Informe de la autoevaluación anual del sistema de control interno institucional, ANEXO No. 2

Transcripción

1 Informe de la autoevaluación anual del sistema de control interno institucional, 2008 ANEXO No. 2 RESULTADOS DEL CONTEO SIMPLE DE FRECUENCIAS En este anexo se presentan los resultados del conteo simple de frecuencias de respuesta por componente funcional del sistema de control interno, agrupando las preguntas en determinadas unidades temáticas 1. Nótese que, por tratarse de un conteo simple de frecuencias, no tiene ya incidencia el índice para valoración comentado en los resultados el informe. 1. AMBIENTE DE CONTROL La evaluación del componente Ambiente de Control abarcó preguntas que indagan sobre prácticas relacionadas con el direccionamiento estratégico de la institución, la evaluación del cumplimiento de la estrategia, la gestión del capital humano, el marco ético y otros esfuerzos de promoción y fortalecimiento del control interno. 1.1 Direccionamiento estratégico En cuanto al direccionamiento estratégico, específicamente en lo que atañe a la planificación y uso de la estrategia institucional 2, las condiciones indagadas obtienen como principal porcentaje de respuesta las opciones de cumplimiento pleno o parcial, como se muestra de seguido: El Despacho Contralor y los demás niveles de mando analizan el contexto 45% 26% 3% 26% estratégico (oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades), para el planteamiento y cumplimiento de los planes de la institución. La estrategia institucional funciona en la práctica como referente prioritario y 39% 36% 6% 19% efectivo para la toma de decisiones y la conducción de la institución. La estructura organizacional permite y facilita el cumplimiento de los objetivos contenidos en la estrategia y planes de la institución. 27% 49% 5% 19% Nótese, además, que no deja de ser importante, por el desconocimiento que denota, el porcentaje de respuesta obtenido por la opción según la cual no se sabe o no se responde sobre las referidas condiciones indagadas. 1.2 Evaluación del cumplimiento de la estrategia 1 Porcentajes se presentan redondeados. 2 Desde el 2000 la institución ha contado con estrategias institucionales y es hasta finales de agosto de 2008 que, con ocasión de la revisión de la Estrategia Institucional entonces vigente, se emite un Plan Estratégico Institucional. Por esa relativa novedad, en el cuestionario de autoevaluación se optó por utilizar el término estrategia en lugar de plan estratégico.

2 En lo concerniente a la evaluación del cumplimiento de la estrategia institucional, las condiciones indagadas obtuvieron como principal opción de respuesta la de cumplimiento parcial, como se anota en la tabla adjunta: Se evalúa sistemáticamente el logro y validez de la estrategia institucional. 29% 34% 7% 30% Los indicadores de gestión son coherentes con los objetivos definidos en la 23% 36% 6% 34% estrategia y planes de la institución. Las evaluaciones e información sobre el logro de los indicadores de se gestión se divulgan en la institución. 24% 40% 22% 14% Por otra parte, obsérvese que para las dos primeras condiciones de la tabla inmediata anterior, la segunda opción de respuesta en importancia es aquella según la cual no se sabe o no se responde sobre las referidas condiciones indagadas; mientras que para la tercera de esas condiciones la segunda opción de respuesta en importancia es aquella según la cual dicha condición se plenamente. 1.3 Marco ético En cuanto a la promoción y praxis del marco ético institucional, destaca el hecho de que las tres condiciones indagadas reciben similares porcentajes de respuesta tanto para el criterio de que se n plenamente como para el de cumplimiento parcial, como se muestra a continuación: El Despacho Contralor y los demás niveles de mando han realizado acciones, 48% 34% 10% 8% en este año, para sensibilizar al personal sobre el marco de principios o enunciados morales y éticos que deben regir la conducta de los funcionarios de la institución. Los principios y enunciados morales y éticos disponibles operan en las 43% 44% 4% 9% relaciones a lo interno de la institución. Los principios o enunciados morales y éticos disponibles operan en las relaciones de los funcionarios de la institución con los diferentes partes interesadas externas. 48% 38% 2% 12% 1.4 Gestión del capital humano Las condiciones indagadas en torno a la gestión del potencial humano, como se indica de seguido, obtienen, en su mayoría, porcentajes de respuesta considerablemente mayores para la opción de que se n parcialmente en contraste con la de que se n plenamente: Las políticas y procedimientos de gestión del potencial humano son difundidos 24% 49% 13% 14% a todos los niveles de la institución. La gestión del potencial humano incluye un direccionamiento sistémico del 18% 49% 19% 14% aprendizaje y el conocimiento en la institución. Se promueve el conocimiento del perfil definido institucionalmente para los diversos cargos en la organización. 17% 47% 22% 14% 2

3 Se toman medidas para mejorar el clima organizacional en caso de confirmar 20% 58%* 10% 13% aspectos que inciden en baja satisfacción. Las diversas unidades cuentan con la cantidad y calidad de personal 8% 59%* 19% 14% necesario para lograr el aporte esperado a los cometidos estratégicos institucionales. En la institución se evalúa sistemática y oportunamente el desempeño del 34% 49% 11% 6% personal a nivel individual. Los indicadores que miden el desempeño de los funcionarios son coherentes 16% 49% 19% 16% con los objetivos y resultados de los procesos a los que los funcionarios se encuentran asignados. En las unidades se planifican esfuerzos de mejoramiento individual a la luz de 15% 40% 24% 21% las evaluaciones del desempeño personal. Los esfuerzos de mejoramiento individual atienden los resultados de la autoevaluación del control interno y la evaluación de la gestión. 11% 34% 16% 39% 1.5 Otros esfuerzos de promoción y fortalecimiento del control interno Finalmente, se incluyeron para este componente preguntas sobre esfuerzos generales del nivel superior para fortalecer el control interno, el uso económico de recursos y los informes de fin de gestión de jefaturas. Al respecto, para las condiciones relacionadas con los dos primeros temas, la principal opción de respuesta corresponde a que se n parcialmente en contraste con el cumplimiento pleno; en tanto que para el tercero de esos temas, la principal opción de respuesta corresponde a que se plenamente en comparación con el cumplimiento parcial: El Despacho Contralor y los demás niveles de mando han implementado 34% 46% 1% 19% acciones, durante este año, para mejorar el control interno y su aplicación en la institución. Esos esfuerzos de mejora del control interno incluyen orientaciones formales 28% 51% 4% 17% para la asignación y el uso moderado y racional de los recursos. Los informes de fin de gestión ya sea de jerarcas u otros niveles de mando se exigen y divulgan. 38% 34% 11% 17% Además, para esas tres condiciones es importante el porcentaje de respuesta que denota desconocimiento de la situación indagada. 2. VALORACIÓN DEL RIESGO La evaluación del componente de Valoración del Riesgo abordó temas referidos a la participación en el proceso valoración del riesgo, el conocimiento y ponderación los riesgos, la administración y seguimiento de los riesgos, la documentación y divulgación de la información relacionada, y la identificación de estos temas con la existencia y mejora de un Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI). 3

4 2.1 Participación en el proceso de valoración del riesgo En cuanto a la participación de los niveles de mando y operativo en la valoración del riesgo, si bien los principales resultados apuntan, respectivamente, al cumplimiento pleno y parcial de las condiciones indagadas, también destaca el porcentaje de respuesta que recibe la opción según la cual no se sabe o no se responde sobre las condiciones indagadas, como se muestra en la tabla siguiente: El Despacho Contralor y los demás niveles de mando participan en la 38% 32% % identificación de los riesgos institucionales. El proceso de valoración de los riesgos institucionales participa al nivel operativo. 22% 35% 13% 31% 2.2 Conocimiento y ponderación de los riesgos identificados Respecto al conocimiento y ponderación de los riesgos identificados, destaca que, para las condiciones indagadas, la opción preponderante como principal porcentaje de respuesta es aquella según la cual no se sabe o no se responde sobre las condiciones indagadas; seguida de la opción que apunta a que dichas condiciones se n parcialmente: Se estima, al menos con criterio experto, la posibilidad de ocurrencia y las 21% 40% 39% 39% consecuencias esperadas al analizar los riesgos identificados. Al analizar los riesgos se consideran los controles existentes. 35% 27% 3% 35% Para los riesgos identificados y prioritarios se determina si es posible afectar 22% 31% 2% 44% las causas. Se encuentran claramente definidos los parámetros de aceptabilidad de los riesgos (por ejemplo, las condiciones en las que los riesgos altos, medios y bajos son o no aceptables). 23% 30% 6% 40% 2.3 Administración y seguimiento de los riesgos Para las condiciones indagadas en materia de administración y seguimiento de riesgos, destaca que el principal porcentaje de respuesta corresponde a la opción según la cual no se sabe o no se responde sobre esas condiciones: Se justifica suficientemente la aceptación de riesgos altos cuando las posibles 13% 31% 3% 53% medidas de administración no se han considerado viables. Se programan y asignan responsables y recursos para la implementación de 24% 29% 5% 41% las medidas de administración de riesgos. Se informa sobre los cambios en las condiciones de riesgo y sobre la efectividad de las medidas de administración implementadas. 13% 30% 21% 37% 4

5 2.4 Documentación y divulgación de la información sobre riesgos De manera similar a las condiciones señaladas en el inciso 2.3 anterior, para la condición referida a la divulgación de la información sobre riesgos, destaca que el principal porcentaje de respuesta corresponde a la opción según la cual no se sabe o no se responde: La información originada en la valoración del riesgo se documenta y se pone a disposición institucional para la toma de decisiones y la consulta generalizada. 18% 29% 17% 36% 2.5 Implementación y mejora del SEVRI En cuanto a la identificación del tema de riesgos con un Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) y a la mejora de ese sistema producto del proceso de valoración del riesgos y del aprendizaje que genera, si bien los principales porcentajes de respuesta corresponden a que esas condiciones se n plenamente o parcialmente, destaca que para ambas condiciones el siguiente porcentaje de respuesta en importancia corresponda a la opción según la cual no se sabe o no se responde sobre el aspecto indagado, como se muestra a continuación: La valoración de los riesgos está asociada a un Sistema Específico de 42% 26% 4% 27% Valoración del Riesgos institucional. La revisión de riesgos genera aprendizaje y mejoras al sistema de valoración del riesgo institucional. 23% 40% 2% 34% 3. ACTIVIDADES DE CONTROL La evaluación del componente de Actividades de Control incluyó preguntas referidas al uso y utilidad de los procedimientos disponibles para llevar a cabo los procesos institucionales, a medidas para el buen manejo de los activos, y a la revisión y mejora de los controles internos. 3.1 Procedimientos para el desarrollo de los procesos institucionales En cuanto al uso y utilidad de los procedimientos disponibles para llevar a cabo los procesos institucionales, destaca que los principales porcentajes de respuesta corresponden a las opciones de cumplimiento parcial, seguida de la opción de cumplimiento pleno, como se observa a continuación: 5

6 Existen procedimientos formales y actualizados que describen la manera de 44% 42% 5% 8% llevar a cabo los procesos y actividades de la institución. Los funcionarios conocen los procedimientos y responsabilidades de su cargo. 41% 54% 2% 3% Los procedimientos consignan las relaciones de coordinación interna y 40% 45% 5% 9% externa clave para la realización del trabajo. Los procedimientos garantizan el cumplimiento de los objetivos de los 34% 49% 6% 10% procesos. Los controles internos dan garantía razonable de la calidad de los productos y servicios. 37% 46% 4% 13% 3.2 Medidas para el buen manejo de los activos Sobre este punto, al igual que para las condiciones anteriores de este ámbito, destaca que el principal porcentaje de respuesta corresponde a la opción de que dicho aserto se parcialmente (42%), seguido de la opción que refiere a un cumplimiento pleno (40%). Se aplican políticas, procedimientos y controles ampliamente conocidos para dar seguridad razonable de que los diversos activos se protegen contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregular o acto ilegal. 40% 42% 6% 11% 3.3 Revisión y mejora de los controles internos En lo concerniente a las revisión periódica y mejora del control interno, destaca que la opción de respuesta en la cual se indica que no se sabe o no se responde sobre el aspecto indagado, obtiene un porcentaje muy cercano e incluso mayor, en algunos casos, a las opciones de cumplimiento pleno o parcial de las condiciones indagadas, como se muestra seguidamente: Los controles internos son objeto de revisión periódica y adaptación cuando 31% 34% 7% 28% así se requiere. La Auditoría Interna comunica las deficiencias de control interno determinadas 38% 22% 4% 37% en sus estudios a los responsables de los procesos y al Despacho Contralor. El Despacho Contralor y los niveles de mando del caso, realizan acciones oportunas y eficaces para corregir las deficiencias reportadas por la Auditoría Interna. 36% 18% 2% 44% 4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN La evaluación del componente de Sistemas de Información incluyó preguntas referidas a la disponibilidad de información para el direccionamiento de las 6

7 operaciones, al aprovechamiento de los sistemas de información institucionales y a la comunicación interna y externa. 4.1 Disponibilidad de información para el direccionamiento de las operaciones En cuanto a la disponibilidad de información para el direccionamiento de las operaciones, destaca que el principal porcentaje de respuesta sobre los aspectos indagados corresponde a la opción de cumplimiento parcial, seguida en importancia por la opción de cumplimiento pleno, según se muestra a continuación: Se obtiene de manera sistemática información del entorno y de las diversas 35% 43% 2% 20% partes interesadas en la operación de la institución, para el direccionamiento de ésta. Los medios disponibles para recibir, manejar y dar respuesta a las quejas y 31% 44% 3% 22% reclamos de las diversas partes interesadas, son suficientes y efectivos. Son pertinentes y oportunos los procesos de divulgación de los propósitos, estrategias, planes, políticas institucionales y la manera de llevarlos a cabo. 26% 56% 6% 12% Además, es importante observar para las dos primeras condiciones, la frecuencia de respuesta recibida por la opción según la cual no se sabe o no se responde sobre el aspecto indagado. 4.2 Aprovechamiento de los sistemas de información institucionales Respecto al aprovechamiento de los sistemas de información institucionales, destaca que el principal porcentaje de respuesta sobre los aspectos indagados corresponde a la opción de cumplimiento parcial, seguida en importancia por la opción de cumplimiento pleno o de incumplimiento, según se muestra a continuación: Los sistemas de información disponibles canalizan la información que los 33% 44% 3% 20% procesos requieren para cumplir los objetivos de la institución. Los funcionarios dominan las posibilidades de consulta de los sistemas de 16% 58% 17% 9% información que posee la Institución. La información generada por los sistemas de información con parámetros de calidad básicos (confiable, relevante, pertinente, oportuna). 31% 51% 6% 12% 4.3 Comunicación interna y externa General Al respecto, si bien los principales porcentajes de respuesta de la condición indagada corresponden al cumplimiento parcial y al pleno en ese orden, no deja 7

8 de ser importante el resultado obtenido por la opción según la cual no se sabe o no se responde sobre el aspecto indagado: Los diversos procesos institucionales tienen claramente identificadas las entradas y salidas de información necesarias para cumplir con los objetivos institucionales. 34% 37% 2% 27% Interna En cuanto a la comunicación interna, además de otras cuestiones abordadas en los demás componentes funcionales del sistema de control interno, destaca que el principal porcentaje de respuesta de la condición indagada corresponde a un cumplimiento parcial de esa condición, seguido de la opción de cumplimiento pleno. Las responsabilidades de comunicación interna que cada funcionario tiene con los demás para el ejercicio de sus cargos, están claramente establecidas. 29% 47% 13% 11% Externa Respecto a la comunicación externa, destaca que el principal porcentaje de respuesta sobre los aspectos indagados corresponde a la opción de cumplimiento parcial, seguida en importancia por la opción de cumplimiento pleno o aquella en la que no se sabe o no se responde sobre el aspecto indagado, según se muestra a continuación: Los procesos de comunicación interna facilitan la comunicación con las partes 25% 47% 4% 24% interesadas externas. La comunicación externa tiene un claro direccionamiento estratégico. 23% 37% 7% 32% Están establecidas claramente las prioridades de comunicación externa en 23% 37% 7% 32% cada uno de los procesos y actividades que configuran la operación de la institución. Se evalúa la utilidad, oportunidad y confiabilidad de la información comunicada a los públicos externos. 24% 35% 5% 35% 5. SEGUIMIENTO Las preguntas para evaluar el componente de Seguimiento del sistema de control interno se refieren, en su conjunto, a la comprensión del ejercicio de la autoevaluación anual del control interno y a la utilidad que ese ejercicio tiene de frente a la mejora del control y al logro de los objetivos institucionales. 5.1 Comprensión y utilidad de la autoevaluación del control interno 8

9 En relación con este punto destaca que para tres de las cinco condiciones indagadas, el principal porcentaje de respuesta corresponde a la condición según la cual no se sabe o no se responde sobre el aspecto indagado, seguida en importancia por la opción de cumplimiento parcial, como se muestra seguidamente: Los funcionarios de la institución comprenden los propósitos, metodologías e 13% 49% 10% 29% instrumentos aplicados para la autoevaluación del control interno. El mejoramiento institucional atiende las recomendaciones derivadas de las 11% 31% 6% 52% autoevaluaciones del control interno. La efectividad del sistema de control interno apoya el cumplimiento de los 27% 40% 3% 30% objetivos de la institución. Se discuten los resultados de la evaluación del control interno con los 14% 23% 24% 38% funcionarios en las diversas unidades. Las medidas necesarias para mejorar el control interno se incorporan en los planes institucionales con especificación de responsables, plazos de ejecución y recursos necesarios. 21% 28% 4% 47% Además, es relevante que la condición de si Los funcionarios de la institución comprenden los propósitos, metodologías e instrumentos aplicados para la autoevaluación del control interno, tenga como segundo porcentaje de respuesta la opción según la cual no se sabe o no se responde sobre el aspecto indagado. Asimismo, es de resaltar que la condición de si Se discuten los resultados de la evaluación del control interno con los funcionarios en las diversas unidades, tiene como segunda opción de respuesta de que no se. 9