TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PÚBLICA AÑOS ANTERIORES

Transcripción

1 TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PÚBLICA AÑOS ANTERIORES OBJETIVO Registrar en la Contabilidad de Gobierno del Estado los movimientos que afectan los resultados de ejercicios anteriores con base en un procedimiento de registro y en apego a la guía contabilizadora respectiva. NORMAS DE OPERACIÓN La Dirección de Contabilidad podrá realizar directamente movimientos que afecten la cuenta Incremento a la Hacienda Pública Años Anteriores con apego al procedimiento de registro y a la guía contabilizadora. Los movimientos de afectación a la cuenta Incremento a la Hacienda Pública Años Anteriores que requieran realizar algunas áreas de la Secretaría de Administración deberán ser solicitados al Director de Contabilidad mediante oficio o memorándum, en el que se fundamenten los motivos que originan su registro. Los movimientos de afectación de esta cuenta deberán apegarse, sin excepción, a este procedimiento y a su guía contabilizadora. El Oficio original mediante el que el Director de Contabilidad da respuesta a diferentes áreas de la Secretaría de Administración sobre el registro de movimientos que afectan esta cuenta, invariablemente, deberá ser anexado a la Póliza correspondiente. Los Estados Financieros que servirán de base para el registro del saldo de esta cuenta al inicio del ejercicio vigente son el Balance General con cifras al 31 de Diciembre del año anterior así como el Estado de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal anterior. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 15 JUL PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS FAEB SOLICITADOS POR LA SECRETARÌA DE EDUCACIÒN BÁSICA PARA SU AUTORIZACIÓN Y APLICACIÓN CÓDIGO CG7 ÁREA: DIRECCIÓN DE DEPARTAMENTO: AREA RESPONSABLE NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ANTECE SORA FORMATO O DOCTO. 1 Recibe copia de memorándum que la Dirección de Egresos envía a la Dirección General de Ingresos, relativo a la recepción de recursos enviados por la Tesorería de la Federación. - MEMORÁNDUM DE RECEPCIÓN DE RECURSOS 2 Recibe oficio de solicitud de recursos o de autorización de gastos con documentos anexos (Facturas, recibos, viáticos, etc.) de la Secretaría de Educación Básica. 1 ENCARGADO (A) DE DISPONIBILIDADES DEL FAEB 3 Revisa la documentación (oficios de solicitud de recursos o de autorización y doctos. comprobatorios anexos) conforme a los lineamientos en materia del ejercicio del gasto y realiza Análisis de Recursos Federales del Fondo de Aportaciones para la Educación Básica y Normal (FAEB). 2 - ANÁLISIS DE RECURSOS FEDERALES DEL FAEB NO ES CORRECTA LA DOCUMENTACIÓN 4 Elabora oficio (O/1C) dirigido a la Secretaría de Educación Básica, regresando los documentos por incumplimiento a los lineamientos en materia del ejercicio del gasto y turna al Director de Contabilidad para firma. 3 - OFICIO (1) Se distribuye el oficio de la siguiente manera: Sría. de Educación Básica Original Expediente 1ª. Copia 5 Firma y envía oficio dirigido a la Secretaría de Educación Básica regresando los documentos. TERMINA PROCEDIMIENTO 4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 15 JUL PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS FAEB SOLICITADOS POR LA SECRETARÌA DE EDUCACIÒN BÁSICA PARA SU AUTORIZACIÓN Y APLICACIÓN CÓDIGO CG7 ÁREA: DIRECCIÓN DE DEPARTAMENTO: AREA RESPONSABLE NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ANTECE SORA FORMATO O DOCTO. ES CORRECTA LA DOCUMENTACIÓN ENCARGADO (A) DE DISPONIBILIDADES DEL FAEB Elabora memorándum (O/1C) dirigido a la Coordinación General de Contabilidad y Presupuesto para solicitar el pago de los recursos del FAEB o autorización de gastos y recaba firma del Director de Contabilidad. Se distribuye el memorándum de la siguiente manera: 3 - MEMORÁNDUM (1) Dir. Gral. de Contabilidad y Pres. Original Expediente 1ª Copia 7 Firma memorándum para solicitar el pago de los recursos del FAEB o autorización de gastos y regresa al Encargado de Disponibilidades del FAEB. ENCARGADO (A) DE DISPONIBILIDADES DEL FAEB 8 Recibe y envía memorándum de solicitud de recursos del FAEB o de autorización de gastos al Coordinador General de Recursos Federalizados de la Secretaría de Hacienda, para la validación correspondiente. 7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 15 JUL PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS FAEB SOLICITADOS POR LA SECRETARÌA DE EDUCACIÒN BÁSICA PARA SU AUTORIZACIÓN Y APLICACIÓN CÓDIGO CG7 ÁREA: DIRECCIÓN DE DEPARTAMENTO: AREA RESPONSABLE NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ANTECE SORA FORMATO O DOCTO. NO PROCEDE LA VALIDACIÓN 9 Recibe memorándum del Coordinador General de Recursos Federalizados en el que se indica que los recursos no forman parte del Subsistema Subsidiado del FAEB. 8 ENCARGADO (A) DE DISPONIBILIDADES DEL FAEB 10 Elabora oficio (O/1C) notificando a la Secretaría de Educación Básica que los recursos no forman parte del Sistema Subsidiado del FAEB y lo turna al Director de Contabilidad para su firma. El oficio se distribuye de la siguiente manera: Sría. de Educación Básica Original Expediente 1ª Copia 9 - OFICIO (2) 11 Firma y envía oficio a la Secretaría de Educación Básica notificando que los recursos no forman parte del Subsistema Subsidiado del FAEB. TERMINA PROCEDIMIENTO 10 PROCEDE LA VALIDACIÓN ENCARGADO (A) DE DISPONIBILIDADES DEL FAEB 12 Recibe memorándum de solicitud de recursos del FAEB o de autorización de gastos con la firma del Coordinador General de Recursos Federalizados de la Secretaría de Hacienda y turna al modulo de recepción de la Dirección General de Tesorería Archiva documentación del trámite efectuado en expediente de la Secretaría de Educación Básica. 12 FIN DE PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 15 JUL PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS FAEB SOLICITADOS POR LA SECRETARÌA DE EDUCACIÒN BÁSICA PARA SU AUTORIZACIÓN Y APLICACIÓN CÓDIGO CG7 ÁREA: DIRECCIÓN DE DEPARTAMENTO: AREA RESPONSABLE NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ANTECE SORA FORMATO O DOCTO. SUPERVISÓ ELABORÓ LIDER USUARIO REVISÓ Encargada del Depto. de Jefe del Departamento de Metodología Administrativa Contabilidad Gubernamental L.A.E. Lizeth Maldonado S. C.P. José Luis Rivera /rmp Hernández Directora General de Sistemas y Metodología Administrativa ING. Hercy G. García López Director de Contabilidad C.P. Héctor Hugo Partida Guzmán MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

6 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 23 JUN PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES. CÓDIGO: 2H1221CG8 ÁREA: DIRECCIÓN DE DEPARTAMENTO: ESTADOS ENCARGADO (A) DE LA REVISIÓN DE ESTADOS L SISTEMA DE JEFE (A) DEL PERSONAL DEL ENCARGADO (A) DE REVISIÓN DE PÓLIZAS PERSONAL DE ARCHIVO INICIO 1 Fotocopia Estados Financieros del Ejercicio Fiscal anterior y entrega al encargado de revisión de Estados Financieros. 2 Revisa los Estados Financieros del Ejercicio Fiscal anterior y entrega al encargado de Seguimiento del Sistema de Contabilidad. 3 AL INICIO DEL EJERCICIO: Registra en el Sistema de Contabilidad el movimiento de apertura de la cuenta Incremento a la Hacienda Pública Años Anteriores con base en los Estados Financieros del Ejercicio Fiscal anterior y en los términos siguientes: SE CARGA: Cuando en el saldo acumulado de ejercicios anteriores son superiores los egresos sobre los ingresos. SE ABONA: Cuando en el saldo acumulado de ejercicios anteriores son superiores los ingresos sobre los egresos. GUÍA CONTABILIZADORA A

7 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 23 JUN PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES. CÓDIGO: 2H1221CG8 ÁREA: DIRECCIÓN DE DEPARTAMENTO: ESTADOS ENCARGADO (A) DE LA REVISIÓN DE ESTADOS L SISTEMA DE JEFE (A) DEL PERSONAL DEL ENCARGADO (A) DE REVISIÓN DE PÓLIZAS PERSONAL DE ARCHIVO A 4 Recibe Oficio o Memorándum en el que alguna área de la Secretaría de Finanzas solicita afectar la cuenta Incremento a la Hacienda Pública Años Anteriores. OFIC. / MEMORAND. 5 Autoriza el movimiento de afectación de la cuenta en los términos siguientes: DURANTE EL EJERCICIO: SE CARGA: Por el registro de gastos que correspondan a ejercicios anteriores. Por la cancelación de ingresos que correspondan a ejercicios anteriores. Por la devolución de ingresos cobrados indebidamente en ejercicios anteriores. Por el reintegro de recursos de ejercicios anteriores. SE ABONA: Por la cancelación de gastos que correspondan a ejercicios anteriores. Por el registro de ingresos que correspondan a GUÍA ejercicios anteriores. CONTABILIZADORA B

8 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 23 JUN PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES. CÓDIGO: 2H1221CG8 ÁREA: DIRECCIÓN DE DEPARTAMENTO: ESTADOS ENCARGADO (A) DE LA REVISIÓN DE ESTADOS L SISTEMA DE JEFE (A) DEL PERSONAL DEL ENCARGADO (A) DE REVISIÓN DE PÓLIZAS PERSONAL DE ARCHIVO B a) Elabora Oficio de respuesta al área solicitante, tratándose de movimientos que se realizarán en una póliza de cheque. b) Instruye al Departamento de Contabilidad Gubernamental que realice el registro, cuando la solicitud requiera que este Departamento efectúe la afectación contable. OFIC. / MEMORAND. 7 Instruye al Jefe del Departamento de Contabilidad Gubernamental para que se realice afectación a la cuenta Incremento a la Hacienda Pública Años Anteriores, en el caso de registros que se efectuarán de manera directa por la Dirección de Contabilidad GUÍA CONTABILIZADORA C

9 1 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 23 JUN PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES. CÓDIGO: 2H1221CG8 ÁREA: DIRECCIÓN DE DEPARTAMENTO: ESTADOS ENCARGADO (A) DE LA REVISIÓN DE ESTADOS L SISTEMA DE JEFE (A) DEL PERSONAL DEL ENCARGADO (A) DE REVISIÓN DE PÓLIZAS PERSONAL DE ARCHIVO C 8 Analiza la documentación relativa a la afectación autorizada por el Director de Contabilidad y ordena la elaboración de la póliza correspondiente Elabora la Póliza correspondiente en el Sistema de Contabilidad y entrega al encargado de revisión. 9 POLIZA 10 Revisa los movimientos contenidos en la Póliza y su soporte documental y regresa a la persona que la elaboró para su afectación en el Sistema de Contabilidad. POLIZA 11 Afecta la Póliza en el Sistema de Contabilidad, la firma y entrega al Encargado de revisión de Pólizas POLIZA D

10 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 23 JUN PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES. CÓDIGO: 2H1221CG8 ÁREA: DIRECCIÓN DE DEPARTAMENTO: ESTADOS ENCARGADO (A) DE LA REVISIÓN DE ESTADOS L SISTEMA DE JEFE (A) DEL PERSONAL DEL ENCARGADO (A) DE REVISIÓN DE PÓLIZAS PERSONAL DE ARCHIVO D 12 Recibe Póliza afectada en el Sistema de Contabilidad, firma en el campo de revisión y entrega al Director de Contabilidad para su autorización. POLIZA 13 Autoriza Póliza firmando en el campo correspondiente y regresa al encargado de revisión de Pólizas para su archivo respectivo. POLIZA 14 Recibe Póliza autorizada por el Director de Contabilidad y entrega a la persona que la elaboró para su archivo corresponte. POLIZA E

11 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 23 JUN 2010 PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES. CÓDIGO: 2H1221CG8 ÁREA: DIRECCIÓN DE DEPARTAMENTO: ESTADOS ENCARGADO (A) DE LA REVISIÓN DE ESTADOS L SISTEMA DE JEFE (A) DEL PERSONAL DEL ENCARGADO (A) DE REVISIÓN DE PÓLIZAS PERSONAL DE ARCHIVO E 15 Recibe Póliza debidamente firmada en los campos de revisión y autorización y entrega al Archivo Contable. POLIZA 1 Archiva Póliza en su recopilador corresponte FIN

12 POLIZA (1) (2) (3) (4) (5) () (7) (8) (10) (9) (11) (12) (13)

13 CUENTA NÚMERO... (1) GUIA CONTABILIZADORA NOMBRE DE LA CUENTA... (2) NATURALEZA DE LA CUENTA... (3) NIVELES UTILIZADOS... (4) SE CARGA: (5) SE ABONA: () SU SALDO REPRESENTA: (7) PRESENTACION: (8) DIRECCIÓN DE

14 CUENTA NUMERO NOMBRE DE LA CUENTA... NATURALEZA DE LA CUENTA... NIVELES UTILIZADOS... SE CARGA: PRIMER NIVEL... GUIA CONTABILIZADORA INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES. ACREEDORA HASTA EL 1er. NIVEL. CUENTA DE MAYOR. A). B). C). D). E). AL INICIO DEL EJERCICIO, CUANDO EN EL SALDO ACUMULADO DE EJERCICIOS ANTERIORES SON SUPERIORES LOS EGRESOS SOBRE LOS INGRESOS. POR EL REGISTRO DE GASTOS QUE CORRESPONDAN A EJERCICIOS ANTERIORES. POR LA CANCELACIÓN DE INGRESOS QUE CORRESPONDAN A EJERCICIOS ANTERIORES. POR LA DEVOLUCIÓN DE INGRESOS COBRADOS INDEBIDAMENTE EN EJERCICIOS ANTERIORES. POR EL REINTEGRO DE RECURSOS DE EJERCICIOS ANTERIORES. SE ABONA: A). B). C). AL INICIO DEL EJERCICIO, CUANDO EN EL SALDO ACUMULADO DE EJERCICIOS ANTERIORES SON SUPERIORES LOS INGRESOS SOBRE LOS EGRESOS. POR LA CANCELACIÓN DE GASTOS QUE CORRESPONDAN A EJERCICIOS ANTERIORES. POR EL REGISTRO DE INGRESOS QUE CORRESPONDAN A EJERCICIOS ANTERIORES. SU SALDO REPRESENTA: DIFERENCIA ENTRE INGRESOS Y EGRESOS DE LOS AÑOS ANTERIORES. RESENTACION: EN EL ESTADO DE SITUACION FINANCIERA O BALANCE, INTEGRANDO EL CAPITAL CONTABLE (PATRIMONIO). DIRECCIÓN DE