Uso de TeamworkPM Guía de capacitación.

Transcripción

1 Uso de TeamworkPM Guía de capacitación. Sitio web. Objetivos. Al finalizar esta guía de trabajo, el docente será capaz de: Crear una cuenta de trabajo Trabajar en la plataforma colaborativa de Teamworkpm, utilizando las acciones detalladas a continuación. Contenidos/ Acciones. Crear cuenta de trabajo. Crear proyectos Agregar participantes al proyecto Asignar roles de trabajo a los participantes Crear listas de tareas y programar tareas específicas Consignar hitos dentro del proyecto Enviar Mensajes Gestionar tiempos Subir archivos a la plataforma Utilizar bloc de notas Gestionar elementos de facturación Presentación de elementos de trabajo. TeamworkPM, Es un software de gestión de proyectos online que permite llevar el control de los proyectos desde cualquier lugar y que mantiene tanto a clientes, equipo y demás involucrados del proyecto, al tanto de lo que sucede. El panel de control que brinda esta herramienta ofrece la posibilidad de observar todos los proyectos que se estén manejando. De igual forma ofrece características muy poderosas y fundamentales para administrar un proyecto con éxito, tales como: administración de las tareas, seguimiento de los hitos establecidos, contacto directo mediante mensajería, administración de documentos, control y seguimiento del tiempo, además de otras atractivas funciones para mantener un riguroso monitoreo del proyecto. Paso a paso: TeamworkPM (TWPM), es una herramienta online, por lo tanto, el primer paso para utilizarla, es crear una cuenta de trabajo, existen varias modalidades de cuentas, pagadas y gratuitas, vamos a utilizar la plataforma gratuita, que tiene algunas limitaciones en relación a las cuentas pagas, estas limitaciones tienen relación con la cantidad de proyectos que podemos gestionar (2 en la versión gratuita) y espacio a utilizar en la plataforma (10 mb). 1

2 1) Interfaz de la página web: Esta es la página de inicio de TWPM, para inscribirnos en el plan libre, ingresamos a la pestaña naranja llamada pricing/signup 2) En esta pestaña podremos ver las características y precios de los distintos planes de la herramienta, como se muestra en el recuadro rojo, en la parte inferior de la página podemos escoger el plan libre. 3) Registro: Para comenzar el registro debemos ingresar en la primera parte nuestro: nombre, dirección de correo electrónico y la contraseña que queremos usar. Luego, en la segunda parte, ingresamos el nombre de nuestra instución o compañía, la dirección que le queremos asignar y la zona horario en que nos encontramos. Finalmente, presionamos Create my Acccount y aceptamos los términos de servicio para crear nuestra cuenta. 2

3 4) Agrega miembros a tu equipo de trabajo: El espríritu de TWPM es el trabajo en equipo la primera acción que vamos a realizar, luego de crear la cuenta, es invitar a nuestro equipo de trabajo a ser parte de nuestro equipo virtual en TWPM, al agregar las direcciones de correo electrónico del equipo, les llegará una invitación, que deben aceptar para iniciar el trabajo en conjunto. 5) Antes de iniciar el primer proyecto, vamos a configurar el idioma de la plataforma. Ingresamos a nuestro menú (donde aparece nuestro nombre en la esquina superior derecha de la pantalla) y seleccionamos la opción my details. La cuarta pestaña nos indica nuestra localización, una vez en este menú, escogemos la opción lenguaje y escogemos español. 3

4 6) Creación del primer proyecto: Paso 1: Hacer clic en el botón agregar proyecto en la esquina superior derecha de la pantalla de trabajo. Paso 2: Asignar un título al proyecto y entregar una breve descripción sobre lo que se hará en el proyecto. Paso 3: Hacer clic en agregar proyecto. Pantalla de trabajo del proyecto 1 2 En esta sección de la pantalla de trabajo, podemos visualizar la descripción que hicimos acerca del proyecto, mas abajo podemos ver a los miembros del proyecto. Bajo los miembros, aparece la opción roles y acceso la que a su vez consta de dos opciones mas: Asignar roles a personas y dar acceso a mas personas. 4

5 Asignar roles a personas: Para asignar roles podemos hacer clic en agregar un rol, como este es el primer rol que designamos, también podemos hacerlo en crear el primer rol de este proyecto. Para agregar el rol, debemos asignar un nombre al rol y una descripción de la función, luego debemos seleccionar que miembros tendrán el cargo creado y finalmente creamos el rol. Podemos repetir esta acción para diversos roles del proyecto. Dar acceso a mas personas: En esta opción, como su nombre lo indica, podemos agregar a un nuevo usuario, ingresando sus datos y correo. 2) En esta sección de la pantalla podemos observar distintas opciones de trabajo: a) Visión general: Nos muestra un resumen de todas las actividades programadas mediante la plataforma de trabajo. b) Tareas: Acciones que se deben llevar a cabo dentro del proyecto, podemos crear listas de tareas y luego generar tareas específicas, designando dias y horarios de realización, asignando responsables y programando alertas, entre otras funciones. c) Hitos: Son fechas importantes dentro de la cronología del proyecto: Reuniones, presentaciones o cualquier evento que los participantes consideren como importantes. 5

6 d) Mensajes: Publique mensajes y anuncios en relación al proyecto, comparta inquietudes con su equipo de trabajo, notifique a los participantes del proyecto de sus mensajes. e) Archivos: En esta sección podemos cargar documentos hasta un limite de 10 mb, podemos asignarles privacidad y ordenarlos por categoría. 6

7 f) Tiempo: En esta pestaña podemos gestionar los tiempos de trabajo de las personas que participan dentro del proyecto. g) Bloc de notas: Escribe una página de texto con formato que puede ser revisada y editada por otros miembros de su equipo. El documento podría ser un comunicado de prensa, una página de contenido Web, un boletín de noticias de la empresa o incluso para hacer un seguimiento de tus pensamientos, enlaces o nombres de los contactos. 7

8 h) Recursos: Google Docs, ProofHQ.com o videos de YouTube videos pueden agregarse aquí. i) Facturación: Permite llevar un orden de los costos asociados al proyecto. Se pueden generar facturas y hacer listas con costos y gastos. j) Personas: Esta pestaña te permite visualizar a los participantes del proyecto, asignar permisos a los participantes y agregar nuevos participantes. k) Configuración del proyecto: Múltiples opciones para que personalices tu proyecto según tus necesidades. 8

9 Una vez que hayas comenzado a utilizar las opciones de trabajo, tu panel de control irá agregando visualizaciones de las distintas tareas programadas. 9