1. Métodos para ubicación y localización fija de los productos en el almacén

Transcripción

1 1. Métodos para ubicación y localización fija de los productos en el almacén En cualquiera de las variantes que pudieran existir o crearse, el principio que sustenta estos métodos es el de una posición o localización fija por producto. Estos métodos se apoyan en la identificación de los espacios en los que se almacenan los productos mediante láminas, etiquetas, etc. que permitan por simple inspección determinar el área, la zona y por último el lugar exacto donde está lo que se busca, para proceder a la ubicación o localización. Bajo esta fundamentación se han generalizado tres métodos, que sin variar la concepción central, de esta etapa primaria basada en un espacio destinado a cada surtido, introducen ligeros cambios de carácter progresivo con el objetivo de ganar en agilidad y dinamismo. En función de la particularidad que presenta cada uno, se pueden identificar como sigue: por estricto orden numérico, por genérico y estricto orden numérico y por su importancia comercial, grupo y estricto orden numérico. a) Por estricto orden numérico Como su identificación lo expresa, con este método se emplea la codificación numérica o alfa numérica asociada a cada surtido, respetando el carácter ordinal que establece ese código. Cuando se utiliza este método para la ubicación y localización no se requieren elementos de control adicional ya que por simple inspección se obtiene la información necesaria para proceder a la ubicación o localización. b) Por genérico y estricto orden numérico En esta variante se seleccionan áreas de almacenamiento que se destinan a un genérico de los que comercializa el almacén, teniéndose tantas áreas como genéricos se comercializan. A partir de la introducción de este concepto se sigue entonces para cada área definida un estricto orden numérico para la ubicación. c) Por su importancia comercial, grupo y estricto orden numérico Para la aplicación de este método se ejecutará previamente un trabajo de agrupación de los productos en atención al peso que estos tengan en la gestión comercial, tomando como base el valor de ventas, frecuencia de despacho, peso, etc. Una vez concluida la agrupación de las nomenclaturas de productos, se procede a su almacenamiento e identificación como en el método por genérico y estricto orden numérico. Estos métodos son generalmente utilizados en aquellos almacenes que tienen como tecnología estantería para cargas fraccionadas. La ubicación y el despacho se realizan manualmente y la comercialización de los productos es de forma fraccionada. 1

2 2. Métodos para ubicación y localización libre de los productos en el almacén Para superar las deficiencias que conllevan los métodos anteriores y ante la necesidad de introducir medidas técnico-organizativas que se correspondan con tecnologías más avanzadas de almacenamiento surgen los métodos que se sostienen en el principio de ubicación libre de los productos. Se debe señalar que con el desarrollo científico-técnico y el aumento de los niveles de mecanización, los métodos para la ubicación y localización de productos se han hecho más sofisticados con el propósito de adecuarse al nivel tecnológico alcanzado en los diferentes países. Tomando en cuenta el nivel tecnológico actual de los almacenes del país, la tendencia debe ser la aplicación de un método para la ubicación y localización libre; éste permite las siguientes ventajas: a) Obtener el máximo aprovechamiento en la utilización de la tecnología, ya que proporciona la mejor explotación de los medios de almacenamiento y, por consiguiente, del almacén. b) Eliminar las pérdidas de tiempo para localizar un producto y no tener que depender de un hombre o de su memoria para lograrlo. c) Facilitar la rotación de los productos almacenados bajo el principio de primero que entra, primero que sale. d) Conocer sin tener que recorrer las instalaciones, la capacidad disponible en un instante. e) Minimizar los recorridos de los equipos de manipulación A continuación se expone un método para la ubicación y localización libre de los productos. Este método se basa en el uso de uno o dos dígitos en correspondencia con la cantidad de Filas, Columnas y Alojamientos y la realización manual de todas las operaciones que el mismo requiere. Con la intención de lograr la mayor comprensión de este método se estructuró su descripción en las siguientes partes: definiciones, documentos de trabajo, funcionamiento y exigencias. a) Definiciones Con el objetivo de uniformar la terminología se definen a continuación los términos íntimamente relacionados con este método. Fila: Es la dirección horizontal ocupada por productos unitarizados o no, en estanterías o sin ella y perpendicular a la dirección de colocación de las cargas. Columnas: Se denomina a la dirección vertical ocupada por productos unitarizados o no, en estanterías o sin ella y perpendicular al plano del terreno. Alojamiento: Se define como tal a la posición o nivel ocupado por productos unitarizados o no, en estanterías o sin ella, en la intersección con la columna. 2

3 b) Documentos de trabajo El método consta de dos documentos de trabajo como soportes de la información: - Tarjeta de control de ubicación - Registro de disponibilidad Tarjeta de control de ubicación Estas tarjetas constituyen el fichero registro de todos los productos (surtidos) almacenados, en las que se obtienen para cada uno de ellos el lugar o lugares en que están ubicados. Son tarjetas impresas cuyas dimensiones pueden variar en función de las condiciones particulares en cada almacén. Se sugiere una tarjeta de (115 x 180) mm. (Ver Figura No. 6.2) Registro de disponibilidad Con el objetivo de controlar el espacio disponible en el almacén en cada instante, así como poder tomar decisiones sobre reagrupaciones o nuevas ubicaciones se confeccionará un listado de las ubicaciones disponibles. Este registro estará formado por hojas columnares preparadas convenientemente o con hojas impresas exprofeso (ver Figura No. 6.3) c) Funcionamiento del método Para la ubicación de un producto se utilizarán de 1 a 2 dígitos tanto para la fila (F), la columna (C), como para el alojamiento (A), lo que estará en dependencia de las 3

4 dimensiones del almacén y la tecnología utilizada, quedando la denominación en el orden: F/C/A. A cada surtido (código) almacenado se le habilitará una tarjeta, reflejándose en la misma la (s) ubicación (es) que este tenga siguiendo como regla anotar de izquierda a derecha por concepto de altas y bajas, lo que conduce a lograr una adecuada rotación de los inventarios, es decir, lo primero que entra es lo primero que sale. Las bajas en la tarjeta (ubicaciones vencidas) se tacharán mediante diagonales o lo que es lo mismo eliminar la información falsa. No se introduce la posibilidad de borrar porque atentaría contra el objetivo de rotar las existencias. La forma de actualización del registro de disponibilidades será la siguiente: - Después de tener anotadas en el registro todas las ubicaciones disponibles expresando la fila, columna y alojamiento, cuando se desocupe alguna por concepto de despacho se procederá a darle alta en el registro. Antes de ello, siempre se realizará la anotación de baja en la tarjeta del surtido (código que ocupa dicha localización). - Cuando por concepto de recepciones (ubicaciones) se ocupe una ubicación registrada como disponible, se procederá a eliminar esta información del registro, procediéndose a tal efecto mediante una diagonal o cruz en los escaques: fila, columna y alojamiento lo que se realizará previa anotación en la tarjeta correspondiente al surtido (código) objeto de ubicación. En estos procedimientos lo importante a observar es que se sigan los pasos que se ilustran. Cualquiera de ellos omitidos o negligentemente tratados conlleva a que los productos no se ubiquen adecuadamente. Tanto el procedimiento para la ubicación como para la localización son necesarios para el control correcto de los mismos. Cuando se tiene en cuenta cada uno de los pasos enunciados en los procedimientos, no existe posibilidad de errores en la ubicación y en la localización. d) Exigencias El éxito del método radica, en lo fundamental, en la comunicación rápida y precisa entre los que manipulan los productos y el centro de control. Todas las ventajas que brinda se pierden si no se establece la comunicación entre los que llenan y vacían las ubicaciones y la persona encargada de los registros que se establecen ya que la actualización sistemática no tiene otra forma de solución. Para facilitar el trabajo a los obreros vinculados a la extracción y colocación de los productos en las estanterías, párales, etc., se requiere la identificación adecuada de las filas, columnas y alojamientos, lo que se realizará atendiendo a colocar la identificación en lugares visibles y utilizar colores contrastantes con respecto a la pintura de la estantería en la identificación. 4

5 3. Métodos para estratificación y ubicación libre por computadora Estos métodos están aplicados a una tecnología altamente desarrollada e incluye, de forma insoslayable, máquinas de cómputo electrónico que tienen como objetivo establecer el nexo entre productos, medios de almacenamiento, medios unitarizadores, equipos de manipulación e izaje de las cargas y el ordenamiento, ubicación y localización de los productos almacenados de una manera eficiente. Con la introducción de la máquina computadora se ha hecho posible desarrollar el control para la ubicación y localización de productos hasta una etapa superior que incluye además el ordenamiento de los productos en el almacén a partir de la estratificación de inventario, obteniéndose una mayor eficiencia de la tecnología. La estratificación de inventarios consiste en realizar agrupaciones de productos que pertenezcan a la nomenclatura objeto de estudio, categorizándolos en función de una variable como puede ser entre otras; volumen, peso, valor, movimiento, etc. La estratificación como tal no es patrimonio de un nivel de desarrollo dado, es posible utilizarlo en cualquier grado de desarrollo. Ahora bien, utilizar la división por estratos del inventario en desarrollos tecnológicos primarios es opcional, mientras que con una tecnología de avanzada resulta imprescindible. Existen diversos métodos con los cuales se puede obtener, a partir de una variable previamente seleccionada una estratificación del inventario, pero de todos el más utilizado universalmente es el conocido como método ABC, basado en el principio enunciado y desarrollado matemáticamente por el economista italiano Wilfredo Pareto, que expresa:... en cualquier serie de elementos a ser controlados, una pequeña fracción (en términos del número de elementos) usualmente contendrá la mayor fracción en términos de efectos... De esta forma se obtienen tres grupos o estratos de productos como resultado de su operatoria; los clasificados A son aquellos que de acuerdo a la variable seleccionada tienen mayor incidencia, los clasificados como B incidencia media y los clasificados como C poca incidencia. Si se persigue obtener como efecto de la estratificación del inventario, por el método ABC, una disminución en los recorridos en función de los despachos, la variable a seleccionar es el movimiento asociado a la nomenclatura almacenada. De esta forma los clasificados como A se ubicarán físicamente lo más próximo posible al área de despacho, los clasificados como B un poco más alejados de esta y los clasificados como C en las zonas más distantes y más altas. El procedimiento de cálculo de forma manual resulta en extremo laborioso pero es necesario aclarar que sin la máquina computadora no es posible además, la actualización periódica de la composición de los estratos. Dicha composición puede variar por hechos incontrolables tales como: desaparición de ofertas en el mercado, variación de las líneas de producción, variación de la demanda, etc. Los métodos manuales para el control de ubicación y localización libre de productos mantienen su vigencia dentro de esta etapa de desarrollo con algunas diferencias. 5

6 Estas abarcan desde su operación, que deja de ser manual para convertirse en mecanizada y por tanto ganar en velocidad y exactitud, hasta los resultados que ofrece a través de tablas de salida. Dichas tablas se diversifican, a selección del nombre y facilita la ejecución de conteos físicos, conocer el nivel de existencia de un genérico, subgenérico o específico, recorrido óptimo para efectuar el despacho o ubicación de los productos, etc. La esencia del método, operado de forma manual es la misma que operado por máquina y consiste en posibilitar la ubicación libre, manteniendo el soporte informativo dentro de cada estrato para garantizar la función del suministro de manera eficiente. El desarrollo e introducción de tecnologías modernas en los procesos y operaciones de almacenamiento conlleva a la elevación constante de la eficiencia en los almacenes, lo cual se expresa de manera concreta en: a) Elevación de la capacidad de almacenamiento b) Disminución de los tiempos de carga y descarga de los productos a transportar c) Disminución de los tiempos asociados a la operación de extracción y colocación de los productos que opera o comercializa el almacén d) La disminución de los tiempos en las transportaciones internas e) Mejorar las condiciones de seguridad tanto para el hombre como para los productos y disminuir el trabajo manual El concepto de tecnología por tanto abarca no tan sólo los equipos de manipulación y transportación interna, medios de almacenamiento de los productos y su interrelación, sino que incluye también entre otros elementos los métodos para la ubicación y localización de la nomenclatura que opera el almacén, ya que con todos ellos se logra una respuesta satisfactoria a dos de los factores que definen la eficiencia en el almacén: disminución de los tiempos asociados a estas operaciones y a la elevación de la capacidad de almacenamiento. 6