Firma digital de actas académicas

Transcripción

1 Versión: v01r002 Fecha: 12/06/2012 Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Universidad.

2 HOJA DE CONTROL Título Entregable Nombre Fichero Autores del Firma digital de actas académicas FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r00.doc everis Versión/Edición v01r002 Fecha Versión 12/06/2012 Aprobado por Fecha Aprobación Nº Total Páginas 015 REGISTRO DE CAMBIOS Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Área Fecha del Cambio v01r00 Versión inicial Everis - 12/06/2012 V01r002 Actualización SIC - 12/06/2012 FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 2 de 15

3 ÍNDICE HOJA DE CONTROL... 2 ÍNDICE Descripción del sistema Objeto Alcance Funcionalidades Acceso al sistema Operativa del Sistema: perfil Secretaría Todas las actas Ver Actas con diligencias Ver Incluir diligencias Incluir diligencia de Inclusión Incluir diligencia de Exclusión Confirmar cierre de diligencia Actas pendientes de cierre por Secretaría Ver Confirmar cierre de diligencia Actas cerradas por Secretaría Ver Aspectos comunes Ordenación de resultados Filtro de búsqueda Enviar FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 3 de 15

4 1 Descripción del sistema 1.1 Objeto El objetivo del presente documento es exponer los conceptos básicos necesarios, para operar y utilizar fácilmente la aplicación Firma Digital de Actas Académicas v2.1 (en adelante FDAA), a través del perfil Secretaría de centro. 1.2 Alcance Este documento está dirigido a: Secretaría: perfil correspondiente a los usuarios de las Secretarías de centros de la Universidad de Huelva. Administradores del Sistema. 1.3 Funcionalidades Acceso a las actas/diligencias. Generación de diligencias de inclusión. Generación de diligencias de exclusión. FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 4 de 15

5 2 Acceso al sistema Cualquier usuario de secretaría de centro que intente acceder a FDAA, tendrá que autenticarse mediante usuario y password (Integración con LDAP), a partir de la URL: Una vez logado en el sistema, sólo en el caso de que tenga asociado más de un perfil en UXXI, se mostrará una pantalla de selección de perfil, en caso contrario accederá directamente a la funcionalidad específica del único perfil que tiene asociado. FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 5 de 15

6 3 Operativa del Sistema: perfil Secretaría Se describe a continuación la funcionalidad ofrecida por el sistema a un usuario de Secretaría. 3.1 Todas las actas Cuando un usuario de Secretaría accede a la pestaña de todas, visualizará un listado con todas las actas/diligencias de las asignaturas de su Centro independientemente del estado en el que se encuentren. Las operaciones que puede realizar sobre el listado mostrado son las siguientes: FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 6 de 15

7 3.1.1 Ver Pulsando este botón, el usuario de Secretaría podrá visualizar el acta/diligencia en formato PDF, dependiendo el estado en el que se encuentre el documento a visualizar, incluirá el cajetín de firma digital con los firmantes del documento, si el acta/diligencia ya ha sido firmada. 3.2 Actas con diligencias Cuando un usuario de Secretaría accede a la pestaña de actas con diligencias asociadas, visualizará un listado con todas las actas/diligencias Las operaciones que puede realizar sobre el listado mostrado son las siguientes: FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 7 de 15

8 3.2.1 Ver Pulsando este botón, el usuario de Secretaría podrá visualizar el acta/diligencia en formato PDF, dependiendo el estado en el que se encuentre el documento a visualizar, incluirá el cajetín de firma digital con los firmantes del documento, si el acta/diligencia ya ha sido firmada Incluir diligencias A través de este botón el usuario de Secretaría podrá incluir diligencias a un acta. Se distinguen dos tipos de diligencias: Inclusión: Permite incluir a un alumno en un acta. Exclusión: Permite excluir un alumno de un acta. Cuando el usuario de Secretaría pulsa el botón incluir diligencia, visualizará una pantalla con un listado de líneas de acta sobre las que puede realizar uno de los dos tipos de diligencias: Incluir diligencia de Inclusión Para incluir un alumno a un acta, el usuario de Secretaría tiene que marcar la línea de acta y pulsar sobre el botón Diligencia Inclusión. A continuación se mostrará una pantalla en la que se debe especificar los datos que se van a variar con respecto al acta definitiva. FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 8 de 15

9 Una vez que se han introducido los nuevos datos, el usuario de Secretaría podrá visualizar un PDF con el resultado de la variación de datos, para hacer efectiva dicha variación será necesario pulsar sobre el botón Crear. En este caso el usuario con perfil de Secretario será el responsable y encargado de realizar la firma de la diligencia de inclusión. Para aquellas diligencias en las que el usuario de Secretaría desee dejar constancia del motivo por el cual se extiende la diligencia, deberá cumplimentar el campo MOTIVO del formulario de creación de diligencia Incluir diligencia de Exclusión Para excluir un alumno de un acta, el usuario de Secretaría tiene que marcar la línea de acta y pulsar sobre el botón Diligencia Exclusión. A continuación se mostrará una pantalla en la que se debe especificar los datos que se van a variar con respecto al acta definitiva. FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 9 de 15

10 Una vez que se han introducido los nuevos datos, el usuario de Secretaría podrá visualizar un PDF con el resultado de la variación de datos, para hacer efectiva dicha variación será necesario pulsar sobre el botón Crear. En este caso el usuario con perfil de Secretario será el responsable y encargado de realizar la firma de la diligencia de inclusión. Para aquellas diligencias en las que el usuario de Secretaría desee dejar constancia del motivo por el cual se extiende la diligencia, deberá cumplimentar el campo MOTIVO del formulario de creación de diligencia Confirmar cierre de diligencia Con este botón un usuario de Secretaría podrá confirmar las diligencias relacionadas con un acta. Previa a esta actuación es necesario que el usuario de Secretaría acceda y realice los cambios manualmente en el Sistema UXXI. 3.3 Actas pendientes de cierre por Secretaría Cuando un usuario de Secretaría accede a la pestaña de actas pendientes de cierre por Secretaría, visualizará un listado con todas las actas que se encuentren en ese estado: FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 10 de 15

11 Es necesario que el usuario de Secretaría acceda y realice los cambios manualmente en el Sistema UXXI, automáticamente cambiará el estado de la misma a Cerrada por Secretaría en el FDAA. Las operaciones que puede realizar sobre el listado mostrado son las siguientes: Ver Pulsando este botón, el usuario de Secretaría podrá visualizar el acta/diligencia en formato PDF, incluirá el cajetín de firma digital con los firmantes del documento Confirmar cierre de diligencia Con este botón un usuario de Secretaría podrá confirmar las diligencias relacionadas con un acta. Previa a esta actuación es necesario que el usuario de Secretaría acceda y realice los cambios manualmente en el Sistema UXXI. 3.4 Actas cerradas por Secretaría Cuando un usuario de Secretaría accede a la pestaña de Actas cerradas por Secretaría, visualizará un listado con todas las actas/diligencias que ya se encuentran cerradas por la propia Secretaría: FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 11 de 15

12 Las operaciones que puede realizar sobre el listado mostrado son las siguientes: Ver Pulsando este botón, el usuario de Secretaría podrá visualizar el acta/diligencia en formato PDF, dependiendo el estado en el que se encuentre el documento a visualizar, incluirá el cajetín de firma digital con los firmantes del documento, si el acta/diligencia ya ha sido firmada. FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 12 de 15

13 4 Aspectos comunes En este apartado se indican algunos aspectos de forma de utilización de la aplicación de firma de actas. 4.1 Ordenación de resultados Todos los listados mostrados por la aplicación son ordenables pulsando sobre el encabezado de cada columna de la tabla. Por ejemplo, si se desea ordenar el listado mostrado en la siguiente figura por nombre de asignatura alfabéticamente, el profesor deberá pulsar sobre el texto Asignatura, automáticamente el listado será ordenado. 4.2 Filtro de búsqueda Asociado a cada listado se encuentra disponible un filtro que permite buscar un resultado concreto. El filtro está accesible a través del enlace Mostrar filtro de búsqueda. Los campos por los que se puede acotar un listado de actas son los siguientes. Curso: permite filtrar por curso académico. Convocatoria: permite filtrar por convocatoria. (febrero, junio, septiembre, diciembre, etc.) Código de asignatura: permite filtrar por asignatura. Documento identificativo de la persona responsable del acta: permite filtrar por persona responsable del acta. Estado: permite filtrar por el estado en el que se encuentra el acta (Cerrada profesor, Pendiente de firma de Director de Departamento, Firmada, Tramitada, etc ). FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 13 de 15

14 Para hacer efectivo el filtro se debe pulsar sobre el botón Buscar. Una vez aplicado el filtro se mostrará el resultado de la búsqueda en una única pestaña denominada Filtro activo. Para eliminar el filtro aplicado se deberá pulsar sobre el botón Limpiar. 4.3 Enviar Este botón permite al Usuario el envío de un mail a cualquier destinatario, la funcionalidad a cubrir prevista por este botón es el envió de un mail de aviso, por ejemplo a aquellos firmantes que demoren en el tiempo la firma de un acta/diligencia. FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 14 de 15

15 ANEXO I Configuración del portafirmas para recibir avisos de entradas Dentro de port@firmas podemos realizar algunas configuraciones básicas de nuestro usuario, para ello debemos entrar en el apartado Configuración, situado en la parte superior derecha de la aplicación: En el primer apartado podremos cambiar/rellenar nuestros datos personales y nos muestra los perfiles que tenemos asociados. IMPORTANTE: En el apartado de Datos de Contacto, podemos definir nuestro para que nos lleguen las notificaciones pertinentes de las firmas. Para cada uno de los cambios realizados es imprescindible pulsar el botón FDAA001E_MUS_Manual_UsuarioSecretaria_v01r002.doc Página 15 de 15