Grupo Dagal, S.A. de C.V. Área de Innovación, Desarrollo y Soporte

Transcripción

1 Manual de Usuario Gasolinero.7.ServidorUCCV 2.- Detalle de operaciones del sistema Sesión Usuario Conectar a UCCV Salir Administración Facturas Cambio de Precios Corte Búsqueda de Ventas Compras/Entradas/Salidas Términos y abreviaturas Central / Servidor Central Fuera de línea Sistema / POS Transportador TBM Equipo/Programa que atiende solicitudes de los módulos en las oficinas centrales. No está conectado o sin conexión a internet. Conjunto de programas que forman el Punto de Venta Por sus siglas en inglés P.O.S. (Point of Sale). Es una aplicación instalada en cada computadora junto con el punto de venta Gasolinero que se encarga de copiar archivos de actualización enviados del Servidor Central a los puntos de venta y viceversa. Tarjeta de Banda Magnética. UCCV Unidad Central de Control Volumétrico, la cual controla la operación de los dispensadores VIP Servidor vía Internet Protocol que atiende solicitudes de puntos de venta. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 1 de Febrero-2012

2 2.1.- Sesión Usuario Inicia una sesión con un usuario registrado y asigna el nivel de seguridad correspondiente para acceder a las funciones del sistema. También permite iniciar sesiones con distintos usuarios de acuerdo al nivel de seguridad requerido para realizar una función reservada para administradores del sistema Conectar a UCCV Iniciar manualmente la conexión a la unidad central de control volumétrico Salir Terminar el uso del sistema. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 2 de Febrero-2012

3 2.2.- Administración Facturas Seleccionar el cliente. Presiona el botón [Binoculares] y aparecerá la ventana de búsqueda. Escribe el nombre del cliente. La búsqueda se inicia por cada letra que escribes. Una vez encontrado el cliente presiona la tecla [Enter] o haz doble clic sobre el renglón seleccionado. Los datos del cliente seleccionado aparecerán en la sección de captura. Estos datos no pueden ser cambiados al momento de facturar. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 3 de Febrero-2012

4 Agregar recibos (tickets) para facturar En la sección Datos de la Venta 1.- Selecciona la Empresa que emite la factura 2.- Selecciona la Estación que realizó la venta 3.- En el campo Recibo No. escribe el # de recibo a facturar y presiona [Enter] 4.- En el campo Observaciones escribe lo pertinente a esta facturación. 5.- Si existe algún error, presiona el botón limpiar para eliminar los recibos agregados. Si vas a incluir más de un recibo en la factura repite el paso (3) hasta haber agregado todos los recibos necesarios. Al terminar de agregar recibos presiona el botón [Hecho]. Aparecen el Subtotal, Iva, Ret. Iva y el Total. El botón de [Solicitar Factura] se activa para completar el proceso Solicitar Factura Presiona el botón [Solicitar Factura]. En este paso, verifica la Barra de Estado. El módulo debe estar conectado al Central. Si la Barra de Estado indica algún rojo, el proceso de facturación no podrá completarse ya que el sistema solicitará al Central el sello y firma electrónicos para la factura. Para verificar que el documento se recibió correctamente haz clic en el menú: Ver/Documentos Electrónicos Recibidos, selecciona el renglón correspondiente y haz clic derecho para ver la factura en pantalla. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 4 de Febrero-2012

5 NOTA: Los documentos recibidos están en letra color negro, los pendientes en letra gris Notas de Crédito Al hacer la nota de crédito sobre una factura, los # de recibo son liberados para poder ser facturados posteriormente. Puedes ver la factura que cancelarás en el menú: Ver/Documentos Electrónicos Recibidos. Para generar una nota de crédito: 1.- Indica el # de factura a cancelar en el campo Factura No. y presiona [Enter]. Los datos de la factura aparecen automáticamente incluyendo los detalles de la venta, observa el subtotal, i.v.a. y total en negativos. El botón [Solicitar Nota de Crédito] se activa. Asegúrate que la factura sea la indicada. 2.- Escribe la razón por la cual se cancela la factura en el campo Observaciones. Esta información es relevante para rastrear movimientos dentro de la operación diaria. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 5 de Febrero-2012

6 3.- Presiona el botón [Solicitar Nota de Crédito] Cambio de Precios Combustibles Los cambios a precios de combustibles se realizan de la siguiente forma: 1.- Selecciona de la lista el producto al que vas a cambiar el precio 2.- En el campo Fecha indica la fecha en la que se realiza el cambio de precio. 3.- En el campo Hora indica la hora en la que se realiza el cambio de precio. 4.- En el campo Precio con IVA indica el precio con iva por litro del producto. 5.- En el campo Cuota del Edo. Indica la cantidad (de acuerdo con el depto. de contabilidad) El precio al Público = Precio con IVA + Cuota del Edo. 6.- Para agregar el nuevo precio del producto presiona el botón de Agregar Un nuevo registro de precio aparece en la lista de cambios indicando el producto, fecha/ hora de cambio y el nuevo precio efectivo a partir de la hora/ fecha definidas. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 6 de Febrero-2012

7 Si el cambio de precios debe ocurrir inmediatamente, el sistema notifica que está actualizando los nuevos precios Para modificar un cambio de precios existente 1.- Selecciónalo de la lista haciendo clic sobre el renglón correspondiente y sus datos aparecerán en los campos de la pantalla. 2.- Cambia los datos necesarios. Al finalizar presiona el botón [Modificar] Para eliminar un cambio de precio existente 1.- Selecciónalo de la lista haciendo clic derecho en el renglón correspondiente 2.- Selecciona la opción Eliminar. 3.- Acepta o Cancela la operación en la siguiente pantalla: Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 7 de Febrero-2012

8 Corte Este proceso se realiza en el servidor POS a la hora programada. Los cortes parciales son realizados en cada punto de venta de manera separada Para acceder al proceso, proporciona el usuario con los privilegios necesarios. Presiona el botón [Capturar Fichas de Depósito] En la siguiente pantalla, selecciona el reporte de ingresos (Pendiente o Actual). Vista superior de la pantalla de Captura Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 8 de Febrero-2012

9 Observa las cantidades en la columna Por Depositar, estas son las cantidades que deben ser capturadas. Por cada concepto de depósito hay un renglón. Para hacer las fichas de depósito selecciona el concepto requerido y haz un clic derecho Selecciona la opción Agregar Depósitos. La pantalla para agregar depósitos aparece para que registres los datos siguientes: 1.- Selecciona el tipo de cuenta o transferencia. El No.de referencia aparece en automático. Indica el importe para este movimiento. 2.- Selecciona el Pto. de Venta correspondiente. 3.- Presiona el botón [Agregar] para agregar el movimiento. Repite estos 2 pasos hasta completar el importe a saldar. El importe a saldar aparece en la esquina inferior derecha de esta pantalla y va disminuyendo conforma se registran las fichas de depósito Observa que por cada nueva ficha el Número de movimiento no ha sido asignado (aparece un signo de interrogación -?-). Al presionar el botón [Guardar Depósitos] el sistema asigna el número en automático para la póliza de ingresos. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 9 de Febrero-2012

10 Una vez que todos los conceptos de depósito han sido capturados, la columna Por Depositar muestra ceros y el botón de [Crear e Imprimir Póliza] se activa. Presiona el botón [Crear e Imprimir Póliza] para generar la póliza del día y terminar el cierre. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 10 de Febrero-2012

11 Búsqueda de Ventas Para realizar búsquedas sobre las ventas hechas accede al menú: Administración/Búsqueda de Ventas. El resultado de la búsqueda puede ser exportado a Excel o a Texto para análisis particulares. En los puntos de venta, podemos seleccionar una venta específica del resultado para re-imprimir el recibo Criterios de búsqueda Esta función de búsqueda combina 6 elementos: fechas, bombas, productos, clientes, recibos y tarjetas. Puedes realizar búsquedas complejas que involucren todos los campos o búsquedas sencillas proporcionando información en uno de los campos. Fechas Todas: Selecciona esta caja si deseas obtener el listado de todas las ventas realizadas por el sistema. PRECAUCION: SELECCIONAR TODAS LAS VENTAS PUEDE TOMAR TIEMPO. Si deseas buscar por una fecha específica o por un rango de fechas, desmarca la caja Todas. Selecciona la fecha inicial en el campo Del: Selecciona la hora inicial en el campo a las Selecciona la fecha final en el campo al. Selecciona la hora final en el campo a las Bombas Todas: Selecciona esta caja para incluir todas las bombas en la búsqueda. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 11 de Febrero-2012

12 Si deseas buscar una bomba en específico, desmarca la caja Todas y selecciona la bomba correspondiente. Producto Todos: Selecciona esta caja para incluir todos los productos en la búsqueda. Si deseas buscar un producto en específico, desmarca la caja Todos y selecciona el producto correspondiente. Clientes Todos: Selecciona esta caja para incluir todos los clientes en la búsqueda. Si deseas buscar un cliente en específico, desmarca la caja Todos y selecciona el cliente correspondiente. Recibos Todos: Selecciona esta caja para incluir todos los recibos en la búsqueda. Si deseas buscar un recibo en específico, desmarca la caja Todos y selecciona el recibo correspondiente. Tarjetas Todas: Selecciona esta caja para incluir todas las tarjetas en la búsqueda. Si deseas buscar una tarjeta en específico, desmarca la caja Todas y selecciona la tarjeta correspondiente Una vez establecidos los criterios de búsqueda, presiona el botón [Binoculares] para iniciar la búsqueda. Todas las ventas que cumplan con el criterio de búsqueda aparecerán en la sección Resultados de la Búsqueda en parte inferior de la pantalla. Cuando no existan ventas que cumplan con el criterio de búsqueda, no habrá ningún renglón listado. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 12 de Febrero-2012

13 Para exportar la lista de resultados a Excel o Texto, haz clic derecho sobre la lista y elige la opción correspondiente Compras/Entradas/Salidas Registra entradas de combustibles por compras hechas a PEMEX o Distribuidora Dagal. La compra afecta directamente el inventario del producto. Sección Ultimas Descargas a los Tanques Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 13 de Febrero-2012

14 El UCCV registra todas las descargas hechas a los tanques. Estas descargas deben ser empatadas con un movimiento de entrada por compra. Por cada registro de descarga debe realizarse una entrada por compra que corresponda con el folio UCCV Entrada por Compras Folio No. Producto Proveedor Terminal Recepción Precio Unitario Litros Importe Merma Folio Flete Flete Ret. Flete No. de Folio UCCV Escribe el número de factura del proveedor. Selecciona el producto (debe ser igual al descrito en la factura). Selecciona el proveedor. Escribe los primeros 3 caracteres del numero de factura que equivalen a la terminal de recepción PEMEX Escribe el precio unitario del producto Escribe la cantidad en litros que se adquieren en la compra (Tal cual aparece en factura). Escribe el importe total de la compra Merma en pesos Escribe el # de factura del flete Importe del flete Retención del flete Haz clic en el Folio UCCV correspondiente con la descarga en el tanque que aparece en la sección Ultimas Descargas a los Tanques. Puedes seleccionar varios presionando la tecla <Ctrl> y haciendo clic sobre el renglón correspondiente. Una vez registrados los datos, presiona el botón [Registrar]. Aparecerá una ventana con los detalles del movimiento para que verifiques la entrada. Si todo es correcto presiona el botón [Registrar Movimiento] para terminar el proceso de entrada por compras. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 14 de Febrero-2012

15 Cada fin de mes se realiza un ajuste al inventario de combustibles. El objetivo es iniciar el siguiente periodo con el inventario en ceros. Para realizar los ajustes existen las opciones de entrada o salida por transferencia Incrementa la existencia de producto en inventario por la cantidad indicada en litros. Folio No. Producto Litros El sistema asigna el número de folio. Selecciona el producto Escribe la cantidad de litros Presiona el botón [Registrar], aparecerá la siguiente pantalla de confirmación. Revisa la información del movimiento de entrada, si todo está bien presiona el botón [Registrar Movimiento]. El sistema incrementará el inventario del producto por la cantidad indicada en litros. Puedes verificar los movimientos en el menú: Reportes/Productos/Inventario/Actual. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 15 de Febrero-2012

16 Decrementa la existencia de producto en inventario por la cantidad indicada en litros. Folio No. Producto Litros El sistema asigna el número de folio. Selecciona el producto Escribe la cantidad de litros Presiona el botón [Registrar], aparecerá la siguiente pantalla de confirmación. Revisa la información del movimiento de salida, si todo está bien presiona el botón [Registrar Movimiento]. El sistema decrementará el inventario del producto por la cantidad indicada en litros. Puedes verificar los movimientos en el menú: Reportes/Productos/Inventario/Actual. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 16 de Febrero-2012

17 Cancelar/Anular movimientos de compras, entradas o salidas. 1.- Para Anular un movimiento selecciona su tipo: 2.- Presiona el botón [Consultar], la pantalla de consulta aparece. De acuerdo al tipo de movimiento seleccionado es el titulo de la ventana: 3.- Escribe el # de folio que deseas cancelar y presiona el botón [OK]. Si el sistema encuentra el folio indicado, la información del movimiento aparece en pantalla de lo contrario el sistema notifica que no existe el movimiento buscado. Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 17 de Febrero-2012

18 4.- Revisa la información correspondiente al movimiento. Para anular el movimiento, presiona el botón [Anular Movimiento]. Si deseas cancelar la operación, presiona el botón [Cancelar]. El sistema anula el movimiento seleccionado. Puedes verificar los movimientos en el menú: Reportes/Productos/Compras, Entradas y Salidas Módulo: 07 Gasolinero ServidorUCCV Página 18 de Febrero-2012