COMPRAS Y PLANEAMIENTO ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

Transcripción

1 Página OBJETIVO Y ALCANCE El presente documento fine un proceso Evaluación y Administración a partir l indicador OTIF y los planes acción que se generen l mismo, teniendo en cuenta que los proveedores y el área berán trabajar en conjunto para lograr una mejora continua y el aseguramiento las fuentes abastecimiento. 2.- DEFINICIONES Material estratégico.- Material con alto impacto en el costo y alto riesgo abastecimiento. Material apalancado.- Material con alto impacto en el costo y bajo riesgo abastecimiento. Material cuello botella.- Material con bajo costo y alto riesgo abastecimiento. Material rutinario.- Material con bajo costo y bajo riesgo abastecimiento. Acuerdo Nivel Servicio (SLA).- Documento que tiene como objetivo formalizar la relación servicio entre cliente y proveedor especificando los criterios abastecimiento, forma evaluación l servicio, las responsabilidas las partes y las formas comunicación que permitan mejorar la relación los involucrados durante un periodo terminado. On Time In Full (OTIF).- Indicador que mi el servicio que brinda un proveedor consirando aspectos como calidad, fecha y cantidad. 3.- RESPONSABILIDADES Jefe : Responsable hacer cumplir las tareas scritas, revisar y firmar los SLA, así como dar seguimiento a los planes acción que se implementen. Planificador Materiales: Responsable enviar el programa proveedores y las OC respectivas, generación l reporte OTIF y su envío a los proveedores con la frecuencia acordada con cada uno ellos, hacer el análisis causa raíz una vez obtenido el reporte OTIF general y colaborar con la elaboración y firma los SLA. Proveedor: Persona o empresa responsable cumplir con los pedidos compra realizados por EXSA. Debe proporcionar la información necesaria para su creación el sistema y para ser evaluados por el Programa. Es responsable velar por que su nota OTIF sea igual o mayor al porcentaje finido en cada SLA y cumplir con las responsabilidas comprometidas en el SLA, si lo tuviera. Supervisor Compras: Responsable la ejecución l Programa Evaluación Anual, creación registro info y libro pedidos, realizar el análisis capacidad los mismos y actualización y análisis la matriz compras. Supervisor Almacén: Responsable l registro y cuantificación los materiales que ingresan. Control Calidad: Responsable terminar el status los materiales ingresados.

2 Página 2 9 Administrador Data Maestra: Responsable l registro en el Maestro. 4.- DESCRIPCIÓN Mapeo proceso: Actividad ENTRADA PROVEEDOR PROCESO SALIDA CLIENTE 1. Datos muestras para pruebas. y potenciales. Desarrollo proveedores y materiales nuevos, en el cual se sarrollan nuevas materias primas y proveedores para asegurar la fuente abastecimiento. Para este este proceso se utilizará el documento COP-P-001. calificados. El proveedor califica según los requerimientos EXSA? Sí: Pasa a la actividad 2. No: Fin. Alimentación la Matriz Compras. 2. Materiales calificados por proveedor. Supervisor compras. Se analiza la Matriz Compras, en la cual se da nota l 1 al 5 a cada uno 8 factores por material registrado en el sistema. Para esto se utilizará el documento COP-F-002. De acuerdo a la nota final se obtienen los tipos materiales acuerdo a su importancia respectivamente: estratégicos, apalancados, cuellos botella y rutinarios. Materiales clasificados según su importancia.

3 Página 3 9 La Matriz Compras permite intificar los materiales y proveedores estratégicos para generar planes trabajo para asegurar el abastecimiento a corto, mediano y largo. Es necesario realizar un análisis capacidad este proveedor? Sí: Pasa a la actividad 3. No: Fin. Análisis capacidad. 3. clasificados según la importancia los materiales que suministra. Supervisor compras. El supervisor compras realizará el análisis capacidad a los proveedores que sea necesario con la finalidad asegurar la capacidad que tiene el proveedor para asegurar el abastecimiento oportuno los materiales que EXSA requiera. Para realizar este análisis se utiliza el formato COP-F-001 consirando los siguientes aspectos: a) Información general l proveedor. Capacidad proveedores evaluada. b) Producción. c) Almacenes y distribución. d) Gestión la empresa y planes a futuro. Acuerdos Nivel Servicio. 4. clasificados según su importancia. Planificador materiales. Se generan acuerdos nivel servicio (SLA) con todos los proveedores según su nivel clasificación; comenzando por los estratégicos y terminando por los rutinarios. Esta evaluación está a cargo l área Planificación Materiales y be ser actualizada SLA con proveedores.

4 Página 4 9 por lo menos una vez al año. Existe un instructivo para su elaboración, COP-I-001. Evaluación OTIF. Para medir el servicio que nos brindan los proveedores se utilizará el indicador OTIF que mi las entregas materiales por parte nuestros proveedores consirando los siguientes aspectos: a) Entregados con la calidad requerida.-los materiales entregados no ben generar ningún tipo observación en el área Control Calidad para lograr un puntaje positivo. 5. calificados Compras y b) Entregados en la fecha pactada.- El indicador consirará positivas las entregas realizadas en la fecha acordada con el proveedor. Indicador sempeño proveedores. Proveedor / c) Entregados completos en cantidad.- Contempla la totalidad la cantidad entregada como evento positivo. Para el caso materia prima y mercarías se tiene una tolerancia ±10% la cantidad solicitada. Se consira como evento positivo cuando las tres condiciones se cumplen. La medición l servicio se hará en cada una las posiciones las OC entregadas, el objetivo es lograr un OTIF 99% si es un proveedor estratégico, o 95% si no lo es.

5 Página 5 9 El reporte OTIF se generará con la transacción ZMM039. ITEM Cantidad Calidad Fecha ÁREA INVOLUCRADA Proveedor, Almacenes y Materiales Proveedor, Control Calidad y Materiales Proveedor y Materiales Análisis Causa Raíz. 6. Desempeño proveedores., Almacenes, y Control Calidad. El análisis causa raíz se realiza a partir generación l reporte OTIF utilizando la transacción ZMM039. Se be intificar la causa los eventos negativos repasando los tres ítems en cuestión, calidad, cantidad y tiempo, las órnes compra en revisión. El análisis be ser realizado junto con las áreas pertinentes: Planes acción. Una vez intificada la causa raíz los eventos negativos se ben proponer y ejecutar planes acción correctivos, lo que ayudará a la mejora continua l proceso. La evaluación es anual? Si: Pasar a actividad 6. No: Pasar a actividad 7. Programa Evaluación Anual. 7. clasificados según su importancia. Supervisor compras Se evalúa a los proveedores estratégicos (intificados con la Matriz Compras) por lo menos una vez al año. Aseguramiento abastecimiento. l El propósito esta evaluación es terminar si el abastecimiento

6 Página 6 9 materiales está asegurado por parte los proveedores. Se usará el formato Evaluación, COP-F-004. Difusión Resultados. 8. Reporte OTIF, status SLA s y Evaluación. Planificador materiales. Se elabora un reporte mensual en don se muestren el resultado la nota OTIF los proveedores estratégicos y el resultado la nota general para información l área En cuanto al status SLA y Programa Evaluación el reporte será anual y mostrará el status los planes acción implementados para información l área Compras Y Reporte indicadores. Jefe Fin l proceso. - - Diagrama: Revisar el documento COP-DF-004

7 Página Requerimiento l cliente Cliente Producto Requerimiento Seguimiento Proceso Responsable Evaluación OTIF Proveedor evaluado por su sempeño. Medir el sempeño los proveedores según factores Fecha, Calidad y Cantidad. Tablero control Indicador evolución inventarios en baja rotación y bloqueados. Ruta: W:\indicadores\Tablero \Mes Estándares l proceso Actividad Estándar Parámetro Registro Tablero control Evaluación OTIF estratégicos: Cumplimiento fechas 99%-100% entrega pactadas así como Otros proveedores: W:\indicadores\Tablero cantidad y calidad. 95%-100% Compras y \Mes Requerimientos al Proveedor Materia Prima / Servicio Detalles actualizados Fecha entrega, calidad los materiales y cantidad entregada por el proveedor. Proveedor Requerimiento Registro, Almacenes, y Control Calidad. En el caso l proveedor, pertenecer a la Matriz Compras. En el caso las áreas Exsa, tener los datos actualizados en el sistema con el fin generar reportes. SAP Indicadores proceso: OTIF Nivel Servicio

8 Página Mejora l proceso Cuando se encuentren sviaciones en las metas (indicadores), cumplimiento los estándares y requerimientos l cliente se ben formar equipos trabajo pertenecientes al área o áreas involucradas en el proceso con la finalidad orientarlas al objetivo. 5.- REGISTROS COP-P-001 Desarrollo y Materiales nuevos. COP-F-001 Análisis capacidad proveedores. COP-F-002 Matriz Compras. COP-F-004 Evaluación anual proveedores. COP-I-001 Instructivo para la creación Acuerdos Nivel Servicio. 6.- DOCUMENTOS DE CONSULTA No Aplica 7. - INVENTARIO DE MATERIALES No aplica 8. - CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD Administración y distribución correcta la información Correcta administración las claves ingreso a los archivos información Mantener la confincialidad la información basada en el presente documento. Información confincial.- Información que pue presentar riesgos para la empresa. Solo be ser utilizada por el responsable la información y las personas que expresa y directamente hayan sido autorizadas por él. Su difusión requiere el consentimiento l responsable la misma. 9.- CONSIDERACIONES DE SALUD OCUPACIONAL Mantener la espalda recta y apoyada al respaldo la silla. Nivelar la mesa a la altura los codos. Acuar la altura la silla al tipo trabajo. Cambiar postura y enfoque visual cada 45 minutos CONSIDERACIONES AMBIENTALES Utilizar registros en medios electrónicos para evitar el excesivo uso papel. Acuada disposición residuos sólidos (papeles). Acuado uso la energía eléctrica.

9 Página HERRAMIENTAS Y EQUIPOS REQUERIDOS Hardware y software SAP Elaborado por: Validado por: Verificado por: Aprobado por: Practicante Jefe Sistemas Integrados Gestión Supervisora Compras Supervisor Materiales Jefe Rolando Landa Juan Carlos Herrera Margot Castro Efraín Zegarra Alfredo Salazar