Procedimiento General. Gestión de Recursos Humanos (PG 04)

Transcripción

1 Gestión de Recursos Humanos (PG 04) Elaborado por: Claudio Reinoso Revisado por: Felipe Boetsch Gerente técnico Aprobado por: Gonzalo Lira Gerente general Firma: Firma: Firma:

2 Página 2 de 13 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DESARROLLO RECLUTAMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL CONTRATACIÓN INDUCCIÓN DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN CAPACITACIÓN RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS... 7

3 Página 3 de OBJETIVO El objetivo del presente procedimiento es establecer las pautas que han de considerarse para el reclutamiento, selección y contratación del personal, así como la determinación de sus necesidades de capacitación, la programación de la capacitación y la evaluación de su eficacia. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todo el personal de Tasco, sea éste permanente o temporal. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NCh 9001.Of2001 ISO 9.001: Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. NCh 9000.Of2001 ISO 9.000: Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario. Manual de Calidad, capítulo Descripción de cargos (Anexo Manual de Calidad Planes de Calidad de obras) Reglamento interno de orden, seguridad e higiene en el trabajo Código del trabajo Ley Ley de Superintendencia de Isapres Ley de AFP y AFC 4. DEFINICIONES Las aplicables de la norma ISO 9000:2000. Personal permanente: es aquel cuyo contrato es de duración indefinida. Personal temporal: es aquel cuyo contrato está sujeto a un plazo estipulado, servicio o trabajo especial. 5. DESARROLLO 5.1 RECLUTAMIENTO Oficina central Cuando surge la necesidad de incorporar a una persona al equipo estable de la empresa el Gerente General o Técnico, según corresponda, solicitan al Gerente de Administración y Finanzas la búsqueda de currículum de personas que cumplan el perfil requerido, utilizando para ello distintos medios: Avisos en diarios, búsqueda en Internet, entidades educacionales, contactos y recomendaciones, oficinas externas de selección de personal. Obra En base a la planificación de cada obra, el Gerente técnico define la necesidad de contratación del Profesional de Obra y gestiona su reclutamiento conjuntamente con el Departamento de Personal. Cuando surge la necesidad de contratar personal temporal para las obras, de acuerdo a la necesidad de las mismas, el Jefe de obra solicita al Administrativo de obra que realice el reclutamiento mediante: recomendaciones e informaciones de las distintas obras de la empresa, contactos directos, cartel en obra.

4 Página 4 de SELECCIÓN DE PERSONAL En el caso de personal permanente de oficina central y/o obras, el Gerente General o Técnico, según corresponda, revisan y seleccionan los antecedentes recibidos, considerando aquellos que más se aproximen a los requisitos de los cargos definidos en el Manual de Calidad, anexo perfiles de cargos. Si no se ha definido el perfil para el cargo, por ser este nuevo en la organización, el responsable del área respectiva deberá definir el perfil. El Gerente General debe aprobar el perfil definido y comunicar al Gerente de administración y Finanzas y al Responsable de calidad para que actualice el anexo Perfiles de cargo del Manual de calidad. Una vez definidos los preseleccionados, se agendan las entrevistas con el Gerente Técnico o General según corresponda. En conjunto, deciden la incorporación de la persona, la cual debe estar aprobada por la Gerencia respectiva. La selección de profesionales de obra es realizada por el Gerente técnico. El resto de los mandos superiores de la obra, son seleccionados por el Profesional de obra, con la aprobación del Gerente técnico. En el caso del personal temporal para las obras, el Jefe de obra en conjunto con el Administrativo de obra selecciona a los postulantes, en base a una entrevista breve, cerciorándose de que cuente con los antecedentes requeridos: Certificado de antecedentes Fotocopia de cédula de identidad Certificado de afiliación de AFP y salud Certificado de AFP últimos 12 meses Una vez que el postulante ha sido seleccionado, éste completa la Ficha de personal, que contiene antecedentes personales del seleccionado, la fecha de inicio, cargo y sueldo líquido. 5.3 CONTRATACIÓN PERSONAL PERMANENTE Una vez que el postulante ha sido seleccionado, el Encargado de Personal completa la Ficha de personal y le solicita los documentos que se requieren para su contratación. Posteriormente el mismo elabora el Contrato de trabajo. Cualquier modificación al contrato debe ser confirmada por escrito y firmada por ambas partes, contando con las aprobaciones y vistos buenos requeridos y anteriormente descritos. Los registros que demuestran el proceso de selección, contratación, formación y/o capacitación del personal son mantenidos en las respectivas carpetas personales. En oficina central el responsable de dichas carpetas es el Encargado de Personal. En Obra el responsable de mantener las carpetas de personal es el Administrativo de obra. Como registros que demuestran la experiencia de las personas se consideran: currículum, finiquito del trabajo anterior, referencias, cartas de recomendación, entre otros. Como registros que demuestran la formación, la empresa acepta certificados de estudios y formaciones. Como aquellos que demuestran el cumplimiento de las habilidades, se considera la evaluación por parte de las Jefaturas directas PERSONAL TEMPORAL Para la contratación del personal temporal de Obras, el Administrativo de obra es responsable de elaborar el contrato del trabajador en 2 originales. Al contrato firmado por parte del trabajador nuevo, se deben adjuntar los siguientes antecedentes que pasan a formar parte de la carpeta de personal. El recibo de recepción del Reglamento interno de orden, higiene y seguridad firmado.

5 Página 5 de 13 La charla Derecho a saber firmada. La ficha entrega de EPP firmada. Los contratos firmados deben quedan en obra, adjuntando los siguientes antecedentes: Ficha de personal (original) Contrato de trabajo El Profesional de obra firma el contrato como Representante legal de la empresa. Los contratos se realizan a plazo fijo, por actividad o faena. Al finalizar los plazos de los contratos, el Superior directo del trabajador evalúa la continuidad o desvinculación del trabajador con la empresa. Cualquier modificación al contrato debe ser confirmada por escrito y firmada por ambas partes, contando con las aprobaciones y vistos buenos requeridos y anteriormente descritos. Los registros que demuestran el proceso de selección, contratación, formación y/o capacitación del personal son mantenidos en las carpetas de la persona, bajo la tutela del Administrativo hasta finalizar la obra. Como registros que demuestran la experiencia de las personas se aceptan: currículum, finiquito del trabajo anterior, referencias, entre otros. Como aquellos que demuestran la formación, la empresa acepta certificados de estudios y formación. Como aquellos que demuestran el cumplimiento de las habilidades, se considera la evaluación por parte de las Jefaturas directas. 5.4 INDUCCIÓN Cada vez que se incorpora una persona al equipo de trabajo, se reúne con su Jefe directo para que éste le contextualice en el quehacer de la empresa y de su puesto de trabajo. En esta instancia, y según corresponda, se le da a conocer al trabajador: Antecedentes generales de la empresa o proyecto Funciones y responsabilidades de su cargo Sistema de gestión de calidad de la empresa: Documentos y registros En el caso de la obra, el trabajador se reúne con el Administrativo de obra, quien le da a conocer las generalidades de la organización de la obra y los procedimientos generales y/o específicos aplicables a su labor. La inducción en obra es complementada con los aspectos de seguridad y realizada de acuerdo al Procedimiento Específico PE-05 Prevención de Riesgos. 5.5 DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Las Jefaturas de área son responsables de detectar las necesidades de capacitación y comunicarlas oportunamente al Encargado de Personal. Para ello se realiza anualmente una Encuesta de detección de necesidades de capacitación en la que se consulta a las distintas Jefaturas, detectando las oportunidades de capacitación y/o formación que favorezcan el desempeño de la persona, en las funciones propias de su puesto de trabajo y considerando la descripción de su cargo. En las obras, la detección de necesidades de capacitación es permanente y debe realizarse por las distintas jefaturas al inicio de cada partida, comunicándolas a la brevedad. 5.6 CAPACITACIÓN El encargado de y el Encargado de Prevención de Riesgos en conjunto, deberán elaborar los Programas de Capacitación para las Obras, Bodega Central y Oficina Central. Dicho programa será elaborado durante el mes de enero de cada año, y para

6 Página 6 de 13 dicho fin el Encargado de aplicará una Encuesta de Interés a toda la organización en diciembre de cada año. Contará con la Aprobación del Gerente General. En este Programa se señala, al menos lo siguiente: Nombre y cargo de las personas implicadas en las acciones de capacitación. Características de estas acciones (quién la imparte, duración). Fechas previstas de realización, si se conocen. Fecha real de realización 1. Objetivos de la capacitación y la forma en que será medida su eficacia. Estado de la evaluación de la eficacia de las acciones de capacitación. Para el caso de obras, dadas las fluctuaciones del personal, se mencionarán el número de trabajadores en reemplazo del nombre, lo mismo sucede cuando no exista claridad en las personas que podrán acceder a un curso de capacitación en oficina central. Los programas de capacitación serán actualizados semestralmente y deben contar con la aprobación del Gerente General. La ejecución, cumplimiento y seguimiento de este Programa es responsabilidad del Encargado de y quien además realizará las gestiones correspondientes ante el la OTIC y o SENCE. Cada vez que una persona es capacitada, se evalúa la eficacia de dicha acción, en base a los objetivos de la capacitación y la metodología señalada en el programa de capacitación, quedando registrado en el formato de Evaluación de eficacia de actividades de capacitación. En consecuencia, con los resultados de la evaluación se establecen las acciones posteriores. En caso que se vayan presentando durante el año necesidades de capacitación, quienes las detecten deberán comunicarlas al Encargado de. Y las de obra deberán ser comunicadas al Encargado de Prevención de Riesgos, ya sea por el administrador de obra u otra jefatura. En caso de existir capacitaciones que sean solicitadas en forma particular por algún trabajador de la empresa, éste deberá enviar los antecedentes del curso al cual quiere optar, previa autorización escrita de la jefatura directa y del Gerente General, al Encargado de Gestión de Recursos Humanos. 6. RESPONSABILIDADES Encargado de Buscar, reclutar y seleccionar personal permanente. Solicitar los antecedentes de las personas requeridos para su contratación, elaborar la ficha de personal y el contrato de trabajo. Gestionar las aprobaciones y firmas de los contratos de trabajo. 1 Esta se va completando en la medida que se dicte el curso

7 Página 7 de 13 Gestionar los programas de capacitación ante el SENCE. Programar las necesidades de capacitación y gestionar el desarrollo de las actividades. Profesional de Obra / Jefe de Obra Aprobar, entrevistar y definir al personal de obra. Otorgar el visto bueno a los Programas de capacitación de sus obras. Velar por la correcta entrega de charlas de gestión de calidad en sus obras. Reclutar y seleccionar postulantes a cargos temporales en su obra. Jefaturas de área Detectar necesidades de personal, su perfil de cargo y comunicarlas a quien corresponda para el reclutamiento. Entrevistar y aprobar la selección de postulantes a cargos permanentes requeridos bajo su responsabilidad. Entregar la inducción a las personas nuevas bajo su cargo. Determinar las necesidades de capacitación del personal bajo su cargo y comunicarlas al encargado de, Evaluar la eficacia de las acciones de capacitación otorgadas al personal bajo su cargo. Administrativo de Obra Elaborar la Fichas de ingreso de personal y los contratos de trabajo. Gestionar las autorizaciones y firmas de los contratos de trabajo y sus antecedentes. Requerir a los postulantes los antecedentes necesarios para su contratación Gerente General Aprobar o rechazar la selección de personal y su contratación. Aprobar o rechazar los Programas de Capacitación. 7. REGISTROS Ficha de personal Contrato Encuesta detección de necesidades de capacitación Programa de capacitación Registro Capacitación Evaluación de eficacia de actividades de capacitación Carpetas del personal 8. ANEXOS No aplica