Manual de Usuario. Factura Electrónica Bancomer

Transcripción

1 Manual de Usuario Factura Electrónica Bancomer Junio 2011

2 Contenido Configuraciones 2 Certificados de Sello Digital 2 Emisión 3 Clientes 3 Captura 4 Menú Administración. 7 Series y Folios. 7 Clientes. 8 Consulta de Comprobantes... 9 Productos Descarga de Facturas 11 Cancelación. 12

3 Configuraciones. Antes de poder emitir una factura, es indispensable llenar el formulario de los datos fiscales que aparece dentro de la sección del menú ADMINISTRACIÓN > Configuraciones. Se tiene la opción (no es obligatorio) de ingresar el logo tipo de la empresa (108 px x 81 px) y un banner publicitario (150 px x 400 px) dando clic en Examinar y seleccionando la imagen desde una ubicación de la computadora. Estas imágenes aparecerán en la factura. Certificados de Sello Digital. El siguiente paso, antes de poder emitir, es subir el o los Certificados de Sello Digital se debe dar clic en Examinar y cargar los archivos.cer y.key que deben tener disponibles. La contraseña que se debe ingresar fue proporcionada, previamente, por el SAT. Esta sección se encuentra en: ADMINISTRACIÓN > Certificados de Sello Digital. 2

4 Emisión En la sección de Emisión es donde el usuario elegirá la forma de encontrar al cliente al cual le quiere facturar, en caso de que éste exista o de lo contrario lo rediccionará a la sección de Clientes para darlo de alta. Se selecciona Nombre de certificado o Serie a utilizar (en caso de haber más de una), se debe elegir una opción de búsqueda: RFC o Razón Social. Arrojará el resultado que cumpla con los criterios seleccionados. Si no existe, entonces manda a la creación del cliente. Clientes. En el menú ADMINISTRACIÓN > Clientes. Se debe llenar el formulario para dar de alta el cliente al que se le quiere emitir un CFDI, es importante llenar el campo de Correo electrónico, ya que, en caso de elegir enviare el CFDI por correo, a este será enviado. 3

5 Captura Una vez seleccionado el cliente aparece la plantilla de la factura, donde se capturan los conceptos, valores y observaciones. Posterior a determinar la cantidad a facturar, se debe seleccionar del combo el producto o servicio, previamente dado de alta en Productos. En caso de ser un producto o servicio nuevo que requiera darse de alta, se da clic en y mandará en un popup una ventana con el área de captura del producto donde se tendrá que llenar: Código del Producto, Descripción, Precio Unitario, Tasa de IVA y marcar la casilla de Agregar al Catálogo por último dar clic en Aceptar. 4

6 Para agregar un nuevo renglón de captura se presiona el botón (agregar), a continuación el producto capturado pasa a: Productos Añadidos y se limpia el área de captura de Cantidad y Producto/ Servicio. Para borrar un producto capturado se da clic a la imagen (borrar). Para ver presentada la factura se da clic en Prevista. Se presenta la prevista con los datos capturados para que el usuario los revise antes de emitir. Una vez revisados, el usuario da clic en el botón Emitir en caso de querer corregir algún error se puede dar clic en Regresar. 5

7 Antes de emitir la factura, aparece un mensaje para confirmar si se quiere emitir o cancelar el proceso. Una vez que se le da Emitir a la factura se termina el proceso y el CFDI ha sido emitido. Ya generado el CFDI, se puede: Imprimir, descarcar en XML, enviar por correo o en su defecto salir para que únicamente quede almacenada, esto seleccionando entre los botones que aparecen tanto en la parte superior como inferior. 6

8 Menú Administración. Opción de entrada para el menú de administración. El menú se despliega al pasar el cursor por la caja de Administración. Series y Folios. Ubicado en ADMINISTRACIÓN > Series y folios En esta sección se pueden agregar las series necesarias para control interno. La serie puede diferenciar a un emisor que tiene varias sucursales, tipos de productos, servicios o algún criterio que necesiten llevar un control por separado. Para crear una serie, se le asigna el distintivo que se le quiere dar así como el nombre, en caso de requerir un folio inicial avanzado se le puede capturar. 7

9 Para modificar una serie creada se le da clic en y posteriormente en Actualizar. Para eliminarla en el botón. y posteriormente aceptar en el cuadro Clientes. Ubicado en ADMINISTRACIÓN > Series y folios Aquí se dan de alta a los clientes nuevos. Se tiene que llenar el formulario con los datos de facturación del cliente y al dar clic en Agregar aparecerá el nuevo registro que a partir de ese momento será elegible para emitirle un CFDI. Se puede editar sus datos posteriormente en caso de alguna modificación que sea necesaria. 8

10 Consulta de Comprobantes Ubicado en ADMINISTRACIÓN > Consulta de Comprobantes El usuario podrá consultar CFDI s por RFC, Folio Fiscal, Serie o Folio y por un rango de fechas. Para seleccionar un rango de fechas se debe dar clic en el calendario en Fecha Inicial como Fecha Final. Posteriormente dar clic en el botón de Buscar. y seleccionarla fecha deseada, tanto Se desplegará el listado de comprobantes que cumplieron con los criterios de búsqueda. El usuario podrá seleccionar uno de ellos para consultarlo 9

11 Productos. Ubicado en ADMINISTRACIÓN > Productos. En esta sección se puede crear un catálogo de productos, mismos que estarán disponibles para elegirlos al momento de capturar un CFDI. Se debe llenar cada uno de los campos que se pide y al terminar dar clic en el botón Agregar. El catálogo tiene la opción de exportarse a Excel dando clic en dicho botón. Para modificar un producto añadido se tiene que dar clic en. o borrarlo. 10

12 Descarga de Facturas. Ubicado en ADMINISTRACIÓN > Descarga de Facturas. Esta sección permite descargar facturas generadas en un determinado periodo de tiempo. Para seleccionar un rango de fechas se debe dar clic en el calendario en Fecha Inicial como Fecha Final. Posteriormente dar clic en el botón de Descargar. y seleccionarla fecha deseada, tanto El sistema generará un archivo comprimido con todos los CFDI en formato XML emitidos en el periodo seleccionado. 11

13 Cancelación. Manual de Usuario / Terra Factura Electrónica Por el momento la cancelación de una factura electrónica debe hacerse directamente desde el portal del SAT cumpliendo el siguiente proceso. Esta es la pantalla de acceso al SAT para poder cancelar un CFDI, es necesario capturar el RFC y Clave CIEC y dar clic en Continuar. Aparecerá la siguiente pantalla en donde se tiene que capturar el folio fiscal que aparece en la parte superior izquierda de tu factura emitida. Posterior a la captura se debe dar clic en el botón Buscar CFDI. Arrojará los datos del folio fiscal buscado, para cancelarlo se debe dar clic en el botón Cancelar CFDI. 12

14 Antes de cancelar el CFDI, tendrá que proporcionar nuevamente la contraseña de clave privada y subir los archivos.key y.cer, por último dar clic en el botón Continuar. Para confirmar que el proceso fue exitoso, el sistema manda un acuse de recibido confirmando la cancelación del CFDI. 13