LA GESTIÓN DE LA VENTA CASH & CARRY EN QUIVIR, MÁXIMA EFICACIA EN LAS VENTAS Y LOS COBROS

Transcripción

1 LA GESTIÓN DE LA VENTA CASH & CARRY EN QUIVIR, MÁXIMA EFICACIA EN LAS VENTAS Y LOS COBROS El Cash & Carry (pagar y llevar) es definido como una fórmula comercial evolucionada de la venta mayorista tradicional, con la particularidad de dirigirse única y exclusivamente a profesionales (detallistas independientes y hosteleros) y operar en régimen de libreservicio, mediante el sistema de venta al contado. Para la gestión de esta forma de venta, es fundamental contar con un sistema de información RÁPIDO Y EXHAUSTIVO EN EL CONTROL DE LOS COBROS, dada la naturaleza de este sistema de venta. Es aquí donde entra el módulo de Venta Cash de Quivir, módulo que le permitirá realizar las ventas y los cobros de su almacén cash, de forma ágil y eficaz. Funcionalidades principales El módulo de Venta Cash de Quivir gestiona: A) Diferentes tipos de funcionamiento, al poder definir diferentes áreas de venta: Cobro por calle de venta, Cobro general y Cobro dinámico. Según el funcionamiento de cada área, cada caja se hará responsable de su pendiente de cobro o podrá centralizar dicho control en una o varias cajas centrales. B) Diferentes posibilidades de tipos de clientes: clientes registrados en los ficheros maestros, clientes provisionales (aún no registrados, a los que se le puede vender) y el cliente vario. C) Diversos tipos de documentos: podrá elegir en el momento de la venta, desde emitir la clásica Factura o Ticket de cash, hasta grabar una pro forma para organismos oficiales, o un albarán e incluso un pedido para los casos excepcionales en que se requiera preparación y transporte de la mercancía. El formato de impresión de cada documento es personalizado y se podrá determinar en qué momento del proceso desea que se realice la impresión.

2 D) Devoluciones. E)Diferentes tipos de artículos: desde los productos y servicios propios de su catálogo, hasta artículos especiales. F)Facturas a cliente vario solicitando sus datos fiscales incluso desde un ticket ya emitido. F) Etcétera. Respecto a la gestión de las Ventas, esta aplicación le permite gran agilidad y dinamismo en la VENTA, que repercute en la imagen de la empresa de cara a los clientes, por la facilidad de manejo de los procesos (vender y cobrar). Así por ejemplo, al grabar una venta: 1) El sistema rescatará automáticamente: los datos fiscales y comerciales del cliente de mayor del que se trate simplemente introduciendo su cuenta, código o CIF, o mediante lectura de sus tarjetas de cash personalizadas o incluso búsqueda alfabética, así como los datos relacionados con cada artículo, introduciendo cualquiera de los códigos que le identifiquen o mediante lectura de su EAN. 2) Si surge algún imprevisto en la grabación de una venta, el cajero podrá optar por suspenderla para continuar con otra evitando colas innecesarias. Si por alguna circunstancia intenta pasar por otra caja, la aplicación dará el aviso de venta suspendida. 3) El cajero tendrá la posibilidad de copiar la información de otro documento con las condiciones generales que se deben aplicar. Todo esto evitará teclear información ya registrada en la base de datos. En referencia a la gestión de los Cobros, el módulo en cuestión permite una rápida gestión de los mismos al recuperar la información de los documentos ya

3 grabados desde la gestión de la venta. En esta gestión, encontrará múltiples posibilidades: - Se solicitará importe de cambio inicial cada vez que un cajero comience a trabajar. -Un cajero podrá seleccionar desde un documento a todos los que el cliente desee pagar en un momento determinado permitiéndose, por tanto, realizar liquidaciones múltiples. A la hora de seleccionar un documento o varios de un mismo cliente para realizar el cobro de los mismos, el sistema informará al cajero si el cliente tuviera algo más pendiente. -Un cliente contará con diversas formas de pago y podrá utilizar una combinación de ellas: efectivo, tarjeta, vales proveedor, cheques y pagarés, algunas de las cuales podrán estar restringidas en su ficha de cliente. -El cajero autorizado podrá marcar una venta como cobro fallido (caso del cliente vario) la cual seguirá su gestión particular. -Gestión particular de documentos de cobros devueltos (cheques y pagarés). -El usuario autorizado podrá cambiar el código de cliente cuando al realizar el cobro detecte que no es el correcto, con el consiguiente recálculo de los datos de la venta aplicando las condiciones que le correspondan al nuevo cliente. -Se tendrá acceso directo desde la gestión de cobros de una caja a: las facturas del día o a todas las que se encuentran pendientes de cobro, las liquidaciones realizadas en la caja en la que se encuentre, las liquidaciones pendientes de desglosar, los cobros devueltos de un cliente, la gestión de la caja de tesorería.

4 -Cierre de caja por cambio de usuario, o al finalizar el día para un mayor control de cada caja. -Relacionado con el control de caja, contará con gran cantidad de listados que podrá obtener en cualquier momento y contendrán información en tiempo real (como por ejemplo, cuadre de caja, listado de facturas, cheques, liquidaciones, cobros, operaciones con tarjetas, etc. -Y otras, más particulares: envío de mensajes de las sucursales a la central sobre cobros atrasados en cash, gestión paralela de los partes de caja con contabilidad y libros de IVA, Además de lo mencionado hasta ahora, este módulo contará con gestiones específicas como gestión tarjetas del cash, gestión de operaciones con tarjetas de crédito, gestión de tarjetas de fidelización de clientes, gestión de premios a clientes, y un largo etcétera. Junto con todo ello, podemos destacar otras características fundamentales con las que cuenta tales como: -Integración: este módulo está plenamente integrado con otros módulos de Quivir, y además existe la posibilidad de integrarlo con otras aplicaciones externas. Entre ellos cabe destacar: Conexflow (de IECI), mediante el cual es posible cobrar con tarjeta de débi-to/crédito on-line. -Información: el módulo de Venta Cash de Quivir cuenta con gran cantidad de información. Esta la encontrará organizada en diferentes ficheros maestros (clientes, áreas de venta, usuarios cobradores, tarjetas cash, tarjetas de crédito ) necesarios para llevar la gestión de cualquier almacén cash y de diversos ficheros históricos. A la hora de gestionar las ventas y los cobros, tendrá acceso rápido a la información relevante y necesaria en cada uno de los procesos. En cualquier caso, también es importante decir que será

5 configurable el controlar el acceso a parte o a toda esta información. Este módulo se caracteriza por la rapidez en la obtención y procesamiento de los datos, siendo la información un recurso fundamental para cualquier empresa. -Control, entre los diversos controles que permite llevar a cabo la aplicación, podemos destacar: control de estaciones de trabajo destinadas a la venta y al cobro, y de usuarios autorizados a cobrar, solicitud de usuario y contraseña, control de acceso al cash por medio de tarjetas de identificación para los clientes, o mantenimiento de CIF autorizados, estado asignado a clientes o clave de no vender, control de modificación de datos relevantes, control clientes de solo efectivo, control de acceso a la información, control de devoluciones, control de stock en el proceso de venta, Trazabilidad, control de periodo de garantía, etcétera. Finalmente comentar que, este módulo ha sido instalado en alrededor de un centenar de cash desde aquellos que cuentan con escasos miles de metros a más de sesenta mil. Para ampliar información, o resolver alguna duda respecto a esta solución, por favor, póngase en contacto con Asersa en el teléfono o vía mail a egarciag@quivir.com Victoria López-Escobar Dpto. De Documentación y Atención al Cliente de Asersa