Instructivo para la regulación de saldos pendientes por conciliar de cuentas contables de Bienes de Larga Duración

Transcripción

1 Instructivo para la regulación de saldos pendientes por conciliar de cuentas contables de Bienes de Larga Duración

2 INSTRUCTIVO PARA LA REGULACIÓN DE SALDOS PENDIENTES POR CONCILIAR DE CUENTAS CONTABLES DE BIENES DE LARGA DURACIÓN No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2016 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Autores: Andrea Cerón Analistas de la Dirección Nacional de Activos Públicos Revisado: Ing. Walter Medina Director Nacional de Activos Públicos Aprobado: Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 18 de julio de 2016 Actualización: 7 de septiembre de 2016

3 INSTRUCTIVO PARA LA REGULACIÓN DE SALDOS PENDIENTES POR CONCILIAR DE CUENTAS DE BIENES DE LARGA DURACIÓN OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO APLICACIÓN A LA NORMATIVA ÁMBITO DE APLICACIÓN PROCEDIMIENTO Análisis de la Información Administrativa - Financiera Oficio de requerimiento efectuado por la máxima autoridad institucional Tratamiento Contable de Cuentas Contables para Regulación y Ajustes Consideraciones Generales... 14

4 INSTRUCTIVO PARA LA REGULACIÓN DE SALDOS PENDIENTES POR CONCILIAR DE CUENTAS DE BIENES DE LARGA DURACIÓN 1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO Establecer el procedimiento para la ejecución del Acuerdo Ministerial No. 0105, de 10 de junio de 2016, con el propósito de que las máximas autoridades institucionales, los funcionarios financieros y administrativos que estén a cargo de la administración, registro contable, manejo, custodia y control de los Bienes de Larga de Duración, dispongan de la herramienta para proceder al registro contable de las cuentas transitorias. 2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA El Código Orgánico de Planificación de las Finanzas Públicas en el Artículo 74.- Deberes y atribuciones del ente rector del SINFIP.- en el numeral 6 se manifiesta textualmente Dictar las normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadores, catálogos, glosarios y otros instrumentos de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades del sector público para el diseño, implantación y funcionamiento del SINFIP y sus componentes. El artículo 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas establece la Normativa Aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la finalidad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero.. El Reglamento General del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas establece en su artículo 165 señala: "Bienes de larga duración y existencias.- La administración de bienes de larga duración y existencias del sector público contempla el conjunto de principios, normas, procedimientos, y catálogos que intervienen en los procesos de administrar los bienes físicos del Estado, sean bienes muebles o inmuebles, de dominio público o privado. Los instrumentos básicos serán desarrollados en la respectiva norma técnica que para el efecto emita el Ministerio de Finanzas.". En la norma ibídem establece, en su artículo 63 Obligaciones de las entidades del sector público, la aplicación de manera obligatoria de las normas, políticas, procesos, y lineamientos que emita el Ministerio de Finanzas en relación al SINFIP; así como también, velar por el correcto uso de las plataformas informáticas del Sistema Nacional de las Finanzas Públicas, incluyendo los accesos a los mismos.

5 El Acuerdo Ministerial 033 de 18 de febrero de 2016, en su artículo 3 señala: Las entidades que utilizan la herramienta informática esigef deberán efectuar en el esbye el ingreso de su inventario inicial de todos los bienes de larga duración y de control administrativo que mantenga la entidad. Este proceso se realizará a través de las matrices de carga inicial publicadas en el portal web de esta Cartera de Estado. Será de exclusiva responsabilidad de cada entidad conciliar los saldos contables con el inventario de todos los bienes. 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente instructivo es de aplicación para todas las entidades que conforman el Presupuesto General del Estado, Gobiernos Autónomos Descentralizados y Empresas Públicas que utilizan la herramienta informática e-sigef y e-sbye 4. PROCEDIMIENTO 4.1 Análisis de la Información Administrativa - Financiera Las instituciones para el proceso de conciliación de bienes de larga duración pueden considerar analizar y recabar la siguiente información: Reportes de libro mayor de años anteriores y año vigente; Informes de constataciones físicas; Informes de los responsables del registro y control de los bienes institucionales; Actas de entrega recepción; Actas de traspasos; Validación de información entre instituciones; Informes técnicos por los funcionarios responsables; y, Otros documentos habilitantes establecidos en la ley. Si se evidencia documentadamente que se han agotado todas las instancias para recopilar y validar la información antes detallada, la misma que sustenta el proceso de conciliación de los bienes, se deberá informar a la máxima autoridad institucional, dando a conocer todas las novedades encontradas durante este proceso. El informe mencionado deberá contener un detalle de la verificación realizada para la conciliación de la información financiera y su constatación física; así como los respectivos documentos de respaldo.

6 4.2 Oficio de requerimiento efectuado por la máxima autoridad institucional Las Entidades que mantuvieren saldos contables pendientes por conciliar con el inventario físico y la información financiera registrada en la contabilidad, solicitarán mediante oficio suscrito por la máxima autoridad., la habilitación de la clase de registro que corresponda, para trasladar las diferencias de las cuentas contables de los siguientes grupos a sus correspondientes cuentas transitorias: Cuenta Contable Descripción Bienes Muebles Bienes Inmuebles Bienes Biológicos Depreciación Acumulada Bienes Muebles Bienes Inmuebles Bienes Biológicos Depreciación Acumulada Bienes Muebles Bienes Inmuebles Bienes de Expropiaciones Bienes Biológicos Depreciación Acumulada Bienes de Inversión Bienes Muebles Bienes Inmuebles Bienes de Expropiaciones Bienes Biológicos

7 Depreciación Acumulada Bienes de Inversión El requerimiento de saldos pendientes por regular se realizará por única vez para cada cuenta contable, debiendo estar argumentado y sustentado por los faltantes encontrados considerando lo siguiente: Detalle de la o las cuentas contables a regular; Montos por cuenta contable; Datos de contacto del funcionario/os encargado del proceso. La información antes detallada se remitirá en base al siguiente formato: Códgo de la cuenta contable Nombre de la cuenta contable Saldo contable al (indicar fecha) Saldo conciliado Porcentaje conciliado Saldo por regular (Para habilitación de clase de registro) Porcentaje por regular Obsservaciones Mobiliarios 160, , % 4, % Argumentar y sustentar 4.3 Tratamiento Contable de Cuentas Contables para Regulación y Ajustes La relación de las cuentas contables para regulación y ajustes deberá ser estrictamente como se muestra a continuación: Relación entre Cuentas Contables (Traslado de saldos para regulación y ajustes) Cuentas de Bienes CUENTAS Temporales para Regulación

8 Relación entre Cuentas Contables (Traslado de saldos para regulación y ajustes) Cuentas de Bienes CUENTAS Temporales para Regulación

9 Relación entre Cuentas Contables (Traslado de saldos para regulación y ajustes) Cuentas de Bienes CUENTAS Temporales para Regulación Relación entre Cuentas Contables (Traslado de saldos para regulación y ajustes) Cuentas de bienes CUENTAS Temporales para Regulación

10 Relación entre Cuentas Contables (Traslado de saldos para regulación y ajustes) Cuentas de bienes CUENTAS Temporales para Regulación Relación entre Cuentas Contables (Traslado de saldos para regulación y ajustes) Cuentas de bienes CUENTAS Temporales para Regulación

11 Relación entre Cuentas Contables (Traslado de saldos para regulación y ajustes) Cuentas de bienes CUENTAS Temporales para Regulación

12 Relación entre Cuentas Contables (Traslado de saldos para regulación y ajustes) Cuentas de bienes CUENTAS Temporales para Regulación Relación entre Cuentas Contables (Traslado de saldos para regulación y ajustes) Cuentas de bienes CUENTAS Temporales para Regulación

13 Relación entre Cuentas Contables (Traslado de saldos para regulación y ajustes) Cuentas de bienes CUENTAS Temporales para Regulación

14 Para ejecutar el proceso antes mencionado, la Entidad solicitará la habilitación de la clase de registro SPRB Saldos Pendientes de Regulación de Bienes, que se podrá ejecutar a través de la ruta Contabilidad / Registro Contable / Comprobante Contable UE, mediante la siguiente dinámica contable: Ejemplo: La entidad realiza la reclasificación de saldos pendientes por regular de las cuentas contables Mobiliarios y Depreciación Acumulada de Mobiliarios a las cuentas contables Mobiliarios y Depreciación Acumulada de Mobiliarios. Cuentas Debe Haber Contables NOTA: Esta clase de registro no podrá ser revertida una vez aprobada; por lo que, se debe ejecutar correctamente al momento de su habilitación. 4.4 Consideraciones Generales Las cuentas contables transitorias creadas para el efecto, no estarán sujetas a ajustes contables (depreciaciones, bajas, ventas, donaciones, entre otros). La clase de registro para reclasificar saldos pendientes por regular se habilitará por pedido de la UDAF. Por tanto, las Entidades Operativas Desconcentradas deberán coordinar con su respectiva UDAF el requerimiento para habilitación de esta clase de registro. Las cuentas contables para Regulación y Ajustes estarán sujetas a la revisión directa del Organismo de Control. Se atenderá únicamente los requerimientos que estén suscritos por la máxima autoridad institucional de la UDAF y que contengan la información solicitada en este instructivo.