MANUAL DE USUARIO. Solicitudes- Reembolsos. Con Seguros SURA, asegúrate de vivir

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO Solicitudes- Reembolsos

2 Contenido Introducción Captura de Solicitudes de Pago Captura de Solicitud Adjuntar Archivos Validación de Presupuesto Envío a Aprobación Cómo ocultar campos? Búsqueda de Proveedores por Nombre Aclaraciones de Líneas Presupuestales Consideraciones Finales....20

3 Introducción. El objetivo de este manual, es indicarle al Solicitante, la manera correcta de llenar una Solicitud de reembolsos. Demostrando detalladamente los aspectos importantes y necesarios para llevar a cabo un correcto funcionamiento del flujo de solicitudes. Captura de Solicitudes de Pago. 1. Captura de Solicitud Ingresar a la ruta: Menú Principal > Compras > Solicitudes> Introd/Actz de Solicitudes Dar clic en la pestaña Añadir un Valor Capturar: 1- Unidad Negocio 2- Id de solicitud (Por Default se mostrara el valor NEXT que hace referencia a un número consecutivo de solicitud). 3- Dar clic en el botón Añadir

4 Una vez dentro de la Página de Solicitudes, se capturara la siguiente información: Pestaña Formulario. Nombre Solicitud (Opcional). Tipo de pago o solicitud será igual a Reembolso. En este caso el proveedor será el empleado al cual se le aplicara el reembolso. Fecha Factura. No. Factura: Para este caso del reembolso, no siempre se cuenta con un número de factura, por lo que podrá ingresarse una pequeña descripción para hacer referencia de la información del comprobante que tenemos como base.

5 Aprobador. Corresponde al nombre del Director del Área del usuario. Método de Pago.

6 No. De Cuenta Bancaria. (Solo en el caso de que el método de Pago sea Trans Electrónica) Pantalla Formulario:

7 Pestaña Detalles. Categoría. Se selecciona del catálogo la categoría del gasto, misma que se refiere al concepto general del pago. Articulo. Se selecciona del catálogo, concepto específico de gasto. Se pueden capturar comentarios adicionales. Dependerá que categoría se elige mostrara los artículos con los que cuenta las categoría Cantidad. Precio. Línea Presupuestal. Se captura de acuerdo al presupuesto definido por cada área.

8 o CC1. o CC2.

9 o Línea. 2. Adjuntar Archivos La solicitud deberá contener como mínimo los archivos adjuntos correspondientes a su comprobante fiscal digital por internet (CFDI) en formato de archivo PDF y XML, así como la validación del CFDI de la página del SAT. Es importante mencionar que es necesario contar con los archivos adjuntos para poder guardar la solicitud. Para adjuntar un archivo, se deben seguir los siguientes pasos: Dar clic en el enlace, Añadir comentarios.

10 Se desplegara la siguiente página donde se adjuntara el archivo, mediante las siguientes indicaciones. 1- Presionar el Botón ADJ La opción de Justificar Aprobación se encuentra encendida automáticamente

11 2- Seleccionar el Archivo Deseado para adjuntar, mediante el botón de examinar. 3- Se tiene la opción de insertar un comentario, mismo que llegara a los aprobadores.

12 4- Y por último dar clic en el botón Aceptar. Antes de mandar a validar y aprobar la solicitud será necesario capturar correctamente el importe del gasto y del IVA en las líneas sección Detalle. El Importe Total es la suma del importe de mercancía y no dejara validar hasta que los Montos Totales sea el mismo que nosotros coloquemos en la sección Importe Solicitud.

13 3. Validación de Presupuesto. Para la validación del presupuesto dar clic en el icono de validación presupuestal, mismo que tendrá un Estado de presupuesto Sin Ctrl. Una vez que se presiona el icono de validación presupuestal, este tomara uno de los siguientes valores: Indica que el Presupuesto se validó con éxito. Indica que ocurrió un error al validar el presupuesto. (Puede ser que el importe total exceda el presupuesto).

14 4. Envío a Aprobación. Posteriormente para enviar a aprobación dar clic en el icono para Envío, terminado el envío la solicitud cambiará de estado Abierta a Pendiente. Para finalizar el proceso, se dará un clic en el botón Guardar, y de esta manera se culminará la captura de la Solicitud. Una vez que la solicitud haya cambiado de estado, el proceso de registro de solicitud estará concluido y podrá capturar una nueva solicitud. NOTA: Una vez que la solicitud ha cambiado a Estado pendiente, es decir una vez que se envió a aprobación, la solicitud se inhabilitara para impedir algún cambio, hasta que termine el proceso de Aprobación.

15 Se podrá visualizar el estado de aprobación de la solicitud en el siguiente apartado: Dar clic en la liga de Ver Aprobaciones Se desplegara una página, en la cual muestra quienes han aprobado la solicitud, o bien quienes faltan por aprobarla. Una Vez Aprobada la solicitud, se dará por concluido el flujo de la misma.

16 5. Cómo ocultar campos? En esta parte, se indica cómo hacer una página más sencilla para el usuario, en cuanto a la información que se visualiza en la página de Solicitudes. Es decir, se sabe que no toda la información que Peoplesoft muestra al usuario, está contemplada por los mismos a la hora de crear una solicitud. Existe una manera sencilla de ocultar aquella información que está de más para el usuario, utilizando las herramientas que Peoplesoft brinda, dejando una página de captura mucho más sencilla de manipular. Para ocultar aquellos campos (información) que no es indispensable, ni usada por el usuario para capturar una solicitud, se tendrá en cuenta lo siguiente. Inicialmente en la parte inferior de la página de solicitudes, se muestran las siguientes pestañas, en las cuales se tiene la opción de manipular la información que ahí se encuentra, haciendo énfasis en que no toda esa información es necesaria para la captura de la solicitud. Estado inicial de las opciones de captura de información: La configuración correcta de esta sección está al alcance del usuario, y se hará de la siguiente manera: Se presionara sobre la leyenda de Personalizar, que se encuentra en la parte derecha del apartado de línea : Una vez hecho lo siguiente se desplegara la siguiente página, en la cual se posicionara sobre alguno de los campos que se muestran en la parte izquierda en forma de lista. Una vez sobre el campo, se marcara la casilla que lleva por nombre Oculta, de esta manera se estará ocultando de la página el campo seleccionado.

17 Para terminar el proceso se presionara sobre el botón de Aceptar: Vista previa de la página de solicitudes con los campos necesarios para la captura de la solicitud: En este caso se ocultaron los campos y pestañas que no se usaran quedando únicamente las pestañas de Detalles y Contrato, así como los campos importantes para la captura de la solicitud.

18 6. Búsqueda de Proveedores por Nombre. Una manera más sencilla de identificar un proveedor en específico mediante la lista desplegable de proveedores, consiste en hacer uso de las herramientas de acotación de búsqueda. Estas se encuentran en la parte superior de la lista desplegable de proveedores. A continuación se enlistan el uso y significados de las opciones más útiles para acortar la búsqueda de proveedores: Comienza por: Esta opción permite acortar la búsqueda, con aquellos proveedores que contengan inicialmente una frase o carácter que se ingrese. En el siguiente ejemplo se acortara la búsqueda por aquellos proveedores que inicien con la letra A.

19 Contiene: Esta opción consiste en identificar a los proveedores que contengan una frase o carácter en específico, dentro de su nombre, sin importar el orden en el que se encuentra dicho carácter. En el siguiente ejemplo se visualizaran aquellos proveedores que tengan dentro de su nombre, la letra E. =: Este símbolo permite realizar la búsqueda por una cadena de texto en específico, es decir solo arrojara los proveedores que sean iguales al texto introducido. En el ejemplo se muestra la búsqueda por: TELEFONOS DE MEXICO, S.A.B. DE C.V. No Igual: Esta opción es lo contrario a la anterior. Es decir mostrara aquellos proveedores que no sean iguales a la cadena de texto ingresada. Tomando el ejemplo anterior, la búsqueda arrojara a todos aquellos proveedores que no sean iguales a TELEFONOS DE MEXICO, S.A.B. DE C.V. <: Tiene la misma funcionalidad que el punto anterior, arrojando los mismos proveedores. Esta indica que se mostraran los proveedores diferentes a una cadena de texto ingresada. Los puntos antes mencionados son los más relevantes, mismos que ayudaran al usuario a acortar la búsqueda de los proveedores, simplificando esta acción.

20 7. Aclaraciones de Líneas Presupuestales. En la sección de las líneas presupuestales, se podrá ingresar la nomenclatura 0000 para aquellas claves que no tengan asociados un presupuesto. Con esto se evitara afectar el presupuesto con claves que no estén asignadas al mismo. Esta opción permite al usuario Ingresar combinaciones presupuestales, sin alterar el presupuesto, ya que no están asignadas al mismo. 8. Consideraciones Finales. Se debe de tener en cuenta, que si una solicitud es modificada por más de un usuario a la vez, esta arrojara un mensaje e impedirá guardar. El origen del mensaje es debido a que una misma solicitud ha sido modificada por más de un usuario al mismo tiempo, provocando que el sistema no identifique cual es la petición que debe de tomar. El aspecto de este mensaje es el siguiente, cabe mencionar que dicho mensaje notifica que es lo que ha sucedido, e impide guardar las modificaciones a esa solicitud. Para poder modificar la solicitud en dado caso que se presente este mensaje, será necesario regresar al apartado de Solicitudes, buscar la solicitud que se va a modificar e ingresar en ella de nuevo y realizar los cambios. Este mensaje no causa ningún tipo de problema en la operación del usuario, solo se mostrara en el caso antes mencionado, dándole solución como se planteó en este apartado.