PREGUNTAS FRECUENTES ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

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1 PREGUNTAS FRECUENTES ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO 1. Cuáles entidades deben inscribirse en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro? 2. Que entidades no están obligadas a registrarse? 3. Qué son las entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL)? 4. Cuál es la normatividad que las rige? 5. Cómo se constituye una ESAL? 6. Qué requisitos debe contener el documento de constitución de las ESAL? 7. Cuáles entidades Sin Ánimo de Lucro deben tener su duración indefinida? 8. Cuáles son los requisitos para solicitar el registro de la constitución de una ESAL? 9. El control de homonimia que realizan las Cámaras también aplica a las Entidades sin Ánimo de Lucro? 10. Las ESALES pueden abrir establecimientos, sucursales o agencias? 11. Deben renovar la Inscripción las Entidades sin Ánimo de Lucro? 12. Donde están fijadas las tarifas que deben pagar las ESAL por la inscripción, renovación, registro de actos y documentos ante las Cámaras de Comercio? 13. Qué información financiera debe reportar la ESAL al momento de renovar su inscripción? 14. Cuáles efectos tiene la inscripción de los documentos y actos? 15. Cuándo se puede solicitar la inscripción?

2 16. Qué recursos proceden contra los actos administrativos proferidos por la Cámara de Comercio? 17. En que consiste la Disolución de la ESAL? 18. Cuáles son las causales para disolver una ESAL? 19. Una vez inscrita el acta de disolución, que obligaciones tiene el liquidador? 20. Qué libros deben registrar ante la Cámara de Comercio las ESAL? 21. Qué requisitos debe contener la solicitud de registro de libros? 22. Cuales son los requisitos para registrar nuevos libros? 23. Cuáles nombramientos se inscriben en el registro de ESAL? 24. Que ESAL están obligadas a tener revisor fiscal?

3 PREGUNTAS FRECUENTES ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO 1. Cuáles entidades deben inscribirse en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro? Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas. De planes y programas de interés social. Organizaciones populares de vivienda. Asociaciones de padres de familia. Asociaciones de instituciones educativas. Asociaciones sin ánimo de lucro formadas por padres de familia y educadores. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales; y asociaciones de segundo y tercer grado. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a las de propiedad horizontal regidas por las leyes 182 de 1948 y 16 de Entidades ambientalistas. Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujeto a excepción. 2. Que entidades no están obligadas a registrarse? Instituciones de educación superior. Instituciones de educación formal y no formal. Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros. Entidades reguladas por la Ley 100 de 1993 de Seguridad Social. Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores Partidos y movimientos políticos. Cámaras de Comercio reguladas por el Código de Comercio. Entidades privadas del sector salud cuando se dediquen a la atención de servicios de salud en los procesos de fomento, prevención, tratamiento y rehabilitación a la comunidad, de que trata la Ley 100 de Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor. Establecimientos de

4 beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Decreto 3130 de Propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal. (Edificios, condominios, etc). Cajas de compensación familiar reguladas por la Ley 21 de Cabildos indígenas regulados por la Ley 89 de Entidades que conforman el sistema nacional del deporte de los niveles nacional, departamental y municipal. Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar. Organizaciones gremiales de pensionados. Casas-cárcel de que trata la Ley 65 de Clubes de tiro y caza, y asociaciones de coleccionistas de armas. Las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley regula expresamente su creación y funcionamiento, las cuales se rigen por sus normas especiales. 3. Qué son las entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL)? Las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) son personas jurídicas, capaces de ejercer derechos judiciales y extrajudiciales y contraer obligaciones, con sujeción a las disposiciones legales y a sus propios estatutos. Nacen por voluntad de los asociados, para la realización de fines altruistas o de beneficio comunitario, se denominan, instituciones de beneficencia pública, fundaciones, asociaciones, corporaciones, gremios, ESAL, ONG, etc. Cuya principal característica es la ausencia de lucro, lo cual implica, que no existe reparto de utilidades o remanentes generados en el desarrollo de su objeto, ni es viable el reembolso de los bienes o dineros aportados a la entidad. 4. Cuál es la normatividad que las rige? 1. Constitución de 1991, artículos 26, 38 y Código Civil, artículos 633 a Decreto 1529 de Decreto 2150 de Decreto 0427 de Código de Comercio: Régimen de Sociedades, requisitos formales para la elaboración de actas. Concordancia con el artículo 42, Decreto 2150/95 7. Circular Externa 4 del 3 de septiembre de SIC 5. Cómo se constituye una ESAL? La ESAL, se puede constituir mediante acta de constitución, por documento privado o si se realizan aportes a su patrimonio en bienes inmuebles por escritura pública. 6. Qué requisitos debe contener el documento de constitución de las ESAL? El documento de constitución debe contener como mínimo los requisitos establecidos en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995, los cuales se relacionan a continuación:

5 El nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. 2. El nombre de la persona jurídica. La Cámara de Comercio verificará en el Registro Único Empresarial y Social que no exista otra persona jurídica o establecimiento de comercio, con el mismo nombre de la ESAL a nivel a nacional, por lo anterior se recomienda que antes de asignarle el nombre a la ESAL, se verifique el mismo en la página web: o se comunique con la Cámara de Comercio. 3. La clase de persona jurídica. 4. El objeto. 5. El patrimonio y la forma de hacer los aportes. 6. La forma de administración con indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal. 7. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias. 8. La duración precisa de la entidad y las causales de disolución. 9. La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la Corporación o Fundación. 10. Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal, si es del caso. Las fundaciones, algunas cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal). 11. Nombre e identificación de los administradores y representantes legales. Las entidades a que se refiere este artículo, formarán una persona distinta de sus miembros o fundadores individualmente considerados, a partir de su registro ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica que se constituye. 7. Cuáles entidades Sin Ánimo de Lucro deben tener su duración indefinida? Deberán estipular que su duración es indefinida en los estatutos las fundaciones. 8. Cuáles son los requisitos para solicitar el registro de la constitución de una ESAL? El representante legal o su apoderado, debe presentar: Copia del documento de constitución (escritura pública, acta o documento privado), en la cual conste la voluntad de constituir la entidad sin ánimo de lucro, aprobación del contenido de los estatutos, nombramiento del representante legal y demás dignatarios; la cual debe estar firmada por el presidente y secretario de la reunión con presentación personal ante la Cámara de Comercio o en su defecto con reconocimiento de contenido de los mismo, ante juez o notario público. Estatutos que deberán contener como mínimo las formalidades prescritas en el artículo 40 del Decreto 2150 de Lista de asociados (El nombre completo, número de identificación y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes y firma).

6 Presentar el formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), debidamente diligenciado y firmado por el Representante Legal o su apoderado, los datos suministrados deben ser veraces. Presentar fotocopia ampliada al 150% de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la ESAL. Este debe presentarse personalmente a realizar la inscripción, debe exhibir la cédula de ciudadanía y firmar la presentación personal o en su defecto realizarse el trámite por su apoderado debidamente facultado. A través del web service de la DIAN, la Cámara de Comercio solicitará la asignación de NIT. para la ESAL. Cancelar los derechos de inscripción. Acreditar el pago del impuesto al registro; si se aportó un bien inmueble al patrimonio de la ESAL, el valor total del impuesto al registro se cancela en la Oficina de Instrumentos Públicos. En caso de realizarse nombramientos de administradores, representantes legales, revisores fiscales, se debe verificar que las personas nombradas acepten el cargo y que indiquen su número de identificación, en el acta, escritura pública, documento privado o en documento anexo. Cuando se trate de personas jurídica que incluyan dentro de sus nombres distintivos propios de las instituciones financieras o que indiquen el ejercicio de una actividad financiera o de medicina prepagada, se deberá anexar autorización para la respectiva constitución, expedida por la Superintedencia Financiera y la Superintendencia de Salud respectivamente. 9. El control de homonimia que realizan las Cámaras también aplica a las Entidades sin Ánimo de Lucro? Sí, se verifica que a nivel nacional no exista otra persona jurídica, establecimiento de comercio, sucursal o agencia con el mismo nombre de la ESAL que se va a registrar, en el evento de existir, la Cámara de Comercio debe negar la inscripción. Por ello recomendamos se verifique el mismo en la página web: o se comunique con la Cámara de Comercio. 10. Las ESALES pueden abrir establecimientos, sucursales o agencias? Sí, las fundaciones, asociaciones y corporaciones pueden abrir y matricular establecimientos de comercio si desarrollan actividades mercantiles a través de ellos. Las entidades del sector solidario pueden abrir y matricular establecimientos, agencias y sucursales.

7 11. Deben renovar la Inscripción las Entidades sin Ánimo de Lucro? Sí, las entidades sin ánimo de lucro - ESAL y las de la economía solidaria deben realizar la renovación de su inscripción, cada año dentro de los tres primeros meses del año, de conformidad con lo establecido en el artículo 166 del Decreto 019 de 2012, con el fin de mantener actualizado el registro y garantizar la eficacia del mismo. Para efectos de solicitar la renovación de la inscripción de la ESAL, se debe: Presentar el formulario de renovación (Formulario Único Empresarial y Social - RUES) firmado por el representante legal o propietario. Presentar Balance con corte 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, anexando copia de tarjeta profesional del contador público y la certificación de la junta central de contadores donde conste la vigencia de la misma. Pagar los derechos de renovación de conformidad con las tarifas establecidas por el Gobierno Nacional o la Ley. 12. Donde están fijadas las tarifas que deben pagar las ESAL por la inscripción, renovación, registro de actos y documentos ante las Cámaras de Comercio? Las tarifas que cobran las Cámaras de Comercio del país fueron fijadas por el Gobierno Nacional, mediante Decreto 393 de Qué información financiera debe reportar la ESAL al momento de renovar su inscripción? Debe tener en cuenta la información financiera a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. 14. Cuáles efectos tiene la inscripción de los documentos y actos? La inscripción de los actos y documentos para los cuales la ley exige tal formalidad, tiene, por regla general, efectos declarativos, es decir, que sólo producen efectos respecto de terceros una vez se encuentren inscritos, pero producen efectos entre las partes desde que son celebrados. Excepcionalmente, la ley le da al registro efectos constitutivos, es decir, que el acto nace y produce efectos para todos sólo cuando haya sido inscrito, por ejemplo, en la designación de representantes legales y revisores fiscales. 15. Cuándo se puede solicitar la inscripción? En cualquier tiempo, pero los efectos que otorga la ley al registro no se producirán sino hasta la fecha de inscripción respectiva. Debe tenerse en cuenta que después

8 de dos meses de haberse producido el documento si fue suscrito en Colombia, o tres meses si fue suscrito en el exterior, vencido este término la solicitud de inscripción causará intereses de mora por el pago del Impuesto de Registro a favor del Departamento. 16. Qué recursos proceden contra los actos administrativos proferidos por la Cámara de Comercio? Ante los actos que ponen fin a las actuaciones administrativas, son procedentes los recursos administrativos, es decir de reposición ante quien profirió el acto y apelación ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Igualmente, es procedente el recurso de queja cuando se rechaza el de apelación. 17. En que consiste la Disolución de la ESAL? La disolución es la etapa en la cual se decide la terminación de las actividades previstas en el objeto social de la entidad y se inicia el proceso de liquidación. Conforme a la Ley, la entidad se disolverá por las causales previstas en las normas o por las especiales de cada tipo de entidad, según el régimen especial de cada una. 18. Cuáles son las causales para disolver una ESAL? Por vencimiento del término de duración. En este caso la disolución de la entidad rige entre los asociados y respecto a terceros a partir de la fecha de expiración del término de su vigencia, sin necesidad de formalidades especiales. Por alguna causal legal o estatutaria. Por terminación del patrimonio. Cuando en las fundaciones se extingue su patrimonio o se produce la destrucción de los bienes destinados a su manutención, y los asociados declaran en asamblea la disolución de la entidad. Por apertura de la liquidación obligatoria u orden de autoridad competente. Por cancelación de su personería jurídica por orden de la autoridad de vigilancia. 19. Una vez inscrita el acta de disolución, que obligaciones tiene el liquidador? El liquidador debe: Publicar tres (3) avisos en un periódico de amplia circulación nacional, dejando entre uno y otro un plazo de 15 días en los que informará sobre el proceso de liquidación que adelanta la entidad. Elaborar los inventarios y el balance final de liquidación. Pagar el pasivo externo. El remanente del activo patrimonial se debe entregar a la entidad que haya escogido la asamblea, según lo previsto en los estatutos. El proyecto de adjudicación del activo patrimonial debe someterse a consideración de la asamblea de asociados y elaborarse el acta en que conste su aprobación. El proceso de liquidación termina con el registro del acta que aprueba la cuenta final de liquidación y adjudicación del remanente en la

9 forma antes mencionada. Qué requisitos debe contener el acta de liquidación: Nombre completo de le entidad a que pertenece. Domicilio (ciudad o municipio) de la entidad, lugar y fecha de la reunión. Forma en que se realizó la convocatoria. Persona u órgano que efectuó la convocatoria. Medio a través del cual se llevó a cabo la convocatoria (escrito, prensa, etc.) Antelación, la fecha en la que se realizó la citación a la reunión. El requisito de la convocatoria no es necesario cuando se halle presente la totalidad de los asociados, es decir el 100%. De lo cual se debe dejar constancia escrita en el acta. El número total de asociados hábiles convocados, y el número total de asociados hábiles (presentes y representados) o delegados que asistieron. Nombre de la entidad escogida para recibir el remanente con la indicación de la suma de dinero o bienes que recibe a titulo de adjudicación. La constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social que se reúne o por todas las personas que integran la comisión designada para aprobar el acta. Firma o constancia de que el original está firmado por el Presidente y Secretario de la reunión. La fecha del acta debe ser posterior a la fecha del documento de disolución o al del vencimiento del término de duración de la entidad. 20. Qué libros deben registrar ante la Cámara de Comercio las ESAL? El libro de registro de asociados. El libro de actas de asamblea. 21. Qué requisitos debe contener la solicitud de registro de libros? Solicitud o formato de solicitud de registro de libros diligenciado y firmado por el representante legal, revisor fiscal o contador de la entidad que contenga lo siguiente: Fecha de solicitud. Nombre completo de la entidad a quien pertenezcan los libros. Nombre o destinación de los libros que solicita inscribir. Cantidad de hojas útiles de cada libro. Código de cada libro, si es de hojas continúas. Requisitos de los libros Se registran libros únicamente en blanco. Cada libro debe presentarse: debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que pertenecen y su destinación. (Ej. libro de actas), cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua. Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, debe crearse un código para cada libro. 22. Cuales son los requisitos para registrar nuevos libros? Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de estos requisitos: Traer el libro anterior. Presentar certificación del revisor fiscal o del contador público que certifique sobre la terminación del libro anterior.

10 23. Cuáles nombramientos se inscriben en el registro de ESAL? Los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales. 24. Que ESAL están obligadas a tener revisor fiscal? Es obligatorio el cargo de revisor fiscal para: Fundaciones, cooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y en general para las demás entidades del sector solidario. Las entidades del sector solidario pueden exonerarse de la obligación de nombrar revisor fiscal cuando acrediten que el total de sus activos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, es inferior a trescientos (300) salarios mínimos legales mensuales vigentes y que además no estén arrojando pérdidas (Circular Básica Jurídica Superintendencia de la Economía Solidaria). Esta excepción no opera para cooperativas con sección de ahorro y crédito.