Programa de gestión Normativa y Requisitos Legales

Transcripción

1 Manual de Uso Versión 3 Programa de gestión

2 ÍNDICE 1. ACERCA Información general. Requerimientos de los equipos Acceso Configuración. Permisos Niveles de contratación Confidencialidad Asistencia técnica INTRODUCCIÓN MODULOS DEL PROGRAMA Pantalla principal. Acceso Módulo de NORMATIVAS Módulo de REQUISITOS REQUISITOS PROPIOS Módulos de EVALUACIÓN y CALENDARIO Módulo de EVIDENCIAS Módulo de REGISTROS

3 1. ACERCA 1.1. Información general. Requerimientos de los es una herramienta informática desarrollada por AMBITERR, S.L. con el soporte técnico de una consultoría informática acostumbrada a proyectos de la Administración. Esta herramienta está programada con las últimas versiones de html, php y, como gestor de base de datos, utiliza el mysql. Referente a los requisitos básicos de su equipo informático para la correcta ejecución del : Navegadores compatibles: Internet Explorer 8 y versiones posteriores Mozilla Firefox Google Chrome (recomendado) Para la correcta visualización de los archivos Excel: Office Excel ( ) Open Office Para versiones de Excel debe instalar un paquete de compatibilidades de Excel de manera que su equipo pueda abrir archivos generados en versiones más recientes del programa Acceso Para acceder a la plataforma existen varias alternativas: A través de la página web de AMBITERR ( A través de la página web ( A través de las entradas anidadas dentro de los portales sectoriales que tienen contratada la herramienta Configuración. está diseñado para adaptarse a las diferentes necesidades de cada empresa: 3

4 Un solo centro de trabajo (una localidad) y un solo usuario. Un solo centro de trabajo (una localidad) y varios usuarios. Varios centros (una o varias localidades) y uno o varios usuarios. Accesos y permisos. Para conseguir la máxima modularidad de la herramienta, para cada uno de los centros de trabajo y para cada uno de los usuarios, pueden establecerse diferentes permisos a los diferentes módulos de información de la aplicación, pudiendo ser restringidos según el cargo y las responsabilidades establecidas para cada usuario. También pueden establecerse accesos de consulta o de modificación, según el usuario. De este modo, la configuración de los accesos y los permisos de los usuarios se adapta a las necesidades de toda organización Niveles de contratación Se definen dos posibles niveles de Básico Premium, según las necesidades de cada Básico incluye los siguientes módulos: Normativas Requisitos (incluye requisitos propios) Evidencias (trámites a Premium incluye los siguientes módulos: Normativas Requisitos (incluye requisitos propios) Evidencias (trámites a realizar) Evaluación Calendario Registros 4

5 1.5. Confidencialidad AMBITERR firma un contrato de Confidencialidad y de Protección de Datos con todos sus clientes, de modo que toda la documentación e información disponible en el servidor de AMBITERR es propiedad del cliente. En el momento de la rescisión del contrato, toda la documentación, previa petición del cliente, es devuelta y eliminada del servidor Asistencia técnica Durante el uso AMBITERR le ofrece asistencia técnica telefónica gratuita ilimitada para cualquier duda respecto el uso de la herramienta o por cualquier problema técnico que pueda surgirle. 5

6 2. INTRODUCCIÓN Uno de los requisitos principales de las normas de referencia UNE-EN ISO 14001:2004, EMAS, UNE-EN ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007 es que la empresa esté permanentemente al día de los requisitos legales que le afectan, de modo que pueda demostrarlo ante el auditor. El cumplimiento de la legislación vigente es uno de los pilares de todo Sistema de Gestión. Considerando que la normativa y los requisitos legales son cada día más abundantes, y que muchas empresas no tienen tiempo ni recursos para destinar a la búsqueda de los textos legales que se publican, y aún menos para filtrar los requisitos legales que le sean de aplicación, se ha desarrollado permite el acceso a todas las normativas publicadas que afectan a su centro de trabajo y, posteriormente, la evaluación y seguimiento del cumplimento legal de todos aquellos requisitos que le sean de aplicación Qué normativas se dispone de una base de datos de todas las normativas relacionadas con el medio ambiente, la seguridad industrial y la seguridad y salud en el trabajo. También incluye la relación de ayudas y subvenciones publicadas en relación a los aspectos ambientales, de seguridad industrial y de seguridad y salud en el trabajo. Así mismo, de manera opcional, incluye también la normativa sectorial correspondiente a la actividad de su empresa. Las normativas abarcan el ámbito Europeo, Estatal, Autonómico y Local (Ayuntamientos, Consorcios, Diputaciones, etc.) según la ubicación de cada centro de trabajo Qué incluye el servicio de actualización de la normativa? El servicio consiste en la identificación y el análisis de la legislación publicada e incluye: Acceso a la normativa publicada durante el un periodo determinado se puede consultar el texto oficial de cada norma publicada, una ficha normativa con las modificaciones anteriores y posteriores, y el enlace a textos consolidados. Extracción e identificación de los requisitos legales de las normas publicadas que puedan ser de aplicación de su centro de trabajo Se realiza un reconocimiento de las actividades de cada centro de trabajo, por parte de nuestros técnicos, para poder identificar correctamente todas aquellas normativas publicadas que puedan ser de aplicación en cada centro en función de su localización, actividad e instalaciones. 6

7 Para cada normativa se lleva a cabo la extracción e identificación de los requisitos a cumplir (responsabilidades, registros e inscripciones obligatorias, etc.) por parte del centro. Atención personalizada de consultas Consultas técnicas puntuales ilimitadas referidas a la normativa y a los requisitos legales identificados así como al cumplimiento de los requisitos legales aplicables al centro productivo. 7

8 3. MODULOS DEL PROGRAMA 3.1. Pantalla principal. Acceso Para el acceso a la sesión cada usuario tiene asignado un nombre de usuario y una contraseña. Según la configuración que se haya establecido, cada usuario tendrá acceso a uno o varios centros de trabajo. 8

9 Una vez seleccionado el centro de trabajo sobre el que se quiere trabajar, aparece una página principal con los datos generales del centro y el acceso a Normativas y Requisitos del centro. En el caso de que se tenga contratado el módulo de Sistemas de Gestión también se accederá desde esta misma pantalla. 9

10 3.2. Módulo de NORMATIVAS En la parte superior de la pantalla (menú) están los accesos a todos los módulos contratados Seleccionando el módulo de NORMATIVAS, podemos consultar las normas que nos interesen, bien por filtro de búsqueda o bien por categorías (aspectos ambientales, de seguridad, etc.). Seleccionando la categoría, por ejemplo, Vertido de aguas residuales, aparece un listado de todas las normas Estatal, Autonómica y Local de Vertido de aguas residuales ordenadas de más recientes a más antiguas. Para cada norma se indica: número de identificación para facilitar su búsqueda, el ámbito al que pertenece y su fecha de entrada en vigor. 10

11 Si clicamos sobre el nombre de la norma (en color rojo) consultaremos su FICHA NORMATIVA en la que se detallan los aspectos más importantes, modificaciones sufridas, el acceso al texto de la disposición, etc. Ejemplo de FICHA NORMATIVA: Desde el listado de normas se pueden consultar también los requisitos asociados a cada una de ellas. Para ello, clicar sobre: 11

12 3.3. Módulo de REQUISITOS Seleccionando el módulo de REQUISITOS en el menú accedemos a la consulta de requisitos, bien por filtro de búsqueda o bien por categorías. Antes de nada, debemos seleccionar los requisitos que queremos consultar: Requisitos ambientales, Requisitos de Seguridad y Salud o bien Requisitos Propios y Sectoriales. Accediendo a cada categoría de REQUISITOS, el usuario puede consultar todos los requisitos de posible aplicación en función de su actividad e instalaciones. Por ejemplo, seleccionando la categoría Requisitos de Poseedor de residuos, aparece un listado de todos los requisitos derivados de las normas Estatal, Autonómica y Local asociados a Poseedor de residuos como, por ejemplo, presentación de declaraciones de producción de residuos, registros de entradas y salidas de residuos, realización de estudios de minimización de 12

13 producción de residuos peligrosos, etc. Se puede extraer el listado de requisitos personalizado a un archivo en formato excel o pdf. De cada requisito se indica el artículo de la normativa del que proviene, permitiendo una trazabilidad entre las normas y sus requisitos. El usuario puede ACTIVAR aquellos requisitos que le apliquen, o DESACTIVAR los que no sean de aplicación clicando sobre el check, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Los requisitos pendientes de revisión, es decir, pendientes de ACTIVAR o DESACTIVAR aparecen con el símbolo: 13

14 3.4. REQUISITOS PROPIOS Cada centro, además de todos los requisitos derivados de la legislación puede dar de alta y activar requisitos propios por ejemplo, aquellos derivados de su licencia o autorización ambiental, o los impuestos por la propia organización. Seleccionando el REQUISITOS PROPIOS se pueden añadir tantos requisitos propios como se requiera así como consultar o modificar los ya existentes. 14

15 3.5. Módulos de EVALUACIÓN y CALENDARIO Una vez se han activado todos aquellos requisitos que son de aplicación para su centro, se debe evaluar su cumplimiento. Seleccionando el módulo de EVALUACIÓN únicamente tendremos acceso a los requisitos activados, es decir, sólo aparecerán aquellos requisitos que en el módulo anterior de REQUISTOS han sido activados, así como todos los REQUISTOS PROPIOS que se han añadido. Cómo evaluar un requisito? 1. Primer paso: Activar el requisito en el módulo de REQUISTOS, siguiendo las instrucciones descritas. 2. Segundo paso: Localizar el requisito. En el modulo de EVALUACIÓN, acceder a la consulta del requisito que nos interesa evaluar (buscándolo por el filtro de búsqueda por su número o palabra principal o bien seleccionando la categoría del requisito). 3. Tercer paso: Evaluar el requisito. Una vez localizado el requisito a evaluar, podemos ver que su estado es NO EVALUADO, clickamos sobre para proceder a realizar su evaluación. 15

16 Nos aparecerá la siguiente pantalla para realizar la evaluación: El primer paso será, en caso que se considere apropiado, añadir un registro como evidencia objetiva del cumplimiento legal del requisito. Por ejemplo, comunicaciones con la administración, licencias o permisos, registros, etc. Se deben rellenar los siguientes campos: 16

17 FECHA DE EVALUACIÓN: Por defecto aparece la fecha actual. FECHA DE PRÓXIMA EVALUACIÓN: En caso de que un requisito no tenga próxima evaluación se deja el campo en blanco. RESPONSABLE: Responsable designado para el cumplimiento de ese requisito. COMENTARIOS DE LA EVALUACIÓN: Comentarios sobre el cumplimiento del requisito. OBSERVACIONES/ PLAN DE CONTROL: Referencia a documentación del Sistema de Gestión. AVISO POR MAIL: Activar en caso de que se desee recibir aviso por mail de la próxima evaluación, indicando los días de preaviso. SEGUIMIENTO EN CALENDARIO: Activar en caso de que se desee realizar un seguimiento de las próximas evaluaciones en el módulo de CALENDARIO. Una vez evaluado el requisito, cómo puedo hacer el seguimiento de su cumplimiento? Una vez evaluado el requisito, aparece en el listado de EVALUACIÓN con el estado actualizado (CUMPLE, INCUMPLE o EN TRÁMITE). En caso de que se decida hacer un seguimiento de ese requisito en CALENDARIO, se debe seleccionar esta opción al realizar la evaluación y aparecerá identificado en el listado de EVALUACIÓN de REQUISITOS con el símbolo: Sólo los requisitos identificados con este símbolo aparecerán en el módulo de CALENDARIO. 17

18 Para aquellos requisitos que la organización cumple y que considera que no deben evaluarse periódicamente (es decir, no requieren seguimiento) seguirán apareciendo en el módulo de EVALUACIÓN pero no en el CALENDARIO. Desde el módulo de EVALUACIÓN o el módulo de CALENDARIO se pueden consultar las evaluaciones anteriores de cada requisito, o bien realizar una nueva evaluación. Seleccionando el módulo de CALENDARIO en el menú, podemos acceder a la evaluación de requisitos con seguimiento en CALENDARIO. Desde el CALENDARIO se puede ver el listado de TODOS los requisitos en los que hemos seleccionado su seguimiento y también podemos realizar una búsqueda rápida por categorías: Aguas, Ruidos, Residuos, etc. Se puede extraer el listado de requisitos de CALENDARIO personalizado a un archivo en formato excel o pdf. 18

19 3.6. Módulo de EVIDENCIAS Seleccionando el módulo de EVIDENCIAS en el menú superior, accedemos al listado de toda la documentación (evidencias objetivas) que debe disponer la organización para estar al día del cumplimiento legal, según los requisitos identificados. Este módulo le facilitará muchísimo el trabajo, ya que describe brevemente los trámites que debe realizar, incluso se añaden links (en color rojo) donde podrá acceder directamente al formato que debe cumplimentar o a la página web de su interés. 19

20 3.7. Módulo de REGISTROS Seleccionando el módulo de REGISTROS en el menú, accedemos a todos los registros añadidos en las evaluaciones como evidencias objetivas que demuestran el cumplimiento legal de la organización. En este listado cada registro lleva asociado su número de Requisito (en caso de que se hayan vinculado), Observaciones, Lugar de archivo y Fecha. Los datos de cada registro podrán ser modificados, de igual modo, se podrá eliminar el registro. 20