CÓDIGO: CORP-SEG-TD-003 EDICIÓN: 4 FECHA:

Transcripción

1 1 DE 4 Para cumplimiento de los funcionarios 1. Los funcionarios que autoricen el ingreso de ex empleados deben cumplir con los mismos requisitos que se demandan para el acceso de visitantes y tener en cuenta que estos reciben igual tratamiento, por consiguiente cumplirán con el protocolo de control establecido por CasaLuker. 2. Ningún funcionario diferente al personal de seguridad, sino ha sido debidamente autorizado puede ingresar a las instalaciones armas de fuego o de defensa personal. 3. Los funcionarios con vehículos deben tener en cuenta que el acceso al parqueadero se encuentra limitado a las personas a las cuales les fue asignado. Los funcionarios y guardas de seguridad deben tener en cuenta que el parqueadero opera en el horario establecido como laboral, es decir, nadie excepto las personas con autorización 7 x 24 podrán ingresar antes de las 5:00 a.m. o después de las 9:00 p.m. de lunes a viernes y antes de las 6:00 a.m. o después de las 7:00 p.m. los días sábados. 4. Los funcionarios que tengan a su cargo computadores portátiles son los únicos que pueden retirarlos como responsables de los mismos. La salida de equipos de cómputo por parte de otras personas deberá ser autorizada por el encargado del área de Tecnología Informática en cada una de las diferentes instalaciones. 5. Los funcionarios que vayan a retirar equipos de ayuda audiovisual o elementos afines (retro-proyector, video- beam, proyector de opacos), deberán pedir autorización en forma escrita a las Auxiliares Administrativas y/o Secretarias que sean responsables de estos. En caso de no existir autorización, los guardas de seguridad no permitirán la salida del equipo y dejarán un registro en la minuta destinada para tal fin. 6. Ningún funcionario debe dejar documentos, ni elementos puestos bajo su responsabilidad al alcance de terceros cuando se encuentren ausentes de su puesto de trabajo. 7. Ningún funcionario de la compañía puede ofrecer bebidas o comida a los tripulantes del vehículo de valores y mucho menos permitir o invitar a que los mismos ingresen a cafetería o cualquier otro sitio de la empresa. 8. Los funcionarios de CasaLuker deben informar al jefe directo o guardas de seguridad cualquier incidente o actividad sospechosa que observe alrededor o al interior de las instalaciones. 9. Los funcionarios de CasaLuker deben informar al jefe directo o líder de seguridad si observan conductas deshonestas de algún compañero o colaborador de la compañía. 10. Los funcionarios de CasaLuker deben informar al jefe directo o guardas de seguridad si observan o detectan algún elemento, paquete o sustancia sospechosa alrededor o al interior de las instalaciones. 11. Es obligación de los funcionarios autorizados pasar una lista a los guardas de seguridad de los operarios, personal de mantenimiento, aseo, cafetería y casino, que por algún motivo deban ingresar en horario diferente al establecido y/o fin de semana y/o festivos.

2 2 DE Los funcionarios que por alguna razón vayan a realizar eventos o celebraciones y necesiten ingresar personas ajenas a la compañía para tal fin, deben cumplir con el protocolo de control de visitantes e informar con 24 horas de anterioridad al líder de seguridad. También se debe contar con la autorización del jefe inmediato. 13. Los funcionarios que realicen contrataciones con empresas o personas naturales consideradas como proveedores de CasaLuker, deben hacer firmar al proveedor un acuerdo de seguridad con base a la normatividad y estándares BASC. Es responsabilidad del contratante firmar el acuerdo y verificar el cumplimiento del mismo. 14. Los funcionarios de CasaLuker que contratan personal externo deben entregar a la portería el listado de los contratistas que ingresan, identificando nombre y número de cédula, en la cual se relacionen los sitios donde vayan a realizar sus trabajos. No se permiten autorizaciones por tiempo indefinido. Los guardas de seguridad deberán llevar el registro de la entrada y salida de los contratistas en el registro para tal fin. 15. Los Jefes Logísticos y Jefes de Almacén de insumos, deben verificar que las empresas o personas que utilizan vehículos al servicio de la compañía para el transporte de carga, deben garantizar que los documentos propios del vehículo y conductor sean legales y se encuentren actualizados. (licencia de conducción, revisión técnico mecánica, tarjeta de propiedad, tarjeta de operaciones etc.) 16. Los Jefes Logísticos, Ejecutivo de Exportación o Líderes de Logística Primaria, deben verificar que las empresas que utilicen vehículos y/o contenedores al servicio de la compañía para el transporte de carga de exportación, cuenten con un procedimiento documentado para el chequeo y/o inspección física de los mismos antes de ser puestos al servicio de la compañía. El procedimiento de inspección debe estar orientado a minimizar los riesgos de contaminación con alcaloides, armas, explosivos y contrabando. 17. Los funcionarios que son responsables de contratar el servicio de vehículo de valores, periódicamente deben coordinar con la empresa que lo presta para que cambien la rutina de recogida del dinero. No se deben establecer horarios en las primeras horas de la mañana y tampoco en las últimas horas de la tarde (después de las 4:30 p.m.). 18. Los funcionarios de tesorería encargados de la contratación del vehículo de valores deben coordinar con la a empresa transportadora de valores para que informe de cualquier cambio que realice por ajustes en su operación, por escrito, con anticipación y verificado telefónicamente por el responsable de Caja. Este debe comunicárselo a los guardas de seguridad. 19. Los funcionarios que contraten los servicios de seguridad privada en cada una de sus modalidades, deben fijarse que estos cuenten y cumplan a cabalidad con la normatividad establecida por la Súper Intendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

3 3 DE 4 Para cumplimiento del grupo de seguridad 1. Los guardas de seguridad deben vigilar que las porterías sean de su uso exclusivo, no permitir el ingreso de ningún funcionario, no acceder a guardar artículos de ninguna índole o que estas sean utilizadas para dejar o contar dinero. 2. Los guardas de seguridad deben verificar que todos los funcionarios, visitantes y contratistas porten un carné de identificación en un lugar visible. 3. Los guardas de seguridad deben anunciar a todo visitante ante la persona que solicita o en su defecto a la secretaria de departamento; y registrar el nombre de quien autoriza el ingreso y la dependencia donde va a estar. Los visitantes deben ser recibidos en la recepción por quien autoriza su ingreso y ser regresados por esta misma, o una persona del área a la recepción. 4. Los guardas de seguridad deben advertirle a los funcionarios que si traen consigo armas de fuego o de defensa personal pueden dejarlas descargadas y en custodia en la portería. 5. Los guardas de seguridad que autoricen la entrada de visitantes que lleguen con escoltas armados y en vehículo, deben advertirles que estos pueden permanecer en el estacionamiento. No se les permite acceso a las oficinas. 6. Los guardas de seguridad deben revisar los vehículos de los visitantes al ingreso y salida de nuestras instalaciones y dejar un registro con fecha, hora de ingreso y de salida, placas del vehículo, persona que autorizó el ingreso y dependencia visitada. 7. Los guardas de seguridad deben revisar el furgón y la cabina de los vehículos de carga de CasaLuker y de los proveedores, tanto a la entrada como a la salida y dejar constancia escrita de los elementos y/o productos que retiran. 8. El personal de seguridad debe comprobar que todos los vehículos que ingresen a nuestras instalaciones se estacionen en posición de emergencia (reverso) apuntando hacía la ruta de salida. 9. Los guardas de seguridad deben vigilar que los vehículos de funcionarios, visitantes y contratistas, ajenos a los procesos de cargue de productos, deben estacionar en los parqueaderos asignados para tal fin. Bajo ninguna circunstancia pueden parquear en el patio de maniobras o cerca de las bodegas. 10. Los guardas de seguridad deben tener en cuenta que el parqueadero opera en el horario establecido como laboral, es decir, nadie excepto las personas con autorización 7 x 24 podrán ingresar antes de las 5:00 a.m. o después de las 9:00 p.m. de lunes a viernes y antes de las 6:00 a.m. o después de las 7:00 p.m. los días sábados. 11. Los guardas de seguridad al ingreso de visitantes y contratistas, advertirán a estos que todo elemento que ingrese a las instalaciones considerado equipaje de mano, debe ser revisado y si corresponde a computadores portátiles, video-beam, equipos en demostración, retroproyectores, éstos serán declarados en la portería, en donde deben registrarse por referencia, número de serie y nombre del responsable, para verificación posterior al momento de su retiro.

4 4 DE Los guardas de seguridad podrán en cualquier momento verificar físicamente las características básicas de los equipos (de computo, retro-proyector, video-beam, proyector de opacos) para chequearlos contra el listado que reposa en ese sitio. Aleatoriamente se deben revisar los equipos y los maletines de los funcionarios administrativos de la compañí 13. a. 14. Los guardas de seguridad deben verificar que los contratistas que presten servicios al interior de las instalaciones de CasaLuker tengan vigente la afiliación a riesgos profesionales de todos sus empleados, ese es el requisito para permitir su ingreso. 15. Los guardas de seguridad no deben permitir que ningún vehículo o persona, ingrese o salga de las instalaciones de la empresa mientras el vehículo de valores permanezca al interior de la compañía. 16. Los guardas de seguridad deben tener identificación plena de los tripulantes del vehículo y del carro de valores encargado de recoger el dinero en las diferentes cajas. Los datos de identificación deben ser cotejados por los guardas de seguridad con la Caja, una vez el automotor haga presencia en la entrada de la compañía. La información sólo debe estar disponible en la Caja de Tesorería. 17. Los guardas de seguridad no deben permitir el ingreso al personal que escolta los vehículos considerados como carga crítica a las instalaciones de la compañía. Los vehículos a escoltar deben ser enlazados al momento de salir de las instalaciones, previa coordinación entre el responsable de CasaLuker y el coordinador o responsable de la empresa de seguridad. 18. Los guardas de seguridad no deben permitir el ingreso a las instalaciones de la compañía de vendedores y/o cobradores ya sea de perfumes, ropa, celulares, accesorios, zapatos, joyas, libros etc. Se exceptúan los casos autorizados por Talento Humano y eventos del fondo de empleados, Femluker. 19. Los guardas de seguridad no deben permitir el ingreso de domicilios, ya que estos no están autorizados para ingresar a las instalaciones (comida, droguería, etc.). El funcionario que lo solicitó o requirió (ó un delegado de éste) deberá recibirlos en la recepción. 20. Los guardas de seguridad no deben permitir el ingreso de taxis a las instalaciones de la compañía para recoger o dejar pasajeros, recoger o dejar materiales, insumos etc. 21. Los guardas de seguridad no deben permitir la utilización de elementos como cámaras fotográficas, video- cámaras, celulares con cámara o cualquier otro dispositivo de grabación cuando visitantes o funcionarios no autorizados visiten las áreas críticas, principalmente bodegas y plantas de producción. REVISO LIDER DE EQUIPO SEGURIDAD APROBO VICEPRESIDENTE CORPORATIVO

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