ENLACE CON EL SISTEMA NOI

Transcripción

1 Enlace NOI 1

2 ENLACE CON EL SISTEMA NOI. El sistema NOI, es un programa de cálculo de Nómina, el cual permite realizar la importación de Faltas, percepciones y deducciones, así como la exportación de las mismas, para calcular la nómina de su empresa. IMPORTACIÓN DE PERCEPCIONES / DEDUCCIONES / TIPO DE FALTAS Esta opción le permite importar hacia el sistema los tipos de faltas que se utilizan en NOI, así como las Percepciones y Deducciones. Estas son útiles para poder definir equivalencias con las incidencias que maneja el sistema On The Minute. Procedimiento desde NOI (Exportación Faltas): 1. Menú Archivo > Tipos de faltas. 2. En el catálogo de tipo de faltas presionar el botón copiar al portapapeles. 3. Abrir la aplicación MS Excel. 4. En Ms Excel presiona el botón pegar y se mostrará la información del tipo de faltas. 5. Guardar la información del libro con el formato Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) para que permita importar dicha información al sistema On The Minute. 6. Seguir este procedimiento para poder realizar la exportación de percepciones/deducciones. Procedimiento desde On The Minute (Importación de tipos de faltas): Menú de acceso: Operaciones > Empleados > NOI > Importar. 1. Una vez que tenga los archivos, ingrese a esta pantalla y especifique el tipo de archivo que utilizará, puede ser un archivo de Excel o un archivo ASCII. 2. Especifique los delimitadores que utiliza el archivo (ASCII), debe ser igual a los que configuró en NOI al momento de realizar la exportación. 3. Especifique el archivo utilizando el botón. En el listado de abajo se mostraran las percepciones y deducciones o los tipos de faltas, según sea el archivo que haya utilizado. 4. Presione el botón Importar, para guardar la información en la base de datos. 5. Repita los pasos anteriores hasta que haya incorporado los tipos de faltas y las percepciones/deducciones de NOI, al sistema. NOTA: Después de realizar este procedimiento deberá realizar la asignación de equivalencias 1 La fecha de ajuste sirve para redefinir las fechas de los movimientos, esto con la finalidad de ayudar a los usuarios que cierran su período de nómina con anticipación, la fecha de inicio del período es la fecha de inicio para el ajuste. Esta modificación a las fechas de los registros únicamente se realiza en el archivo de exportación. 2

3 EQUIVALENCIAS. Menú de acceso: Operaciones > Empleados > NOI > Equivalencias. Esta opción permite establecer una equivalencia entre las incidencias que utiliza el sistema On The Minute y los conceptos que se utilizan en NOI. Esta operación es importante debido a que al momento de realizar la exportación a NOI, únicamente se considerarán las incidencias que tengan la equivalencia asignada en esta pantalla. 1. Si lo desea puede filtrar el listado, por faltas, deducciones o percepciones. 2. En la columna de la derecha Incidencia Sistema deberá seleccionar la incidencia de On The Minute que corresponde a las que se tiene definidos en NOI. 3. Al finalizar la asignación de equivalencias, presione el botón Aplicar. CONFIGURACIÓN DE INCIDENCIAS Menú de acceso: Operaciones > Empleados > NOI > Configuración de incidencias. Esta opción permite configurar los datos de las incidencia de NOI para aplicar los porcentajes de descuento que se aplicaran por una incapacidad o ausentismo; si la empresa pagará o no dicha incidencia causada. 1. Escribir los parámetros para la aplicación de descuentos al exportar la información. a. Si la incidencia es de tipo Ausentismo puede determinar el porcentaje de descuento al empleado por día. b. Determinar SI/NO si corresponde el pago de la incidencia a la empresa. c. Determinar el porcentaje del pago por parte de la empresa si esta es afirmativa. d. Determinar el porcentaje del pago del seguro médico (IMSS). 2. Presionar el botón aplicar para almacenar los datos de la incidencia modificadas. CONFIGURACION PARA EXPORTACION CON NOI 5.0 Menú de acceso: Configuración > Configuración de sistema > Pestaña Nóminas. En este apartado del sistema definiremos la versión de NOI a la que se quiere realizar la exportación de la información de la versión 5.0 o 3.52 a 4.5, también podrá definir el porcentaje de la prima vacacional por los días asignados a vacaciones según el periodo definido a cada empleado. 3

4 EXPORTAR TURNO NORMAL Menú de acceso: Operaciones > Empleados > NOI > Exportar > Turno normal > Faltas y vacaciones. Para la exportación de los tipos de faltas y las vacaciones (NOI 5.0) es necesario haber configuración configurar algunas equivalencias y el porcentaje correspondiente a cada una equivalencia asignada. 1. Ingrese a la pantalla de Exportación de Faltas. 2. Seleccione la fecha inicial del Período del cual desea obtener los registros y el tipo del período. Si el período que desea no está entre los especificados seleccione OTRO y escriba el número de días que tiene el período que desea. 3. Si lo desea seleccione la opción ajustar fecha y especifique la fecha de inicio para el ajuste de los movimientos. 4. Seleccione la opción de información a exportar Falta y/o vacaciones. 5. Presionar el botón Exportar. Si seleccionó ambas opciones el sistema mostrará dos veces la pantalla para guardar los archivos de exportación. NOTA: Son los mismo procedimientos para exportación de movimientos de turno abierto, Menú de acceso: Operaciones > Empleados > NOI > Exportar > Turno Abierto. EXPORTAR HORAS EXTRAS Menú de acceso: Operaciones >Empleados > NOI > Exportar > Turno normal > Horas Extras Este apartado permitirá realizar el archivo de exportación de horas extra para ser importado en NOI Ingrese a la pantalla de Exportación de Faltas. (Operaciones / NOI / Exportar/ Turno Normal / Horas Extras) 2. Seleccione el año, mes y el día de inicio para la exportación de las horas extras. 3. Seleccione el periodo de fechas según la semana que desee exportar. 4. Seleccione el destino donde se guardara el archivo de horas extras. 5. Presionar el botón Exportar. 4

5 IMPORTACIÓN DE INFORMACIÓN A NOI ENLACE CON EL SISTEMA NOI En este apartado se mostrar cómo realizar la importación de la información exportada previamente en el sistema On The Minute. Proceso para Importar la información: 1. Una vez ingresado a NOI 5.0 ir al menú Procesos Captura por archivo, donde encontrará las opciones de Vacaciones, Horas Extras y Faltas. 2. Selección la opción a utilizar (Vacaciones, Horas Extras y Faltas). 3. Al abrirse el asistente debe seleccionar la opción Crear definición y presionar el botón siguiente. 4. En la siguiente ventana realizar lo siguiente: a. Seleccionar la opción Libro de Excel. b. Seleccionar la ubicación del archivo a exportar. c. Verificar y/o seleccionar las opciones Agregar información Actualizar Información. d. Verificar que la asociación de la información sea Automática. e. Dejar seleccionado la opción La primera fila son nombre de campo. f. Presionar el botón siguiente. 5. Verificar que la asociación de los datos de la columna derecha correspondan a los datos de la columna izquierda y presionar el botón siguiente. 1 Faltas Horas extras Vacaciones 5

6 6. Se realizará una vista preliminar de los datos que se importarán al sistema allí presionar el botón Iniciar. 7. Al finalizar la importación mostrar un resumen de los movimientos aceptado y no aceptados dentro del sistema y una breve descripción de la razón por la cual fueron rechazados. 8. Este proceso es similar para la importación de Vacaciones y Horas extras. 6