Manual de Usuario SITRES Ventanilla Única

Transcripción

1 2011 Manual de Usuario SITRES Ventanilla Única

2 Propósito Ingresando al sistema Funcionalidad General Módulos que integran el sistema Búsquedas, Ordenamiento y número de datos a mostrar GLOSARIO Secretaría de Infraestructura y Transporte 2

3 Prefacio. En este manual se presentarán las pantallas inicio de sesión, index [3], seguridad, registro, en trámite, pagadas, seguimiento y reportes, de las cuales se explicará el uso de los botones y opciones de cada uno de los módulos antes mencionados. Se omite la explicación de los campos debido a que su significado está implícito en la etiqueta de cada uno de ellos. Se recomienda tener abierto el navegador web preferido para realizar las acciones de los botones que se describen en el presente manual. Secretaría de Infraestructura y Transporte 3

4 Propósito. El propósito de este manual es facilitar al usuario el uso de las opciones que presentan cada uno de los módulos que contiene el Sistema de Trámites y Estimaciones. 2.- Ingresando al sistema Abra el navegador de su preferencia y teclee en la URL la siguiente dirección electrónica: La primera página web [2] que se muestra al acceder al sistema es la de inicio como se muestra en la imagen 1, en esta página verá el recuadro que solicitará el nombre de usuario y contraseña el cuál al llenar correctamente los campos y hacer clic en el botón Entrar (de igual manera puede dar enter en su teclado) dará inicio a su sesión. Secretaría de Infraestructura y Transporte 4

5 Imagen 1 (Página de inicio) 3.- Funcionalidad General La imagen 3 muestra claramente las 3 zonas de trabajo que tiene el sistema SITRES. Menú principal Búsqueda Área de trabajo Imagen 3 (Zonas de trabajo del sistema SITRES)..

6 La primera pantalla que se muestra al ingresar al sistema es un resumen de los anticipos y estimaciones de las obras registradas en el sistema según el contratista (Imagen3). El botón verde que está debajo del nombre de la obra muestra a detalle la información que se tiene de esa obra (Imagen3a). Imagen 3a (Resumen detalle de estimaciones y anticipos) En las opciones mostradas en los detalles de la información al hacer clic en alguna se muestra una ventana (Imagen3b) que brinda información acerca del seguimiento que se le ha dado a la opción seleccionada (Anticipo ó Estimación). Imagen 3b (Ventana detalle de seguimiento) 4.-Módulos que integran el sistema Los módulos que integran el sistema se encuentran en la zona Menú principal [Imagen3]. 4.1 Módulo Registro. Este módulo presenta una lista de los contratos de obra para asignarles su anticipo y estimación correspondientes.

7 Al posicionar el cursor [1] en la opción Registro del menú se despliega la lista de acciones a ejecutar como se muestra en la imagen 4. Las opciones que despliega esta opción son Anticipos y Estimaciones. Imagen 4 (Submenú Registro) Anticipos Al hacer clic en la opción Anticipos del submenú Registro (Imagen4) se despliega el recuadro (Imagen5) que contiene el listado de contratos de obra que requiere que se le asigne su anticipo y estimación (estimaciones). Asignar anticipo a un contrato Para asignar el anticipo al contrato de una obra se debe hacer clic en el nombre de la obra que aparece en la lista de contratos de obra, al hacer clic aparecerá la información de anticipo que contiene esa obra, la información que se despliega es el fondo rotatorio, monto anticipo, monto anticipo materiales, monto fianza de anticipo. Veremos que nos aparece un mensaje diciendo No existen anticipos para este contrato, por lo cual debemos hacer clic en el botón Nuevo Anticipo para que nos muestre la información debemos llenar para asignar el anticipo al contrato elegido (Imagen6). NOTA: Los datos mínimos que se requiere para que se guarde la información proporcionada de anticipo a un contrato son el número de factura, fecha de factura, monto del anticipo, monto anticipado de materiales equipo, monto fianza de anticipo, monto fianza de cumplimiento, el resto de los datos son opcionales.

8 Imagen 5 (Relación de contratos de obra) Imagen 6 (Información requerida para el anticipo de un contrato) Para almacenar los datos debe hacer clic en el botón guardar, enseguida verá un mensaje diciendo Datos Guardados con Éxito y debajo de este mensaje tres opciones Ver Listado, Imprimir Acuse de Recibo y Regresar. La primera opción (Ver Listado) muestra el listado de anticipos de la obra que se está utilizando, la segunda opción (Imprimir acuse de Recibo) es un comprobante de que se ha asignado el anticipo a un contrato y la tercera

9 opción le muestra de nuevo la lista de contratos de obra que se tienen registrados en el sistema. Imagen 7 (Opciones para un anticipo en trámite) Editar anticipo de un contrato Para editar los datos de anticipo de un contrato debe hacer clic en el nombre de la obra, enseguida le aparecerán los datos previamente almacenados (Imagen 8) y del lado derecho verá un botón el cual al hacer clic podrá ver los datos más a detalle (Imagen9) para actualizarlos o modificarlos. Imagen 8 (Datos almacenados de anticipo de un contrato) NOTA: Al actualizar o modificar algunos de los datos de anticipo de un contrato el número de folio se actualiza de manera automática. Imagen 9 (Comentario opcional para acciones)

10 Una vez se hayan realizado las actualizaciones necesarias al anticipo de un contrato haga clic en el botón Actualizar para almacenar los cambios, en unos segundos verá las mismas opciones que le aparecieron al momento de guardar el anticipo de un contrato. Estimaciones Al hacer clic en la opción Estimaciones del submenú Registro (Imagen4) se despliega el recuadro (Imagen9) que contiene relación de contratos de obra que requiere que se le asignen la ó las estimaciones que le corresponden a cada obra. Imagen 9 (Lista de contratos de obra para asignar estimaciones) Nueva Estimación o estimaciones De la misma manera que en anticipos, para asignar la estimación o estimaciones a una obra se debe hacer clic en el nombre de la obra. Verá que aparece un mensaje mencionando que No Existen Estimaciones para este Contrato por cual tiene que hacer clic en el botón Nueva Estimación para poner los datos correspondientes (Imagen10). Los datos que se solicitan para agregar una estimación son número de factura, fecha de factura, avance físico, número de estimación, importe bruto, amortización de anticipo, retenciones, importe neto a recibir, saldo por estimar, saldo por amortizar, los periodos de inicio y término de la estimación y el tipo de estimación. Una vez proporcionados los datos de los campos de los que se tenga información haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. Enseguida le aparecerán las opciones ya conocidas de Ver Listado, Imprimir acuse de recibo y Regresar.

11 Imagen 10 (Datos para agregar estimación a un contrato de obra) Si desea agregar una nueva estimación haga clic en el botón Ver Listado, observe que ya se tiene la información de la estimación previamente almacenada y de igual manera le permite agregar una nueva estimación al igual que editar la o las estimaciones que se contiene el contrato de obra (Imagen11). Imagen 11 (Datos de estimación de un contrato de obra) 4.2 Módulo En trámite. Este módulo presenta los anticipos y las estimaciones que tiene ventanilla única para revisar y registrar de recibido en caso de ser avalado. Al posicionar el cursor [1] en la opción En trámite del menú se despliega la lista de acciones a ejecutar como se muestra en la imagen 12. Las opciones que despliega esta opción son Anticipos y Estimaciones

12 Imagen 12 (Submenú En trámite) Al hacer clic sobre el nombre de alguna de las obras verá información más detallada sobre el anticipo o estimación (acorde a la opción que haya seleccionado). De acuerdo al criterio que se tenga se debe seleccionar una de las opciones que aparecen debajo del número de folio y número de factura del anticipo (Imagen13). Imagen 13 (Acciones con anticipos) En cualquiera de las opciones que elija verá un recuadro en donde podrá poner un comentario de manera opcional (Imagen14). Imagen 14 (Comentario opcional)

13 4.3 Módulo Pagadas. Sistema de Trámites y Estimaciones Este módulo presenta los anticipos y las estimaciones que ya han sido pagadas. Al posicionar el cursor [1] en la opción Pagadas del menú se despliega la lista de acciones a ejecutar como se muestra en la imagen 15. Las opciones que despliega esta opción son Anticipos y Estimaciones Para ver más información acerca de un anticipo o estimación haga clic en el nombre de alguna de las opciones que se muestran en la lista.. Imagen 15 (Submenú Pagadas) 4.4 Módulo Seguimiento. Este módulo presenta los movimientos que se han realizado con los anticipos y las estimaciones que se han registrado en el sistema. Al posicionar el cursor [1] en la opción Seguimiento del menú se despliega la lista de acciones a ejecutar como se muestra en la imagen 16. Las opciones que despliega esta opción son Anticipos y Estimaciones. Seguimiento de Anticipos y Estimaciones Para ver los movimientos de algún anticipo o estimación se debe hacer una búsqueda (Imagen12) por No. de Folio, No. de Factura, Nombre de la Obra, Nombre del Contratista.

14 NOTA: Primero se debe seleccionar la opción por la cual buscar el anticipo o estimación. En cualquiera de las opciones de búsqueda en el módulo de Seguimiento al teclear se muestra una lista de sugerencias parecidas al texto a buscar (Imagen17). Imagen 16 (Submenú Seguimiento) Una vez hecha la búsqueda se muestran los movimientos que se han realizado con un anticipo o estimación (Imagen18), la fecha en que se realizó el movimiento, el estatus en que se encuentra, el/los comentarios acerca del movimiento, el responsable del movimiento efectuado y la dirección o unidad que está revisando o haciendo uso del anticipo o estimación. Imagen 17 (Búsqueda de anticipos o estimaciones) El orden en que se muestran los movimientos tanto de anticipos como de estimaciones va desde el más reciente hasta el más antiguo. En la parte inferior de la columna de fecha hay un botón de Imprimir Seguimiento el cual al hacer clic muestra en una nueva ventana el acuse de recibo de anticipo (Imagen19).

15 Imagen 18 (Seguimiento de movimientos de anticipos o estimaciones) La información que se presenta en los acuses de recibo de anticipo y de estimación puede ser almacenada en formato PDF para su verificación posterior. Imagen 19 (Acuses de recibo anticipos/estimaciones) 4.4 Módulo Reportes. Este módulo se presenta la información de los anticipos y estimaciones en forma de reporte, esta información puede ser almacenada en formato PDF y EXCEL o en todo caso si así lo desea imprimirlo de manera directa.

16 Al posicionar el cursor [1] en la opción Reportes del menú se despliega la lista de acciones a ejecutar como se muestra en la imagen 20. Imagen 20 (Submenú Reportes) Para ver la información de alguno de los reportes elija una opción de la lista, aparecerán dos listas las cuales sirven para elegir el intervalo de años o periodo (Imagen21). Este intervalo es para desplegar la información que se tiene almacenada con respecto al reporte elegido. Una vez elegido el periodo de información que requiere ver haga clic en el botón Reporte y enseguida se desplegará la información en una tabla (Imagen22), la cual en la parte superior izquierda tiene tres botones para almacenar la información mostrada en los formatos antes mencionados (EXCEL, PDF).

17 Imagen 21 (Intervalo de información de reportes) Solo en la opción de Reporte de control de estimaciones se muestra un listado de contratistas y de fondos, para poder ver el reporte debe seleccionar al menos un contratista y un fondo (al igual que el periodo) para poder ver la información contenida (Imagen21a). Imagen 21a (Opciones de reporte de control de estimaciones) En cualquiera de las opciones para almacenar la información se mostrará una ventana que le indica en donde quiere guardar la información en el formato seleccionado (Imagen23).

18 Imagen 22 (Información del reporte seleccionado) NOTA: Se debe tener precaución al guardar el nombre del archivo, ya que si se borra la extensión.pdf ó.cvs el sistema operativo no reconocerá el programa para abrir dicho archivo. Un ejemplo correcto de almacenamiento de archivo es: MI_ARCHIVO_EXCEL.cvs ó MI_ARCHIVO_EXCEL.xls en el caso del formato EXCEL, en el caso del formato PDF se debe usar MI_ARCHIVO_PDF.pdf. Imagen 23 (Ventana de guardado de archivo) A diferencia de las opciones de guardado en Excel y Pdf la opción de imprimir despliega la información en pantalla completa (Imagen24).

19 Imagen 24 (Opción imprimir de información de reportes) NOTA: Las opciones de configuración de impresión van de acuerdo a las opciones que tenga la impresora. 5.-Búsquedas, Ordenamiento y número de datos a mostrar. Hacer una búsqueda es muy sencillo, solo es necesario poner un texto que recuerde del alguno de los encabezados que contenga una flecha roja al lado derecho de la información que se despliega (Imagen26). En la imagen 25 se muestra un ejemplo de búsqueda.

20 Imagen 25 (Búsqueda de información) Las búsquedas están determinadas por las flechas rojas que contengan los encabezados. Imagen 26 (Encabezado que determina búsqueda) De igual manera los encabezados con la flecha roja (Imagen27) determinan la forma en que puede ordenarse la información, ya sea de forma ascendente o descendente. Siempre se van a mostrar 10 datos mínimo, ya sea en estimaciones o anticipos, esto para eficientar la cantidad de resultados a mostrar y evitar que el sistema se vuelva lento. Sin embargo existe una opción (Imagen22) que permite mostrar la cantidad de registros (25, 50, 100 y Todo). Imagen 27 (Cantidad de registros a mostrar)

21 GLOSARIO Cursor [1]: Puntero ó flecha de la computadora. Página Web [2]: Una página web u hoja electrónica es una fuente de información adaptada para la World Wide Web (WWW) y accesible mediante un navegador de Internet que normalmente forma parte de un Sitio web. Índex [3]: Documento principal de un sitio web. Secretaría de Infraestructura y Transporte 21