para instalar Drive. Más información sobre cómo instalar Google Drive

11 Abrir Drive desde el menú de aplicaciones 1. Para abrir Drive desde la Consola de Administración u otro servicio como Gmail, haz clic en el menú de aplicaciones situado en la parte superior derecha de la página. 2. Haz clic en Drive.

12 Subir archivos a Drive desde el navegador Puedes guardar cualquier archivo en Drive: imágenes, dibujos, vídeos, etc. Solo tienes que almacenar un archivo en Drive una vez para que esté disponible en todos los dispositivos. 1. En el navegador, ve a drive.google.com e inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña de G Suite. 2. Puedes arrastrar el archivo o la carpeta que quieras subir desde el ordenador de escritorio a la página de Drive. 3. También puedes hacer clic en la página de Drive y luego hacer clic con el botón derecho en Subir archivos o Subir carpeta. 4. A partir de ese momento, los archivos se guardarán en la carpeta de Drive y se sincronizarán con otros dispositivos donde también esté instalado Drive. Más información sobre cómo sincronizar archivos en Drive

13 Subir archivos a Drive desde el escritorio 1. Si quieres sincronizar archivos desde la carpeta del escritorio, abre una ventana del Explorador de Windows o el Finder de Mac y desplázate hasta la carpeta que quieras subir. 2. Abre una segunda ventana y desplázate hasta la carpeta de Google Drive. 3. Arrastra los archivos y las carpetas desde la primera ventana hasta la carpeta de Google Drive en el escritorio. 4. A partir de ese momento, los archivos se guardarán en Drive. Cualquier cambio que hagas en ellos se sincronizará en todos los dispositivos donde hayas instalado Drive.

14 Esperar a que se sincronicen los archivos Al arrastrar los archivos a la carpeta de Drive, estos se suben (se sincronizan) automáticamente en Drive en la Web (este proceso puede tardar unos minutos). Los archivos que presentan el icono sincronizando en Drive. aún se están Los archivos con el icono se han sincronizado correctamente. Se podrá acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo donde esté instalado Drive.

15 Organizar los archivos Puedes reorganizar los archivos y crear carpetas en la carpeta de Drive del ordenador, de la misma forma que trabajas con otros archivos y carpetas en el equipo. Las carpetas nuevas o las modificaciones en la organización de la carpeta de Drive se mostrarán automáticamente en todos los dispositivos. Ahora el contenido también estará organizado en todos los dispositivos.

16 Abrir los archivos Puedes abrir los archivos directamente desde la carpeta de Google Drive del escritorio o desde el navegador. Los archivos creados con Documentos de Google se abren en el navegador. Otros archivos guardados en la carpeta de Drive se abrirán en sus aplicaciones habituales (como Adobe Reader para los archivos PDF) en el ordenador.

17 Actualizar los archivos de Drive Para actualizar un archivo, realiza los cambios necesarios y este se sincronizará y actualizará automáticamente en cualquier otro dispositivo con Drive. También funciona a la inversa. Los cambios que realices en Drive en la Web se sincronizarán en el ordenador. Las carpetas y los archivos estarán ahora actualizados en todas las ubicaciones.

18 Crear archivos directamente en Drive Ahora que ya has configurado Drive, puedes crear archivos con editores de Google como Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones, y trabajar en ellos desde cualquier lugar, tanto online como sin conexión. Ya has habilitado el acceso sin conexión para los usuarios desde la configuración recomendada anterior. Ahora vamos a crear un documento de Google en Drive. 1. En Drive en el navegador, haz clic en Nuevo. 2. Desplázate hacia abajo y selecciona Documentos de Google. 3. Se abre otra ventana del navegador. Puedes empezar a trabajar con el documento nuevo. Cuando hayas terminado, simplemente cierra la ventana. Drive sincroniza los cambios automáticamente. Más información sobre cómo trabajar con Documentos

19 Eliminar archivos Si eliminas un archivo guardado en Drive, este desaparece de todas las ubicaciones donde está instalado Drive. Los archivos eliminados se mueven a la carpeta Papelera de Drive y se siguen teniendo en cuenta en el cálculo del almacenamiento total. Al vaciar la carpeta Papelera de forma definitiva, se borran todos los archivos eliminados.

20 Añade espacio de almacenamiento Al principio, cada usuario de tu cuenta de G Suite dispone de 30 GB de almacenamiento para todos los archivos que guarda en Drive, para Gmail y para Google Fotos. Si crees que los usuarios podrían necesitar más espacio, puedes adquirir almacenamiento adicional para una o varias personas del equipo. Si dispones de G Suite Business (con cinco usuarios o más), todos tendrán ya almacenamiento ilimitado.

21 Comunícate con el equipo Ahora que has configurado Google Drive para tu organización, es el momento de ayudar a los miembros del equipo a que empiecen a utilizar la aplicación. 1. Envía esta plantilla de correo electrónico para presentar Drive. 2. Ayuda a los miembros de tu equipo a hacer estas tres cosas antes de que comiencen a utilizar Drive: Instalar Drive en sus ordenadores Sincronizar y subir los archivos a Drive Acceder a los archivos en Google Drive sin conexión

22 Formar al equipo Para ver más recursos de formación, visita el Centro de Aprendizaje de G Suite en gsuite.google.es/learning-center Visitar el Centro de Aprendizaje Allí encontrarás: Guías de usuario sobre las funciones para empresa de Drive Vídeos de formación de Drive Preguntas frecuentes de usuarios de empresa

23 Enhorabuena. Has configurado Drive para tu organización Ahora ya sabes cómo: Personalizar la configuración de Drive Instalar Drive en el ordenador Almacenar los archivos Usar Drive Formar al equipo Te ha resultado útil esta guía? Enviar comentarios