REGIMEN COMÚN COMPRA POR CATÁLOGO CATÁLOGO INCLUSIVO

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO REGIMEN COMÚN COMPRA POR CATÁLOGO CATÁLOGO INCLUSIVO DIRIGIDO A PROVEEDORES SELECCIONADOS EN CATÁLOGO ENERO 2015

2 1. Presentación Fundamento Legal Ingreso al Portal de Contratación Pública Información para Navegación en Catálogo Utilitarios de la Barra Principal Revisión de Convenios Revisión de Productos Revisión de órdenes de compra

3 1. Presentación La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, ha establecido los procedimientos de contratación que utilizarán los proveedores en las adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías, los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del Sistema Oficial de Contratación del Estado SOCE. El Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, pone a conocimiento de los Proveedores seleccionados en catálogo electrónico el manual de usuario Catálogo Inclusivo, documento en el cual constan los pasos a seguir por parte de los proveedores para gestionar la entrega de los bienes o servicios adquiridos por las Entidades Contratantes a través del mencionado catálogo. 2. Fundamento Legal 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Art. 6.- Definiciones. 1. Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal para su contratación directa como resultante de la aplicación de convenios marco. 17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo. COMPRAS POR CATALOGO Art Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratación Pública efectuará periódicamente procesos de selección de proveedores con quienes se celebrará Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarán en el catálogo electrónico bienes y servicios normalizados a fin de que éstos sean adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes, sobre la base de parámetros y objetivos establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Instituto Nacional de Contratación Pública. 2

4 Art Catálogo Electrónico.- Como producto del Convenio Marco, el Servicio Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico disponible en el Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrán realizar sus adquisiciones en forma directa. Art Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarán obligados a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las condiciones de plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garantía establecidas para el período de duración del Convenio Marco. No obstante, los adjudicatarios podrán mejorar las condiciones establecidas, siguiendo el procedimiento que para el efecto se haya previsto en el Convenio Marco. Art Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades Contratantes deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su Reglamento. Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor costo que las que consten publicadas en el catálogo electrónico, deberán informar al Servicio Nacional de Contratación Pública para que éste conozca y confirme que la oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos, mediante la celebración de Convenios Marco, al resto de Entidades Contratantes. Art Suscripción de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso mandato de la Ley lo requieran se formalizarán en escritura pública dentro del término de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos cuya cuantía sea igual o superior a la base prevista para la licitación se protocolizarán ante Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del contrato son de cuenta del contratista. Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizarán con la orden de compra y el acta de entrega. 3

5 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP Art Micro, pequeñas y medianas empresas.- Para incentivar la mayor participación de proveedores de los sectores de micro, pequeñas y medianas empresas -MIPYIMES-, se entenderán por tales, aquellas que cumplan los parámetros establecidos de conformidad con el artículo 53 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones. Al momento de inscribir y habilitar a un proveedor en el RUP, el registro deberá expresar la categoría a la que pertenece el proveedor. El INCOP establecerá criterios de preferencia a favor de las MIPYMES, a través de alguno de los siguientes mecanismos: 1. Márgenes de preferencia sobre las ofertas de otros proveedores; 2. Criterios para contratación preferente establecidos en el artículo 52 de la Ley; 3. Siempre que, luego de las evaluaciones de ofertas, exista la posibilidad de adjudicar a una MIPYME y a otro proveedor que no tenga esta calidad, se preferirá a aquella; 4. Posibilidad de que las MIPYMES mejoren su propuesta para que puedan igualar o superar la oferta de otros proveedores, luego de la evaluación de ofertas. 5. Inclusión, en el catálogo electrónico, de bienes o servicios provenientes de MIPYMES, artesanos o actores de la economía popular y solidaria para que sean adquiridos preferentemente por las entidades contratantes. El procedimiento de selección a emplearse por parte del INCOP para esta catalogación será la feria inclusiva. Las preferencias para las micro, pequeñas y medianas empresas se aplicarán en función de que su oferta se catalogue como de origen nacional, por el componente nacional que empleen, de tal manera que no se otorgarán estos beneficios a meros intermediarios. 4

6 Los beneficiarios a favor de las MIPYMES se harán extensivos a actores de la economía popular y solidaria, de conformidad con la ley. Art Procedimiento para contratar por catálogo electrónico.- Para la inclusión en el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el INCOP realizará procesos de selección que permitan celebrar convenios marcos, observando el procedimiento que se establezca en los pliegos. Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y servicios normalizados, que realicen las Entidades Contratantes, observarán el procedimiento señalado por el INCOP: La orden de adquisición electrónica emitida por la Entidad Contratante se sujetará a las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser el caso a las mejoras obtenidas por la entidad contratante. De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 69 de la Ley, la Orden de Compra emitida a través del Catálogo Electrónico formaliza la contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y obligaciones correspondientes para las partes. Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega recepción correspondiente con la verificación de correspondencia con las especificaciones previstas en el catálogo. 3. Ingreso al Portal de Contratación Pública Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal institucional, Imagen 3.1 5

7 Imagen 3.1 Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2 Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de Ruc de la Entidad Contratante, nombre de Usuario y Contraseña, para finalizar de clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 6

8 Imagen 3.3 Una vez que ingrese, diríjase al menú Mi catálogo. Imagen 3.4 Imagen 3.4 Para ingresar al nuevo catálogo electrónico vuelva a registrar RUC, USUARIO Y Contraseña. Imagen 3.5 Imagen 3.5 Una vez registrados los datos, de clic en el botón Entrar. Imagen 3.6 7

9 Imagen 3.6 A continuación puede observar la pantalla de ingreso al Nuevo Catálogo Electrónico. Imagen 3.7 Imagen Información para Navegación en Catálogo Al ingresar podrá revisar la pantalla de ingreso principal del catálogo electrónico, revise a continuación la información que se encuentra en la Barra Principal. Imagen 4.1 Imagen 4.1 8

10 4.1 Utilitarios de la Barra Principal Búsqueda de productos dentro del catálogo electrónico La siguiente opción sirve para buscar un producto dentro del catálogo electrónico, para ello ingrese nombre del producto y a continuación de clic en el ícono que se muestra en la siguiente imagen. Imagen 4.2 Imagen 4.2 A continuación observe en pantalla la búsqueda realizada. Imagen 4.3 Imagen 4.3 Volver al SOCE Opción que permitirá regresar a la pantalla de inicio del SOCE. Para realizar esta acción, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 4.4 9

11 Imagen 4.4 Perfil del usuario La opción Perfil usuario permite visualizar los datos de usuario registrado, además cuenta con la opción para salir de la sesión. Para ingresar de clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.5 Imagen 4.5 Para Salir de la sesión, de clic en la sección que se muestra a continuación. Imagen 4.6 Imagen

12 Volver a la página de Inicio Esta opción permitirá volver a la página de inicio del catálogo electrónico. Para ingresar de clic en el ícono que se enmarca a continuación. Imagen 4.7 Imagen 4.7 Configuración En esta opción el proveedor seleccionado en catálogo, podrá gestionar los temas relacionados con los requerimientos solicitados por el SERCOP o por las Entidades Contratantes en base a sus productos. Para ingresar a esta opción de clic en el ícono que se enmarca a continuación. Imagen 4.8 Imagen

13 5. Revisión de Convenios Para revisar los convenios en los que se encuentra participando, de clic en la sección Mis Convenios. Imagen 5.1 Imagen 5.1 En la pantalla podrá revisar el listado de convenios en los que está participando. Imagen 5.2 Imagen 5.2 Para revisar el convenio de clic en la opción Ver. Imagen

14 Imagen 5.3 Una vez que ha ingresado podrá revisar la información que consta en el convenio marco. Imagen 5.4 Imagen

15 6. Revisión de Productos Para revisar los productos con los que se encuentra participando en el catálogo, de clic en la opción Mis Productos. Imagen 6.1 Imagen 6.1 A continuación, podrá observar la pantalla en la que se detallan los productos que está ofertando y la capacidad productiva de cada uno de ellos. En caso de que el SERCOP deshabilite alguno de los productos, aparecerá en pantalla dicha descripción. Imagen 6.2 Imagen

16 En caso de que requiera hacer una búsqueda del producto, ingrese el nombre del producto en la sección que se muestra en la imagen a continuación, y para finalizar de clic en el botón Buscar. Imagen 6.3 Imagen Revisión de órdenes de compra Para revisar las órdenes de compra emitidas por las Entidades Contratantes, de clic en la sección Configuración, Mis órdenes, tal como se muestra en la siguiente sección. Imagen 7.1 Imagen

17 Una vez que ingrese podrá revisar el listado de órdenes que ha recibido, las mismas que deberán ser despachadas según las condiciones establecidas en el convenio marco. Imagen 7.2 Imagen 7.2 Las órdenes de compra se listarán con Nombre de la Entidad Contratante, Código de la orden, fecha de emisión, fecha de aceptación y Estado. Para ver los detalles de la orden de compra, diríjase a la sección Estado y de clic en Ver Detalles. Imagen 7.3 Imagen

18 Para revisar e imprimir la orden de compra, de clic en el botón Imprimir, tal como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 7.4 Imagen 7.4 Una vez que haya realizado la acción antes mencionada, aparecerá en pantalla la información detallada de la orden de compra, misma que es necesaria para realizar la entrega de los productos solicitados por la Entidad Contratante. Imagen

19 Imagen 7.5 En caso de que el listado de órdenes sea extenso y le sea difícil encontrar rápidamente la orden, diríjase a la pantalla inicial de la lista de órdenes de compra y utilice cualquiera de los siguientes filtros de búsqueda, podrá realizar la búsqueda por nombre de Entidad, número de Código de orden de compra, Producto/Servicio. Imagen

20 Imagen 7.6 En el siguiente ejemplo realizaremos una búsqueda por nombre de Entidad, luego de ingresar este dato, de clic en el botón Buscar. Imagen 7.7 Imagen 7.7 A continuación podrá revisar el resultado de la búsqueda. Imagen 7.8 Imagen