SISTEMA ELECTRÓNICO DE FACTURACIÓN

Transcripción

1 SISTEMA ELECTRÓNICO DE FACTURACIÓN Con el archivo adjunto Setup.zip que se encuentra en el correo darle doble clic para que abrir el archivo y poder descomprimir su contenido, dar un clic en Extraer todos los archivos. Presionar el botón de Siguiente

2 Seleccionar la carpeta donde se va a guardar el archivo de instalación y presionar Siguiente : Presionar el botón de Finalizar

3 Al terminar nos mostrará la carpeta donde se guardo el archivo de instalación, al que hay que hacerle doble clic para ejecutarlo. El proceso de instalación verificara que se encuentre instalado el.net Framework indispensable para la ejecución del sistema, en caso de que no se encuentre instalado hay que seguir los siguientes pasos, contestando Si a la pregunta de Obtener el Framework del internet ahora?; Regularmente el.net Framework ya está instalado en las computadoras, en este caso el programa de instalación omitirá estos pasos.

4 En este momento nos abrirá el navegador de internet para que descarguemos el.net Framework, por lo que tendremos que darle un clic al hipervínculo Descarga e Instalación de.net Fx 3.5 Sp1 Proceso que nos enviara a una nueva página donde hay que dar un clic en el botón Descargar

5 Ahora presionamos el botón Ejecutar. Lo que iniciara la descarga del.net Framework, al terminar nos mostrará la siguiente ventana, a la que de nueva cuenta del damos Ejecutar

6 Seleccionamos He leído los términos del Contrato de licencia y los ACEPTO y presionamos el botón Instalar En este momento descargar los programas faltantes del internet para completar la instalación del.net Framework por lo que la siguiente ventana puede durar hasta un poco más de una hora dependiendo la velocidad del Internet con la que cuentes.

7 Una vez que termine la descarga e instalación del.net Framework nos mostrará la ventana donde nos confirma que se instalo correctamente, entonces presionamos el botón Salir Hasta aquí es la instalación del.net Frawork que hizo en caso de que no lo encontrara en la computadora, si se llevaron a cabo estos pasos, seguramente va a hacer necesario volver a darle doble clic al archivo Setup.msi que descomprimimos en los primeros pasos, si el sistema detecto que ya estaba instalado el.net Framework omitió hasta aquí estos pasos y continua con la instalación del Sistema Electrónico de Facturación (en ambos casos debemos de llegar a la siguiente ventana). Esta ventana inicia propiamente la instalación del Sistema Electrónico de Facturación, hay que presionar el botón Siguiente :

8 De nuevo presionamos Siguiente (No es necesario cambiar los datos de la carpeta a instalar al menos que se necesite una diferente a la pre configurada). Y de nuevo se presiona el botón Siguiente El sistema empezara el proceso de instalación.

9 Presionamos el botón Cerrar para terminar la instalación. Con esto termina el proceso de instalación, nos deja un icono en el escritorio así como en el menú de Inicio de Windows para poder ejecutar el programa. La primera ventana del sistema nos solicita nuestro usuario y contraseña, los que están pre configurados son: Usuario: Contraseña: admin

10 Después nos presenta la lista de empresas disponibles, de las cuales se pueden generar sus correspondientes facturas, en esta misma venta podemos dar de alta la nueva empresa haciendo clic en el botón que tiene el Cilindro con el signo de más. Los datos que nos solicitará son los que se tienen registrados en el S.A.T. de acuerdo al estándar de esta dependencia. El RFC no debe de contener guiones o espacios, en Tipo de comprobante debe de estar en Comprobante de código de barras para que nos permita capturar la información correspondiente en las siguientes pestañas. Se debe de ingresar la Llave Activación que correspondiente, para que el sistema nos permita grabar la empresa.

11 En la pestaña de Facturación se debe de indicar la carpeta donde se guardaran los archivos PDF que genera el sistema por cada factura (se recomienda usar el que siguiere el sistema); si se cuenta con un logotipo dando un clic en el botón Examinar de la línea que corresponde lo podremos integrar al sistema, este archivo debe de estar en formato de imagen (BMP, JPEG, GIF). Es indispensable que le indiquemos el formato correspondiente al Tipo de comprobante en este caso como se desea facturar con código de barras hay que seleccionar Factura Nota de Crédito Código de Barras Bidimensionales En la pestaña Folios hay que indicar los datos de la autorización que nos dio el S.A.T. - Número de autorización - Año de Autorización - Serie - Folio Inicial - Folio Final - Tipo de documento (En este caso seleccionas Factura o Nota de crédito de acuerdo a la autorización emitida para esta numeración). - Agregamos el archivo del Código de barras bidimensional con el botón Examiar, cuando estén los datos completos, se habilitara el botón Agregar folios al que hay que

12 hacerle clic para que pase los datos a la cuadricula que se encuentra debajo, estos pasos hay que repetirlos, como autorizaciones de folios se tengan (regularmente es sola una). En la pestaña Correo Electrónico se puedes definir los datos de tu cuenta de correo electrónico para que desde el sistema puedas enviar las facturas por este medio. Algunos servicios gratuitos no proporcionan la información necesaria para poder configurar esta opción.

13 Por último la pestaña Leyendas nos permite poner información adicional al formato impreso de la factura, es muy importante que la Leyenda de Vigencia (Comprobantes con Código de Barras Bidimensional) este como se indica en la siguiente imagen sustituyendo por los correspondientes a la autorización emitida por el S.A.T. Si todos los datos son correctos podemos presionar el botón de Guardar para crear la nueva empresa, en caso de que se encuentre en gris es porque la llave de activación no corresponde por la asignada para esta empresa. Para generar una nueva factura con presionar el botón con el signo de $ nos llevara a la ventana de captura correspondiente.

14 Para seleccionar el tipo de documento (Factura o Nota de Crédito) se hace con la serie correspondiente solicitada al S.A.T. Para consultar o dar de alta los clientes o conceptos se puede hacer con el icono de la lupa correspondiente, o poner el R.F.C. o código correspondiente presionar la tecla Tabulador o Enter, en los conceptos una vez captura el código, la cantidad y el precio habilitara el botón Agregar Concepto para pasarlo a la cuadricula debajo y considerarlo como parte de la factura. Para grabar la factura con el botón Grabar nos aparecerá una ventana donde podremos seleccionar si queremos que la factura la guarde como borrador o se convierta en una factura real.

15 Si hacemos clic en Comprobante generado en ese momento nos abre una ventana con la factura ya elaborada, si se configuro los datos del correo electrónico correctamente desde esta ventana la podremos enviar o haciendo un clic sobre el icono de la impresora se puede imprimir.

16 Para ver las facturas previamente capturadas en el menú principal en la opción Facturación -> Ver, Re-imprimier y Cancelar Comprobante Fiscal Digital Seleccionando de la lista la factura y presionando el botón correspondiente podremos, consultar, cancelar o reimprimir alguna factura.

17 Al final de cada mes, hacienda exige que se entregue un reporte de las facturas emitidas / canceladas, en la opción del menú principal Facturación -> Generar Reporte Mensual para el S.A.T. Seleccionado el mes y el año el sistema presenta en pantalla (o se puede imprimir) haciendo un clic sobre el icono de la impresora, para generarlo a archivo hay que presionar el botón Examinar y seleccionar la carpeta donde se guardará el archivo, el sistema le pondrá el nombre correspondiente al periodo de acuerdo a las indicaciones del S.A.T. y presionar el botón con el logotipo del S.A.T. para generarlo, este archivo es previo al que se debe de subir al portal del S.A.T. ya que previamente hay que sellarlo con la aplicación correspondiente proporcionada por el S.A.T.