CAPITULO V. PLAN DE IMPLANTACION

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1 CAPITULO V. PLAN DE IMPLANTACION El Plan de Implantación es donde se sustituyen sistemas antiguos ya sea manuales o mecanizados, y se pone en marcha el nuevo para que pueda ser operado por los usuarios. El plan de implantación presentado a continuación, se divide en 3 partes: La planeación. La organización. El control. La planeación: Se compone de la división de la implantación en subsistemas a través de un desglose analítico, el establecimiento de actividades para cada subsistema por medio de la conformación de paquetes de trabajo, la programación de las actividades, los recursos disponibles y no disponibles, la programación financiera y distribución de desembolsos. La organización: Comprende la conformación de la unidad ejecutora del proyecto, el manual de puestos conteniendo el perfil y las funciones de las personas responsables de la ejecución del proyecto y la matriz de responsabilidades. El control: Incluye una descripción del sistema de control establecido, el establecimiento de índices de control, los planes de contingencia, la calidad en la ejecución del proyecto, los formularios utilizados como medios de control. El tipo de implantación a utilizar es la prueba en paralelo; puesto que permitirá la evaluación de los resultados del sistema implantado sobre la base de los resultados del sistema manual.

2 5 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Establecer un plan que permita llevar a cabo la implantación del Sistema Informático de Control de Proyectos para la Alcaldía de Santo Tomas, tomando en cuenta las partes de planificación, organización y control OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Realizar la planificación del plan de implantación, determinando las actividades a realizar 2. Definir la estructura organizativa del comité encargado de ejecutar el proyecto, estableciendo las funciones y responsabilidades de los miembros. 3. Desarrollar formas de control, que permita evaluar los avances en la realización de actividades y controlar la asignación de los recursos.

3 5.2. PLANEACION OBJETIVOS. Objetivo General Implantar el Sistema Informático de Control de Proyectos de la Alcaldía de Santo Tomas (SYSPROY), en un período de 2 meses. Objetivos Específicos Planear la puesta en marcha del proyecto informático. Organizar el recurso requerido para la implantación. Ejecutar el proyecto. Realizar las pruebas de implantación. Definir controles para las operaciones de implantación. Establecer planes de capacitación para el personal del Departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones.

4 5.2.1 DIAGRAMA DE DESGLOSE ANALÍTICO Implantación del Sistema Informático de Control de Proyectos para el Departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones de la Alcaldía de Santo Tomas. 2. Acondicionamiento de instalaciones 3. Migración y pruebas 4. Capacitación de Personal 5. Puesta en marcha 1. Preparación del Proyecto 1.1 Preparación del ámbito para la implantación. 2.1 Acondiciona-miento del espacio físico dentro departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones 3.1. Realización de pruebas al sistema 4.1 Preparación de la capacitación Capacitación del personal. 5.1 Operación paralela del sistema 5.2 Análisis de resultados 2.2 Instalación de la red. 2.3 Instalación del software. 5.3 Inicio en el uso del sistema DESCRIPCIÓN DE SUBSISTEMAS. Para alcanzar el objetivo del proyecto, es necesario determinar procesos que nos permitan lograrlo. Dichos procesos son subsistemas que se desglosan a continuación: PREPARACIÓN DEL PROYECTO Objetivo General Organizar la implantación del proyecto implantación propuesta SYSPROY para dar seguimiento a la

5 Objetivos Específicos: a) Dar a conocer al departamento de desarrollo humano y comunicaciones sobre el desarrollo de SYSPROY. b) Obtener el soporte necesario de las entidades mencionadas para lograr condiciones óptimas para la implantación del Sistema. Actividades del subsistema: Preparación del ámbito para la implantación a) Asignación del Director del Proyecto Persona del Departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones que tendrá a cargo la ejecución del plan de implantación, supervisando las actividades que permitan la transición entre el sistema actual y el sistema a implantar. 2. ACONDICIONAMIENTO DE INSTALACIONES Objetivo General: Acondicionar las instalaciones donde será implantado el sistema, teniendo las condiciones óptimas de hardware, software y red que permitan la operatividad del sistema. Objetivos Específicos: a) Acondicionar el espacio físico que permita la instalación de la red SYSPROY b) Realizar la instalación de la red, con todos sus elementos de cableado, hardware y software. Actividades del Subsistema: 2.1 Acondicionamiento del espacio físico dentro del Departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones a) Evaluar las condiciones del espacio físico del local del departamento Actividad en la que se determina las condiciones del local del Departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones.

6 b) Diseñar la distribución del equipo informático dentro del local Actividad en la que diseñara la distribución del equipo informático de la red y el mobiliario dentro del departamento c) Adecuación del local Infraestructura física que ofrezca seguridad al equipo contra situaciones climatológicas. Las instalaciones eléctricas deben estar supervisadas por personal de mantenimiento en el área de electricidad 2.2 Instalación de la red Instalación del equipo dentro del Departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones, realización de el cableado necesario para la implementación de la red. 2.3 Instalación del Software a) Instalación de la base de datos SYSPROY Se instalara la base de datos en el servidor del departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones. b) Instalación de la aplicación informática SYSPROY en el servidor Instalación del software en el servidor del Departamento de desarrollo Humano y Comunicaciones c) Configuración de las estaciones de trabajo Configurar las estaciones de trabajo del departamento de desarrollo humano y comunicaciones que harán que se conecten al sistema mediante la red establecida.

7 3. PRUEBAS Objetivo General: Obtener los datos de proyectos en la Alcaldía Municipal de Santo Tomas y desarrollar una serie de pruebas que permitan la verificación y corrección de errores de comunicacion en la red. Objetivos Específicos: a) Lograr que el sistema pueda ser puesto en marcha dentro de una red libre de errores. 3.1 Realización de Pruebas de Comunicacion entre el Sevidor y Cliente a) Diseño de las Pruebas Diseño de pruebas que permitan detectar errores en la instalación de la aplicación informática, dificultades en la transmisión de datos por la red. b) Realización de las Pruebas Realización de las pruebas que permitan tener un sistema correctamente instalado y una red en óptimas condiciones. Dentro de las pruebas el Director de Proyecto debe verificar los siguientes factores: 1. Comunicación de las estaciones de trabajo con el servidor. 2. Conexión de SYSPROY en las estaciones de trabajo con la base de datos en el servidor. c) Análisis de los resultados de las Pruebas Verificar los resultados obtenidos en las pruebas hechas y realizar correcciones.

8 4. CAPACITACIÓN DE PERSONAL Objetivo General: Capacitar al personal de las distintas áreas que harán uso de SYSPROY. Objetivos Específicos: a) Disponer con los materiales y personal necesarios para desarrollar la capacitación del personal. b) Lograr que el personal y la jefatura del Departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones este capacitado para utilizar el sistema. Actividades del Subsistema: 4.1 Preparación de la Capacitación a) Diseño de la Capacitación a impartir al personal usuario de SYSPROY. Diseño de la capacitación para los distintos niveles de usuarios. b) Reproducción del material a utilizar en la capacitación Preparación de todo el material que será utilizado en las capacitaciones esto incluirá los manuales de usuario. 4.2 Capacitación del Personal a) Capacitación de la jefatura y personal del departamento de desarrollo humano y comunicaciones Esta actividad permitirá el adiestramiento de la jefatura y personal del departamento desarrollo humano y comunicaciones en las opciones a las que tendrán acceso dentro del sistema. Los tópicos que formaran parte de esta capacitación son los siguientes:

9 Tema Actividades Iniciación en el uso del sistema SYSPROY a. Acceso al sistema b. Opciones de cada módulo del sistema c. Salir del software Utilización de SYSPROY Módulo de Proyectos a. Registro de proyectos d. Denegación de Proyectos e. Aprobación de Proyectos f. Proyectos Pendientes g. Seguimiento de etapas de los proyectos h. Finalizacion de Proyectos Utilización de SYSPROY Módulo de Mantenimiento a. Registro de datos personales de los habitantes i. Registro de comisiones j. Registro de comunidades k. Registro de contrapartidas Utilización de SYSPROY a. Cambios de password Módulo Administración l. Registro de Usuarios m. Registro de Proyectos a Historico Tabla 1: Capacitacion del Personal. La capacitación se brindara a la jefatura y al personal del departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones. Y se harán en el horario de 7:30 AM a 9:00 AM de Lunes a Viernes. La duración de la capacitación será de 15 horas. Y será distribuida de la siguiente forma: Tema Duración en días Duración en horas Iniciación en el uso del sistema SYSPROY Utilización de SYSPROY Módulo de Proyectos Utilización de SYSPROY Módulo de Mantenimiento 2 días 3 horas 3 días 4.5 horas 3 días 4.5 horas Utilización de SYSPROY Módulo Administración 2 días 3 horas 10 días 15 horas

10 5. PUESTA EN MARCHA Objetivo General: Que la persona que estará a cargo de la implantación ponga en marcha y en paralelo (4 semanas de prueba) el Sistema Informático de Control de Proyectos para el departamento de desarrollo humano y comunicaciones de la Alcaldía de Santo Tomas. Objetivo Especifico: Comparar los resultados obtenidos con la operación de SYSPROY con los obtenidos con el sistema actual. b) Verificar que la información proporcionada por SYSPROY, cumpla con las expectativas del departamento de desarrollo humano y comunicaciones. Actividades del Subsistema: 5.1 Operación paralela del sistema Operar de forma paralela el sistema manual actual y SYSPROY, con el objetivo de verificar que los datos generados por el nuevo sistema sean correctos, y que los usuarios se familiaricen gradualmente con este. 5.2 Análisis de resultados Esta actividad tiene por objetivo comparar los resultados arrojados por SYSPROY contra los dados por el sistema antiguo, corrigiendo errores detectados. 5.3 Inicio en el uso del sistema SYSPROY quedara operando una vez se haya comparado en un tiempo de 4 semanas con el sistema manual actual, y todos los errores encontrados hayan sido corregidos a través de la comparación realizada.

11 PROGRAMACION PARA LA IMPLANTACION. No. Actividad CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Duración SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 5 SEMANA 6 SEMANA 7 SEMANA 8 SEMANA 9 SEMANA 10 (días) L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V Inicio del plan de implantación (5 dias) 1 Asignación del Director del Proyecto X 1 2 Asignación del Administrador de red 1 X 3 Asignación Administrador de la base 1 de datos X 4 Asignación del Administrador del sistema 1 X 5 Selección y contratación del capacitador 3 X Acondicionamiento de instalaciones y Configuracion de Server (8 dias) Evaluar las condiciones del espacio físico del local del departamento 6 X Diseñar la distribución del equipo informático dentro del local X 8 Adecuación del local 1 X X 9 Instalación de la estructura 3 de la red X X X Configuración del Servidor, Instalación de la base de datos, 10 Instalación de la aplicación informática en el servidor 1 X Pruebas entre Servidor y Cliente (2 dias) 14 Realización de las Pruebas X 2 15 Análisis de los resultados de las Pruebas X 2 Capacitación del Personal (10 dias) Capacitación de la jefatura y el personal del departamento de 16 Desarrollo Humano y Comunicaciones X X X X X X 10 X X X X Puesta en Marcha (24 dias) 17 Ingreso de Informacion de Proyectos no finalizados X X X X X 5 18 Operación paralela del sistema 15 X X X X X X X X X X X X X X X 19 Análisis de resultados 3 X X X 20 Arranque del sistema 1 X DURACION TOTAL 49 días 1

12 ASIGNACIÓN DE RECURSOS La asignación de recursos se muestra en la siguiente tabla: ASIGNACION DE RECURSO HUMANO PARA LA IMPLANTACION DE SYSPROY Subsistema Recurso Humano Recurso Material Preparación del Proyecto Director del Proyecto (1) Acondicionamiento de instalaciones Migración y Pruebas Capacitación de personal Administrador de la Red (1) Director del Proyecto (1) Administrador de Red (1) Administrador de la base de datos (1) Administrador del sistema (1) Director del Proyecto (1) Capacitador (1) Administrador del sistema (1) 1 Manual de Usuario 1 Manual Técnico 1 Manual de Implantación 1 Servidor 3 Estaciones de Trabajo 30 1 Impresor 4 UPS Base de datos de Access Infraestructura de comunicación (RED) Manuales de Usuario Puesta en Marcha Administrador de Red (1) Administrador de la base de datos (1) Administrador del sistema (1) Director del Proyecto (1) Información de los proyectos actuales en la Alcaldia. 30 Es el total de pc para hacer uso del sistema

13 Costos asociados al proyecto En esta sección se presentan cada uno de los costos por rubro que son necesarios para la ejecución del proyecto. RECURSO MATERIAL. El recurso material en cuanto a papelería a utilizar durante la implantación del proyecto, se detalla en la tabla siguiente. Cantidad Descripción Costo Unitario Costo Total 1 Manual Técnico (26 pags. c/u) $1.92 $ Manual de Implantación (20 pags.) $1.74 $ Manual de Usuario (30 pags. c/u) $2.04 $12.24 TOTAL 31 = $15.90 EQUIPO. Las especificaciones del equipo a utilizar en la implantación del sistema, se presentan en la siguiente tabla con su respectivo costo: 31 Se toma en cuenta que la fotocopia por pagina tiene un costo de $0.03, y el empastado de cada documento cuesta $1.14

14 TABLA DE ESPECIFICACIONES / COSTO DEL EQUIPO A INSTALAR Cant Equipo Especificaciones Costo Unitario Costo Total 1. Disco Duro de 80 GB 2. Procesador 2.0 Ghz 3. Interfase de red 10/100 Mbps 1 Servidor conector RJ-45 $1,200 $1, Memoria RAM de 512 MB a 133 Mhz Monitor SVGA Unidad de CD-ROM 1. Disco Duro de 30 GB 5. Procesador Pentium III a 1.5 Ghz 6. Tarjeta de red de 10/100 Mbps 3 Estaciones de Trabajo 32 conector RJ-45 $800 $2, Memoria RAM de 128 MB Monitor SVGA Unidad de CD-ROM 1 Concentrador Soporte de 16 puertos Velocidad de 10/100 Mbps Entradas de conectores RJ-45 utilizado en cable de par trenzado $80 $80 1 Impresora de Inyección 1440 x 720 dpi 11 ppm en negro 5.5 ppm en color $75.00 $75 4 UPS a. Marca Centra b. Disponibilidad de batería de 10 minutos mínimo $57 $171 1 Instalación de Red Conectores de red(4) Cable UTP categoría 5 (50 mt) Conectores RJ-45 (8) $857 $857 TOTAL = $4, La Alcaldía de Santo Tomás ya dispone del equipo necesario para utilización de SYSPROY

15 Recurso Humano. Elemento Humano Descripción Tiempo de contratación Costo Capacitador (1) Personal encargado de 2 semanas $ capacitar a los usuarios del sistema Costo de Recurso Humano Externo 33 $ ESTRUCTURA ORGANICA ORGANIZACION Para realizar la implantación del Sistema Informático de Administración de Proyectos para el Departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones de la Alcaldía Municipal de Santo Tomás se ha considerado la siguiente estructura organizativa: DIRECTOR DEL PROYECTO ADMINISTRADOR DE LA RED ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS ADMINISTRADOR DEL SISTEMA CAPACITADOR 33 Consulta al DDHC sobre al pago que se daría al personal que cumple este tipo de perfil

16 5.3.2 MANUAL DE FUNCIONES PARA LA IMPLANTACION. Objetivos del Manual El Manual de Funciones para la implantación de SYSPROY, tiene como propósitos los siguientes: Definir líneas de autoridad y responsabilidad con el fin de evitar la duplicidad de funciones por cada puesto en la organización. Ámbito de Aplicación El diseño del presente manual esta encaminado a la descripción de las funciones y actividades correspondientes a cada una de las entidades que forman parte de la Implantación del Proyecto. Limitaciones El presente manual constituye una herramienta de organización, pero no se pretende mediante este sustituir procedimientos, políticas y funciones institucionales establecidas dentro de la Alcaldía.

17 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ROY Carácter del puesto: Tiempo completo durante proyecto Titulo: Director del Proyecto Reporta a: Alcalde Aprobado por: DDHC No de personas: 1 Departamento: Desarrollo Humano y Comunicaciones Descripción: Será el encargado de la administración de las actividades a realizar para la implantación del sistema, así como la administración de los recursos asignados a cada una de estas actividades. Funciones: Planificar todas las actividades que permitan alcanzar el objetivo de implantar el sistema. Planificar las actividades con el administrador de red, administrador de la base de datos, administrador del sistema Recepción y supervisión de todo el equipo informático adquirido para la implantación del sistema. Gestionar la empresa que suministrará los elementos de red necesarios para la implementación del sistema. Requisitos: Definir medidas de contingencia que permitan solventar los problemas que se presenten durante la implantación del proyecto. Asignar los recursos en cuanto a personal y dinero necesarios para la realización de cada actividad dentro del plan de implantación. Realizar un análisis detallado de los resultados obtenidos en la comparación del sistema manual con el sistema implantado. Requisitos: Completo conocimiento las actividades del departamento de desarrollo humano y comunicaciones Experiencia en la planificación de proyectos informáticos Preferiblemente tener cargos de jefatura en el departamento de desarrollo humano y comunicaciones Capacidad deductiva y análisis Facilidad en el manejo de grupos de trabajo Dispuesto a trabajar bajo presión Responsable en actividades encomendadas Sin problemas de horario

18 Carácter del puesto: Tiempo completo durante proyecto Titulo: Administrador de la Red Aprobado por: DDHC No de personas: 1 SYSPROY Reporta a: Director del Proyecto Departamento: Desarrollo Humano y Comunicaciones Descripción: Realizara todas las actividades de instalación y administración de la red SYSPROY, tomando en cuenta el equipo informático necesario en cuanto a hardware, software y mobiliario. Funciones: 1. Diseñar la distribución de la red a implantar en el departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones. 2. Supervisar el acondicionamiento de las instalaciones eléctricas del área de implantación de la red. 3. Verificar la correcta realización del cableado estructurado, así como también la instalación del hardware y software. 4. Ejecutar la instalación y configuración del software tanto en el servidor como en las estaciones de trabajo. 5. Brindar apoyo en la fase de capacitación del personal usuario del sistema. 6. Crear cuentas de acceso a usuarios del sistema. 7. Solventar los problemas que tengan los usuarios con la red instalada. Requisitos: 1. Ingeniero de sistemas informáticos o carreras afines 8. Conocimientos de reparación y mantenimiento de hardware 9. Tener conocimiento de configuración de servidores y aplicaciones 10. Conocimiento de manejo y configuración de redes en plataforma MS Windows 11. Conocimiento de ingles técnico 12. Dispuesto a trabajar bajo presión 13. Responsable en actividades encomendadas 14. Sin problemas de horario

19 Carácter del puesto: Tiempo completo durante proyecto Titulo: Administrador de la base de datos Aprobado por: DDHC No de personas: 1 SYSPROY Depende de: Director del Proyecto Departamento: Desarrollo Humano y Comunicaciones Descripción: Realizara todas las actividades de instalación y administración de base de datos en el servidor, monitorear el funcionamiento de la base de datos durante la instalación y su uso. Funciones: 1. Encargado de la instalación de la base de datos de SYSPROY. 15. Dar seguimiento a transacciones que se den en la base de datos durante la instalación y prueba del sistema. 16. Garantizar el buen funcionamiento y disponibilidad de la base de datos. 17. Diseñar los procedimientos de mantenimiento de la base de datos que deberán utilizarse para el buen funcionamiento del sistema SYSPROY. 18. Informar al director del proyecto del comportamiento de la base de datos durante el proceso de pruebas. Requisitos: 1. Cuarto año como mínimo de la carrera de ingeniería de sistemas informáticos o carreras afines. 19. Ordenado y metódico en sus actividades. 20. Tener conocimientos sobre diseño, administración y mantenimiento de bases de datos (Access u otros). 21. Dispuesto a trabajar bajo presión 22. Responsable en actividades encomendadas 23. Sin problemas de horario

20 Carácter del puesto: Tiempo completo durante proyecto Titulo: Administrador del sistema Aprobado por: DDHC No de personas: 1 SYSPROY Depende de: Director del Proyecto Departamento: Desarrollo Humano y Comunicaciones Descripción: Responsable de velar por el buen funcionamiento de la aplicación, tener constante comunicación con el administrador de la base de datos y administrador de red. Funciones: 1. Monitorear la validez de la información que se utilizara para configurar el sistema. 24. Garantizar que la instalación y funcionamiento de la aplicación del sistema se encuentre en forma correcta. 25. Detectar anomalías del sistema, tanto en información que se almacena como en la que se genera 26. Realizar un análisis de los resultados que genera el sistema comparándolos con los que se generan en forma manual 27. Informar al director del proyecto sobre las actividades que se realizan durante la instalación y proceso de pruebas del sistema. 28. Quedara con la responsabilidad de la administración del sistema Requisitos: 1. Ingeniero de sistemas de informáticos o carreras afines 29. Conocimiento en el lenguaje de programación Visual Basic. 30. Capacidad deductiva y de análisis. 31. Dispuesto a trabajar bajo presión 32. Responsable en actividades encomendadas 33. Sin problemas de horario

21 Carácter del puesto: Tiempo completo durante proyecto Titulo: Capacitador Aprobado por: DDHC No de personas: 1 SYSPROY Depende de: Director del Proyecto Departamento: Desarrollo Humano y Comunicaciones Descripción: Capacitar a los usuarios sobre el funcionamiento de SYSPROY Funciones: 1. Capacitar a los usuarios sobre el uso de las funcionalidades que proporciona el SYSPROY. 34. Definir las estrategias a seguir para ejecutar la capacitación de los usuarios 35. Elaborar informes sobre las actividades ejecutadas 36. Apoyar las diferentes actividades que han de realizarse como parte del presente plan de implantación. Requisitos: 1. Conocimiento completo del sistema a implantar 37. Facilidad de comunicación verbal y escrita 38. Experiencia capacitación de personal con respecto a sistemas de computación 39. Sin problemas de horario 40. Conocimientos básicos sobre la utilización de la computadora. 41. Manejo de procesadores de texto. 42. Buenas relaciones interpersonales 43. Dos años de estudios universitarios 8

22 5.4 SISTEMA DE CONTROL Índices de control Como parte del sistema de control, en relación con el avance real y el avance planificado, se presentan algunos índices que permiten controlar el desarrollo de las actividades y detectar desviaciones de manera temprana, lo que posibilita hacer correcciones. Dichos índices se detallan a continuación: ÍNDICES PARA EL CONTROL DEL AVANCE REAL DE LA PLANIFICACIÓN 1. Tiempo utilizado para el desarrollo de actividades Objetivo: Establecer un punto de referencia para llevar un control de la duración real de las actividades, con el fin de aplicar medidas correctivas. DA = Duración real de actividad Tiempo programado para la actividad 1. Actividades planificadas ejecutadas Objetivo: Establecer el porcentaje de avance según lo planificado. APE = Duración de las actividades ejecutadas Duración de todas las actividades Actividades planificadas retrasadas Objetivo: Establecer el porcentaje de retraso con respecto a la planificación de actividades. APR = Tiempos de retraso de actividades retrazadas Duración de todas las actividades COSTO MENSUAL DE ACTIVIDADES Objetivo: Establecer un punto de referencia para el control de los gastos mensuales realizados durante la ejecución del proyecto.

23 CMA = Costo real mensual de actividades Costo mensual programado de actividades Los valores obtenidos para cada uno de los índices indicaran el nivel de cumplimiento de la programación, donde un índice menor o igual a 1 establece un estado aceptable para la actividad evaluada y en caso contrario, un índice mayor a 1 indica que es necesario tomar medidas correctivas que mejoren la ejecución de lo planificado.