Manual de Operación de IT FCloud

Transcripción

1 Manual de Operación de IT FCloud Diccionario: En este manual las palabras, recibo, comprobante, documento y factura se refieren al comprobante fiscal que se genera en esta aplicación. Enlaces: Secciones de la Aplicación Preguntas más Frecuentes Secciones de la Aplicación 1. Datos del Usuario 2. Datos del Emisor 3. Hacer Recibo 4. Consultas 5. Soporte Datos del Usuario Figura 1. Secciones de la Aplicación. En esta pantalla pueden modificarse los datos del Usuario como son: Password Pregunta Secreta* Respuesta Secreta* Correo del Usuario: El valor de este campo aparece como receptor predeterminado al mandar un comprobante por . Pueden escribirse más de 1 correo separándolos por comas. Correo del Contador: El valor de este campo aparece como receptor predeterminado al mandar un comprobante por . Datos de Facturación: Son necesarios para la compra de los timbres. *Si el valor de la pregunta o la respuesta secreta es un espacio en blanco, esta no servirá para recuperar la contraseña. Estos campos deben de contener un valor. 1

2 Datos del Emisor En esta sección pueden modificarse los datos fiscales del Emisor, así como dar de alta sus archivos CER y KEY del Certificado de Sello Digital. También se puede dar de alta un Logo para que aparezca en la Factura Impresa como se muestra en la Figura 2. Figura 2: Logo en encabezado de Factura. 2

3 Hacer Recibo En esta pantalla se hacen las nuevas facturas, se editan facturas que no se han timbrado y se visualizan facturas ya timbradas. La pantalla consta de 3 partes (Figura 3). a) Barra de acciones: Contiene diversas funciones como guardar, guardar temporal y borrar pantalla. b) Barra de Password: Tiene el password del archivo KEY, requerido para poder timbrar. Este puede ser guardado para no volver a ser escrito cada vez al timbrar. c) Formato de Factura: Es una representación visual similar pero no idéntica a la factura que se genera en la aplicación. Barra de Acciones: Figura 3: Partes de la sección Hacer Recibo. Además de los botones, tiene un mensaje que nos avisa si el documento actual se generará con un nuevo folio o se sobrescribirá en el existente. Figura 4: Barra de Acciones de la pantalla Hacer Recibo 3

4 a) Borrar Pantalla: Borra todos los datos en pantalla a excepción de: Datos del Emisor El lugar de expedición, forma de pago y método de pago son reemplazados por los valores en el último comprobante hecho. b) Guardar Temporal: Guarda los datos en pantalla para que vuelvan a aparecer cuando se regrese a ella. c) Guardar y Timbrar: El comprobante se guarda con un folio y se manda a timbrar. d) Bajar: Se descarga un archivo ZIP con los formatos XML y PDF del comprobante. e) Mandar por Se envía por correo electrónico un archivo ZIP con los formatos XML y PDF del comprobante. De manera predeterminada los destinatarios son el correo del usuario y el correo del contador, pueden agregarse más correos separándolos por comas. Características: Al guardar el comprobante se guardan los datos del receptor del comprobante. Los receptores guardados aparecen como coincidencias de lo que se está escribiendo en el campo Razón Social del Receptor. Si el receptor ya estaba guardado y se modifica alguno de sus datos que no sea la razón social, estos se sobreescribirán. Si se modifica la razón social se guardara un nuevo registro de receptor. También se guardan los datos de clave, descripción, unidad y precio de los artículos en pantalla. El precio que se guarda es el último establecido al facturar este artículo. Los valores de los datos Método de Pago, Forma de Pago y Lugar de Expedición se guardan cada vez que se genera un folio, de manera que al borrar la pantalla estos ya aparecen sin tener que volverse a escribir, a menos que se modifiquen o se guarde la pantalla de manera Temporal (botón Guardar Temporal de la página de Hacer Recibo). Consultas Esta pantalla sirve para consultar las facturas ya guardadas estén timbradas o no timbradas. Figura 5: Partes de la pantalla de Consulta 4

5 Partes de la Pantalla: Filtros de consulta a) Fechas b) R.F.C. del Receptor: Para encontrar coincidencias puede escribirse solo la parte inicial del R.F.C., por ejemplo en vez de XAXX010101XXX puede escribirse solo XAXX, sin embargo si hay 2 o más R.F.Cs que concuerden en el inicio regresara los comprobantes de todos los R.F.Cs coincidentes. c) Razón Social del Receptor: Puede solo escribirse la parte inicial de la Razón Social Acciones d) Visualizar: Se copia el comprobante seleccionado a la pantalla de Hacer Recibo para visualizarse. También puede editarse y e) Editar: Hace la misma función que visualizar con la diferencia que el folio llevado a la pantalla de Hacer Recibo se sobreescribe. Esta opción solo funciona si un comprobante no ha sido timbrado. f) Bajar: Se baja un archivo ZIP que contiene los archivos XML y PDF del comprobante. g) Enviar Envía un archivo ZIP del comprobante de sus formatos XML y PDF. De manera predeterminada aparecen los correos del usuario y del contador para enviar el correo, aunque pueden agregarse más correos separando por comas cada uno de ellos. h) Cancelar: Se abre la página del SAT para la cancelación de Recibos Fiscales. Soporte Reporta un error, problema o sugerencia que tenga de nuestra aplicación. Figura 6. Sección de Soporte 5

6 Preguntas Más Frecuentes: Cómo genero un Comprobante Fiscal Electrónico? Qué hago si el Comprobante no se timbró? Cómo visualizo en pantalla un Comprobante ya hecho? Puedo editar los Comprobantes ya guardados? Cómo mando un mail de mi Comprobante Fiscal a otra persona? Cómo genero un Comprobante Fiscal Electrónico? 1. Ir a la página Hacer Recibo. 2. Llenar los Campos Requeridos: Los campos requeridos para generar un Comprobante Fiscal son los siguientes: Datos del Emisor o Razón Social o R.F.C. o Calle o Numero Exterior o Colonia o Municipio o Estado o País Datos del Receptor o Razón Social o R.F.C. o Municipio o Estado o País o Los siguientes campos se llenan con un punto. cuando están vacíos, sin embargo no se imprimen: Calle Numero Exterior Colonia C.P. o Si el C.P. se escribe, este debe de tener 5 dígitos. Datos Generales de la Factura o Lugar de Expedición. 6

7 o Forma de Pago. o Método de Pago o Últimos 4 números de la cuenta. Solo si el tipo de pago es Cheque. Al menos 1 artículo Al menos 1 impuesto. El impuesto puede tener valor de cero. El total debe ser mayor a Hacer click en Guardar y Timbrar. 4. Si el comprobante en pantalla se timbró exitosamente el mensaje que aparece en pantalla es similar al siguiente: Como al mandar a timbrar el Comprobante en pantalla se mandan a timbrar todos los demás Comprobantes Pendientes es posible que en este mensaje aparezca una lista con los comprobantes que se timbraron, y aquellos que no, así como la razón del no timbrado. En caso que aparezca un mensaje que inicie con la leyenda ERROR! el folio no se guardó ni se timbró. Esto puede deberse a que falta algún dato (p. ej. Faltan datos del emisor, del receptor, o de la factura), o está guardándose en un formato incorrecto (p. ej. 4 números en Código Postal en vez de 5). 5. Ahora puede enviarse el Comprobante por correo o descargar. 7

8 Qué hago si el Comprobante no se timbró? De forma predeterminada cada vez que se hace un nuevo comprobante, se mandan a timbrar todos aquellos que no han sido timbrados. Para hacerlo de manera individual, hacer lo siguiente: 1. Ir a la página Consultas 2. Escribir los filtros necesarios y Consultar. 3. Seleccionar el Comprobante que se quiere Timbrar. Solo pueden timbrarse aquellos con estatus Faltantes de Timbrar 4. Hacer click en Editar. 8

9 5. Una vez que el Comprobante se trajo en la pantalla hacer click en Guardar y Timbrar. 6. En caso que no se pueda Timbrar y que se devuelva un mensaje que el usuario no comprenda contactar a Soporte. El folio seguirá existiendo y no interferirá con los nuevos documentos que se generen. * Una de las causas comunes de errores al timbrar es el formato incorrecto de datos y por ello el documento puede encontrarse en estatus Pendiente de Timbrar. Cuando un comprobante con este estatus se pone en modo de edición, se puede modificar y sobreescribir los datos que fueron escritos o generados en el formato incorrecto. * Después de Guardar y Timbrar, la factura se cierra para no poder editarse, sino solo visualizarse. Si da click en Guardar y Timbrar una vez más, se generara un nuevo folio. Cómo visualizo en pantalla un Comprobante ya hecho? 1. Ir a la página Consultas 2. Escribir los filtros necesarios y Consultar 9

10 3. Seleccionar el Comprobante a visualizar. 4. Hacer click en Visualizar. 5. El comprobante se trae a la pantalla de Hacer Recibo. En este modo este puede modificarse y generar un nuevo folio. Puedo editar los Comprobantes ya guardados? Solo pueden editarse aquellos Comprobantes que no hayan sido timbrados. Cómo mando un mail de mi Comprobante Fiscal a otra persona? Cada vez que se guarda y se timbra un comprobante en la pantalla de Hacer Recibo, este puede mandarse por haciendo click en Enviar . Si el Comprobante no está en esta pantalla hacer lo siguiente: 1. Ir a la página de Consultas. 10

11 2. Escribir los filtros necesarios y Consultar 3. Seleccionar el Comprobante del cual se quiere mandar por correo. 4. Dar click en la opción Enviar . Aparecerá esta pantalla: 5. Escribir los destinatarios a quienes queremos mandar el . De manera predeterminada aparece el(los) correo(s) del usuario y el correo del contador, aunque pueden agregarse más, siempre y cuando estén separados por comas. 11