APLICACION DE SOFTWARE ARCOSIS CON SU MOUDLO DE INDICADORES A LA EMPRESA CALCIO S.A.

Transcripción

1 APLICACION DE SOFTWARE ARCOSIS CON SU MOUDLO DE INDICADORES A LA EMPRESA CALCIO S.A. La empresa CALCIO S.A., instalo el software ARCO SIS, con el objetivo de tener a disposición inmediata el resultado de los indicadores de gestión, con los cuales mide la gestión administrativa, con el animo de tomar decisiones mas acertadas y en el momento que la empresa lo requiera y lo necesite, puesto que se obtiene toda la información en forma, precisa (exacta), eficiente, eficaz, oportuna, clara y fácil de entender, entre otras ventajas, ya que, el mercado y el crecimiento de la empresa a si lo exige, para ser mas competitivos y mantenerse en el mercado. El señor Rafael García, gerente de CALCIO S.A., solicita un informe sobre el comportamiento de los resultados de los indicadores; liquidez o razón corriente y endeudamiento a corto plazo. Quiere conocer como esta financiado el activo de la empresa, es decir, en que porcentaje el pasivo (corriente y no corriente) financia al activo tanto corriente y no corriente, igual forma si el patrimonio esta financiando el activo en una pequeña parte o no, ya que lo ideal es que el indicador de liquidez muestre con su resultado, que el pasivo corriente financia totalmente el activo corriente, de lo contrario la empresa esta financiando mal sus activos corrientes y por ende presenta iliquidez.

2 Respecto al indicador de endeudamiento a corto plazo, el gerente quiere conocer cual es el porcentaje que representan las obligaciones de la empresa a corto plazo y largo plazo, y de esta forma mirar si la empresa tiene como responder a estas obligaciones económicamente en el momento que debe cumplirlas, que tan útiles han sido los recurso recibidos en forma de obligaciones y analizar cual es el monto de los gastos financieros por no hacer el pago oportuno de las mismas y de esta forma tomar las mejores decisiones que beneficien la empresa Para lo anterior la empresa presenta su balance general a 31 de noviembre de CALCIO S.A. BALANCE GENERAL A 31 DE NOVIEMBRE 2007 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Disponible Inversiones Deudores Inventarios TOTAL ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE Propiedad planta y equipo Valorizaciones TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE TOTAL ACTIVO ==========

3 PASIVO PASIVO CORRIENTE Obligaciones financieras Nacionales Impuestos gravamenes y tasas Obligaciones laborales TOTAL PASIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE Cuentas por pagar Diferidos TOTAL PASIVO NO CORRIENTE TOTAL PASIVO PATRIMONIO Capital social Reservas Revalorizacion del patrimonio Utilidad del ejercicio Superavit por valorizaciones TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO ========== RAFAEL GARCIA Gerente JULIETA HERNANDEZ Contadora

4 APLICACIÓN DEL SOFTWARE ARCO SIS Para que el software arroje el resultado de los indicadores de gestión se deben llevar a cabo el siguiente paso: 1. Mantenimiento 2. procesos 3. consulta 4. Informes Lo primero es abrir el programa

5 - En usuario se digitan tres ceros, en clave tres puntos y aceptar. Una vez abierto el software, dar clic en SIG y a su vez en indicadores. Se desarrollan uno a uno los pasos anteriores.

6 1. MANTENIMIENTO

7 Mantenimiento consta de los siguientes sub-pasos, que se desarrollan en el orden que se presentan: a). definición de bases para indicadores [40.400] Objetivos: Realizar el mantenimiento a la definición de bases para indicadores. Tipo de proceso: Mantenimiento. Frecuencia: Eventuales. Información de entrada requerida para el proceso: Se debe tener la información necesaria para la ejecución del mismo 1: bases para indicadores gerenciales Código : Código de la base El campo no debe estar vacío Si se encuentra registrado el código de la base y la longitud del código es mayor a uno (1) y es de último nivel, se emitirá un mensaje Ya hay nivel anterior que es auxiliar { Enter } De lo contrario, si el código no es de último nivel, se emitirá un mensaje No existe nivel anterior { Enter } Si no se encuentra registrado el código de la base y desea incluir uno o varios, emitir mensaje No existe. Quiere incluir? No, Uno varios La longitud del código es mayor a uno (1) y es de último nivel, se emitirá un mensaje Ya hay nivel anterior que es auxiliar { Enter } De lo contrario, si el código no es de último nivel, se emitirá un mensaje No existe nivel anterior { Enter } Nombre Nombre de la base El campo no debe estar vacío Nivel Nivel de asignación para la base Ultimo

8 Si es último o no El campo no debe estar vacío Se debe digitar S o N, de lo contrario, se emitirá un mensaje Sólo acepta S o N { Rectifique } Al dar clic en definición de bases para indicadores, se empieza a registrar los Primeros datos al software, para que este arroje la información requerida se Debe digitar los datos que se piden, como se muestra en esta figura. Dar clic en uno.

9 Digitado el código, se da enter, el software muestra tres opciones, dar clic en uno. En ultimo se escribe N (no), en la siguiente se da S, por que se esta trabajando a Nivel de grupos de cuentas y así cada vez que se registre la clase y grupo de cuenta, Como se muestra. En este ejemplo, trabajamos la clase y grupo de cuenta del 1 al 3, es decir se Trabajara sobre el balance general y sobre el se mostraran los indicadores. Cuando se termine de registrar las cuentas, se cierra la ventana y se guarda.

10 b). definición de indicadores de gestión [40.410] Objetivos: Realizar el mantenimiento a la definición de los indicadores de gestión. Tipo de proceso: Mantenimiento. Frecuencia: Eventuales. Información de entrada requerida para el proceso: Se debe tener la información necesaria para la ejecución del mismo 1: definir indicadores de gestión Código : Código del indicador de gestión El campo no debe estar vacío Si se encuentra registrado el código del indicado de gestión, permite modificar, de lo contrario sino existe el código y desea incluir uno o varios, se emitirá un mensaje No existe. Quiere incluir? No, Uno, Varios Nombre Nombre del indicador de gestión El campo no debe estar vacío Fórmula Fórmula Si digita <ENTER>, mostrará la siguiente pantalla: Abierta la ventana de definir indicadores de gestión, se digitan los datos, código del indicador, nombre del indicador, luego dar enter, así sale la ventanita que se muestra aquí, donde se digita la formula matemática del indicador.

11 Dar clic en uno al llenar los datos anteriores.

12 Al dar clic en f9, sale una ventanita donde muestra lo que se hizo en el sub-paso anterior, el registro de las cuentas. Al pararse en cualquier cuenta y dar enter de una vez pasa el código de esta cuenta a la ventana que esta detrás, y así sucesivamente con cada cuenta que forme el indicador, de esta forma se hace la formula del indicador. En este ejemplo, que el indicador es endeudamiento a corto plazo, su formula es pasivo corriente sobre total pasivo, y su formula se digita así como aparece.

13 Digitada la formula dar clic en salvar y de una vez sale en formula una s, luego se digitan los datos con que se va a calificar el resultado del indicador.

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15 2. PROCESOS a). generar indicadores mensuales [40.030] Objetivos: Generar el proceso de indicadores mensuales Tipo de proceso: Actualización. Frecuencia: Mensual. Información de entrada requerida para el proceso: Se debe tener la información necesaria para la ejecución del mismo 1: GENERAR INDICADORES MENSUALES Año: Año al cual desea generar base para indicadores mensuales El campo no debe estar vacío Si el año digitado es menor que cero (0), se emitirá un mensaje El mayor debe ser mayor que 0 { Rectifique por favor Si el año digitado es mayor al año de la fecha actual, se emitirá un mensaje El año no puede ser mayor al actual { Rectifique } Desde Mes Mes desde el cual desea generar los indicadores mensuales El campo Si el mes digitado es menor que cero (0) y mayor que doce (12), se emitirá un mensaje El mes debe estar entre 1 y 12. Revise por favor { Enter } Si el año digitado es mayor al año de la fecha actual y el mes digitado es mayor al mes de la fecha actual, se emitirá un mensaje El mes no puede ser mayor al actual { Rectifique } Hasta Mes Mes hasta el cual desea generar los indicadores mensuales El campo no debe estar vacío

16 Si el año digitado es mayor al año de la fecha actual y el mes digitado es mayor al mes de la fecha actual, se emitirá un mensaje El mes no puede ser mayor al actual { Rectifique } Indicador : Código del indicador inicial El campo no debe estar vacío Si no se encuentra registrado el código del indicador inicial, se emitirá un mensaje Indicador no se encuentra registrado en el sistema { Rectifique } Nombre el indicador inicial Al : Código del indicador final El campo no debe estar vacío Si no se encuentra registrado el código del indicador final, se emitirá un mensaje Indicador no se encuentra registrado en el sistema { Rectifique } Nombre del indicador final Una vez completo el proceso de Mantenimiento, continua Procesos. Aquí en este paso de procesos se registran los datos que se muestran en esta figura.

17 Al registrar el código del indicador numero 1 al número que se desee, de los que se registraron en mantenimiento, y pulsar enter sale el nombre de los indicadores. b). Editar bases para indicadores mensuales [40.020] Objetivos: Realizar el proceso de editar bases para indicadores mensuales para el año y mes digitados Tipo de proceso: Actualización.

18 Frecuencia: Mensual. Información de entrada requerida para el proceso: Se debe tener la información necesaria para la ejecución del mismo 1: EDICIÓN BASES SIG Año: Año al cual desea generar base para indicadores mensuales El campo no debe estar vacío Si el año digitado es menor que cero (0), se emitirá un mensaje El mayor debe ser mayor que 0 { Rectifique por favor Si el año digitado es mayor que el año de la fecha actual, se emitirá un mensaje El año no puede ser mayor al actual { Rectifique } Mes Mes el cual desea generar la base para indicadores mensuales El campo no debe estar vacío Si el mes digitado es menor que cero (0) y mayor que doce (12), se emitirá un mensaje El mes debe estar entre 1 y 12. Revise por favor { Enter } Si el año digitado es menor que el año de la fecha actual y si el mes digitado es mayor al mes de la fecha actual, se emitirá un mensaje El mes no puede ser mayor al actual { Rectifique } Base : Código de la base El campo no debe estar vacío Si se encuentra registrada la base y es de último nivel, se emitirá un La base no puede ser de último nivel { Rectifique } Si no se encuentra registrado el código de la base, se emitirá un mensaje Base de asignación no se encuentra registrado en el sistema { Rectifique } Nombre de la base Base Código de la base Nombre Nombre de la base

19 Valor Valor de la base El valor debe ser diferente de cero (0) En este sub-paso se registran los datos de mes, año y base (numero de la clase de cuenta)

20 Al dar el número 1 en base de una vez sale activo y al dar enter sale la base y su nombre que corresponden a 1. Así con 2 (pasivo) y 3 (patrimonio).

21 Se digita el valor que corresponde a cada cuenta, en este caso grupo, según estados financieros. Con F2 se grava.

22 C. generar bases para indicadores mensuales [40.010] Objetivos: generar el proceso de las bases para indicadores mensuales Tipo de proceso: Actualización. Frecuencia: mensual. Información de entrada requerida para el proceso: Se debe tener la información necesaria para la ejecución del mismo 1: GENERAR BASE PARA INDICADORES MENSUALES Año: Año al cual desea generar base para indicadores mensuales El campo no debe estar vacío Si el año digitado es menor que cero (0), se emitirá un mensaje El mayor debe ser mayor que 0 { Rectifique por favor Mes Mes el cual desea generar la base para indicadores mensuales El campo no debe estar vacío Si el mes digitado es menor que cero (0) o mayor que doce (12), se emitirá un mensaje El mes debe estar entre 1 y 12. Revise por favor { Enter }

23 Para la generación automática, para las bases de los indicadores mensuales, se requiere información de los archivos históricos del área comercial. Dado que esta información no existe en la base de datos, la respuesta del sistema es que no encuentra el archivo histórico. 3. CONSULTA a). consultar un indicador anual [40.200] Objetivos: realizar la consulta de un indicador anual Tipo de proceso: consulta Frecuencia: eventuales. Información de entrada requerida para el proceso: se debe tener la información necesaria para la ejecución del mismo 1: BASES PARA INDICADORES GERENCIALES Año: Año que desea consultar El campo no debe estar vacío Si el año digitado es menor que cero (0), se emitirá un mensaje El valor debe ser mayor que cero. Revise por favor { Enter }

24 Si el año digitado es mayor al año de la fecha actual, se emitirá un mensaje El año no puede ser mayor al actual { Rectifique } Indicador : Código del indicador El campo no debe estar vacío Si no se encuentra registrado el código del indicador, se emitirá un mensaje El indicador no está registrado en el sistema { Rectifique } Nombre del indicador Ene, Feb, Mar, Abr, Jun, Jul, Ago, Sep, Oct, Nov, Dic Si el indicador se encuentra entre un rango de < MALO, ACEPTABLE, EXCELENTE>, desplegará para cada uno de los meses el valor del indicador y el rango en el cual se encuentra clasificado. Se registran los datos, año e indicador. Al dar enter de una vez aparece la calificación que le dio a ese indicador, el software, según su resultado y las condiciones dadas anteriormente.

25 Al dar el código de cualquier indicador previamente registrado en el software de una vez sale su nombre.

26 En este caso aunque solo se este trabajando el mes de noviembre, el software les da a todos los meses la calificación de malos por la siguiente razón; para el ARCO SIS, se estima que si no existe información en un mes específico, lo asume con la calificación mas baja. Para cambiar este comportamiento se requiere hacer una modificación al software

27 4. INFORME a). bases de indicadores [40.310] Objetivos: generar el informe de la base de indicadores gerenciales para un mes dado. Tipo de proceso: informe. Frecuencia: eventual. Información de entrada requerida para el proceso: se requiere que este debidamente grabada la información para la fecha dada. Año: : Año para el cual se desea generar el informe El año debe ser menor o igual al actual, de lo contrario se emite el mensaje El año no puede ser mayor al actual Mes: : Mes para el cual se desea generar el informe El mes debe ser mayor o igual a 1 y menor o igual a <= 12, de lo contrario se emite el mensaje El mes debe estar entre 1 y 12. Revise por favor El mes no puede ser mayor al mes actual, de lo contrario se emite el mensaje El mes no puede ser mayor al actual Si el temporal de impresión queda vacío, se emite el mensaje No existe información, de lo contrario se despliega el informe. REPORTES Nombre Código BASES DE INDICADORES R1

28 Objetivo Listar la Base de indicadores gerenciales para el mes dado. Contenido Código, Nombre, Valor Clasificación Código Destinatario Gerencia Uso Análisis Copias 1 Título del Reporte: INFORME BASE DE INDICADORES. m_mes + m_ano

29 b). indicadores anuales [40.300] Objetivos: realizar el informe de los indicadores anuales. Tipo de proceso: informe Frecuencia: eventual Información de entrada requerida para el proceso: se debe tener la información necesaria para la ejecución del mismo 1: informe indicadores anuales Año Año que desea generar el informe El campo no debe estar vacío Si el año digitado es menor que cero, se emitirá un mensaje el valor debe ser mayor que 0 { rectifique } Si el año digitado es mayor al año de la fecha actual, se emitirá un mensaje el año no puede ser mayor al actual { rectifique } Indicador : Código del indicador inicial m_indica <> Si el código del indicador inicial digitado es *, se asume para todos los indicadores Si no existe el código del indicador inicial, se emitirá un mensaje indicador no se encuentra registrado en el sistema { rectifique } Nombre del indicador Al : Código del indicador final Si no existe código del indicador final, se emitirá un mensaje indicador no se encuentra registrado en el sistema { rectificar } Nombre del indicador

30 Reportes nombre indicadores anuales código objetivo Generar el informe de los indicadores anuales. contenido indicador, nombre, enero, febrero, marzo, mayor, junio, julio, agos, sept, oct, nov, dic, total general clasificación nombre destinatario gerencia uso Análisis, archivo, control. copias 1 Los dos pasos que se llevan a cabo en informe no arrojaron los resultados esperados (el informe sobre los indicadores planteados en nuestro ejemplo ) debido a que se requiere la instalación de RUN TIME de Crystal, ubicada en el directorio de la base de datos

31 dentro de la carpeta llamada CRYSTAL, es decir que hace falta el RUN TIME, para obtener el informe sobre los indicadores, MANUAL DE AYUDA DEL SOTWARE

32 La AYUDA del software se pede consultar de la siguiente manera: 1. Dar clic en MI PC, en el disco LOCAL C, en la carpeta de SII, luego en la de AYUDA ARCO SIS y a su vez en ARCO sis.

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34 2. estando en esta ventana dar clic en MENU PRINCIPAL Y SUS OPCIONES, en SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL y a su vez en INDICADORES, donde muestra una ventana con los pasos (mantenimiento, procesos, consulta y informe), al dar clic en los sub-pasos de cada uno de una vez sale la ayuda.

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