Guía del usuario. Centro de facturación de UPS

Transcripción

1 Guía del usuario Centro de facturación de UPS 2014 United Parcel Service of America, Inc. UPS, el logotipo gráfico de UPS y el color marrón son marcas registradas de United Parcel Service of America, Inc. Todos los derechos reservados. es_es

2 Índice Centro de facturación de UPS Acceso al Centro de facturación de UPS....1 Registro....3 Descripción general...5 Factura....6 Pagos Informes Administración/Perfil El Centro de facturación de UPS es una aplicación segura de presentación y pago de facturas vía web que le permite registrarse para ver sus facturas de UPS en varios formatos (online, PDF, CSV y XML), realizar reclamaciones sobre cargos, generar informes y realizar pagos online. Disponible para: Paquetería de UPS UPS Freight UPS Supply Chain Solutions (carga aérea y UPS Mail Innovations ) Ayuda i

3 Acceso al Centro de facturación de UPS Vaya a la página de inicio de ups.com. Seleccione la pestaña Mi UPS en la parte superior de la página. Aparecerá el menú desplegable. Seleccione Facturación en el menú desplegable. También puede escribir ups.com/content/es/es/ myups/billing en la barra de direcciones del navegador. 1

4 Acceso al Centro de facturación de UPS (cont.) Para registrarse, seleccione el enlace Registrarse en el Centro de facturación de UPS. Si se ha registrado anteriormente en el Centro de facturación de UPS, seleccione Acceder. Si no ha iniciado sesión en Mi UPS, deberá hacerlo. Si no tiene un ID de Mi UPS, seleccione Registrarse ahora para crear un ID y contraseña. Este inicio de sesión le otorgará acceso a aplicaciones en ups.com, incluido el Centro de facturación de UPS. 2

5 Registro Autenticación de factura de cuenta Deberá completar la Autenticación de factura de cuenta (AIA) para confirmar que actualmente tiene acceso a la información de facturas de cada cuenta que se debe registrar en el Centro de facturación de UPS. Utilizando el proceso AIA, se pueden registrar tanto cuentas individuales como planes de pagos consolidados (CPP). También deberá proporcionar la siguiente información de una de sus tres últimas facturas de servicio de entrega o una factura de servicio de paquete internacional generada dentro de los últimos 45 días para autenticar correctamente su cuenta UPS: Número de la factura Importe a pagar este período Fecha de factura Identificación de control Nota: El registro de un CPP requiere que se proporcione información de AIA desde una factura de resumen de plan. 3

6 Registro (cont.) Autenticación de factura de cuenta (cont.) Se le informará de que ha registrado correctamente su cuenta en el Centro de facturación de UPS. La información de pago se puede añadir después de que el registro haya finalizado. Se pueden añadir cuentas adicionales por medio de la pestaña Administración después de iniciar sesión en el Centro de facturación de UPS. Al pulsar el botón Continuar, se presentará la página Descripción General del Centro de facturación de UPS. 4

7 Descripción general Las pestañas se encuentran en la parte superior de cada una de las pantallas del Centro de facturación de UPS. Estas pestañas se pueden seleccionar para utilizar diversas características y funcionalidades. En la página Descripción general, se pueden ver o seleccionar los siguientes elementos clave: Selección entre Paquetería de UPS, UPS Freight, UPS Supply Chain Solutions (carga aérea y UPS Mail Innovations) Nota: Siempre que desee ver información de paquetes, deberá seleccionar este botón y viceversa para la carga terrestre y la carga aérea. Saldo actual (importe pendiente) por modo de transporte y país para toda la empresa (la suma de todas las cuentas seleccionadas en la empresa) Configurar pagos automáticos Cuentas registradas en pagos automáticos Botón Pagar ahora para acceder al área Pagos 5

8 Factura En la pestaña Factura, tiene acceso a información de resumen de facturas y detalle de facturas, además de acceso a formatos online, PDF, CSV y XML de sus facturas. También puede realizar reclamaciones de cargos. Resumen y detalle de facturas La siguiente información de Estado de factura se muestra en la pestaña Factura cuando se selecciona Resumen de la empresa. Abierto/Vencido Pago devuelto Vencido Pagado Pendiente de pago Pago en exceso/ajuste Abierto Cerrado Pago insuficiente/ajuste Puede proporcionar los siguientes Criterios de búsqueda para ver información específica para facturas nacionales/ exportación e importación: Tipo de cuenta Tipo de factura Fecha de factura Número de cuenta Estado de factura Número de la factura Debe seleccionar un Número de factura para ver la información de factura detallada. Historial de facturas La función Historial de archivos del Centro de facturación le permite: Recuperar hasta 52 semanas de facturas pasadas Descargar varias facturas a la vez en un solo archivo consolidado 6

9 Factura (cont.) Resumen y detalle de facturas (cont.) En la pantalla Resumen de factura, puede ver información clave correspondiente a la facturas. Si tiene autoridad para realizar pagos, tendrá acceso al botón Pagar ahora para iniciar pagos desde el Resumen de factura. Ver PDF Seleccione PDF para ver una versión en PDF de una factura. Imprimir recibo de envío Seleccione el Recibo de envío que desee ver e imprima un recibo de envío. Descarga en CSV Archivo de datos de facturación de UPS Seleccione Datos de facturación de UPS para la visualización en formato CSV en 250 elementos de datos. Archivo de datos XML Seleccione Formato de datos XML para obtener los datos en formato XML de su factura. Versión imprimible Seleccione Versión Imprimible para ver e imprimir una copia de la página. Puede seguir seleccionando enlaces para realizar un desglose desde la página Resumen de factura para ver información de factura más detallada. 7

10 Factura (cont.) Seguimiento En la pantalla Detalle de envío, puede seleccionar el botón Seguimiento para realizar el seguimiento de un paquete. Se le presentará información de seguimiento de ups.com. 8

11 Factura (cont.) Detalles del envío de importaciones También puede utilizar el Centro de facturación de UPS para: Ver todos los cargos de importación, como los de Carga, Derechos de aduana y Cargos oficiales Ver formularios de despacho de aduanas de importación relacionados con el envío 9

12 Factura (cont.) Los ajustes de una factura solo se pueden realizar al nivel de detalle. El usuario pulsará el botón Disputa de la parte inferior de la pantalla Detalle de envío. Ajustes/Disputas En la pantalla Detalle de envío, puede realizar reclamaciones sobre cargos pulsando el botón Disputa. 10

13 Factura (cont.) Ajustes/Disputas (cont.) Cuando se pulse el botón Disputa de la pantalla Detalle de envío, se mostrará el formulario Disputa de transacción. Deberá rellenar el formulario introduciendo datos en los campos requeridos. Se recibirá la solicitud de ajuste y, si se aprueba, se aplicará un crédito a la siguiente factura. Si la solicitud de ajuste no se aprueba, se pondrán en contacto con usted directamente por correo electrónico. Al enviar el formulario Disputa de transacción, aparecerá un mensaje que le informa de que el ajuste se ha enviado correctamente. 11

14 Pagos La pestaña Pagos le permite configurar o preparar el pago de una factura. El Administrador de la empresa debe asignar a los usuarios el rol para pagar facturas. Sólo un administrador tiene la capacidad de configurar una Cuenta de pago. Hay cuatro módulos de pago: Pagos únicos Pagos automáticos Actividad de pagos Cuentas de pago Cuentas de pago Antes de que se puedan iniciar pagos electrónicos en el Centro de facturación de UPS, se debe establecer al menos una Cuenta de pago. Puede añadir cuentas de pago o ver, editar o suprimir cuentas existentes. En la pestaña Cuentas de pago del área Pagos del Centro de facturación de UPS, seleccione Añadir cuenta bancaria para establecer una Cuenta de pago. (Para las cuentas ya establecidas, seleccione Editar para actualizar la información de la cuenta o Suprimir para eliminar una cuenta). 12

15 Pago (cont.) Cuentas de pago (cont.) A continuación, aparecerá la pantalla para añadir la información de la cuenta bancaria. Debe introducir información en los campos requeridos apropiados. Utilice solo caracteres alfanuméricos en el campo Nombre de cuenta de pago. Nota: Los caracteres especiales (por #, *,?) no se admiten en el campo Nombre de cuenta de pago. 13

16 Pago (cont.) Pagos únicos Utilizando la opción Pago único, debe iniciar el pago a UPS para cada factura que se tenga que pagar. Nota: Para programar pagos en el Centro de facturación de UPS, necesitará al menos una Cuenta de pago establecida. Se le pedirá que seleccione una factura a pagar cada vez. Se pueden seleccionar varias facturas para optimizar el pago seleccionando la casilla superior que selecciona todas las facturas pendientes o seleccionando solo las facturas que se deben pagar. Los pagos se pueden editar o cancelar en cualquier momento antes de la fecha de pago programada. 14

17 Pago (cont.) Pagos únicos (cont.) A continuación, se le requerirá que especifique una fecha de pago y seleccione la cuenta de pago deseada. Nota: Si la factura vence a la entrega, la fecha actual se seleccionará de forma predeterminada. Se mostrará la pantalla de confirmación Pagos únicos. Se le requerirá que confirme la factura y el importe de la factura. Cuando la haya confirmado, seleccione Siguiente. 15

18 Pago (cont.) Pagos automáticos Los pagos automáticos permiten configurar pagos de cualquier factura presentada en el Centro de facturación de UPS. Nota: Todas las facturas pendientes se deben pagar utilizando la función de pagos únicos antes de configurar pagos automáticos. Para configurar pagos automáticos, los usuarios deben: Seleccionar la pestaña Pago y, a continuación, Pagos automáticos Seleccionar Añadir pagos automáticos y, a continuación, Siguiente Seleccionar el Número de cuenta 16

19 Pago (cont.) Pagos automáticos (cont.) Utilizando el menú desplegable, seleccione Cuenta de pago Proporcione el Importe del pago, la Fecha de transferencia de pago y el Período de efectividad Seleccione Siguiente Verifique los datos de los pagos automáticos y seleccione Confirmar Los pagos automáticos se pueden actualizar desde la pantalla Gestionar pagos automáticos. Seleccione Editar o Cancelar para suspender. Los pagos automáticos permanecerán efectivos hasta que se cancelen o hasta la fecha especificada. 17

20 Pago (cont.) Actividad de pago Puede ver pagos únicos o automáticos en la pestaña Actividad de pago. En el Centro de facturación de UPS está disponible la actividad de pagos correspondiente a un período de hasta un año. Si un pago no se ha procesado, puede editar la fecha del pago o cancelar los pagos programados. 18

21 Informes En el Centro de facturación de UPS hay seis Informes estándar disponibles. Puede crear informes para proporcionar información sobre los costes de envío. Además, se pueden utilizar informes para analizar, asignar y conciliar cargos con más eficacia. Puede crear y descargar los siguientes informes tanto para facturas nacionales como para facturas de exportación e importación: Resumen de la factura Detalle de factura Detalle de número de referencia Detalle de número de seguimiento Detalle de corrección de dirección Detalle de número de referencia aprobado También puede crear un informe seleccionando la pestaña Informes y seleccionando luego el informe deseado en la lista de informes estándar. Una vez seleccionado el informe, aparecerá la pantalla Criterios de búsqueda. Introduzca un rango de fechas (obligatorio) y luego seleccione uno o varios números de cuenta. Se pueden utilizar menús desplegables para seleccionar criterios adicionales. Luego, seleccione Buscar. 19

22 Informes (cont.) Personalizar este informe Puede personalizar todos los informes estándar, menos el informe de Detalles de corrección de dirección. Después de seleccionar un informe estándar, seleccione la pestaña Personalizar este informe. Puede seleccionar las columnas que desee visualizar en un informe personalizado. Para reordenar las columnas, deberá utilizar las funciones Añadir/Eliminar para colocar los campos en el orden deseado. Nota: Los informes personalizados con más de mil filas se deben visualizar como un informe por lotes. Para ver el informe completo, guárdelo en la pestaña Mis informes personalizados. A continuación, abra el informe guardado y seleccione la pestaña Solicitud por lotes. 20

23 Informes (cont.) Informe por lotes Puede solicitar informes por lotes para informes con grandes cantidades de datos. Para informes con más de mil registros, debe utilizarse una solicitud por lotes. Para crear una solicitud por lotes, seleccione un informe personalizado estándar o guardado. Seleccione la pestaña Solicitud por lotes, asigne un nombre al informe por lotes y seleccione Crear Los informes por lotes creados a partir de informes estándar pueden compartirse con otros usuarios del Centro de facturación de UPS. Nota: Las solicitudes de informes por lotes se procesarán en el plazo de 24 horas. Cuando esté disponible el informe por lotes, aparecerá un icono de descarga en la columna Acciones de la pantalla Informes por lotes. Seleccione la marca X en la columna Acciones para borrar el informe por lotes. Nota: Seleccione Cuando mi informe de lotes esté listo en la sección Administración/Perfil para recibir una notificación cuando esté disponible el informe. 21

24 Administración/Perfil Tendrá disponible la pestaña Administración si su rol es el de Administrador. Los administradores pueden añadir y gestionar a usuarios y cuentas, perfiles de usuario y notificaciones de correo electrónico. Tendrá disponible la pestaña Perfil si no tiene asignado el rol de Administración, con el que puede gestionar sus notificaciones de correo electrónico. Descripción general de Administrador En Administración hay tres pestañas: Gestionar empresa Administrar usuarios Notificación Empresa En Empresa, hay cuatro pestañas: Añadir cuentas Actualizar formatos de factura Gestionar registro Administrar pagos 22

25 Administración/Perfil (cont.) Administrador usuarios Como Administrador, puede ver, editar, suprimir y añadir a usuarios desde esta pantalla. Para añadir un usuario nuevo, debe especificar el ID de Mi UPS del usuario y la dirección de correo electrónico asociada y asignar un rol al usuario. Roles disponibles: Solo ver, Ver y ajustar, Ver y pagar, Ver, Pagar y ajustar, Administrador o Gestor de planes. Le aparecerá un mensaje el usuario se ha añadido correctamente. El usuario añadido aparecerá ahora en la lista de usuarios bajo los resultados de la búsqueda. Para actualizar/cambiar el rol de un usuario, seleccione Editar. Para quitar a un usuario del Centro de facturación de UPS, seleccione Suprimir. 23

26 Administración/Perfil (cont.) Administrador añadir cuenta Para autenticar una cuenta en la sección Añadir cuenta, se le pedirá que proporcione el número de cuenta, el número de factura, el importe adeudado de la factura, la fecha de la factura y el ID de control de una factura anterior. Nota: Después de que una cuenta se haya autenticado correctamente, se le mostrará un mensaje. 24

27 Administración/Perfil (cont.) Administrador gestionar cuenta Como administrador, tiene derechos sobre todas las cuentas del perfil de la empresa y se le asocia automáticamente a todas las cuentas. Los usuarios que no son administradores no están asignados automáticamente a ninguna cuenta y no pueden ver información de cuentas a las que no estén asignados. A los usuarios que no son administradores se les debe asignar un administrador utilizando Gestionar cuenta. 25

28 Administración/Perfil (cont.) Administrador Notificación Todos los usuarios pueden gestionar sus preferencias de correo electrónico en la pestaña Notificación. Se mostrarán todas las opciones de notificación de correo electrónico. Debe seleccionar todos los cuadros que desee para recibir un correo electrónico cuando se produzca una actividad específica en el Centro de facturación de UPS. Puede actualizar una dirección de correo electrónico accediendo a su perfil de Mi UPS a través de ups.com. No administrador 26

29 Ayuda Puede obtener ayuda desde la pestaña Soporte del Centro de facturación de UPS en ups.com, que proporciona lo siguiente: Acceso a información de ayuda disponible en el Centro de facturación de UPS Contacto con UPS por medio de correo electrónico rellenando un formulario web en ups.com Cuando haya terminado, pulse el botón Siguiente de la parte inferior de la pantalla. Rellene los campos de información, seleccionando Centro de facturación de UPS y escriba su pregunta o comentario. Pulse el botón Enviar correo electrónico de la parte inferior derecha de la pantalla. Contacto con UPS por teléfono 27

30 Soporte (cont.) Soporte telefónico También puede ponerse en contacto con UPS por teléfono para realizar preguntas sobre sus facturas o por cuestiones de soporte técnico relacionadas con el Centro de facturación de UPS. No obstante, los números de teléfono para cada opción son diferentes. Servicio de Atención al Cliente Soporte Técnico Preguntas sobre facturación nacional/de importación: Si tiene preguntas sobre su factura, puede llamar al número del Servicio de Atención al Cliente Soporte Técnico: Si tiene preguntas técnicas, puede llamar al Preguntas más frecuentes: Enviar una solicitud por correo electrónico: 28