Define la estructura DEFINE LA. contable y ESTRUCTURA FINANCIERA TU. Molina. Elaborada por: Erik Montoya

Transcripción

1 Define la estructura DEFINE LA contable y financiera ESTRUCTURA de tu CONTABLE empresa Y FINANCIERA TU Autor: EMPRESA Mauricio Molina Elaborada por: Erik Montoya

2 Define la DEFINE LA estructura ESTRUCTURA BOGOTÁ EMPRENDE Promueve y facilita el emprendimiento contable y CONTABLE Y financiera FINANCIERA TU EMPRESA de tu empresa Elaborada por: Erik Montoya

3 Industrias de servicios Industrias manufactureras Comercializadoras Transacciones Clasificación Registro Resumen y presentación de cifras

4 Reflexione INFORMACIÓN CONTABLE La empresa cuenta con información contable actualizada, confiable y que refleje la realidad del negocio? 1 = No se ha trabajado 2 = Se promueve su realización 3 = Se lleva a cabo y se mejora 4 = Funciona muy bien

5 Objetivos de la información contable Conocer y demostrar los recursos controlados por la empresa Predecir flujos de efectivo Apoyar en la planeación, organización y dirección de los negocios Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito Fundamentar la determinación de cargas tributarias, de costos y de precios Contribuir a la evaluación del beneficio económico

6 A quiénes interesa la información contable y financiera? Inversionistas Juntas Directivas Clientes Proveedores Empleados Sector financiero Estado

7 Carácter de la información contable Financiero Objetivo: Presentar información a personas ajenas a la operación y administración de la empresa para ilustrar sobre sus actividades y resultados Administrativo Gerencial Objetivo: Presentar información a la administración y las directivas de la empresa para soportar la toma de decisiones

8 Características de la información contable 1. Contabilidad financiera Obligatoriedad para las empresas Reglamentada por el Decreto 2649/93, cumple normas básicas y normas técnicas de Ley Producto Normatizado 2. Contabilidad administrativa (o gerencial) Necesaria para medir la Gestión Suministra información en formatos diseñados a la medida de cada empresa Obedece a parámetros propios de medición del negocio

9 Inversión y Financiación

10 Información referente a Inversión En qué está representado el dinero de la empresa? Qué dinero tiene disponible? Cuál es el volumen de inventarios? Está realizando investigación? Qué propiedades tiene la empresa? Cuánto valen los equipos y vehículos? Ha realizado inversiones en busca de rentabilidad?

11 Información referente a Financiación De dónde obtiene recursos la empresa? Cómo ha pagado sus inversiones? En qué proporción paga con recursos propios y en qué proporción con recursos de terceros? Qué proporción de los recursos de terceros tiene costo financiero y qué proporción no lo tiene?

12 Información referente a Utilidades Cuál es la utilidad o la pérdida de la empresa? Cuánto vende la empresa? Cuánto le cuesta producir lo que vende? Cuál es la estructura de ese costo? Qué gastos de administración y de ventas tiene la empresa? Cuál es el gasto financiero de la empresa?

13 Balance general Activo = Pasivo + Patrimonio Ecuación fundamental de la contabilidad Activos Propiedades y derechos de la empresa Pasivos Recursos provistos por obligaciones con acreedores Patrimonio Recursos provistos por los socios Inversión = Financiación

14 Cuáles son los activos de mi empresa? - Caja y bancos - Son de fácil realización - Inversiones temporales - Hay intención de convertirlos en efectivo en el corto plazo Activos corrientes - Deudores (cartera, cuentas por cobrar, etc.) - Inventarios (materia prima, producto terminado, producto en - Pagos anticipados - Terrenos - No hay intención de convertirlos en efectivo en el corto plazo - Son utilizados para el desarrollo de las operaciones de la empresa Activos Fijos - Edificios - Maquinaria - Equipos - Recursos naturales - No hay intención de convertirlos en efectivo en el corto plazo - No se utilizan para el desarrollo de las operaciones - Se tienen en espera de una rentabilidad, poder o dominio Inversiones Permanentes - Acciones en otras empresas - Edificios para arrendamiento - Cuentas por cobrar a largo plazo Otros Activos

15 Cómo se clasifican los pasivos de mi empresa? Pasivos Corrientes Obligaciones cuya cancelación debe realizarse en menos de un año Pasivos a Largo Plazo Obligaciones cuya cancelación debe realizarse después de un año Otros pasivos Provisiones Cesantías de empleados no cubiertos por la Ley 50 Contingentes

16 Cómo se presenta el balance general? Activos Activos corrientes Disponible Inversiones temporales Cuentas por cobrar Inventarios Activos fijos Terrenos Construcciones Planta y equipos Equipos de oficina Equipos de cómputo Patentes de fabricación Depreciación activos fijos Amortización activos fijos intangibles Inversiones permanentes Inmuebles para renta Acciones en compañías filiales Otros activos Gastos diferidos Acciones del club Cuentas por cobrar a socios Fondos con destinación específica Total Activos = Pasivos Pasivos corrientes Cuentas por pagar Gastos diferidos Gastos por pagar Impuestos por pagar Obligaciones financieras porción corriente Pasivos a largo plazo Obligaciones financieras porción no corriente Otros pasivos Provisión pensiones de jubilación Provisión pérdida procesos litigiosos Total pasivo Patrimonio Capital social Superávit de capital Reservas Utilidades retenidas Utilidades del ejercicio Superávit por valoricaciones / donaciones Total patrimonio Total pasivo + patrimonio

17 El balance general y el estado de resultados Balance general Inversión y financiación Situación financiera de la empresa en un momento específico del tiempo Estado de resultados Ganancias o pérdidas Resultado económico de las actividades realizadas en un periodo específico de tiempo

18 En qué se diferencia el balance de las diferentes clases de empresas? Tipo de empresa Servicios Comercializadora Manufacturera No tiene inventarios Inventarios de mercancía para la venta Inventarios de materia prima Inventarios de producto en proceso Inventarios de producto terminado

19 Vamos a iniciar la empresa El capital inicial será $ y se pagará en efectivo Debe ACTIVOS = Haber PASIVO + PATRIMONIO Caja Préstamos 0 Total Pasivos 0 Aportes de capital Total Activos Total Patrimonio Activos = Pasivo + Patrimonio

20 Veamos el impacto de un crédito El valor del crédito será $ , se recibirá el dinero en efectivo y se depositará en la caja Debe ACTIVOS = Haber PASIVO + PATRIMONIO Caja Préstamos Total Pasivos Aportes de capital Total Activos Total Patrimonio Activos = Pasivo + Patrimonio

21 Veamos una inversión en equipos Se comprará una máquina, y se pagará en efectivo Debe ACTIVOS = Haber PASIVO + PATRIMONIO Caja Préstamos Activos corrientes Maquinaria Activos fijos Total Pasivos Aportes de capital Total Activos Total Patrimonio Activos = Pasivo + Patrimonio

22 Estado de resultados Ventas Ventas brutas - Rebajas y Devoluciones Ventas netas - Costo de ventas Utilidad bruta - Gastos de operación Gastos de administración Gastos de ventas Utilidad Operacional + Otros ingresos - Otros gastos Utilidad antes de impuestos - Impuesto de renta Utilidad después de impuestos

23 En qué se diferencia el estado de resultados de las diferentes empresas? Costo de ventas Servicios Comercializadora Manufacturera Tradicionalmente no se estima el costo de ventas; evoluciones recientes de los conceptos de costo conducen a estimar el costo de ventas como todos los gastos que deben realizarse directamente para la prestación del servicio. Por ejemplo, en el caso de una empresa de imágenes diagnósticas la depreciación de los equipos de radiología se considera costo de ventas del servicio prestado y se incluyen también como costos los honorarios por lectura de exámenes y el valor de la película fotográfica. Valor de compra neto de la mercancía vendida Costo de producción de la mercancía vendida = Materia prima y materiales de fabricación + + Gastos incidentales en compras asignables a la mercancía vendida Mano de obra directa + Gastos indirectos de fabricación (también llamados carga fabril)

24 Estructura del PUC Plan Único de Cuentas Estructura del PUC Ejemplo Clase 1er dígito 1 Activo Grupo 2 primeros dígitos 11 Disponible Cuenta 4 primeros dígitos 1110 Bancos Subcuenta 6 primeros dígitos Moneda nacional Moneda extranjera Clase Clase 1 Activos 2 Pasivos 3 Patrimonio 4 Ingresos 6 Costos de ventas 7 Costos de producción (operación) 8 Cuentas de orden deudoras 9 Cuentas de orden acreedoras 5 Gastos

25 Reflexione ESTRUCTURA FINANCIERA A partir del conocimiento del negocio y de su estructura financiera, usted puede identificar con facilidad las verdaderas necesidades de inversión en cada una de las áreas de la organización? 1 = No se ha trabajado 2 = Se promueve su realización 3 = Se lleva a cabo y se mejora 4 = Funciona muy bien

26 Qué es la estructura financiera? La composición que tiene su empresa en términos de: Inversión Activos Financiamiento Pasivos Patrimonio Utilidades Ingresos Costos Gastos Utilidades

27 INVERSION (Activo) Determina liquidez, rentabilidad y riesgo operacional

28 FINANCIAMIENTO (Pasivo) Determina endeudamiento, capacidad de pago, costo de capital y riesgo financiero

29 UTILIDADES Ventas Costos Gastos Determina el retorno de la inversión, muestra la eficiencia de la gestión

30 Cómo definir la estructura financiera? Organización Resultados Decisiones

31 Cómo apoyar la estructura financiera desde la perspectiva organizacional? Definir esquema del negocio Formalizar el negocio Conocer las cifras del negocio Disponer de información del negocio Adoptar mecanismos de proyección como presupuestos y flujos de efectivo Comprometer a todas las áreas para adelantar actividades en función de temas económicos

32 Cómo apoyar la estructura financiera desde la perspectiva organizacional? Incorporar personal idóneo para el registro de la información contable y financiera Familiarizarse con las cuentas y cifras de los estados financieros Identificar y manejar el costo de los recursos Evaluar necesidades de financiación, identificar fuentes y productos ajustables al negocio

33 Cómo apoyar la estructura financiera desde la perspectiva organizacional? Conocer el comportamiento de costos y gastos para adoptar políticas de venta, cartera, vinculación de proveedores, etc. Orientar las decisiones de la empresa atendiendo a las cifras contables y financieras Desarrollar la cultura del control y evaluación financiera según las características del negocio, a partir del conocimiento de la competencia, el sector y la economía particular

34 La estructura financiera de su empresa es el resultado de las decisiones que usted toma

35 Qué decisiones financieras se toman? Inversión Financiación Reparto de utilidades

36 Reflexione INVERSIÓN Y FINANCIAMIENTO La empresa tiene actualmente definido cuánto y para qué requiere recursos financieros (capital de trabajo, adquisición de activos fijos, desarrollo tecnológico, capitalización empresarial, consolidación de pasivos, otro)? 6 La empresa tiene identificadas las fuentes de financiamiento a utilizar sean: socios (bien crédito o capitalización), inversionistas, prestamistas particulares o sector financiero? 1 = No se ha trabajado 2 = Se promueve su realización 3 = Se lleva a cabo y se mejora 4 = Funciona muy bien

37 Defina su estructura financiera Identifique la inversión que realizará (el destino de los recursos) para Establecer la fuente más adecuada de financiación

38 Cómo tomar buenas decisiones? Conozca las cifras de su negocio Analice sus activos en términos de liquidez, rentabilidad y riesgo operativo Analice su estructura de financiamiento en términos de costo, capacidad de pago y riesgo financiero

39 Cómo interpretar los estados financieros? Documéntese, busque información sobre el sector en que se desempeña su empresa Solicite a su contador los estados financieros de los últimos 3 años Analice la estructura de las cuentas, de ser necesario reclasifique

40 Reflexione DIAGNÓSTICO Los socios, los directivos y el área financiera saben analizar, interpretar y utilizar la información financiera y contable, lo mismo que los indicadores generales del negocio? 1 = No se ha trabajado 2 = Se promueve su realización 3 = Se lleva a cabo y se mejora 4 = Funciona muy bien

41 Herramientas de interpretación y análisis Análisis vertical Relaciona cada una de las cuentas frente a un total. En el balance frente al total de los activos. En el estado de resultados frente al total de ingresos operacionales. Estos porcentajes muestran la estructura de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. Estos porcentajes proporcionan información comparable frente a estándares. Estos porcentajes proporcionan información sobre políticas y prácticas de la empresa.

42 En el balance Activos Activos corrientes Disponible Inversiones temporales Cuentas por cobrar Inventarios Activos fijos Terrenos Construcciones Planta y equipos Equipos de oficina Equipos de cómputo Patentes de fabricación Depreciación activos fijos Amortización activos fijos intangibles Pasivos Pasivos corrientes Cuentas por pagar Gastos diferidos Gastos por pagar Impuestos por pagar Obligaciones financieras porción corriente Pasivos a largo plazo Obligaciones financieras porción no corriente Otros pasivos Provisión pensiones de jubilación Provisión pérdida procesos litigiosos Inversiones permanentes Inmuebles para renta Acciones en compañías filiales Otros activos Gastos diferidos Acciones del club Cuentas por cobrar a socios Fondos con destinación específica Total pasivo Patrimonio Capital social Superávit de capital Reservas Utilidades retenidas Utilidades del ejercicio Superávit por valoricaciones / donaciones Total patrimonio Total Activos 100,0% Total pasivo + patrimonio 100,0%

43 Fábrica de ruedas El Molino Concepto 2006 % Caja y Bancos 275 0,16% Cuentas por cobrar ,07% Inventarios ,08% Activos corrientes ,31% Maquinaria ,69% Activos fijos ,69% Total Activos ,00% Concepto 2006 % Proveedores ,33% Otros pasivos corrientes ,80% Pasivos corrientes ,13% Aportes de capital ,37% Utilidad de ejercicios anteriore ,61% Utilidad del ejercicio ,88% Patrimonio ,87% Pasivo + Patrimonio ,00%

44 Pregúntese En qué rubros se encuentran concentrados los activos? Es un activo corriente o fijo? En términos operativos es importante para la operación de su negocio? Y los pasivos? Hay concentración en los pasivos de bajo costo? Existe correspondencia entre el plazo de los principales activos y los principales pasivos?

45 En el estado de resultados Pregúntese Cuál es el margen bruto? Cuál el margen operacional? Cuál el margen neto? Cuáles son los gastos más altos? Ventas Ventas brutas - Rebajas y Devoluciones Ventas netas 100,0% - Costo de ventas Utilidad bruta - Gastos de operación Gastos de administración Gastos de ventas Utilidad Operacional + Otros ingresos - Otros gastos Utilidad antes de impuestos - Impuesto de renta Utilidad neta

46 Herramientas de interpretación y análisis Análisis horizontal Presenta los cambios absolutos y relativos de cada una de las cuentas de los estados financieros entre dos o más periodos. Las variaciones muestran crecimientos o decrecimientos de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos.

47 Cómo preparar la información? Para el balance general y el estado de resultados, calcule las variaciones de un año al otro. Realice sus cálculos en pesos y en porcentajes. Variaciones Año 2 Año 2 Var $ Var % Ventas ,0% Ventas brutas ,0% - Rebajas y Devoluciones N.A. Ventas netas ,0% - Costo de ventas ,7% Utilidad bruta ,0% - Gastos de operación Gastos de administración ,2% Gastos de ventas ,5% Utilidad Operacional ,5% + Otros ingresos ,0% - Otros gastos ,0% Utilidad antes de impuestos ,6% - Impuesto de renta ,2% Utilidad neta ,4%

48 Pregúntese En qué rubro se han presentado los principales crecimientos o disminuciones? Frente al crecimiento o disminuciones en ventas, son razonables los crecimientos o disminuciones en inventarios, en cartera, en activos fijos?

49 Herramientas de interpretación y análisis Indicadores financieros Son relaciones entre diferentes cuentas de balance y estado de resultados. Los indicadores financieros proveen información sobre la liquidez, el endeudamiento, la eficiencia y la rentabilidad de la empresa.

50 Algunos indicadores financieros Razón corriente = Activo Corriente Pasivo Corriente Liquidez Prueba ácida = Activo corriente - inventarios Pasivo corriente Capital de trabajo = Activo corriente - pasivo corriente Endeudamiento % = Pasivo total Activo total Endeudamiento Cobertura de intereses = Utilidad antes de impuestos e intereses Intereses Concentración endeudam/ Corto plazo % = Pasivo corriente Pasivo total

51 Algunos indicadores financieros Rotación de cartera = Ventas a crédito C X C promedio Periodo de cobro = 365 Rotación de cartera Rotación de inventario = Costo de la mercancía vendida Inventario promedio de mercancía Actividad Días en inventario = 365 Rotación de inventario Ciclo operativo = Días en cartera + días en inventario Ciclo de efectivo = Ciclo operativo - rotación de proveedores (días) Periodo de pago Rotación de activos = = Cuentas por pagar promedio X 365 Compras a crédito en el periodo Ventas Activos totales (brutos)

52 Algunos indicadores financieros Margen bruto % = Utilidad bruta Ventas netas Margen operacional % = Utilidad operacional Ventas netas Rentabilidad Margen neto % Rentabilidad sobre patrimonio % = = Utilidad neta Ventas netas Utilidad neta Patrimonio Rentabilidad sobre activo % = Utilidad neta Activo bruto Ebitda = Utilidad operac/ + depreciaciones + amortizaciones

53 Ejemplo de interpretación de indicadores financieros Rotación de inventarios Costo de la mercancía vendida Inventario promedio de mercancía Resultado 5,1 veces Días en inventario 360 Rotación de inventario Resultado 71 días Los inventarios rotan 5,1 veces en el año. Se renuevan cada 71 días. En la medida en que se reduzca el número de días de inventario, sin afectar las ventas ni la producción, la empresa estará administrando más eficientemente su inversión en inventarios.

54 Ejemplo de interpretación de indicadores financieros Rotación de cartera Ventas a crédito C X C promedio Resultado 10 veces Periodo de cobro 360 Rotación de cartera Resultado 33 días La cartera rota 10,0 veces en el año. El tiempo de recuperación de una cuenta es de 33 días. Cuál es la política de crédito de la empresa? Qué acciones tomar frente a una política de 45 días de crédito? Cuáles tomar frente a una política de 15 días de crédito?

55 Ejemplo de interpretación de indicadores financieros Rotación de cuentas por pagar Compras a crédito en el periodo Resultado Periodo de pago Resultado C X P promedio 32,7 veces Cuentas por pagar promedio X 360 Compras a crédito en el periodo 11 días Las cuentas por pagar rotan 32,7 veces en el año. En promedio los proveedores otorgan 11 días para el pago de las compras. En la medida en que se incremente el plazo que la empresa recibe de los proveedores, requerirá menos recursos.

56 Análisis del ciclo financiero + Periodo de cobro 33 + Días en inventario 71 - Periodo de pago 11 = Ciclo de efectivo 93 Las compras a proveedores se liquidan en 11 días. Procesar las materias primas, vender y recuperar las cuentas por cobrar de clientes lleva 104 días.

57 Análisis del ciclo financiero Si esta situación se mantiene, la empresa se descapitalizará en el corto plazo Acciones posibles Disminuir los días de cuentas por cobrar Reducir plazo a clientes Restringir las ventas a crédito Disminuir inventarios Mejorar plazos de proveedores

58 Reflexione 1. Es adecuada la estructura financiera de su empresa? Puede definir acciones para mejorarla? 2. Cómo se encuentra su ciclo de efectivo? a. Conoce el periodo de cobro de su empresa? b. Y su rotación de inventarios? c. Cuál es su periodo promedio de pago? Qué acciones puede tomar para mejorarlo?

59 Excelente trabajo el que hemos hecho Muchas gracias