Desarrollo y madurez de una unidad de Análisis Institucional: Recursos, Sistemas y Metodologías utilizadas. Pablo A. Opazo B.

Transcripción

1 Primer Seminario Internacional de Redes de Análisis Universitaria Desarrollo y madurez de una unidad de Análisis : Recursos, Sistemas y Metodologías utilizadas. Pablo A. Opazo B. Analista, Dirección de Planificación y Análisis Ingeniero Comercial M/ Informática Magíster en Psicología Social M/ Metodologías de Investigación Noviembre, 2011

2 Índice I. Historia de la Dirección de Planificación y Análisis II. Principales Funciones de Análisis III. Sistemas utilizados en la ejecución de las Tareas IV. Metodologías de Análisis

3 I. Historia de la Dirección de Planificación y Análisis

4 EVOLUCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN LA UNIVERSIDAD DE TALCA 1997 Formulación Plan Estratégico Visión Formulación del Plan Estratégico Visión Actualización Plan Estratégico Visión Formulación del Plan Estratégico 2015

5 HISTORIA Inicio Implementación del primer Plan Estratégico formal de la Universidad. Creación de la unidad de Análisis (2000). Generación de información para la evaluación de la estrategia. Crecimiento Diseño e implementación del segundo Plan Estratégico de la Universidad. Convergencia estratégica. Generación de información para la toma de decisiones. Consolidación Diseño e implementación del tercer Plan Estratégico de la Universidad. Generación de conocimiento corporativo. Sistemas de información avanzados en apoyo a la toma de decisiones. Redes de Análisis.

6 Estructura Orgánica RECTORÍA VICERRECTORÍAS INSTITUTOS FACULTADES DIRECCIONES Vicerrectoría Académica Instituto de Biología Vegetal y Biotecnología Facultad de Ciencias Empresariales Dirección de Planificación y Análisis Vicerrectoría Económica y Apoyo Administrativo Instituto de Matemáticas Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales Dirección de Extensión Vicerrectoría Desarrollo Estudiantil Instituto de Química de Recursos Naturales Facultad de Ingeniería Dirección de Comunicaciones Vicerrectoría de Docencia de Pregrado Instituto de Estudios Humanísticos Juan Ignacio Abate Molina Facultad de Ciencias de la Salud Dirección de Asuntos Jurídicos Vicerrectoría de Innovación, Desarrollo y Transferencia Tecnológica Instituto de Investigación y Desarrollo Educacional Facultad de Ciencias Forestales Dirección de Relaciones Internacionales Vicerrectoría de Reconstrucción Facultad de Ciencias Agrarias Dirección de Negocios Estratégicos 25 cargos dependen directamente de Rectoría Facultad de Psicología Dirección de Campus Santiago

7 PRINCIPALES LÍNEAS DE ACCIÓN Dirección de Planificación y Análisis Objetivo: Ser una función de apoyo a la gestión estratégica de la Universidad, mediante la generación de información y conocimiento para la toma de decisiones. Convergencia Estratégica Análisis Proyectos Especiales Gestión de la Calidad Contribuir a los procesos de alineamiento estratégico Apoyar la gestión del conocimiento (progresión estudiante) y generar información oficial Elaborar, hacer seguimiento y evaluar los proyectos especiales corporativos (MECESUP y otros) Contribuir a la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad

8 PRINCIPALES LÍNEAS DE ACCIÓN - Apoyo y coordinación en el diseño de planes estratégicos. - Gestión de los Compromisos de Desempeño de Unidades (CDUs). - Desarrollo de información institución oficial. - Desarrollo de conocimiento corporativo. Convergencia Estratégica Análisis Proyectos Especiales Gestión de la Calidad - Apoyo operativo en la gestión de proyectos MECESUP. - Apoyo en la generación de nuevos proyectos corporativos. - Coordinación de la implementación del modelo de excelencia.

9 Estructura operativa de la Dirección de Planificación y Análisis (*) (*) Si bien, en lo formal la estructura de la dirección es diferente, en lo operativo la dirección funciona según la gráfica. Rectoría Dir. de Planificación y Análisis Secretaria Análisis Departamento de Análisis Alineamiento Estratégico Unidad de Coord. MECESUP Análisis : - Personal: 3 profesionales tiempo completo. - Disciplina: 2 profesionales del área de los negocios y 1 del área de la ingeniería. - Especialización: dos de ellos cuentan con estudios de postgrado (magíster), uno en Psicología Social y Metodologías de Investigación y otro en Administración de Empresas. - Experiencia: 6 años, 5 años y 3 años en el cargo.

10 II. Principales Funciones de Análisis

11 Líneas de Acción función de Análisis 1. Generar información oficial 2. Contribuir a los procesos de convergencia estratégica 3. Desarrollar el control estratégico 4. Apoyar la gestión del conocimiento

12 Descripción de las Tareas de la Función de Análisis 1. Generar información oficial: responder oficialmente las solicitudes de información externas e internas. Dentro de las definiciones acerca del tipo de actividades que se realizan en Análisis, existen preferentemente dos tipos de trabajos: Sistemáticos y Eventuales. Sistemáticos: Son solicitudes de información de instituciones externas y de la propia Universidad que se realizan periódicamente y que tienen criterios definidos. Eventuales: Los trabajos eventuales obedecen a una necesidad de información puntual y se elaboran según las necesidades del solicitante y las características de los datos disponibles, definiendo en conjunto los criterios y las variables a utilizar.

13 Descripción de las Tareas de la Función de Análisis 1. Generar información oficial Entidad Solicitante Información Solicitada - Consejo Nacional de Educación - Preinforme INDICES - Informe INDICES - Consejo de Rectores Universidades Chilenas - Consorcio de Universidades Estatales - Boletín (contiene información del Proceso de Admisión) - Anuario Estadístico - Datos paridad de genero en cargos directivos - Entre otras - Programas y aranceles de pre y postgrado - Información de matrícula - Información sobre ayudas estudiantiles - Entre Otras - Medios de Comunicación - Datos Revista Qué Pasa - Datos Diario el Mercurio - Datos Revista América Economía - Entre Otras - Ministerio de Educación - Información SIES - Matrícula - Titulación - Académicos - Aspectos Financieros - Oferta académica - Informe estudiantes madres o embarazadas - Oferta Académica - Entre otras

14 Descripción de las Tareas de la Función de Análisis 2. Contribuir a los procesos de convergencia estratégica: apoya la gestión de los compromisos de desempeño de las unidades (CDUs). Plan Estratégico Objetivos Estratégicos Estrategias Acciones / Proyectos Metas (medios de verificación) Compromisos de Desempeño Unidades Focos Estratégicos Objetivos Por Unidades Estrategias Acciones Metas (medios de verificación) Indicadores (S/obj. Estratégicos) Desempeño Individual Académicos Desempeño Individual No Académicos Objetivos Individuales Objetivos Individuales Acciones Acciones a) objetivos año laboral b) mejoras Metas (Acciones) (Distribución de la dedicación Horaria) Metas Responsables (ACADÉMICOS) Responsables (NO ACADÉMICOS)

15 Descripción de las Tareas de la Función de Análisis 2. Contribuir a los procesos de convergencia estratégica Restricciones Presupuestarias Plan de contribución Plan de Mejoramiento Evaluación Inter - Unidad Compromiso de Desempeño Anual Plan Estratégico Planificación Anual Formulación Presupuestaria Autoevaluación CDU año anterior Necesidades del Entorno Resultado Eval. Externa (Dirección de Planificación y Rectoría) Revisión del Plan Anual Compromiso de Desempeño Anual (Aprobado)

16 Descripción de las Tareas de la Función de Análisis 3. Desarrollar el control estratégico: evalúa indicadores del plan estratégico y la implementación de nuevas herramientas de gestión. El Plan Estratégico 2015 cuenta con 4 Focos Estratégicos medidos a través 59 indicadores, los cuales se distribuyen en: Foco Estratégico Formación de Pregrado, Postgrado y Educación Continua Crecimiento en investigación científica, innovación y transferencia tecnológica Fortalecimiento de la vinculación con el medio Número de Indicadores - 16 indicadores - 15 indicadores - 8 indicadores Generación de valor a través de la gestión administrativa Objetivos transversales a los focos estratégicos - 5 indicadores - 15 indicadores

17 Descripción de las Tareas de la Función de Análisis 3. Desarrollar el control estratégico P1: Consolidar el modelo educativo basado en competencias P2: Desarrollo y consolidación de las actividades de vinculación con el medio P3: Internacionalizar la formación de los estudiantes P4: Desarrollo de nuevos programas y consolidación de programas actuales (pre y postgrado, especialización y educación continua). P5: Fortalecimiento de la Escuela de Graduados P11: Incorporación de TIC s para la optimización de procesos de aprendizaje, docencia, investigación y transferencia tecnológica P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información P2: Desarrollo y consolidación de las actividades de vinculación con el medio P12: Desarrollo y fomento de la responsabilidad social en la Universidad P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información Fortalecimiento de la Vinculación con el Medio. Proyectos Asociados a los Objetivos Transversales de los Focos Estratégicos Formación de Pregrado, Postgrado Especialidades y Educación Continua. Generación de valor a través de la gestión administrativa Visión Corporativa Ser reconocida como Universidad innovadora, internacionalizada, de excelencia, referente en el sistema educacional superior, pertinente en su accionar, social y ambientalmente responsable Crecimiento en Investigación Científica, Innovación y Transferencia Tecnológica. P2: Desarrollo y consolidación de las actividades de vinculación con el medio. P4: Desarrollo de nuevos programas y consolidación de programas actuales (pre y postgrado, especialización y educación continua). P7: Implementación y seguimiento del Plan de Mejoramiento vinculado a la acreditación institucional. P8: Desarrollo de un plan de marketing que potencie el reconocimiento y presencia a nivel nacional. P14: Desarrollo de capacidades institucionales para el mejoramiento de la gestión del capital humano (administrativos). P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información. P16: Desarrollo de capacidades institucionales para el mejoramiento de la gestión del capital humano (académicos). P17: Rediseño de la estructura organizacional. P6: Fortalecimiento y renovación de la masa crítica de investigadores. P9: Desarrollo e implementación de un modelo de gestión de la investigación, innovación y transferencia tecnológica que genere ventajas competitivas. P11: Incorporación de TIC s para la optimización de procesos de aprendizaje, docencia, investigación y transferencia tecnológica. P10: Modernización del sistema de gestión corporativo P13: Desarrollo e implementación de un modelo de Gestión de la Calidad P14: Desarrollo de capacidades institucionales para el mejoramiento de la gestión del capital humano (administrativos) P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información.

18 Descripción de las Tareas de la Función de Análisis 4. Apoyar la gestión del conocimiento: evalúa la progresión del estudiante en la universidad. Variables Utilizadas Antecedentes Familiares Nivel de Ingreso Familiar Educación de los Padres Lejanía del hogar Entre otras. Destrezas y Habilidades Puntajes de selección (PSU, Otros.) Preferencias Entre otras. Escolaridad Previa Nota egreso E.M. Tipo de Colegio de Origen Entre otras Informes Evaluación del proceso Selección Matrícula de Primer Año Matrícula Total Deserción Aprobación de Asignaturas Evaluación de la Efectividad Titulación Empleabilidad DECISIONES CORRECCIONES VALOR AGREGADO Retroalimentación y Evaluación - Rectoría - Consejo Académico - Consejo de Docencia - Otras instancias

19 III. Sistemas utilizados en la ejecución de las Tareas

20 Convergencia Estratégica

21 Análisis

22 IV. Metodologías de Análisis

23 Convergencia Estratégica

24 Análisis Diseño de informes Lógica de la Gestión del Conocimiento Métodos de Análisis En función de la pregunta que se busca responder

25 FUTURO

26 Principales Proyectos de Futuro en Análisis Acción Impacto Nivel de desarrollo Implementar el Datawarehouse (DW) institucional Mejorar el análisis de progresión del estudiante Potenciar la utilización de las Redes de Análisis Implementar mejoras en los Compromisos de Desempeño de las Unidades Implementación de herramientas de gestión de alto nivel (como Cuadros de Mando Integral u otros). Identificar factores significativos que afectan el desempeño del estudiante y por tanto, eficientar las decisiones asociadas a la gestión en docencia. Realizar benchmarking de alta calidad, mejorando las políticas institucionales y su eficacia. Transformarlos en una herramienta efectiva para la gestión de nivel táctico y mejorar su seguimiento y evaluación. Segunda etapa de su implementación (de 3). Desarrollando indicadores del nuevo plan 2015 en el DW. A la fecha se han realizado 5 informes y hay 2 en desarrollo. En el año se realizan 7 informes de este tipo. La Universidad participa de 2 redes nacionales. Una de ellas funciona con un sistema de DW y la otra bajo un modelo de intercambio de datos para informes específicos. Se implementaron mejoras en el sistema y actualmente están en proceso de prueba, durante su implementación.

27 FIN DE LA PRESENTACIÓN Desarrollo y madurez de una unidad de Análisis : Recursos, Sistemas y Metodologías utilizadas. Pablo A. Opazo B. Primer Seminario Internacional de Redes de Análisis Universitaria Noviembre, 2011