PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACION

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1 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACION REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Página 1 de 9

2 1. OBJETIVO Establecer sistemática y ordenadamente el proceso de registro de las transacciones y eventos de carácter financiero de la Institución, en observancia de los principios de contabilidad generalmente aceptados, facilitando la elaboración en forma oportuna los estados financieros. 2. ALCANCE Este propósito aplica para todos los movimientos contables que se realicen en la institución. 3. RESPONSABLE Es responsabilidad de la aplicación efectiva de este procedimiento el Jefe de Contabilidad. 4. DEFINICIONES: 4.1 Activo: Son los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad de la institución, que en la medida de su utilización son fuente potencial de beneficios presentes o futuros. 4.2 Activo Fijo: Son las propiedades, bienes materiales o derechos, que en el curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de la institución. El rubro de activo fijo denota un propósito o intención de continuar con el uso o posesión de los bienes. Las erogaciones que se hagan con el objeto de mejorar el valor de una propiedad o su eficacia para el servicio, pueden considerarse como inversiones fijas. Por ejemplo: la maquinaria, las instalaciones y equipos, los muebles y enseres etc. Página 2 de 9

3 4.3 Ajuste: Es el asiento contable que se formula para modificar el saldo de dos o más cuentas que por alguna circunstancia, no reflejan la realidad en un momento determinado. 4.4 Amortización: Es un término genérico para la depreciación, el agotamiento, la baja en libros, o la extinción gradual en libros, de una partida o grupo de partidas de activo de vida limitada. 4.5 Anticipos: Son los adelantos efectuados en dinero o especie por la institución a personas naturales o jurídicas, con el fin de recibir beneficios o contraprestación futura, de acuerdo a unas condiciones pactadas. 4.6 Asiento Contable: Se realiza con la finalidad de registrar un hecho económico que modifica la composición del patrimonio de una empresa, y por tanto un movimiento en sus cuentas contables. 4.7 Asiento de Ajuste: Es el registro requerido para actualizar las cuentas antes de la preparación de los estados financieros; se hace para igualar varias cuentas, o para conciliar una cuenta con otra, o bien para que indique su saldo verdadero en la fecha del estado de situación financiera. 4.8 Asiento de Cierre: Es el registro que se realiza al final del ejercicio. Una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de la cuentas de ingreso, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y ésta se registra en los comprobantes de cierre. 4.9 Catálogo de Cuentas: Es la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de ventas, costos de producción o de operación y cuentas de orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación. Página 3 de 9

4 4.10 Comprobante de Contabilidad: Documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicara el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento Costo: Es el valor monetario de los consumos directos o indirectos necesarios en la elaboración de un producto y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad desarrollada por la institución, en un periodo determinado Cuentas de Orden: Son las cuentas contables que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos, afectando la estructura financiera de la institución. Igualmente se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de activos, información general, o control de futuras situaciones financieras Depreciación (Consumo De Capital Fijo): Es la pérdida o disminución en el valor material o funcional del activo fijo tangible, la cual se debe fundamentalmente al desgaste de la propiedad, porque no se ha cubierto con las reparaciones o con los reemplazos adecuados. Tiene como fin distribuir de manera sistemática y razonable, el costo de los activos fijos tangibles, menos su valor de desecho (si lo tienen), entre la vida útil estimada. Por tanto, la depreciación contable es un proceso de distribución y no de valuación Diferidos: Son los costos, gastos, bienes y servicios pagados, adquiridos por anticipado, de los cuales se desprenden beneficios económicos en otros periodos Gastos: Son los cargos operativos y financieros en que incurre la institución en el desarrollo del giro normal de su actividad, en un ejercicio económico determinado. Página 4 de 9

5 4.16 Ingresos: Son los beneficios operativos y financieros que percibe en ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado Pasivo: Son las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad Patrimonio: Es el valor residual de comparar el activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos de la institución que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios Periodo Contable: Principio básico de contabilidad gubernamental que establece que la vida de un ente se divide en periodos uniformes para efectos de registro de las operaciones y de información de las mismas. Es el espacio de tiempo en el que deben rendirse y registrarse todos los resultados en la institución, generalmente es un ejercicio de doce meses (1 año) en el cual deben acumularse los ingresos y los gastos, independientemente de la fecha en que se paguen. 5. POLITICAS: 5.1 Las facturas y cuentas de cobro de proveedores de bienes (devolutivos y consumo) deberán tener como soporte, la Orden de compra y la Entrada al almacén. 5.2 Las facturas y cuentas de cobro de proveedores de servicios (contratistas y otros) deberán estar respaldadas por la Orden de compra y el Acta de recibido a satisfacción de servicios firmada por el supervisor y/o interventor según aplique. Página 5 de 9

6 5.3 Los documentos soportes de las obligaciones deben ser legibles, sin enmendaduras, tachones o correcciones. 5.4 Todas las facturas deben cumplir con la normatividad vigente y tener adjuntos los soportes requeridos. 5.5 Tener en cuenta las fechas establecidas por el Jefe Financiero para recibir las facturas de las diferentes áreas, - Una vez recibidas las facturas se debe de confrontar con el registro del libro de control de entrega de facturas. 5.6 Para el cierre contable mensual se realiza conciliación con Sistemas, libros, contabilidad y presupuesto. 5.7 Todo gasto deberá estar debidamente autorizado por el ordenador del gasto de la institución, y contar con la verificación de disponibilidad presupuestal correspondiente avalado con la firma del Jefe de Presupuestos y Costos. 5.8 Todas las obligaciones a reconocer deberán estar respaldadas en los documentos soporte requeridos por la Institución. 5.9 Las cifras definitivas contenidas en los Estados Financieros, se emitirán siempre y cuando el periodo de informe se encuentre definitivamente cerrado en el área contable. 6 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 Contabilización de Ingresos y Cuentas por Cobrar: La realizan los auxiliares de contabilidad de la siguiente forma: Página 6 de 9

7 Cargar, en línea, los ingresos operacionales y cuentas por cobrar, del Software Económico al Software de Contabilidad Registrar las cuentas como Ingresos Recibidos por Anticipado, e ir amortizándolas en la medida en que se prestan los servicios. Nota: La amortización es cargada mensualmente al Software Contabilidad mediante un proceso que realiza el Director de Sistemas, información y tecnologías; para lo cual, previamente hace una verificación de las anulaciones de matrículas realizadas en el mes; para no incluir estos valores dentro del proceso. 6.2 Contabilización de Bienes Servicios- Anticipos y Cuentas por Pagar: La realizan los auxiliares de Contabilidad de la siguiente forma: Recibir del auxiliar de Presupuesto las facturas, cuentas de cobro, viáticos, reembolsos de caja menor y demás cuentas, debidamente ejecutadas Revisar que se encuentren debidamente soportadas, y que cumplan los requisitos legales aplicables. Las cuentas que no cumplen los requisitos son devueltas al Auxiliar de Presupuestos Registrar los valores en el Software de Contabilidad, en las cuentas correspondientes, aplicando las retenciones del caso; dejando causado el pasivo Generar el comprobante contable de causación Relacionar las facturas y/o cuentas que se van a entregar al Auxiliar de pagos, y entregarlas, en original, con sus respectivos soportes para que se realice el respectivo pago. Página 7 de 9

8 6.3 Contabilización y Pago de Nómina: La nómina, prestaciones sociales, aportes sociales y parafiscales, se contabilizan haciendo uso de un archivo exportado del Software de Nomina. Una vez recibido el archivo, el auxiliar de contabilidad encargado procede a realizar las siguientes actividades: Revisar los montos por concepto y cuentas contables Causar en el Software de Contabilidad; generando el comprobante de Causación Notificar al Auxiliar de Pago y al Auxiliar de Nómina, para que se realice el respectivo pago Contabilizar el pago de nómina en el Software de Contabilidad; con base a la información de los extractos bancarios. 6.4 Contabilización de Pago a Proveedores: El pago de las cuentas por bienes y servicios las realiza el Auxiliar de Pagos, previa autorización del Jefe Financiero, en el Software de Egresos Al inicio del mes el Director de Sistemas, Información y Tecnologías, carga en el Software de Contabilidad la información de los egresos del mes anterior. 6.5 Registro Mensual de Depreciación de Activos Fijos Diferidos- Provisiones El registro de Depreciación de los Activos Fijos y los Diferidos, la realiza el auxiliar de contabilidad de acuerdo a los datos que se van acumulando en un archivo en Excel La provisión de impuesto de Industria y Comercio se registra en el Software de Contabilidad con un archivo que genera el Director de Sistemas, Información y Página 8 de 9

9 tecnología; basado en una estructura que se creó al respecto; previa revisión del auxiliar de contabilidad El registro de los Cargos Diferidos los registra el auxiliar de contabilidad de acuerdo a los datos que se van acumulando en un archivo en Excel. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A 8. REGISTROS Software de Contabilidad Software Económico Software de Nómina Orden de Compra Entrada de Almacén Acta de Recibido a satisfacción de servicios. Elaborado por Aprobado por Nombre Marcela García Aparicio Piedad Martínez Carazo Cargo Jefe de Contabilidad Rectora Firma Original Firmado Original Firmado Página 9 de 9