INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE INGRESOS FISCALES GENERADOS POR ARCH

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1 INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE INGRESOS FISCALES GENERADOS POR ARCH Resolución de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero 5 Registro Oficial 770 de 20-ago Estado: Vigente EL DIRECTOR EJECUTIVO ENCARGADO DE LA AGENCIA DE REGULACION Y CONTROL HIDROCARBURIFERO, Considerando: Que, en el Registro Oficial Suplemento No. 244 del 27 de julio del 2010, se publicó la Ley Reformatoria a la Ley de Hidrocarburos y a la Ley de Régimen Tributario Interno; Que, el artículo 5 de la Ley referida, creó la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero, como una institución de derecho público adscrita al Ministerio Sectorial con personalidad jurídica, autonomía administrativa, técnica, económica, financiera y patrimonio propio, encargada de regular, controlar y fiscalizar las actividades técnicas y operacionales en las diferentes fases de la industria hidrocarburífera; Que, la letra h) del artículo 5 de la citada Ley, establece entre las atribuciones de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero, fijar y recaudar los valores correspondientes a las tasas por los servicios de administración y control; Que, con Resolución No. 001 de 18 de mayo de 2012, el Directorio de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero, fija los valores por los servicios de regulación y control que presta la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero (ARCH) en los segmentos de petróleo crudo y gas natural y, derivados hidrocarburos, incluyendo gas licuado de petróleo; Que, el literal n) del artículo 31 del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero, establece como responsabilidad de las Agencias Regionales, el control, registro e informe mensual de los ingresos recaudados y pendientes de cobro por concepto de Derechos por servicios y multas impuestas a los sujetos de control que deberá ser enviado a la Coordinación de Gestión de Recursos Financieros; Que, el numeral 3 del artículo 24 del Reglamento de aplicación de la Ley Reformatoria a la Ley de Hidrocarburos, expedido con Decreto Ejecutivo No. 546, publicado en el Registro Oficial No. 330 de 29 de noviembre del 2010, establece que, es atribución del Director de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero, dictar los instructivos que sean necesarios para el normal funcionamiento de la Agencia y para la aplicación del modelo de gestión; Que, para el desarrollo de los procedimientos internos establecidos en la Resolución No. 001 de 18 de mayo del 2012 que fija los valores por los Derechos por servicios de Regulación, Control y Administración que presta la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero (ARCH), es necesario expedir disposiciones para la Recaudación, Registro y Control de Ingresos de Autogestión, con las normas de Control Interno vigentes y disposiciones impartidas por el Ministerio de Finanzas; y, En ejercicio, de las facultades conferidas por el artículo 11 de la Ley de Hidrocarburos, en concordancia con el numeral 3) del artículo 24 del Reglamento de aplicación de la Ley Reformatoria a la Ley de Hidrocarburos. Resuelve: INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE INGRESOS FISCALES GENERADOS POR ARCH - Página 1

2 Expedir el presente: Instructivo para el Registro y Control de Ingresos fiscales generados por la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero, (autogestión). CAPITULO I OBJETIVO, ALCANCE Y SIGLAS Art. 1.- OBJETIVO.- Establecer los procedimientos para determinar, recaudar, registrar y controlar los ingresos fiscales generados por la ARCH (autogestión) establecidos en los artículos 77 y 78 de la Ley de Hidrocarburos y en la Resolución No. 001 del 18 de mayo del 2012, para garantizar que las recaudaciones se realicen en forma completa y oportuna. Art. 2.- Ambito de aplicación.- Se sujetarán a las disposiciones establecidas de este Instructivo, las unidades administrativas que proporcionan servicios, tanto en la Matriz como en las Agencias Regionales de Hidrocarburos, las cuales serán responsables de la determinación, control, registro e informe mensual respecto de los ingresos fiscales generados por la ARCH (autogestión) percibidos y pendientes de cobro de los Ingresos establecidos en este Instructivo. Art. 3.- Siglas - ARCH Agencia de Regulación y Control Hidrocaburífero - SICOFI Sistema de Control Financiero - SICOHI Sistema de Control Hidrocarburífero - ESIGEF Sistema de Administración Financiera - Ministerio de Finanzas. CAPITULO II DETERMINACION, REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS DE AUTOGESTION Art. 4.- Determinación Clasificación de los Ingresos Los ingresos fiscales generados por la ARCH se clasifican en: 1. Ingresos establecidos en disposiciones legales Sanciones impuestas a los sujetos de Control por concepto de multas dentro de procesos administrativos imponga el Director Ejecutivo de la ARCH, o su delegado, de conformidad con lo establecido en los artículos Nos. 77 y 78 de la Ley de Hidrocarburos. 2. Ingresos generados por Derechos por Servicios de Regulación, Control y Administración que presta la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero. Corresponde a valores fijados en el Anexo A de la Resolución del Directorio de la ARCH No. 001 de mayo 18 del Art. 5.- Control Las unidades Administrativas responsables del Control tanto en la Matriz como en las Agencias Regionales de Hidrocarburos, son: INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE INGRESOS FISCALES GENERADOS POR ARCH - Página 2

3 Nota: Para leer Cuadro, ver Registro Oficial 770 de 20 de Agosto de 2012, página 30. Art. 6.- Registro de pagos Para la ejecución de las actividades, las personas naturales y jurídicas depositarán previamente los valores establecidos en el Anexo A, de la Resolución No. 001 de 18 de mayo del 2012, y artículos Nos. 77 y 78 de la Ley de Hidrocarburos, en la cuenta rotativa de ingresos asignada para el efecto y adjuntaran el original (legible) o copia notariada (legible) del comprobante de depósito para habilitar el trámite, y remitirán a las unidades administrativas responsables del proceso tanto en la Matriz ARCH como en las Agencias Regionales de Hidrocarburos. El personal encargado de registrar los comprobantes de depósito, tanto en la Matriz-ARCH, como en las Agencias Regionales de Hidrocarburos, registrarán los pagos en los Sistemas Informáticos (SICOHI - SICOFI), correspondientes. El personal encargado de registrar los comprobantes de depósito en los Sistemas Informáticos correspondientes, son los responsables, desde el momento en que reciben hasta que son remitidos a la Dirección Administrativa Financiera - Coordinación de Gestión de Recursos Financieros. El personal encargado del registro de pagos es responsable de la anulación de los comprobantes de ingreso y/o recaudación por estar mal registrados, ya que la anulación se registra en las tablas de Auditoría. Art. 7.- Emisión del Comprobante de Ingreso y/o Recaudación El personal encargado del registro tanto en la Matriz ARCH, como en las Agencias Regionales de Hidrocarburos, generará e imprimirán el Comprobante de Ingreso y/o Recaudación respectivo, de conformidad a lo dispuesto en la Norma de Control Interno Constancia documental de la recaudación, y remitirán a los clientes externos que efectuaron los pagos por los derechos por servicios el Comprobante de Ingreso y/o Recaudación debidamente legalizado. Art. 8.- Reportes de Obligaciones por Recaudar Los Coordinadores ARCH Matriz y Directores de las Agencias Regionales de Hidrocarburos dispondrán a las unidades administrativas encargadas de los procesos generar de la Base de Datos de los Sistema Informáticos (SICOHI - SICOFI), correspondientes, un reporte con el detalle de todas las obligaciones por recaudar, durante cada año, y remitirán a la Dirección Administrativa Financiera. Coordinación de Gestión de Recursos Financieros, hasta el 15 de enero de cada año, el reporte contendrá los siguientes datos: - Razón Social o nombre y apellido - Dirección domiciliaria - Número telefónico - Ciudad y - Concepto del Derecho por servicio fijado en el ANEXO A, de la Resolución No. 1 expedida por el Directorio de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero - Valor US$ y plazo que tiene el cliente para cumplir con la obligación. Art. 9.- Reporte Mensual de los Ingresos Recaudados y Registrados Los Coordinadores ARCH Matriz y Directores de las Agencias Regionales de Hidrocarburos dispondrán a las unidades administrativas encargadas de los procesos generar de la Base de Datos de los Sistema Informáticos (SICOHI - SICOFI) correspondientes, un reporte mensual de los INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE INGRESOS FISCALES GENERADOS POR ARCH - Página 3

4 ingresos recaudados y registrados y remitirán a la Dirección Administrativa Financiera - Coordinación de Recursos Financieros. A los reportes se adjuntara: - Copia debidamente legalizada del Comprobante de Ingresos y/o Recaudación - Original (legible) o copia notariada (legible) del comprobante de depósito. Art Conciliaciones En cumplimiento a la Norma Técnica de Control Interno No Conciliaciones bancarias, mensualmente la Coordinación de Gestión de Recursos Financieros, conciliará los depósitos realizados en la cuenta rotativa de Ingresos, con los registros de pagos realizados en los Sistemas de Ingresos. Art Novedades De detectarse diferencias la Coordinación de Gestión de Recursos Financieros comunicará a los funcionarios responsables del registro de pagos sobre las novedades encontradas para que realicen las acciones necesarias que permitan conciliar las cuentas. CAPITULO III SEGUIMIENTO DEL COBRO Y SALDOS CUENTAS POR COBRAR Art Saldos Cuentas por Cobrar Cumplidos los plazo estipulados en el artículo 4 de la Resolución No. 001 de mayo 18 del 2012; con el objeto de fortalecer y agilitar el seguimiento y cobro de los clientes externos con saldos deudores, para que cancelen sus obligaciones las Coordinaciones encargadas de los procesos ARCH Matriz y las Agencias Regionales de Hidrocarburos, remitirán a la Dirección Administrativa Financiera-Coordinación de Gestión de Recursos Financieros, el reporte y seguimiento del cobro en cumplimiento a lo establecido en la Norma de Control Interno Análisis y confirmación de saldos, y el detalle de los clientes externos que incumplan con el pago y su respectivo valor, hasta el 30 de mayo de cada año, los reportes contendrán: - Denominación del Derecho por Servicio, correspondiente a Controles Anuales ANEXO A, adjunto a la Resolución No. 001 de mayo 18 del Razón Social o nombres y apellidos - Valor cuentas por cobrar al 30 de mayo de cada año Ante la falta de remisión de la información, la Coordinación de Gestión de Recursos Financieros, insistirá, a los Coordinadores de los procesos ARCH Matriz y Directores Agencia Regionales de Hidrocarburos para que dispongan a los funcionarios encargados realicen las acciones necesarias para que se recauden los valores adeudados, sin perjuicio de las demás acciones establecidas en las disposiciones legales y reglamentarias. Art De la contabilización de los saldos Cuentas por Cobrar Una vez remitida la información establecida en el artículo 12, del presente reglamento la Coordinación de Gestión de Recursos Financieros procederá al registro en el Sistema de Administración Financiera E-SIGEF. CAPITULO IV SISTEMAS INFORMATICOS INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE INGRESOS FISCALES GENERADOS POR ARCH - Página 4

5 Art De los Sistemas informáticos El Director de Tecnología de Información y Comunicaciones, garantizará que los sistemas informáticos cumplan con lo establecido en la Norma de Control Interno Organización informática. CAPITULO V DISPOSICIONES TRANSITORIAS Primera.- Los Coordinadores ARCH Matriz y Directores de las Agencias Regionales de Hidrocarburos dispondrán a las unidades administrativas encargadas de los procesos remitir el detalle de los clientes externos que incumplan con el pago y su respectivo valor, establecido en el artículo 12 del presente instructivo, a la Dirección Administrativa Financiera - Coordinación de Gestión de Recursos Financieros, en el transcurso de los veinte días posteriores a la fecha de expedición del presente instructivo, el detalle deberá contener la siguiente información: - Denominación del Derecho por Servicio, correspondiente a Controles Anuales de conformidad al Numeral del ANEXO A, adjunto a la Resolución No. 001 de mayo 18 del Razón Social o nombres y apellidos - Valor saldo cuentas por cobrar al 30 de mayo de cada año. Art El presente instructivo entrará en vigencia a partir de su expedición sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. COMUNIQUESE Y PUBLIQUESE.- DADO en Quito Distrito Metropolitano, a 20 de julio del f.) Dr. Patricio Baño Palomino, Director Ejecutivo, encargado de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero. ARCH.- AGENCIA DE REGULACION Y CONTROL HIDROCARBURIFERO.- Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Patricia Iglesias, Centro de Documentación.-Quito, 02 de agosto del INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE INGRESOS FISCALES GENERADOS POR ARCH - Página 5