Ficha Técnica del Servicio Mi-Nomina.NET NOMBRE DE LA EMPRESA. Administrador de la Plataforma Mi Nomina.Net

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1 Ficha Técnica del Servicio Mi-Nomina.NET NOMBRE DE LA EMPRESA Sitio de Autentificación: Usuario: Contraseña: a Empresa Nombre: Domicilio: Colonia: Ciudad: C.P.: Tel: Nombre: Correo Emisor: Contraseña: Administrador de la Plataforma Mi Nomina.Net Contenido del Documento: Ficha Técnica del Servicio Manual del Administrador Manual de Usuario Autorizado (Pendiente) Manual del Trabajador (Pendiente)

2 INDICE DEL DOCUMENTO MANUAL ADMINISTRADOR 2 Guía Rápida de pasos a seguir 2 Ingreso.. 3 Menú Principal. Menu.. 4 Carga de Archivos XML.. 4 Generar Archivos Excel. 5 Usuarios Autorizados (Jefes de Grupo) 6 Administrar Trabajadores 8 Primer sección de Trabajo: Menu. 9 Actualizar correos 9 Actualizar Datos Adicionales. 10 Reportes 12 Segunda Sección de Trabajo: Trabajadores 13 Pestaña Tabla de Trabajadores. 13 Pestaña Información Adicional Trabajadores.. 14 Menu Principal. Configuraciones.. 14 Menú Principal. Tipo de PDF.. 15 Menú Principal. Filtros. 16 Sección de Trabajo: Generar PDFs.. 17 Sección de Trabajo: Enviar 18 Menú Principal. Descargar en ZIP 18 MANUAL DEL USUARIO AUTORIZADO 19 Guía Rápida de pasos a seguir. 19 Ingreso 20 Sección Menu. 20 Excel de usuarios y passwords.. 21 Reportes. 22 Segunda Sección de Trabajo: Trabajadores Menú Principal. Filtros 23 Sección de Trabajo: CONSULTAR. 23 Sección de Trabajo: GENERAR PDFs.. 24 Sección de Trabajo: ENVIAR POR MAIL 25 Menú Principal. Descargar en ZIP. 25 MANUAL DEL TRABAJADOR 27 Ingreso 27 Consulta. 28

3 MANUAL DEL ADMINISTRADOR Guía Rápida de pasos a seguir 1. Ingresar al Portal 2. Subir los Recibos XMLs Timbrados (Comprimidos en ZIP) 3. Generar archivo Excel de trabajadores nuevos 4. Crear Usuarios Autorizados 5. Subir archivo CSV de Correos de los Trabajadores 6. Subir archivo CSV de Datos Adicionales de los Trabajadores 7. Asignar Logos por cada RFC registrado (Logo Principal ya registrado)

4 ADMINISTRADOR Ingreso Ingresamos al portal de <miempresa>.mi-nomina.net asignado y aparecerá un recuadro como el que vera abajo, procedemos a escribir usuario y contraseña de Administrador previamente otorgados; dar click en Entrar. Al ingresar al portal vera 2 secciones: Menu Filtros Sección Menu Encontraremos 6 botones que desarrollaran diferentes acciones.

5 Menú Principal. Menu Carga de Archivos XML Para comenzar veremos la primera opción que es subir los archivos XMLs Antes de subir los XMLs debemos comprimirlos (en formato ZIP o RAR) el archivo comprimido no deberá contener ninguna carpeta adentro ni otro tipo de archivos diferentes a los XML de Nomina Para realizar esa acción primero hay que dar click en el botón del símbolo de mas ( + ) como se muestra en la imagen: Se abrirá una ventana donde seleccionaremos el archivo el cual subiremos a la aplicación, una vez seleccionado pulsamos el botón SUBIR ZIP/RAR y comenzara el proceso de lectura e integración de los archivos XML. Este proceso de lectura, integración de datos y validación puede tardar varios minutos. Una vez terminado el proceso el sistema devolverá el siguiente mensaje:

6 Esta pantalla indicara el total de los archivos contenidos en el archivo ZIP/RAR, cuantos archivos se han procesados y si estos tiene algún UUID ya existente en la base de datos. Dar click en ACEPTAR y se mostrara en la parte superior derecha un cuadro indicando el número de nuevos Registros encontrados. Este mensaje indica el número de trabajadores nuevos en la base de datos Generar Archivos Excel Junto al proceso anterior encontraremos los siguientes botones del Menú El primer boton XLS de Trabajadores y Pswd descargará un archivo Excel de todos los trabajadores registrados en la base de datos, con la siguiente información RFC/nombre del trabajador (para entrar a su plataforma de consulta) Password temporal para entrar al sistema (si este ya ha sido cambiado previamente por el trabajador no se mostrara el nuevo password para asegurar la confidencialidad de los datos) Nombre del trabajador Clave del trabajador Departamento RFC de la Empresa Registro patronal de la Empresa

7 El segundo botón XLS de trabajadores nuevos descargará un archivo Excel con los datos de los nuevos trabajadores que no tienen antecedentes o Recibos de Nomina previos en la plataforma. En ambos casos abrira un Archivo Excel con las características mencionadas: Usuarios Autorizados (Jefes de Grupo) El siguiente boton Administrar Usuarios Habilitará una nueva ventana, en esta opción se agregaran los usuarios con privilegios asignados para ver y trabajar con una cantidad limitada y especifica de archivos. Se crean de la siguiente manera: 1. En la parte derecha se vera un formulario con varios campos. 2. El primer campo NOMBRE será llenado con el nombre que desee darle a ese usuario. Ejemplo: Administrador del Departamento de Desarrollo 3. Los siguientes 3 campos son selectores para los filtros que le desee Asignar al Usuario Autorizado. Ejemplo 1: si quiere que solo tenga acceso a un RFC selecciona en el primer selector el RFC que quiere que administre; este usuario solo podrá a visualizar archivos que hagan referencia a ese RFC. Ejemplo 2: si desea que el usuario administre un Departamento tendrá que seleccionar primero el RFC, luego el Registro patronal y por último el departamento que quiere que administre.

8 4. En los campos USERNAME y PASSWORD deberá registrar los datos con los cuales el Usuario Autorizado podrá autentificarse en la Plataforma de Mi- Nomina.NET para visualizar y administrar la información. Una vez creado el Usuario se mostrará en la parte izquierda de la ventana:

9 La pantalla mostrará el nombre, el nivel de filtros, nombre del usuario (USERNAME) y por ultimo un botón con acciones Al dar click en este ultimo vera las siguientes opciones: Accion de Agregar Nivel: permitirá asignar otra conminación de filtros Accion de Eliminar Usuario: Borrará el usuario y sus Asignaciones de manera permanente Administrar Trabajadores El siguiente botón del Menú Principal es Administrar Trabajadores Al pulsarlo se mostrará una nueva ventana: Observaremos un menú con tres botones de acción y dos secciones de trabajo

10 Primer sección de Trabajo: Menu Botones de Accion: Actualizar correos El primer botón de este menú es para actualizar los correos de los trabajadores El archivo que se va a subir es un Archivo CSV siguiendo este patrón: RFC, Correo Ejemplo: Este Archivo lo podra generarlo desde Excel donde el primer campo es el RFC del trabajador y el segundo campo su correo electrónico, como en este ejemplo:

11 Al momento de guardar el documento este tiene que ser guardado como tipo CSV (Separado por comas) Una vez que el archivo se haya generado pulse el símbolo de mas ( + ), seleccione el archivo en el cuadro la ventana de búsqueda que se habilitara. Posteriormente pulse el botón SUBIR CSV PARA ACTUALIZAR CORREOS. Actualizar Datos Adicionales El segundo botón SUBIR DATOS funciona de la misma manera que el proceso anterior, Este proceso tiene por objeto integrar a las bases de datos Información Adicional que no se encuentre integrada previamente en los archivos XML y se desee representar graficamente en el Recibo Impreso (PDF) de los trabajadores y/o para filtrar y ordenar la información. La información que se integre debe ligarse a una semana (nomina) en particular lo cual se hara a través de la identificación de la fecha de pago. El Archivo CSV debe de seguir el siguiente patrón: RFC, Campo1, Campo2, Campo3. Campo10 Registrar en los campos subsecuentes los datos que desee agregar hasta un limite de 10 Campos Adicionales de hasta 150 caracteres

12 Ejemplo: Este proceso deberá hacerlo desde un archivo en Excel donde el primer campo es el RFC y los subsecuentes con los datos adicionales que la Empresa requiera. Al momento de guardar el documento este tiene que ser guardado como tipo CSV (Separado por comas) Una vez que el archivo se haya generado: 1. pulse el símbolo de mas ( + ), 2. seleccione el archivo en la ventana de búsqueda que se habilitara. 3. Seleccione la Fecha de pago que corresponde a la nomina 4. Posteriormente pulse el botón SUBIR DATOS.

13 Reportes El ultimo botón de esta sección, es un boton en el cual se agregaran reportes que puedan ser de utilidad para la Empresa. Las sugerencias que nos hagan llegar nuestros usuarios estarán integrándose en esta opción paulatinamente. Segunda Sección de Trabajo: Trabajadores En la tabla podrá visualizar 2 pestañas: Tabla de Trabajadores e Información Adicional Trabajadores Pestaña Tabla de Trabajadores Mostrará todos los trabajadores con información específica tomada de los XMLs, con filtro para Búsqueda Simultanea, es decir, el sistema mostrara las coincidencias en los datos mostrados en la tabla (Nombre, Departamento, RFC, etc.) conforme se digiten los caracteres en el teclado. La tabla de trabajadores tiene en cada renglón un botón de acción representado con un símbolo de mas (+) al dar pulsarlo se visualizara asi:

14 La opción VER XMLS abrirá una nueva ventana con la cual podremos ver los archivos XML y PDF del trabajador seleccionado, asi como el estatus de sus lecturas. La segunda opción AGREGAR CORREO le permitirá asignar una cuenta de correo Pestaña Información Adicional Trabajadores Mostrará toda la información de Datos Adicionales que se hayan integrado previamente a las Bases de Datos mediante la opcion de Carga mediante archivo CSV, también estará habilitado el botón de Búsqueda Simultanea, es decir, se mostraran las coincidencias en los datos mostrados en la tabla (Campo1, Campo2, Campo3, etc.) conforme se digiten los caracteres en el teclado. Menu Principal. Configuraciones Al regresar a home, veremos la ultima opción del menú principal:

15 Al dar click nos abrirá una ventana con dos secciones La primera sección llamada LOGOS nos permitirá integrar logotipos en formato JPG y asignarlos a un RFC particular para que el sistema los integre en los Recibos de Impresión (PDFs) asi como en los correos electrónicos enviados a los trabajadores El procedimiento para subir la imagen al sitio es: 1. Renombrar la Imagen como RFC.JPG Ejemplo: AAA123456XXX.JPG 2. Pulsar el símbolo de mas ( + ) 3. Seleccionar la imagen JPG 4. Seleccionar el RFC de la Empresa a la que se asignará el logo 5. Pulsar el botón SUBIR IMAGEN Cada imagen se mostrara en la parte inferior de la sección: Si se ha equivocado al integrar la imagen pulse el icono de papelera, al dar click en el botón se borrara el archivo.

16 Menú Principal. Tipo de PDF En la segunda sección se definirá que tipo de PDF quiere que emita el sistema: Carta o Media Carta Pulsar con un click en el botón inferior de la imagen Menú Principal. Filtros Sección CONSULTAR Cuando seleccionamos realizar una consulta a la base de datos podrán utilizarse los siguientes campos de filtro y busqueda de datos: Al pulsar Todo> RFC Empresa se habilitará la combinación: RFC + RegistroPatronal + Departamento

17 Adicionalmente podremos aplicar los filtros por: Serie Folio Fecha Inicial del Periodo de Pago Fecha Final del Periodo de Pago El Sistema siempre mostrara las fechas Inicial y Final de los últimos 6 dias de la fecha actual con la finalidad de mostrar la información detallada de la última Nomina Semanal. Sección de Trabajo: Generar PDFs Se creara un archivo conteniendo todos los Recibos en Formato PDF de la Consulta realizada. Al dar clikc en esta opción se habilitaran los Criterios de Orden de Impresión

18 En esta opcion seleccionaremos el orden de Macro a Micro en que se deseen ordenas los Recibos para su Impresión y posterior entrega según el orden establecido por el Usuario: Estos filtros son (en orden alfabetico): RFC Registro Patronal Departamento Clave nombre del Trabajador Etiqueta 1 (Campo de datos Adicionales) Etiqueta 2 Etiqueta 3 Etiqueta 10 Sección de Trabajo: Enviar Esta opcion enviara automáticamente los PDFs y XMLs a los trabajadores según el asignado previamente Aparecerá una dialogo en la parte superior derecha mencionando el tiempo de espera Menú Principal. Descargar en ZIP Esta acción descargará como resultado un archivo ZIP con la información de la consulta realizada.

19 Este proceso toma en cuenta la opción de AGRUPAR CONSULTA la cual ordenara los archivos por: RFC Nombre del trabajador Fecha de pago El Archivo que generara contendrá todos los XML y PDFs para su resguardo o posterior uso que se requiera darle. Sus datos siempre estarán protegidos y disponibles en la Plataforma MI NOMINA.NET

20 MANUAL DEL USUARIO AUTORIZADO (CON RESTRICCIONES) Guía Rápida de pasos a seguir 1. Ingresar al Portal 2. Generar archivo Excel de trabajadores nuevos (para entregar contraseñas) 3. Consultar Recibos 4. Generar PDFs a Impresora 5. Enviar Correos a los Trabadores con XML y PDF

21 USUARIO AUTORIZADO (CON RESTRICCIONES) Ingreso Ingresamos al portal de <miempresa>.mi-nomina.net asignado y aparecerá un recuadro como el que vera abajo, procedemos a escribir usuario y contraseña de Usuario Autorizado (Con restricciones) previamente geneados por el Administrador; dar click en Entrar. Al ingresar al portal vera 2 secciones: Menu Filtros Sección Menu

22 El Usuario Autorizado solo tiene una opción en el menú principal que es ADMINISTRAR TRABAJADORES Al ingresar a esta opcion se mostraran los Recibos de los Trabajadores con sus datos generales en pantalla: RFC Nombre del Trabajador Departamento Clave del Trabajador Estado Correo asignado Con cuadro de Búsqueda Simultanea Excel de usuarios y passwords En la parte superior encontraremos el boton para Generar en Archivo Excel Usuarios y Contraseñas

23 El boton EXCEL DE USUARIOS Y PASSWORDS descargará un archivo Excel de todos los trabajadores registrados en la base de datos, con la siguiente información 1. RFC/nombre del trabajador (para entrar a su plataforma de consulta) 2. Password temporal para entrar al sistema (si este ya ha sido cambiado previamente por el trabajador no se mostrara el nuevo password para asegurar la confidencialidad de los datos) 3. Nombre del trabajador 4. Clave del trabajador 5. Departamento 6. RFC de la Empresa 7. Registro patronal de la Empresa En este caso abrirá un Archivo Excel con las características mencionadas: Reportes El ultimo botón de esta sección, es un boton en el cual se agregaran reportes que puedan ser de utilidad para la Empresa. Las sugerencias que nos hagan llegar nuestros usuarios estarán integrándose en esta opción paulatinamente.

24 Segunda Sección de Trabajo: Trabajadores En la tabla podrá visualizar la información de trabajadores mediante filtros de consulta Mostrará todos los trabajadores con información específica tomada de los XMLs, con filtro para Búsqueda Simultanea, es decir, el sistema mostrara las coincidencias en los datos mostrados en la tabla (Nombre, Departamento, RFC, etc.) conforme se digiten los caracteres en el teclado. La tabla de trabajadores tiene en cada renglón un botón de acción representado con un símbolo de mas (+) al dar pulsarlo se visualizara asi: La opción VER XMLS abrirá una nueva ventana con la cual podremos ver los archivos XML y PDF del trabajador seleccionado, asi como el estatus de sus lecturas. La segunda opción AGREGAR CORREO le permitirá asignar una cuenta de correo Menú Principal. Filtros Sección de Trabajo: CONSULTAR

25 Cuando seleccionamos realizar una consulta a la base de datos podrán utilizarse los siguientes campos de filtro y búsqueda de datos: Al pulsar Todo> RFC Empresa, se habilitará la combinación: RFC + RegistroPatronal + Departamento Adicionalmente podremos aplicar los filtros por: Serie Folio Fecha Inicial del Periodo de Pago Fecha Final del Periodo de Pago El Sistema siempre mostrara las fechas Inicial y Final de los últimos 6 dias de la fecha actual con la finalidad de mostrar la información detallada de la última Nomina Semanal. Sección de Trabajo: GENERAR PDFs Se creara un archivo conteniendo todos los Recibos en Formato PDF de la Consulta realizada. Al dar clikc en esta opción se habilitaran los Criterios de Orden de Impresión

26 En esta opcion seleccionaremos el orden de Macro a Micro en que se deseen ordenas los Recibos para su Impresión y posterior entrega según el orden establecido por el Usuario: Estos filtros son (en orden alfabetico): RFC Registro Patronal Departamento Clave nombre del Trabajador Etiqueta 1 (Campo de datos Adicionales) Etiqueta 2 Etiqueta 3 Etiqueta 10 Sección de Trabajo: ENVIAR POR MAIL Esta opcion enviara automáticamente los PDFs y XMLs a los trabajadores según el asignado previamente Aparecerá una dialogo en la parte superior derecha mencionando el tiempo de espera Menú Principal. Descargar en ZIP Esta acción descargará como resultado un archivo ZIP con la información de la consulta realizada.

27 Este proceso toma en cuenta la opción de AGRUPAR CONSULTA la cual ordenara los archivos por: RFC Nombre del trabajador Fecha de pago El Archivo que generara contendrá todos los XML y PDFs para su resguardo o posterior uso que se requiera darle.

28 TRABAJADOR Ingreso Ingresamos al portal de <miempresa>.mi-nomina.net asignado y aparecerá un recuadro como el que vera abajo, procedemos a escribir usuario y contraseña de Usuario Autorizado (Con restricciones) previamente geneados por el Administrador; dar click en Entrar. El ingreso del Trabajador siempre sera utilizando su RFC como usuario y la contraseña que el Sistema asigne en el documento de Excel que genera el Administrador y/o el Usuario Autorizado Al Ingresar por primera vez deberá: 1. Modificar su contraseña 2. Registrar o confirmar el Correo Electronico personal 3. Contestar la Pregunta secreta para recuperación de contraseña

29 Consulta Después de llenar la información podrá accesar a la Consulta de sus Recibos de Nomina

30 El trabajador vera la información de sus Recibos Electrónicos Tendrá la posibilidad de: Visualizar su Recibo en Formato XML Visualizar e Imprimir su Recibo digital en formato PDF Auto-Enviarse un correo electrónico a su cuenta personal de los achivos XML y PDF Datos de Soporte: soporte@grupoats.com (614) (614)