CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS

Transcripción

1 MANUAL DEL PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS Versión 1.0 Noviembre,

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3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO Proceso Nivel 0: Gestión Administrativa Financiera Proceso Nivel 1: Gestión Financiera Proceso Nivel 2: Gestión Contable Proceso Nivel 3: Contabilización de Inventarios Fecha de vigencia del 31 de diciembre del 2017 documento: Versión del Documento: 1.0 Número de Páginas: 10 Responsable del proceso: Director(a) Financiero / Contador(a) General Frecuencia de ejecución: Mensual REGISTRO DE VERSIONES Versión Descripción de la versión (motivos y cambios) 1.0 Creación Realizado / Aprobado por Juan Pablo Segovia / Celene Vargas Cargo Experto en Administración Técnica / Coordinadora General de Planificación y Mejoramiento Continuo Fecha de elaboración Documentos que se dan de baja con la vigencia de este documento N/A 3

4 ÍNDICE Y CONTENIDO 1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FICHA DEL PROCEDIMIENTO ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO NORMAS GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO TÉRMINOS Y DEFINICIONES LISTADO DE DOCUMENTOS Y ANEXOS DOCUMENTOS ANEXOS

5 1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1. FICHA DEL PROCEDIMIENTO Descripción: Productos/Servicios del proceso: PROPÓSITO: Registrar los movimientos de la proveeduría y de activos de larga duración, para conciliar los saldos de suministros, activos de larga duración y bienes sujetos a control administrativo con los saldos contables. DISPARADOR: Ingresos y egresos de bienes y suministros. Informe de constatación física ENTRADAS: Registros y reportes de ingresos de las herramientas SPB y SByE. Informe de constatación física Expediente de pago Actas de entrega recepción (Baja de Bienes) Depreciación, revalorización, traslados y ajustes de bienes de larga duración y existencias. Responsable proceso: Tipo de cliente: del Director Nacional Financiero Contador(a) General Interno 1.2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO El procedimiento inicia con la revisión de la información registrada en los sistemas, continúa el registro contable y termina con el archivo del expediente o pago, según sea el caso NORMAS GENERALES El análisis de activos fijos y bienes de control administrativo para efectuar el cuadre, se deberá realizar hasta los 5 primeros días del mes siguiente. El análisis de proveeduría para efectuar el cuadre se realizará en forma mensual. Para realizar los ajustes de saldos contables, será necesario el informe de gestión de proveeduría y administración de bienes. 5

6 Para realizar el registro de bajas en el sistema ESByE, se requerirá el acta de baja, destrucción, donación o chatarrización, debidamente legalizada y remitida mediante memorando remitido por la Dirección Administrativa. 6

7 2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO 7

8 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO # Actividad Descripción Responsable 1 2 Revisar la información registrada en los sistemas SPB, e- SByE. Verificar que los ítems de la factura estén registrados en los sistemas. 2.1 Devolver trámite 3 Registrar contablemente en el e-sbye De acuerdo a la naturaleza del requerimiento, este tiene dos caminos: Constatación física / reportes / actas entrega recepción. Pago / factura Si es constatación física / reportes / actas entrega recepción, revisar la información registrada en los sistemas SPB y e-sbye, los bienes materiales como suministros y Sistema de Bienes del Ministerio de Finanzas (sistema donde se efectuará todo lo anterior cuando se actualice). Para cuestión de inventarios se está manejando el método de inventarios permanente utilizando el costo promedio. Si es pago / factura, verificar que los ítems de la factura estén registrados en los sistemas. Está Registrado? SI: Continuar actividad 3 NO: Pasa a la actividad 2.1. Se devuelve el trámite al administrador de bienes para que complete el expediente o corrija las inconsistencias del mismo. Luego de realizar lo sugerido ingresa nuevamente para realizar el proceso. Y finaliza el proceso. Se crea, detalla y solicita el registro contable. En caso de ser activo fijo se realiza el compromiso para luego ingresarlo al Sistema de Bienes del Ministerio de Finanzas e- SByE. Documentos generados Expediente de pago. 8

9 4 5 6 Revisar y aprobar la documentación que soporta el registro contable Analizar documentación Archivar documentación Proceso Al momento de revisar y aprobar la documentación que soporta el registro contable se analiza: Cuando se realiza una depreciación, baja, chatarrización, etc. se genera únicamente un registro en el sistema e-sbye. Y cuando es una factura se genera un CUR. Aprueba? SI: Continua en la actividad 5 NO: Regresa a la actividad 3 Recibe la documentación respectiva y analiza la misma. Es factura? SI: Continua con el Proceso Pagos NO: Pasa a la actividad 6. Archiva el expediente de la baja, transferencia, chatarrización, etc. Pagos Fin del Proceso Contador General CUR 4. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO Los indicadores se encuentran descritos como anexos en el formato F-GPP-01 - Fichas de Indicadores de Procesos. 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES CUR.- Comprobante único de registro, son órdenes de pago o trasferencias registradas por la Instituciones Públicas en el Sistema de Gestión Financiera (e-sigef). esigef.- Sistema Integrado de Gestión Financiera. Sistema informático estatal para la administración de la gestión financiera del sector público. SByE.- Sistema de Bienes del Ministerio de Finanzas. 6. LISTADO DE DOCUMENTOS Y ANEXOS 6.1 DOCUMENTOS Código Nombre del documento Ubicación Física Ubicación Digital N/A N/A N/A N/A 9

10 6.2 ANEXOS Anexo 1 Ficha de Indicadores de Gestión de Procesos - Contabilización de Inventarios F-CIN