SERVICIO DIRECTORES PROYECTOS

Transcripción

1 SERVICIO DIRECTORES PROYECTOS CONSULTA DE PROYECTOS ON LINE A TRAVÉS DE LA WEB DE BIOEF (actualizado a 30/09/09) Este servicio permite que cada investigador/a principal (IP) de proyectos gestionados por BIOEF pueda consultar a través de su web pinchando en Proyectos on line, acceso, la situación económico-administrativa actual de cada uno de los proyectos que dirige, estén éstos abiertos (activos o en ejecución) o estén cerrados (finalizados). En ese mismo apartado de proyectos on line, se encuentran otros dos apartados, Guía de ayuda y FAQs-Preguntas frecuentes que ayudarán al IP a navegar por el nuevo servicio web así como a resolver cuestiones que habitualmente surgen durante la ejecución de los proyectos. A través del link indicado, entraremos en la siguiente pantalla: 1

2 Pinchando en Entrar accedemos a la pantalla en donde cada IP tendrá que identificarse introduciendo su Usuario y su Password. Las claves de acceso se facilitarán a cada IP individualmente, para lo cual deberán enviar un correo electrónico a la dirección proyectosonline@bioef.org de BIOEF, solicitándolas. El /la IP utilizará también esta dirección de correo electrónico para formular cualquier consulta sobre el funcionamiento de este nuevo servicio o sobre la información que facilita el mismo. 2

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4 Tras la solicitud de las claves a BIOEF a través del correo electrónico indicado, el/la IP recibirá dichas claves también por correo electrónico. Éstas le permitirán acceder a todos los proyectos gestionados por BIOEF en las que ese investigador/a figura como investigador principal, estén abiertos o estén cerrados. El/la IP podrá seleccionar los proyectos que quiere visualizar: abiertos, cerrados o todos. Pinchando sobre el título del proyecto accedemos a toda su información Accederemos a toda la información-documentación de interés general relativa a la gestión económico-administrativa de los proyectos en BIOEF (Guía de ayuda estadillo, FAQs, etc) Pinchando en la línea en donde figura el expediente asignado seguido del título del proyecto accederá a los datos económico-administrativos del proyecto. 4

5 Pinchando en cada una de estas pestañas accederemos a la información económico-administrativa del proyecto En el cajetín documentación se ubicará escaneada toda la información relativa al proyecto (resolución de concesión, cambios de partidas, prórrogas, etc.) estando disponible en todo momento para el/la IP. A continuación, se describe por orden de importancia según el criterio de BIOEF, el contenido de cada una de ellas, conteniendo la información fundamental del proyecto la pestaña denominada Presupuesto, seguidas de Información General, Facturas recibidas, Otros gastos, Retribuciones y Personal. El resto de pestañas contiene información adicional que en determinadas situaciones puede ser también relevante, como son Facturas emitidas, Otros ingresos, Clientes, Plan de ingresos y Ampliaciones, básicamente. 1. Presupuesto 5

6 Esta pestaña es la que permite al IP ver la información económica detallada de su proyecto, tanto de gastos como de ingresos, por anualidades y por partidas agrupadas. En la primera parte de la pantalla, entrando en el cajetín Partidas de Gastos, la información que se ve, es la siguiente: 1ª anualidad 2ª anualidad 3ª anualidad Cada anualidad va desde una fecha hasta otra fecha Si se hubiera solicitado prórroga y ésta se hubiera aceptado por la entidad financiadora, en esta columna se indicaría la nueva fecha fin de esa anualidad =importe concedido por anualidad y total por proyecto =importe gastado por anualidad y total por proyecto (independientemente de si está o no pagado) =importe pendiente de gastar por anualidad y total por proyecto A continuación, vemos la misma información pero desglosada por partidas de gasto, pudiendo seleccionar las fechas entre las que queremos que se agrupe la información: 6

7 Seleccionando la anualidad, se verá la información por partidas de gasto de esa anualidad Si lo que queremos ver es la información en un periodo de tiempo concreto, le indicaremos dichas fechas para que nos agrupe las partidas de gastos en esas fechas Permite exportar la información a excel y guardarla en nuestro PC Entrando en el cajetín Partidas de Ingresos, el/la IP podrá visualizar los importes concedidos al proyecto por cada anualidad, desglosando del total concedido, cuánto está destinado al proyecto de investigación concreto (=ingreso finalista) y cuánto al overhead o al % de gestión de la fundación (=ingresos por overheads). De las columnas existentes, las que realmente son de utilidad para el/la IP son: 7

8 - Columna actual : corresponde al importe concedido para cada anualidad del proyecto - Columna cobrado : del importe concedido, cuánto se ha cobrado (cuánto ha pagado la fuente financiadora el proyecto) Los destinados a la ejecución directa del proyecto (contratación de personal, compra de fungible, reuniones, etc.) Los destinados a los programas de apoyo a la investigación de BIOEF (cofinanciación de infraestructuras, cofinanciación de contratos y convocatoria de liberación de personal sanitario de Osakidetza, fundamentalmente). El IP puede obviar esa información CONCEPTOS: Actual: importe concedido Cobrado: importe cobrado del importe concedido 2. Información General En esta pantalla, el/la IP accederá a la información básica de su proyecto pudiendo en ella visualizar, principalmente: - título del proyecto, 8

9 - código identificativos o nº de expediente otorgado por la fuente financiadora, - fecha de inicio del proyecto - fecha prevista de finalización del proyecto - en caso de prórroga del proyecto, la nueva fecha fin del proyecto - si el proyecto tiene asignados o no % de gestión =lo cobrado menos lo pagado en el proyecto. No tiene relevancia para el/la IP =carácter legal con el que BIOEF interviene en el proyecto =Proyecto activo =% gestión BIOEF =sección no operativa. Figurará siempre cero =sección no operativa. Figurará siempre en blanco =Fecha finalización del proyecto =Nueva fecha de finalización del proyecto en caso de prórroga aceptada por la fuente financiadora =Fecha inicio del proyecto 3. Facturas recibidas En esta pestaña, el/la IP verá la relación de facturas que se han cargado a su proyecto en conceptos varios de gastos aprobados para dicho proyecto (fungible, equipamiento, prestación de servicios, etc.). 9

10 = proveedor Indica si la factura ha sido o no revisada por BIOEF y está conforme o no para hacerse el pago. Los estados con los que puede aparecer una factura son: No revisar: son facturas antiguas anteriores a este servicio. Todas vienen con esta indicación. Revisada: se ha revisado y tiene el OK para el pago. Pendiente: está pendiente de revisarse. R.Incidencia: se ha revisado pero tiene alguna incidencia que hay que subsanar antes de hacerse el pago. 4. Otros gastos En ese apartado figurará la relación de gastos imputados al proyecto con excepción de las que conllevan factura, que como hemos visto arriba, se indican en pestaña aparte. Es lo que se denomina gasto menor. 10

11 = concepto contable =persona que realiza el gasto =concepto del gasto =fecha en la que se produce el gasto =descripción del gasto (el reflejado en la etiqueta) 5. Retribuciones En esta pestaña se indicarán el coste mensual de las becas y/o los contratos firmados con cargo al proyecto. 11

12 =último día del mes al que se refiere la beca o el contrato =nombre del becario/a o de la persona contratada =indicará nómina cuando se trata de un contrato y beca, cuando sea una beca =importe que supone el coste mensual del contrato o de la beca Las becas y contratos anteriores a la existencia de este nuevo sistema informático, migrados del programa anterior, se visualizarán en la pestaña otros gastos porque no se ha podido técnicamente migrar al apartado correcto que sería el de retribuciones. 6. Personal El sistema da la opción de seleccionar Personal activo o Personal. Si marcamos la primera opción, Personal activo, la pantalla mostrará la relación de personal que en la fecha en la que se hace la consulta conforma el equipo investigador (sea CON CARGO o SIN CARGO al proyecto). Si marcamos la segunda opción, Personal, la pantalla mostrará todo el 12

13 personal que interviene y que ha intervenido en algún momento de vigencia del proyecto como equipo investigador, SEAN O NO CON CARGO al mismo. Respecto de cada persona relacionada, la pantalla indicará la condición con la que participa en el proyecto (investigador/a principal, colaborador/a o becario/a contratado/a con cargo al proyecto) y las fechas en las que participa en el proyecto. Personal (con cargo y sin cargo al proyecto) que conforma el equipo investigador en la fecha en la que se hace la consulta; es decir, figura sólo el personal que a día de hoy forma parte del equipo investigador. Figura todo el personal (con cargo y sin cargo al proyecto) que ha formado parte del equipo investigador, aunque en la fecha de la consulta ese personal haya dejado de participar en el mismo. 7. Facturas emitidas En esta pantalla aparecerá la relación de facturas emitidas por BIOEF a otras entidades, cuando dicha facturación sea una fuente de ingresos para el proyecto. Esos importes equivalen al importe concedido a su proyecto cuando los fondos se han obtenido a través de facturación de BIOEF por servicios realizados por el/la IP. 13

14 Título del proyecto Entidad contra la que BIOEF emite la factura Equivale al Total concedido en un proyecto tras restarle los gastos de administración, si los hubiera 8. Otros ingresos En esta pestaña aparecerán las cantidades concedidas a un proyecto siempre que dichas cantidades no procedan de facturaciones de servicios, que como hemos visto arriba, se reflejarán en apartado aparte. Generalmente, procederán de convocatorias de ayudas a la investigación. 14

15 =otros ingresos del proyecto. Es un dato informativo para BIOEF que se refleja también en este servicio. =fuente financiadora (Dpto. Sanidad, ISCIII, etc.) =concepto del ingreso (1ª anualidad, 1º 50%, etc. =importe ingresado =fecha en el que se recibe el ingreso en BIOEF 9. Clientes En este bloque del proyecto, el sistema señala la fuente financiadora del proyecto que denomina cliente (Departamento de Sanidad, ISCIII, Mutua Madrileña, etc.) cuya aportación será en la inmensa mayoría de los casos únicamente de financiación (no personal, por ejemplo). 15

16 =fuente financiadora 10. Plan de ingresos En esta pantalla, el/la IP podrá consultar el desglose de las fechas e importes en las que está previsto el cobro de las cantidades concedidas al proyecto. En el caso de que el importe concedido al proyecto proceda de una facturación por parte de BIOEF, se desglosará el total factura, diferenciando el importe correspondiente al IVA. Cuando el importe concedido al proyecto proceda de una convocatoria, el importe base y el importe total serán coincidentes, por no existir IVA. 16

17 En el caso de no existir certeza sobre la fecha de cobro, BIOEF ha adoptado el criterio de indicar como fecha prevista de cobro, el 1 de enero de la anualidad. 11. Ampliaciones En este apartado quedarán reflejadas las prórrogas de los proyectos de investigación, indicándose cuándo empieza la prórroga y cuando acaba, es decir, la nueva fecha prevista para la finalización del proyecto. 17

18 =día siguiente a la fecha inicialmente prevista para la finalización. En este caso, el proyecto tenía como fecha prevista de fin el 30/12/2008 =no aplica =nueva fecha de finalización del proyecto tras la concesión de la prórroga =justificación del cambio de fecha fin proyecto indicado Las dudas o consultas sobre el contenido de esta guía, deberán formularse al correo electrónico: proyectosonline@bioef.org 18