Gestión Documental y de Archivos como medida de transparencia

Transcripción

1 Gestión Documental y de Archivos como medida de transparencia ROSARIO LÓPAZ ASOCIACIÓN ARCHIVEROS ESPAÑOLES EN LA FUNCIÓN PÚBLICA (AEFP) 1

2 Índice 1 Gestión documental Para la transparencia en el marco del Gobierno Abierto 1.1 En la Alianza para el Gobierno Abierto 2 Como medida de transparencia en la regulación estatal del derecho de acceso a la información pública 2.1 En el proceso de tramitación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno 2.2 En la propia Ley 19/ Como medida de transparencia en la normativa de transparencia y archivos de las Comunidades Autónomas 3.1 La Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno de Cataluña: modelo de conexión de la transparencia con la gestión documental 3.2 La Ley 20/2015, de 29 de julio, de modificación de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de Archivos y Documentos: modelo de gestión documental como medida de transparencia. 4. Como indicador en el Sistema Español de 2Acreditación de la Transparencia de ACREDITRA.

3 La doble perspectiva de la gestión documental para la transparencia 1. Como herramienta de gestión interna integrada en la gestión administrativa de las distintas áreas de una organización, para posibilitar la eficiencia y la rendición de cuentas. 2. Como herramienta de transparencia en el marco del gobierno abierto, asegurando la implementación de las leyes de transparencia, dotando de eficacia el ejercicio del derecho de acceso a la información. 1. Transparencia por diseño de gestión documental. Nueva perspectiva metodológica de la gestión documental en Cataluña Íntimamente interrelacionadas. 3

4 Gestión documental para la transparencia en el marco del Gobierno abierto De naturaleza vertebradora que incorpora como pilares fundamentales los principios de transparencia, participación y colaboración con la ciudadanía, aprovechando las oportunidades que ofrecen la Tecnologías de la Información y la Comunicación. Oportunidad para mejorar la calidad de la democracia y el mejor funcionamiento de los gobiernos y las administraciones. Prevalece el sentido más democrático y social de esta disciplina que fomenta unos archivos más participativos, orientados y abiertos a los ciudadanos. 4

5 Gestión documental en la Guía del Gobierno Abierto Ha incluido la gestión documental como una de las áreas transversales para la consecución de un gobierno abierto, al mismo nivel que las áreas de participación ciudadana, privacidad y protección de datos personales, y derecho a la información. 5

6 Gestión documental como medida de transparencia en la regulación estatal del derecho de acceso a la información pública Fundamental para la definición de las políticas de transparencia. Sin una buena gestión de documentos, la libertad de información simplemente no funciona. Los archivos y la gestión de documentos son la piedra angular del derecho de acceso. Breve recorrido: Constitución Española de 1978 La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común 6

7 Gestión documental y de archivos en la tramitación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Proposición de ley de transparencia y acceso a la información pública del Grupo Socialista del Congreso de los Diputados, en diciembre de Aportaciones al estudio del anteproyecto de la Ley de Transparencia, puesto a disposición pública por el Gobierno a través de una página web. Propuestas de la presidenta de la AEFP, en su comparecencia ante la Comisión Constitucional del Congreso de los Diputados. Las enmiendas presentadas en el Congreso de los Diputados por parte del Grupo Parlamentario Popular y por el Grupo Parlamentario Socialista, iban dirigidas al objeto de eliminar del texto de la Ley la referencia a los archivos de oficina. 7

8 Gestión documental y de archivos en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Total ausencia de referencias a los archivos y la gestión documental en las Administraciones Públicas No existe disposición alguna para impulsar los archivos o la gestión de documentos No se articula mecanismos de coordinación entre los sistemas de archivos y la transparencia. Únicamente en el artículo 21.1 de esta Ley: Las Administraciones Públicas, incluidas en el ámbito de aplicación del Título I, establecerán: sistemas para integrar la gestión de solicitudes de información de los ciudadanos en el funcionamiento de su organización interna. 8

9 Normativa aplicable derechos de acceso en relación con la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno La Ley 19/2013 para los archivos de oficina o de gestión La normativa sectorial en materia de archivos para los archivos centrales, intermedios e históricos, como una de las regulaciones especial del derecho de acceso reconocidos en la Disposición Adicional primera de esta Ley. Para el acceso a los archivos centrales e intermedios se aplicaría la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español y el Real Decreto 1708/2011, en el ámbito de la Administración General del Estado; y, de forma supletoria, sería aplicable la Ley 19/2013 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. 9

10 La gestión documental como medida de transparencia en la normativa de transparencia y archivos de las Comunidades Autónomas Leyes autonómicas sobre transparencia con aspectos relevantes sobre gestión documental: Ley Foral 11/2012 de Transparencia y del Gobierno Abierto de Navarra Ley 12/2014, de 16 de diciembre, de Transparencia y Participación Ciudadana de la Región de Murcia Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de documentos, archivos y patrimonio documental de Andalucía Ley 3/2015, de 4 de marzo, de transparencia y participación ciudadana de Castilla y León la Ley 4/2006, de 30 de junio, de transparencia y buenas prácticas en la Administración pública gallega Galicia Las Comunidades Autónomas de Asturias, Cantabria, Castilla-La Mancha, Illes Balears y Madrid carecen de una Ley de Transparencia propia, teniendo todas ellas un proyecto de Ley en elaboración. 10

11 La Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno de Cataluña Modelo de conexión de la transparencia con la gestión documental: Incluye en su articulado mecanismos de transparencia y conceptos propios de gestión documental. Adaptar la legislación de archivos al nuevo marco legal regulador de la transparencia Los profesionales de archivos como miembros de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública Deroga algunos artículos de la Ley 10/2001 de 13 de julio, para evitar contradicciones o duplicidades normativas entre la normativa de archivos y la de transparencia, sobre el derecho de acceso a la información pública. 11

12 La Ley 20/2015, de 29 de julio, de modificación de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de Archivos y Documentos de Cataluña Modelo de gestión documental como medida de transparencia: Originada por el mandato de la Ley de Transparencia 19/2014, para adaptar su contenido al régimen de acceso a la información y documentación públicas establecido en esta Ley. Define gestión de documental, durante todo el ciclo de vida del documento, otorgando un papel de gran relevancia como medida de transparencia. Mención a la ciudadanía como destinataria final de los documentos administrativos. Todas las administraciones y entidades titulares de documentos públicos deben disponer de un único sistema de gestión documental 12

13 La Gestión Documental y de Archivos como indicador en el Sistema Español Acreditación de la Transparencia de ACREDITRA. Papel fundamental para la acreditación de la transparencia para organizaciones tanto públicas como privadas. Situado dentro de SIESTRA, grupo C: Organización transparente, subgrupo C.02: Organización para la transparencia y el buen gobierno. Tres niveles de exigencia: Nivel 1: Existencia de personas responsables de gestionar y archivar la documentación de la entidad. Nivel 2:La existencia de una política adecuada de gestión de documentos y de archivos. Nivel 3: La publicación de la entidad de la denominación del sistema de archivos, así como una explicación de su funcionamiento. 13

14 CONCLUSIONES Cumplimiento de las obligaciones de transparencia exige un cambio en la manera cómo se gestiona, almacena y recupera la información para facilitar para contribuir al incremento de la transparencia pública. Acceder a la información en el gobierno abierto es participar y colaborar en las decisiones documentadas de los ejecutivos, que apoyan y sustentan el trabajo del sector público. Las leyes de transparencia a nivel estatal y autonómico deben contemplar la gestión documental como medida de transparencia. Las leyes de archivos y de gestión documental deben adaptarse al nuevo marco legal sobra transparencia, coordinando ambos sistemas. En la elaboración de las políticas de transparencia, los profesionales de archivos debemos participar junto con los gestores en transparencia. Los profesionales de archivo documentaremos la actividad de los gobiernos abiertos, sirviendo de apoyo a la rendición de cuentas, para combatir la corrupción y construir la memoria de las sociedades para el presente y para el futuro. 14

15 Gestión Documental y de Archivos como medida de transparencia MUCHAS GRACIAS 15