TEMA 1: INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

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1 TEMA 1: INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD 1. LA EMPRESA Y SU FUNCIONAMIENTO La sociedad, para satisfacer sus necesidades, precisa de bienes y servicios. - Bienes son elementos materiales que satisfacen, directa o indirectamente, los deseos o necesidades de los seres humanos. - Servicios son aquellas actividades que, sin crear objetos materiales, se destinan a satisfacer las necesidades humanas. La producción o generación de bienes o servicios y su posterior intercambio para ser destinados a la satisfacción de necesidades constituye lo que se denomina actividad económica. La actividad económica se lleva a cabo fundamentalmente por empresas. Desde un punto de vista estrictamente jurídico, el empresario es la persona que ejercita una empresa, y ésta es una forma de desarrollar en el mercado una actividad económica cualificada. Así, pueden establecerse las siguientes definiciones jurídicas de ambos conceptos: Empresa es el ejercicio profesional de una actividad económica planificada, con la finalidad de intermediar en el mercado de bienes y servicios. Empresario es la persona física o jurídica que por sí o por medio de delegados ejercita y desarrolla en nombre propio una actividad constitutiva de empresa. Sin embargo, en la práctica suele emplearse el término empresa para referirse al empresario, por lo que es habitual definir a la empresa como una unidad económica que tiene por objeto el desarrollo de una actividad destinada a producir bienes o servicios Clases de empresas En función de la actividad principal desarrollada por la empresa podemos clasificar a las mismas en tres categorías: Empresas comerciales. Su actividad consiste en vender bienes en el mismo estado en el que los han adquiridos, es decir, sin someterlos a ningún tipo de proceso de transformación. Empresas industriales. Compran bienes para someterlos a un proceso de transformación y posteriormente vender un producto final distinto. Empresas de servicios. Su actividad principal consiste en prestar servicios directamente al usuario final de los mismos. Desde un punto de vista jurídico, las empresas de carácter lucrativo pueden dividirse en: Empresas individuales. Son las constituidas por un solo empresario, cuya responsabilidad se extiende a la totalidad de sus bienes. Empresas societarias. Están formadas por varios socios (propietarios), cuya responsabilidad normalmente se restringe a las aportaciones realizadas o 1

2 comprometidas a realizar. Entre esta clase de empresas las principales son las siguientes: o Las sociedades anónimas. Son sociedades en las que el capital se encuentra dividido en partes alícuotas representadas en títulos denominados acciones. o Las sociedades limitadas. Son aquellas cuyo capital está dividido en partes alícuotas denominadas participaciones Funcionamiento de la empresa La empresa, para llevar a cabo su actividad económica, requiere del mundo exterior una serie de factores o recursos como pueden ser las materias primas, maquinaria, recursos humanos, recursos financieros, servicios, etc. Estos factores o inputs son sometidos a un proceso de transformación o adecuación, obteniéndose los bienes y servicios (también denominados outputs) que constituyen el objeto de la actividad empresarial. Entorno Mercado abastecedor Mercado consumidor Adquisición de factores Transformación o adecuación Empresa Distribución del producto o prestación del servicio Cuadro 1. Actividad de la empresa La actividad de la empresa se caracteriza por un proceso de circulación económica de valores que presenta un ámbito externo y un ámbito interno. En el ámbito externo se pone de manifiesto la relación de la empresa con el entorno. Así, como ya se ha comentado, las empresas adquieren del exterior una serie de factores y posteriormente colocan en el mercado los bienes que producen o los servicios que prestan. Ambas acciones dan lugar a un flujo real o económico (la compra de factores y la venta de productos y servicios) y a un flujo monetario o financiero (el pago de los factores adquiridos y el cobro de las ventas y de los servicios prestados). 2

3 En el ámbito interno se recogen las operaciones desarrolladas en el seno de la empresa, y que se encargan de transformar los inputs en outputs. La actividad de la empresa y los distintos participantes en la misma precisan de abundante información, sobre todo de naturaleza económica y financiera. Atendiendo al ámbito al que se refiera esa información, podemos distinguir dos tipos de usuarios de la misma: Usuarios internos. Son usuarios con poder de decisión dentro de la empresa y participan en la elaboración de la información económico-financiera. Esta información económico-financiera es imprescindible para que estos usuarios puedan tomar decisiones racionales con respecto a inversiones a realizar, productos que fabricar o vender, incrementar o disminuir el número de empleados, etc. No toda la información económica elaborada por la empresa se divulga, ya que una parte de ella se reserva para los directivos de la compañía para ayudarles en la toma de decisiones. Entre estos usuarios se encontrarían los consejos de administración de las empresas, directivos a todos los niveles, y mandos intermedios. Usuarios externos. Son aquellos que no participan en la elaboración de la información económica-financiera ni en la toma de decisiones de la empresa, y sólo disponen de la información que la empresa haya publicado externamente, bien por obligación legal o por decisión propia. Entre estos usuarios podrían citarse los siguientes: - Accionistas e inversores potenciales. Necesitan información que les ayude a valorar el riesgo de la inversión, para decidir si deben comprar, mantener o vender sus participaciones. - Empleados. Les interesa información que les permita evaluar cuestiones como su continuidad en el puesto de trabajo, la capacidad de la empresa para pagar sus sueldos o como herramienta para negociar condiciones salariales. - Entidades financieras y acreedores. Necesitan evaluar si van a recuperar los recursos financieros que han cedido a la empresa, o si deben cedérselos en el futuro. - Proveedores. Les interesa conocer si las cantidades que les debe la empresa pueden serles pagadas al vencimiento. - Clientes. Deben valorar la continuidad de sus empresas suministradoras. 2. FUNCIONES DE LA ACTIVIDAD CONTABLE Desde un punto de vista funcional, la Contabilidad puede definirse como un sistema que transforma datos de naturaleza económico-financiera en información útil para la toma de decisiones de distintos tipos de usuarios. Como quiera que, como ya se ha indicado, los usuarios de la información pueden ser internos o externos, también podemos distinguir dos ramas dentro de la contabilidad: 3

4 Contabilidad interna, contabilidad de gestión o contabilidad directiva. En ella se analizan los recursos aplicados y obtenidos en los distintos procesos dentro de la empresa. Su objetivo consiste en contribuir a que la empresa alcance sus objetivos, poniendo a disposición de los usuarios internos la información necesaria para la toma de decisiones relativas a la gestión de la empresa. Contabilidad externa o contabilidad financiera. Proporciona información de uso general, basada en las transacciones de la empresa con el exterior y los resultados de éstas. Su objetivo se centra en satisfacer las necesidades de información de los usuarios externos. La contabilidad, como sistema de información, desarrolla una serie de funciones para poder suministrar a sus distintos usuarios la información necesaria para la toma de decisiones. Así, la contabilidad desarrolla las siguientes funciones: 1) Elaboración de la información contable. Esta función se lleva a cabo en cuatro etapas: a) Identificación de aquellos acontecimientos económicos que influyen directamente en la empresa y que deben comunicarse dentro de la información a suministrar. b) Valoración de las consecuencias derivadas de los acontecimientos económicos identificados. c) Registrar los acontecimientos previamente identificados y valorados. En esta etapa se traduce al lenguaje contable los sucesos económicos acaecidos debidamente valorados. d) Preparación de los estados contables o información contable de síntesis. 2) Comunicación de la información contable. Esta función consiste en la transmisión de los estados contables elaborados en la primera etapa tanto a los usuarios internos como a los externos. 3) Auditoría o verificación de la información contable. Mediante esta función, realizada por profesionales independientes, se trata de verificar y comprobar que los estados contables elaborados reflejan de forma fiel la situación y los resultados de la unidad económica a la que se refieren. 4) Análisis e interpretación de la información contable. Esta última función consiste en examinar e interpretar los datos contenidos en la información contable para que los usuarios de dicha información puedan tomar las decisiones oportunas. 3. REQUISITOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Como ya se ha indicado en apartados anteriores, la contabilidad financiera lleva a cabo una serie de funciones encaminadas a suministrar información útil para que los distintos usuarios de la misma puedan tomar decisiones de naturaleza económico-financiera. Para que la información suministrada por la contabilidad financiera sea útil debe cumplir una serie de requisitos o características cualitativas. En primer lugar, la información contable debe ser relevante y fiable. La relevancia de la información contable para el usuario que toma decisiones implica que éste solamente 4

5 maneje aquella información que resulte necesaria para sus fines. Por tanto, la información contable es relevante cuando ayuda a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. En particular, para cumplir este requisito la información contable debe mostrar adecuadamente los riesgos a los que se enfrenta la empresa. En cuanto al requisito de fiabilidad, se entiende que la información contable es fiable cuando representa fielmente lo que dice representar y está libre de errores materiales y es neutral, es decir, que los datos que proporcionan no se encuentran sesgados. Una cualidad derivada de la fiabilidad es la integridad, que se alcanza cuando la información contable contiene, de forma completa, todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin ninguna omisión de información significativa. Adicionalmente, la información contable debe cumplir con las cualidades de comparabilidad y claridad. Mientras que la relevancia y fiabilidad afectan de modo sustancial a la información financiera, la comparabilidad y claridad se refieren a aspectos más formales, aunque todos sean necesarios para que la información contable sea útil para la toma de decisiones. La comparabilidad posibilita que los usuarios puedan comparar los estados financieros de una empresa a lo largo del tiempo (comparación temporal), con el fin de identificar las tendencias de la situación financiera o de los resultados de la empresa, y también la comparación entre distintas empresas (comparación espacial), de modo que se pueda determinar las diferencias entre la situación y rentabilidad de las mismas. La claridad implica que, sobre la base de un razonable conocimiento de las actividades económicas, la contabilidad y las finanzas empresariales, los usuarios de los estados financieros, mediante un examen diligente de la información suministrada, puedan formarse juicios que les faciliten la toma de decisiones. 4. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD El objetivo principal de la contabilidad consiste en la elaboración de información económico-financiera sobre la situación patrimonial, financiera y los resultados de la empresa y transmitirla a los sujetos interesados en dicha información, para que les sea útil en sus procesos de toma de decisiones. Si este objetivo fundamental se aplica a las circunstancias propias de los principales usuarios de la información contable, se obtendrían los siguientes objetivos específicos: a) Facilitar a los propietarios de la empresa (empresario individual o socios) la información necesaria para evaluar si los gerentes utilizan los recursos de forma adecuada atendiendo a los objetivos de la empresa. A los propietarios les interesa evaluar la capacidad de la empresa para mantener el valor de su patrimonio y generar una riqueza que compense el riesgo asumido al realizar su inversión. b) Suministrar a los acreedores la información que precisan para evaluar la capacidad de la empresa para hacer frente a las obligaciones de pago contraídas con ellos. c) Poner a disposición de los trabajadores información que les permita predecir las circunstancias por las que puede atravesar en el futuro su relación contractual con la empresa. 5

6 d) Proporcionar a la Administración Pública información útil para determinar si la empresa cumple adecuadamente con sus obligaciones fiscales o evaluar su viabilidad a la hora de decidir si otorgarle una subvención o la concesión de un servicio. e) Ofrecer a los clientes información que les permita analizar la capacidad de la empresa para continuar con su actividad. f) Dotar a quienes elaboran y suministran la información contable de un instrumento que legitime su gestión ante los propietarios de la empresa. 6