PRODUCTO 2. METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS

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1 PRODUCTO 2. METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 1 de 14

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO GENERAL METODOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN PARA LA PGN PRIMERA FASE: APOYO DE LA DIRECCIÓN Y CONFORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO Apoyo y compromiso de la alta dirección Elección de la organización que apoye el proceso de implementación Conformación equipo interdisciplinario SEGUNDA FASE: SOLUCIÓN TECNOLÓGICA Análisis y estudio de las opciones de desarrollo propio Elección de solución tecnológica Formalización e institucionalización del sistema de gestión de costos TERCERA FASE: ENTRADA EN PRODUCCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Cronograma de implementación Establecimiento de puntos de control Ejecución del programa de sensibilización y capacitación Implementación del sistema de gestión de costos Seguimiento a la implementación del sistema de gestión de costos SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 2 de 14

3 1. OBJETIVO GENERAL Para que la Procuraduría General de la Nación lleve a buen término el proceso de poner en funcionamiento el Sistema de Gestión de Costos, se presenta la siguiente metodología que le permite implementar el Sistema desde el principio y hasta la etapa de control y retroalimentación. Es muy reciente el interés de los Estados modernos de controlar y conocer sus costos. Generalmente, ese interés está vinculado con el actual proceso de reforma administrativa del Estado, que pone en el orden del día la necesidad de adecuar la gestión pública moderna a los criterios de eficiencia, eficacia y obtención de resultados. 1 Hoy, la administración de las organizaciones utiliza la información de los Sistemas de Gestión de Costos para tomar decisiones. Conocer cual es el costo de las actividades, que tan eficaz y eficientemente son realizadas las actividades y quienes son usuarios o beneficiarios de las actuaciones que se realizan, obtener información que permita administrar lo que se hace en lugar de simplemente que se gasta. El Sistema de Gestión de Costos propuesto para la Procuraduría General de la Nación, es el catalizador para el mejoramiento y administración de procesos, medición del desempeño y optimización de la relación cliente - producto - servicio. 1 Metodología para la obtención de costos gubernamentales. En Consultado Junio 01 de 2007 SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 3 de 14

4 2. METODOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN PARA LA PGN Con la presente metodología se busca dar a la entidad una serie de pasos y presupuestos básicos a tener en cuenta para la implementación del Sistema de Gestión de Costos. Para ello se han considerado los siguientes aspectos: 2.1 PRIMERA FASE: APOYO DE LA DIRECCIÓN Y CONFORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO Los primeros pasos en el proceso de implementación son fundamentales para el éxito del proyecto. Estos pasos son: Apoyo y compromiso de la alta dirección. Los mejores resultados siempre se obtienen cuando es la dirección de la organización la que muestra y difunde su interés en los proyectos. Sin duda el Sistema de Gestión de Costos se constituye en una herramienta de tipo gerencial que permitirá a los directivos poder orientar su organización con sentido social y económico. Tal como lo citan Joaquín Cuervo y Jair Osorio en el libro Costeo basado en actividades ABC-, el Sistema de Gestión de Costos, no es un sistema de contabilidad, es un sistema que provee información para la toma de decisiones, para medición y evaluación de gestión. Con esta filosofía se trabajó la metodología propuesta para la PGN. Por lo anterior, todos los niveles de la Procuraduría deberán tomar parte en la implementación. SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 4 de 14

5 La Dirección de la entidad es la máxima responsable del Proyecto. Se requiere un firme convencimiento por su parte sobre la importancia y la necesidad de que la entidad cuente con un Sistema de Gestión de Costos. El máximo responsable de la organización y su equipo directivo asumirán un papel activo en el proceso, durante todas las etapas del mismo. Sus funciones principales serían: Liderar el programa de implementación del Sistema de Gestión de Costos. Mantener un compromiso activo. Promover la participación de todos los funcionarios implicados. Hacer seguimiento al proyecto. Designar a los miembros del equipo de proyecto que por parte de la entidad se encargará de llevar a cabo la implementación del Sistema de Gestión de Costos Elección de la organización que apoye el proceso de implementación. Dado lo especifico del tema y el conocimiento especializado que se requiere, y por lo visto y analizado durante el proceso de formulación de la metodología, es importante que, durante el proceso de implementación, la entidad cuente con el acompañamiento de una firma que conozca el tema y si no fue participante durante el proceso de formulación de la metodología, se debe contemplar que ésta se tomará un tiempo suficiente para conocer la entidad, sus procesos, productos, estructura, lea y procese la metodología propuesta para el Sistema de Gestión de Costos de la Procuraduría General de la Nación. Para la elección de la firma acompañante se deberán considerar al menos los siguientes parámetros: Experiencia en el sector y en el tema. Costo. Conocimientos y experiencia del personal en implementaciones del producto. Metodología de implementación. SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 5 de 14

6 Metodología de formación. Experiencia con el producto. Proximidad geográfica. Presencia global. Compromiso en la implantación. Conocimientos y experiencia en integración de sistemas. Disposición del personal. Estabilidad financiera de la firma Conformación equipo interdisciplinario. Surtidos los pasos anteriores, la entidad debe seleccionar un equipo de personas de la organización provenientes de diferentes áreas, en las que se incluyan entre otras: administrativa, planeación, sistemas, financiera, misionales, control interno. Dado lo específico y especial del tema, se deberá contar con una organización externa que apoye el proceso, quien a la vez deberá conformar un equipo que se integre con los funcionarios elegidos por la entidad. Cada integrante deberá tener un rol y responsabilidades específicas dentro del equipo interdisciplinario. El número de integrantes dependerá del despliegue de usuarios que la Organización quiera hacer; es decir si desea abarcar la mayoría de ubicaciones regionales y funcionales, será mayor el número; lo recomendable es iniciar con un despliegue moderado, incluyendo las áreas mencionadas y las principales regionales por tamaño y posteriormente cuando ya se tenga afianzado el sistema, su funcionamiento y uso, ampliar la cobertura a otras dependencias. Una vez integrado el equipo, se deberá elegir un líder del proyecto, esta persona será quien coordine el proyecto, guiando al equipo en la implementación de la metodología propuesta para la entidad. Dada la dimensión del proyecto, se requiere que tenga una dedicación personal total e intensa durante el desarrollo del proyecto. Como líder del equipo sus funciones serán: Formar a los miembros del equipo de proyecto en la metodología. SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 6 de 14

7 Colaborar con la dirección en la planificación del proceso global de implementación. Solicitar a la entidad los recursos necesarios y asegurar la disponibilidad de los medios logísticos necesarios, la eficacia de las reuniones y cualquier otra actividad de grupo. Todo lo anterior dentro del presupuesto y el plan de trabajo previamente establecidos. Coordinar la ejecución de tareas y revisar el ritmo de ejecución. Aportar orientación y guía al equipo, actuando como un consultor interno. Velar por el seguimiento riguroso de la metodología. Informar a la dirección sobre la evolución del proyecto. Asegurar la permanente actualización de los indicadores del proyecto. Velar por el mantenimiento y mejora de la situación alcanzada tras la implantación. Transferir la experiencia a otras áreas, guiando el proceso de extensión de la metodología y canalizando el conocimiento sobre el Sistema de Gestión de Costos en la entidad. Ser un experto conocedor de la metodología, formarse continuamente y aprovechar todas las oportunidades de aprendizaje que se presentan. Y, ser un buen dinamizador de equipos. El resto de personas que conforman el equipo de trabajo, tendrían funciones como: Conocer los conceptos y metodología del Sistema de Gestión de Costos. Programar y coordinar la ejecución de cada fase del proyecto. Ayudar al líder en la formación del resto del personal del área de trabajo. Reunir información y analizar en equipo la situación actual. Proponer ideas de mejora y decidir en grupo las soluciones a implantar. Establecer los planes de acción y ejecutar las acciones acordadas en cada fase del proceso de implantación. Efectuar el seguimiento y analizar los indicadores del cumplimiento de objetivos del proyecto. SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 7 de 14

8 Proponer acciones correctoras ante las desviaciones o evoluciones negativas del proyecto. 2.2 SEGUNDA FASE: SOLUCIÓN TECNOLÓGICA En este momento de la implementación la organización deberá analizar con seriedad las soluciones que ofrece el mercado, la contratación de diseño y desarrollo del software y su capacidad interna de desarrollo de software Análisis y estudio de las opciones de desarrollo propio. Puesto que la entidad ya realizó la primera etapa en donde se identificó la estructura, se conocieron los procesos, las actividades, los productos y en donde se estableció una metodología de costeo que responde a lo anterior, estableciendo los módulos y parametrización de los datos de entrada, así como la información de salida a través de informes e indicadores; se hace necesario que la entidad elija entre tres caminos: Desarrollar el aplicativo con sus propios recursos y la división de gestión tecnológica. Contratar el desarrollo con la misma empresa que apoye el proceso de implementación. Adaptar un software del mercado a la entidad, teniendo en cuenta sus características especiales. Es preciso que la entidad evalúe su capacidad de creación de software y basada en el demo que se creó para las pruebas piloto, pueda dimensionar el trabajo y decidir si el desarrollo lo realiza con o sin el apoyo en la oficina de sistemas o lo contrata con la firma acompañante del proceso. En el mercado nacional no existen muchos desarrollos de costos bajo metodología ABC para entidades de servicios, en el plano internacional si se ha trabajado el tema y existen desarrollos que deberán ser analizados por la entidad con el fin de SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 8 de 14

9 identificar su adaptabilidad a la organización y flexibilidad frente al constante cambio que vive la Procuraduría Elección de solución tecnológica. Si se opta por la tercera alternativa, para la elección del software se deberán tener en cuenta los siguientes parámetros: Cantidad de requerimientos de la entidad que son resueltos por el sistema estándar antes de modificaciones. Flexibilidad del aplicativo para adaptarse a los requerimientos de la entidad. Costo de la solución. Experiencia y casos de éxito en el sector público o en empresas de servicios. Solidez financiera del vendedor. Tecnologías empleadas. Estabilidad en las tecnologías empleadas. Cantidad y perfil de clientes. Robustez tecnológica de la solución. Inversión en investigación y desarrollo. Capacidad de customización. Cantidad de módulos adaptables a las necesidades. Facilidad de uso. Metodología de implantación. Independencia de sistema operativo y de motor de base de datos. Usabilidad. Escalabilidad. Flexibilidad para la gestión de nuevos servicios establecidos por la entidad o para permitir registrar los cambios que se presenten en el tiempo. Si la decisión se toma por la ruta del desarrollo propio, es preciso que la entidad tenga presente que durante la etapa de formulación de la metodología, se desarrolló un demo de software para procesar la información de las dependencias elegidas SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 9 de 14

10 como pilotos: Almacén, Regional Norte de Santander y Procuraduría Delegada Disciplinaria para la Defensa de los Derechos Humanos. Éste, aunque es una herramienta sencilla, le permite dimensionar la construcción de una herramienta completa que de cobertura a toda la entidad Formalización e institucionalización del sistema de gestión de costos. El Sistema de Gestión de Costos requiere que todos los funcionarios se familiaricen con el mismo y generen la información necesaria para alimentar las bases de datos. Buscando el compromiso de todos los funcionarios de la entidad, se hace necesario oficializar e institucionalizar el Sistema de Gestión de Costos mediante Acto Administrativo emitido por el Procurador General y la Secretaría General; esto buscando adicionalmente que se presupuesten los recursos para el mismo. Es preciso tener en cuenta que esta actividad implica la creación de una nueva función y asignación a una dependencia que se encargará de calcular y administrar los costos. Usualmente es la división de planeación la que se vincula con el Sistema de Gestión de Costos. 2.3 TERCERA FASE: ENTRADA EN PRODUCCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Para la entrada en producción de la aplicación de costos, se deberá hacer una reunión con el fin de establecer la dedicación y actividad de cada consultor. Para el desarrollo de esta etapa se considerarán las siguientes etapas: Cronograma de implementación. Las actividades propuestas en esta metodología deberán ser llevadas a un cronograma que considere: responsable de cada actividad, fecha de inicio y finalización, recursos necesarios y resultado esperado al finalizar una etapa. Para que el sistema funcione, se requiere la formalización de los manuales de procesos y funciones, así como la destinación de espacio físico, equipos, software y hardware. SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 10 de 14

11 Se deben considerar las actividades y los recursos a corto, mediano y largo plazo. En el Anexo A se presenta una propuesta de cronograma que deberá ajustarse tan pronto inicie el proyecto, de acuerdo a las circunstancias del momento. Es importante considerar el factor tiempo, el cual es uno de los más importantes y escasos recursos, toda vez que si se opta por contratar una organización que no haya participado en la formulación de la metodología, requerirá de más tiempo, ya que deberá iniciar conociendo la entidad y estudiando la metodología propuesta Establecimiento de puntos de control. Con el fin de medir el grado de avance en el logro del objetivo de implementación del Sistema de Gestión de Costos, es necesario el establecimiento de puntos de control y de entrega de productos que midan tiempos, resultados y desarrollo de actividades Ejecución del programa de sensibilización y capacitación. En esta etapa, la entidad hará uso de las herramientas desarrolladas en el programa de sensibilización y capacitación incluidas en los productos entregados en el desarrollo del contrato. Para ello, se deben tener en cuenta las fases de: Sensibilización, Comunicación y Capacitación. Para cada una de las fases, e han desarrollado estrategias, materiales, medios y metodología que se deberán utilizar en la forma y momentos previstos. Es preciso tener en cuenta los diferentes grupos a capacitar de acuerdo a los perfiles frente al Sistema de Gestión de Costos. Formación para usuarios funcionales: Está destinado a los que serán los usuarios operativos del Sistema de Gestión de Costos dentro de la organización. Este equipo de personas será conformado por profesionales con buenos SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 11 de 14

12 conocimientos en las áreas sobre las que desarrollan su labor específica. El curso tiene como finalidad dotarles de los conocimientos necesarios para garantizar la eficiente utilización de la solución y está estructurado en distintas unidades didácticas que cubren todos y cada uno de los módulos. La información se impartirá por horas, sin limitaciones en el número de asistentes. Formación para usuarios analistas de información: Está orientado a consultores, directores de áreas funcionales, responsables de tecnologías de información con amplio conocimiento en los procesos y servicios de la entidad. Esta formación tiene como fin dotarles de un conocimiento detallado en los componentes del sistema. Así, podrán leer, interpretar y analizar la información obtenida, de forma que se garantice el uso óptimo de esta solución de gestión en su empresa. Serán necesarios conocimientos generales en software, así como amplios conocimientos de las diferentes áreas de actividad de la Procuraduría. Esta formación se impartirá por horas y de forma personalizada. Formación de conectividad, redes y servicios: Ha sido diseñado para los administradores e integradores de sistemas, responsables del funcionamiento del Sistema de Gestión de Costos sobre su plataforma tecnológica. Su contenido se centra en la forma en la que el sistema interactúa con la plataforma tecnológica sobre la que se apoya y sobre cómo debe ser configurada ésta. Para obtener un máximo aprovechamiento de este curso, será necesario disponer de conocimientos y experiencia en arquitectura Cliente/Servidor, diferentes sistemas operativos, gestores de bases de datos relacionales, networking, routers y conectividad. Esta formación se impartirá por horas y de forma totalmente personalizada. Adicional a lo anterior y con el fin de dar asistencia permanente a los usuarios, la entidad debe disponer de una línea de apoyo y asistencia para atender las necesidades y dificultades que tengan las personas con el sistema. Por lo anterior se recomienda disponer de lo siguiente: SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 12 de 14

13 Servicios de Asistencia Remota y Asistencia Vía Comunicaciones: el servicio tiene como objetivo asegurar la más alta disponibilidad del Sistema de Gestión de Costos. Consiste básicamente en la resolución de todas las dudas y preguntas de los usuarios a través de teléfono o correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación que tenga la organización. Con las nuevas tecnologías, se debe contemplar la posibilidad de intervención directa de los especialistas de soporte remoto en el sistema informático del propio usuario. Con el fin de garantizar la seguridad de sus datos será la propia entidad quien se encargue de abrir las comunicaciones con el servicio de Asistencia Remota. De esta forma se garantiza que los accesos a los datos de su gestión únicamente provengan de personas conocidas y autorizadas Implementación del sistema de gestión de costos. En esta etapa, el sistema deberá estar dotado de todos los recursos para iniciar el proceso. Se deberán alimentar los datos para las tablas básicas, se parametrizarán todos los aspectos básicos del sistema. Se presentarán las solicitudes de generación de interfase de los demás aplicativos que maneja la institución, tales como: Nómina Hominis, Inventarios - As de Ases, Contabilidad SIIF, SIAF, Información Misional SIM. Dentro de la metodología propuesta, se dejan especificados los campos a tomar de cada aplicativo Seguimiento a la implementación del sistema de gestión de costos. Una vez se tengan listas las interfases que alimentarán el Sistema de Gestión de Costos y alimentada la información básica, el sistema estará listo para entrar en funcionamiento. Para desarrollar esta labor, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: La generación, revisión, validación y distribución de informes para los diferentes usuarios del sistema. SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 13 de 14

14 Evaluación del desempeño: midiendo el esfuerzo de cada funcionario, dependencia o actividad en el logro de las metas. En un principio los informes serán base para el establecimiento de objetivos realistas. Definición de metas: A través del presupuesto, se pueden establecer parámetros de medición, que serán las metas en términos de utilización de recursos y logro de objetivos, realización de actividades. Estas deben ser realizadas periódicamente. Construcción de bases de datos estadísticas: con el fin de poder tener datos de análisis adecuados para definir inductores, evaluar cumplimientos informar a los usuarios. Revisión del modelo: Dado que las organizaciones, los procesos, las actividades cambian; el sistema deberá evaluarse y actualizarse periódicamente. SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 14 de 14

15 ANEXO A. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Anexo A - 1

16 ACTIVIDADES FASE 1: APOYO DE LA DIRECCION Y CONFORMACION EQUIPOS DE TRABAJO TIEMPO ESTIMADO 2 MESES CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACION RESPONSABLE QUINCENA APOYO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION 15 DIAS Directivos de la PGN 1.2 ELECCION DE LA ORGANIZACIÓN QUE APOYE EL PROCESO DE IMPLEMENTACION UN MES 1.3 CONFORMACION DE EQUIPO INTERDISCIPLINARIO 15 DIAS Directivos de la PGN Directivos de la PGN y Consultores FASE 2: SOLUCION TECNOLÓGICA 5 MESES 2.1 ANALIZAR Y ESTUDIAR LAS OPCIONES DE DESARROLLO DE SOFTWARE QUE TIENE LA ENTIDAD 2.2 ELECCION DE LA SOLUCION TECNOLÓGICA UN MES 15 DIAS Equipo interdisciplinario Equipo interdisciplinario y Directivos de la PGN 2.3 DESARROLLO E IMPLANTACION DE LA SOLUCIÓN TECNOLOGICA 3 MESES Equipo interdisciplinario 2.4 FORMALIZACION E INSTITUCIONALIZACION DEL SISTEMA DE GESTION DE COSTOS FASE 3: ENTRADA EN PRODUCCION DEL SISTEMA DE GESTION DE COSTOS 3.1 ELABORACION DE CRONOGRAMA DE IMPLANTACION POR DEPENDENCIAS 15 DIAS Directivos de la PGN 5 MESES 15 DIAS Equipo interdisciplinario 3.2 IMPLANTACION EN LAS DEPENDENCIAS 3 MESES Equipo interdisciplinario 3.3 EJECUCION DEL PROGRAMA DE SENSIBILIZACION Y CAPACITACION 3 MESES Equipo interdisciplinario 3.4 ESTABLECIMIENTO DE PUNTOS DE CONTROL 15 DIAS Equipo interdisciplinario 3.5 GENERACION DE INFORMES E INDICADORES, LECTURA Y VALIDACION DE LOS MISMOS 3.6 SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE COSTOS 15 DIAS Equipo interdisciplinario 15 DIAS Equipo interdisciplinario FASE 4: ENTREGA FORMAL DE LA HERRAMIENTA Y LOS INFORMES 15 DIAS Equipo interdisciplinario METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Julio de 2007 Anexo A - 2